• Гідрологія і Гідрометрія
• Господарське право
• Економіка будівництва
• Економіка природокористування
• Економічна теорія
• Земельне право
• Історія України
• Кримінально виконавче право
• Медична радіологія
• Методи аналізу
• Міжнародне приватне право
• Міжнародний маркетинг
• Основи екології
• Предмет Політологія
• Соціальне страхування
• Технічні засоби організації дорожнього руху
• Товарознавство продовольчих товарів

Впровадження систем електронного документообігу

Постійне збільшення кількості інформації, необхідної для прийняття адекватних управлінських рішень, призводить до то­го, що традиційні методи роботи з документами стають все біль­ше нерентабельними. Так, за статистичними даними, 15% папе­рових документів губляться, а для їх пошуку працівники витрача­ють близько 30% свого часу.

Традиційні методи, які відрізняються високим ступенем емпі­ризму, в сучасному документаційному забезпеченні управління себе вже не виправдовують. У зв'язку з цим стала нагальною пот­реба автоматизації існуючих систем документообігу та переходу на електронний документообіг — високотехнологічний і прогре­сивний підхід до суттєвого підвищення ефективності роботи з документами.

За даними експертів, співвідношення кількості паперових і електронних документів в Україні через 5 років має бути п'ятдесят на п'ятдесят, через 10 років стане тридцять на сімдесят.

Кількість документів із паперовими носіями в середньому за рік збільшується на 7%, а з електронними — вдвічі

Відсутність необхідності вручну розмножувати документи, відслідковувати переміщення паперових документів всередині установи, контролювати порядок передачі конфіденційної ін­формації тощо істотним чином допоможе знизити трудовитрати діловодів. Впровадження наскрізного автоматичного контролю виконання всіх етапів роботи з документами буде сприяти підви­щенню якості роботи виконавців, робити терміни підготовки до­кументів більш прогнозованими й керованими.

Потреба в ефективному керуванні документами і призвела до створення автоматизованих систем електронного документообігу (СЕД), що включають в себе створення електронних документів, їх обробку, передачу, збереження та вивід релевантної інформації, що необхідна установі, організації чи підприємству, на основі ви­користання сучасних комп'ютерних технологій.

Системи електронних документів (СЕД) призначені забезпе­чити процес створення, керування і розповсюдження великих обсягів документів у комп'ютерних мережах, а також вести кон­троль за потоками документів в установі. Типи файлів, що, будуть підтримувати функціонування системи електронних документів, можуть включати: текстові документи, зображення, електронні таблиці, аудіо- та відеодані і Web-документи.

Сучасний документообіг має відображувати комплексну інформатизацію завдань щодо ефективної побудови системи документаційного забезпечення управління

Досконале забезпечення автоматизованого виконання підроз­ділами і працівниками установи процедур обробки документації має включати:

♦ реєстрацію документів із використанням електронних реєс­траційних карток;

♦ пересилання виконавцям копій документів за допомогою електронної пошти разом із зареєстрованими електронними реєстраційними картками;

♦ пошук у базі даних, перегляд і редагування електронних ре­єстраційних карток і текстів документів у відповідності з правами доступу до них користувачів;

♦ контроль за проходженням і виконанням документів, їх оформлення і передавання до електронного архіву для по­дальшого зберігання.

Система електронного документообігу повинна бути побудована таким чином, щоб кожному документу, який характеризується сукупністю структурованих даних, було створене ефективне: просування, опрацювання, відправлення й зберігання

Головне завдання системи обігу електронних документів — це організування раціонального руху, опрацювання та збереження електронних документів, організування їх пошуку як за атрибута­ми, так і за змістом.

Комплексна система електронних документів (документацій-на система) має містити в собі певну кількість підсистем, побудо­ваних за допомогою програмних продуктів, і повинна:

♦ охоплювати весь цикл діловодства в установі — від поста­новки завдання на створення документа, його опрацювання й до списання чи передання в архів, забезпечувати централі­зоване збереження документів у будь-яких форматах, у тому числі — складних композиційних документів;

♦ автоматично відслідковувати зміни в документах, терміни їх виконання, рух документів, а також контролювати всі їхні версії та підверсії;

♦ поєднувати розрізнені потоки документів територіально від­далених підрозділів у єдине ціле;

♦ забезпечувати гнучке керування документами як за допомо­гою жорсткого визначення маршрутів руху, так і шляхом вільної маршрутизації документів;

♦ встановлювати чітке розмежування доступу користувачів до різних документів залежно від їхньої компетенції, займаної посади і призначених повноважень;

♦ бути налаштованою на існуючу організаційно-штатну структуру і систему діловодства конкретної установи, а та­кож інтегруватися з уже існуючими корпоративними систе­мами.

Користувачами систем електронних документів можуть бути великі державні та недержавні організації, підприємства, банки, промислові підприємства та всі інші структури, чия діяльність супроводжується значним обсягом створюваних, оброблюваних і збережених документів.

Для регулювання правовідносин у сфері інформаційних тех­нологій Верховною Радою України ухвалено кілька Законів Укра­їни, які набули чинності, а саме:

♦ «Про електронні документи та електронний документообіг»;

♦ «Про електронний цифровий підпис»;

♦ «Про обов'язковий примірник документів»;

♦ «Про Національну програму інформатизації»;

♦ «Про телекомунікації»;

♦ «Про Національну систему конфіденційного зв'язку»;

♦ «Про захист інформації в інформаційно-телекомунікацій­них системах».

З метою підвищення ефективності роботи органів державної влади та органів місцевого самоврядування у рамках реалізації завдань (проектів) Національної програми інформатизації Кабі­нетом Міністрів України підготовлено ряд відповідних постанов з цих питань». Передбачається також об'єднання існуючих у ор­ганах державної влади та органах місцевого самоврядування ін­формаційних систем та тих, що будуть розроблятися, в єдиний інформаційно-аналітичний комплекс — Інтегровану інформа­ційно-аналітичну систему органів державної влади та органів місцевого самоврядування України (ІСЕД).

Читайте також:

1. Active-HDL як сучасна система автоматизованого проектування ВІС.
2. G2G-модель електронного уряду
3. I. Органи і системи, що забезпечують функцію виділення
4. I. Особливості аферентних і еферентних шляхів вегетативного і соматичного відділів нервової системи
5. II. Анатомічний склад лімфатичної системи
6. II. Бреттон-Вудська система (створена в 1944 р.)
7. III етап. Системний підхід
8. IV. Розподіл нервової системи
9. IV. Система зв’язків всередині центральної нервової системи
10. IV. УЗАГАЛЬНЕННЯ І СИСТЕМАТИЗАЦІЯ ВИВЧЕНОГО
11. IV. Філогенез кровоносної системи
12. OSI - Базова Еталонна модель взаємодії відкритих систем

Переглядів: 2168