Студопедия
Новини освіти і науки:
МАРК РЕГНЕРУС ДОСЛІДЖЕННЯ: Наскільки відрізняються діти, які виросли в одностатевих союзах


РЕЗОЛЮЦІЯ: Громадського обговорення навчальної програми статевого виховання


ЧОМУ ФОНД ОЛЕНИ ПІНЧУК І МОЗ УКРАЇНИ ПРОПАГУЮТЬ "СЕКСУАЛЬНІ УРОКИ"


ЕКЗИСТЕНЦІЙНО-ПСИХОЛОГІЧНІ ОСНОВИ ПОРУШЕННЯ СТАТЕВОЇ ІДЕНТИЧНОСТІ ПІДЛІТКІВ


Батьківський, громадянський рух в Україні закликає МОН зупинити тотальну сексуалізацію дітей і підлітків


Відкрите звернення Міністру освіти й науки України - Гриневич Лілії Михайлівні


Представництво українського жіноцтва в ООН: низький рівень культури спілкування в соціальних мережах


Гендерна антидискримінаційна експертиза може зробити нас моральними рабами


ЛІВИЙ МАРКСИЗМ У НОВИХ ПІДРУЧНИКАХ ДЛЯ ШКОЛЯРІВ


ВІДКРИТА ЗАЯВА на підтримку позиції Ганни Турчинової та права кожної людини на свободу думки, світогляду та вираження поглядів



Контакти
 


Тлумачний словник






Впровадження систем електронного документообігу

Постійне збільшення кількості інформації, необхідної для прийняття адекватних управлінських рішень, призводить до то­го, що традиційні методи роботи з документами стають все біль­ше нерентабельними. Так, за статистичними даними, 15% папе­рових документів губляться, а для їх пошуку працівники витрача­ють близько 30% свого часу.

Традиційні методи, які відрізняються високим ступенем емпі­ризму, в сучасному документаційному забезпеченні управління себе вже не виправдовують. У зв'язку з цим стала нагальною пот­реба автоматизації існуючих систем документообігу та переходу на електронний документообіг — високотехнологічний і прогре­сивний підхід до суттєвого підвищення ефективності роботи з документами.

За даними експертів, співвідношення кількості паперових і електронних документів в Україні через 5 років має бути п'ятдесят на п'ятдесят, через 10 років стане тридцять на сімдесят.

Кількість документів із паперовими носіями в середньому за рік збільшується на 7%, а з електронними — вдвічі

Відсутність необхідності вручну розмножувати документи, відслідковувати переміщення паперових документів всередині установи, контролювати порядок передачі конфіденційної ін­формації тощо істотним чином допоможе знизити трудовитрати діловодів. Впровадження наскрізного автоматичного контролю виконання всіх етапів роботи з документами буде сприяти підви­щенню якості роботи виконавців, робити терміни підготовки до­кументів більш прогнозованими й керованими.

Потреба в ефективному керуванні документами і призвела до створення автоматизованих систем електронного документообігу (СЕД), що включають в себе створення електронних документів, їх обробку, передачу, збереження та вивід релевантної інформації, що необхідна установі, організації чи підприємству, на основі ви­користання сучасних комп'ютерних технологій.

Системи електронних документів (СЕД) призначені забезпе­чити процес створення, керування і розповсюдження великих обсягів документів у комп'ютерних мережах, а також вести кон­троль за потоками документів в установі. Типи файлів, що, будуть підтримувати функціонування системи електронних документів, можуть включати: текстові документи, зображення, електронні таблиці, аудіо- та відеодані і Web-документи.

Сучасний документообіг має відображувати комплексну інформатизацію завдань щодо ефективної побудови системи документаційного забезпечення управління

Досконале забезпечення автоматизованого виконання підроз­ділами і працівниками установи процедур обробки документації має включати:

♦ реєстрацію документів із використанням електронних реєс­траційних карток;

♦ пересилання виконавцям копій документів за допомогою електронної пошти разом із зареєстрованими електронними реєстраційними картками;

♦ пошук у базі даних, перегляд і редагування електронних ре­єстраційних карток і текстів документів у відповідності з правами доступу до них користувачів;

♦ контроль за проходженням і виконанням документів, їх оформлення і передавання до електронного архіву для по­дальшого зберігання.

Система електронного документообігу повинна бути побудована таким чином, щоб кожному документу, який характеризується сукупністю структурованих даних, було створене ефективне: просування, опрацювання, відправлення й зберігання

Головне завдання системи обігу електронних документів — це організування раціонального руху, опрацювання та збереження електронних документів, організування їх пошуку як за атрибута­ми, так і за змістом.

Комплексна система електронних документів (документацій-на система) має містити в собі певну кількість підсистем, побудо­ваних за допомогою програмних продуктів, і повинна:

♦ охоплювати весь цикл діловодства в установі — від поста­новки завдання на створення документа, його опрацювання й до списання чи передання в архів, забезпечувати централі­зоване збереження документів у будь-яких форматах, у тому числі — складних композиційних документів;

♦ автоматично відслідковувати зміни в документах, терміни їх виконання, рух документів, а також контролювати всі їхні версії та підверсії;

♦ поєднувати розрізнені потоки документів територіально від­далених підрозділів у єдине ціле;

♦ забезпечувати гнучке керування документами як за допомо­гою жорсткого визначення маршрутів руху, так і шляхом вільної маршрутизації документів;

♦ встановлювати чітке розмежування доступу користувачів до різних документів залежно від їхньої компетенції, займаної посади і призначених повноважень;

♦ бути налаштованою на існуючу організаційно-штатну структуру і систему діловодства конкретної установи, а та­кож інтегруватися з уже існуючими корпоративними систе­мами.

Користувачами систем електронних документів можуть бути великі державні та недержавні організації, підприємства, банки, промислові підприємства та всі інші структури, чия діяльність супроводжується значним обсягом створюваних, оброблюваних і збережених документів.

Для регулювання правовідносин у сфері інформаційних тех­нологій Верховною Радою України ухвалено кілька Законів Укра­їни, які набули чинності, а саме:

♦ «Про електронні документи та електронний документообіг»;

♦ «Про електронний цифровий підпис»;

♦ «Про обов'язковий примірник документів»;

♦ «Про Національну програму інформатизації»;

♦ «Про телекомунікації»;

♦ «Про Національну систему конфіденційного зв'язку»;

♦ «Про захист інформації в інформаційно-телекомунікацій­них системах».

З метою підвищення ефективності роботи органів державної влади та органів місцевого самоврядування у рамках реалізації завдань (проектів) Національної програми інформатизації Кабі­нетом Міністрів України підготовлено ряд відповідних постанов з цих питань». Передбачається також об'єднання існуючих у ор­ганах державної влади та органах місцевого самоврядування ін­формаційних систем та тих, що будуть розроблятися, в єдиний інформаційно-аналітичний комплекс — Інтегровану інформа­ційно-аналітичну систему органів державної влади та органів місцевого самоврядування України (ІСЕД).

 


Читайте також:

  1. Active-HDL як сучасна система автоматизованого проектування ВІС.
  2. G2G-модель електронного уряду
  3. I. Органи і системи, що забезпечують функцію виділення
  4. I. Особливості аферентних і еферентних шляхів вегетативного і соматичного відділів нервової системи
  5. II. Анатомічний склад лімфатичної системи
  6. II. Бреттон-Вудська система (створена в 1944 р.)
  7. III етап. Системний підхід
  8. IV. Розподіл нервової системи
  9. IV. Система зв’язків всередині центральної нервової системи
  10. IV. УЗАГАЛЬНЕННЯ І СИСТЕМАТИЗАЦІЯ ВИВЧЕНОГО
  11. IV. Філогенез кровоносної системи
  12. OSI - Базова Еталонна модель взаємодії відкритих систем




Переглядів: 1116

<== попередня сторінка | наступна сторінка ==>
Організування раціонального документообігу | Використання статистичних методів в економічному аналізі.

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

 

© studopedia.com.ua При використанні або копіюванні матеріалів пряме посилання на сайт обов'язкове.


Генерація сторінки за: 0.002 сек.