Організування раціонального документообігу

Документообіг, як складова діловодства — це рух документів у документаційній системі установи з моменту долучення до неї створених або надісланих службових документів до завершення виконання і відправлення одержувачеві чи передачі в архів установи.

Організація документообігу — це комплекс найефективніших засобів, форм і методів виконання робіт, пов'язаних із долученням, обробкою і рухом документів, включаючи отримання документів, що надійшли ззовні документаційної системи, їх розподіл, реєстрацію, доставку виконавцям, переміщення всередині установи, захист від несанкціонованого доступу, відправку чи передачу в архів.

Організування роботи з документами включає побудову системи документообігу, зберігання, пошук і використання документів у поточній діяльності установи, забезпечення їх раціонального руху в документаційній системі. В процесі роботи з документами мусить бути забезпечений обов'язковий контроль за їх виконанням і захист від несанкціонованого доступу.

Завданням раціональної побудови документообігу в установі є:

♦ встановлення оптимальної послідовності руху і обробки документованої інформації;

♦ досягнення оперативності проходження документа від моменту складання чи одержання до його виконання найбільш коротким шляхом із мінімальним витратами часу і зусиль;

♦ розробка раціональних схем проходження і обробки основних видів документів, отримання і опрацювання вхідних документів, а також проходження внутрішніх документів у процесі їх підготовки виконавцями;

♦ впровадження в документаційному забезпеченні управління (ДЗУ) новітніх інформаційних технологій.

Раціональна побудова документообігу в установі мусить передбачати:

♦ дотримання в установі основних принципів роботи з документами ;

♦ прямоточний рух документів (документи мають проходити найкорот-шим шляхом, без повторних переміщень);

♦ чітку регламентацію шляхів проходження документів, скорочення інстанцій, до яких мають потрапляти документи (наприклад, під час погодження);

♦ одноразовість операцій з оброблення документів, уникнення зайвого дублювання в роботі з ними;

♦ раціональне розташування в установі структурних підрозділів і робочих місць виконавців;

♦ побудову цілісної документаційної системи, обмеження і прискорення операцій щодо оброблення документів;

♦ скорочення обсягу документообігу за рахунок застосування бездокументних зв'язків (телефон, факс, електронна пошта);

♦ чіткий розподіл функцій між структурними підрозділами і виконавцями, скорочення внутрішнього листування, перехід до оперативного управління;

♦ обмеження доступу до окремих службових документів, що значно впливає на проходження документів в установі і технологію роботи з ними.

♦ поступову автоматизацію документообігу й перехід на елек-троний документообіг, створення електронної канцелярії та архіву.

Сучасний темп суспільного життя практично визначив інтенсивність потоків документної інформації, її мобільність, надлишок і водночас недостатність.

Автоматизація документообігу дає змогу на 25-50% підвищити продуктивність праці службовців й на 75% зменшити час на оброблення одного документа

Вдосконаленню документообігу в установі сприяє розроблення раціональних схем проходження і обробки основних видів документів, маршрутів їх пересування.

Складання маршрутних схем з поділом на окремі потоки (групи документів,) допомагає з'ясувати такі питання:

♦ через які структурні підрозділи (яких виконавців) будуть проходити певні групи документів;

♦ у якій послідовності буде рухатися конкретний службовий документ;

♦ скільки разів документ потрапляє в той самий структурний підрозділ чи до виконавця;

♦ які операції повинні здійснюватися виконавцями в підрозділах. Комплекс операцій, що виконуються з документами, можна подати також у вигляді оперограм.

Оперограма — організаційний документ, що регламентує процес оброблення вхідних або вихідних документів. Складається оперограма за допомогою таблиці, рядки якої відведено для позначення операцій обліку, реєстрації, погодження тощо, а колонки (графи) — для зазначення відповідальних виконавців.

Графічний спосіб складання оперограми дає можливість встановити логічний зв'язок між різними етапами роботи з певними видами документів в установі, простежити послідовність цієї роботи та її зміст.

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Документні потоки в установі	\|	Впровадження систем електронного документообігу

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.006 сек.