Студопедия
Новини освіти і науки:
МАРК РЕГНЕРУС ДОСЛІДЖЕННЯ: Наскільки відрізняються діти, які виросли в одностатевих союзах


РЕЗОЛЮЦІЯ: Громадського обговорення навчальної програми статевого виховання


ЧОМУ ФОНД ОЛЕНИ ПІНЧУК І МОЗ УКРАЇНИ ПРОПАГУЮТЬ "СЕКСУАЛЬНІ УРОКИ"


ЕКЗИСТЕНЦІЙНО-ПСИХОЛОГІЧНІ ОСНОВИ ПОРУШЕННЯ СТАТЕВОЇ ІДЕНТИЧНОСТІ ПІДЛІТКІВ


Батьківський, громадянський рух в Україні закликає МОН зупинити тотальну сексуалізацію дітей і підлітків


Відкрите звернення Міністру освіти й науки України - Гриневич Лілії Михайлівні


Представництво українського жіноцтва в ООН: низький рівень культури спілкування в соціальних мережах


Гендерна антидискримінаційна експертиза може зробити нас моральними рабами


ЛІВИЙ МАРКСИЗМ У НОВИХ ПІДРУЧНИКАХ ДЛЯ ШКОЛЯРІВ


ВІДКРИТА ЗАЯВА на підтримку позиції Ганни Турчинової та права кожної людини на свободу думки, світогляду та вираження поглядів



Контакти
 


Тлумачний словник






Організування раціонального документообігу

Документообіг, як складова діловодства — це рух документів у документаційній системі установи з моменту долучення до неї створених або надісланих службових документів до завершення ви­конання і відправлення одержувачеві чи передачі в архів установи.

Організація документообігу — це комплекс найефективніших засобів, форм і методів виконання робіт, пов'язаних із долученням, обробкою і рухом документів, включаючи отримання доку­ментів, що надійшли ззовні документаційної системи, їх розпо­діл, реєстрацію, доставку виконавцям, переміщення всередині установи, захист від несанкціонованого доступу, відправку чи пе­редачу в архів.

Організування роботи з документами включає побудову систе­ми документообігу, зберігання, пошук і використання документів у поточній діяльності установи, забезпечення їх раціонального руху в документаційній системі. В процесі роботи з документами мусить бути забезпечений обов'язковий контроль за їх виконан­ням і захист від несанкціонованого доступу.

Завданням раціональної побудови документообігу в установі є:

♦ встановлення оптимальної послідовності руху і обробки до­кументованої інформації;

♦ досягнення оперативності проходження документа від мо­менту складання чи одержання до його виконання найбільш коротким шляхом із мінімальним витратами часу і зусиль;

♦ розробка раціональних схем проходження і обробки основ­них видів документів, отримання і опрацювання вхідних до­кументів, а також проходження внутрішніх документів у про­цесі їх підготовки виконавцями;

♦ впровадження в документаційному забезпеченні управління (ДЗУ) новітніх інформаційних технологій.

Раціональна побудова документообігу в установі мусить пе­редбачати:

♦ дотримання в установі основних принципів роботи з доку­ментами ;

♦ прямоточний рух документів (документи мають проходити найкорот-шим шляхом, без повторних переміщень);

♦ чітку регламентацію шляхів проходження документів, ско­рочення інстанцій, до яких мають потрапляти документи (наприклад, під час погодження);

♦ одноразовість операцій з оброблення документів, уникнен­ня зайвого дублювання в роботі з ними;

♦ раціональне розташування в установі структурних підрозді­лів і робочих місць виконавців;

♦ побудову цілісної документаційної системи, обмеження і прискорення операцій щодо оброблення документів;

♦ скорочення обсягу документообігу за рахунок застосування бездокументних зв'язків (телефон, факс, електронна пош­та);

♦ чіткий розподіл функцій між структурними підрозділами і виконавцями, скорочення внутрішнього листування, пере­хід до оперативного управління;

♦ обмеження доступу до окремих службових документів, що значно впливає на проходження документів в установі і тех­нологію роботи з ними.

♦ поступову автоматизацію документообігу й перехід на елек-троний документообіг, створення електронної канцелярії та архіву.

Сучасний темп суспільного життя практично визначив інтен­сивність потоків документної інформації, її мобільність, надли­шок і водночас недостатність.

Автоматизація документообігу дає змогу на 25-50% підвищити продуктивність праці службовців й на 75% зменшити час на оброблення одного документа

Вдосконаленню документообігу в установі сприяє розроблен­ня раціональних схем проходження і обробки основних видів до­кументів, маршрутів їх пересування.

Складання маршрутних схем з поділом на окремі потоки (гру­пи документів,) допомагає з'ясувати такі питання:

♦ через які структурні підрозділи (яких виконавців) будуть проходити певні групи документів;

♦ у якій послідовності буде рухатися конкретний службовий документ;

♦ скільки разів документ потрапляє в той самий структурний підрозділ чи до виконавця;

♦ які операції повинні здійснюватися виконавцями в підрозділах. Комплекс операцій, що виконуються з документами, можна подати також у вигляді оперограм.

Оперограма — організаційний документ, що регламентує про­цес оброблення вхідних або вихідних документів. Складається оперограма за допомогою таблиці, рядки якої відведено для поз­начення операцій обліку, реєстрації, погодження тощо, а колон­ки (графи) — для зазначення відповідальних виконавців.

Графічний спосіб складання оперограми дає можливість вста­новити логічний зв'язок між різними етапами роботи з певними видами документів в установі, простежити послідовність цієї робо­ти та її зміст.

 


Читайте також:

  1. E) теорія раціонального вибору.
  2. Впровадження систем електронного документообігу
  3. Державне управління у галузі охорони НПС та раціонального природокористування
  4. Еколого-економічні засади раціонального природокористування
  5. Єдність чуттєвого і раціонального у пізнанні
  6. Єдність чуттєвого і раціонального, логіки та інтуїції у пізнанні.
  7. З історії розвитку систем електронного документообігу. Особливості впровадження електронного діловодства в Україні.
  8. Забезпечення раціонального компонування робочих місць в технологічній функціональній зоні, компоновка приміщень цехів.
  9. Загальні засади побудови документообігу
  10. Засади раціонального формування ефективного ринкового середовища підприємства
  11. Компонування цехупередбачає визначення його оптимальної форми та розмірів і раціонального розміщення обладнання згідно з ходом технологічного процесу.
  12. Концепція раціонального поєднання властивостей цілісності й відособленості систем, що розвиваються




Переглядів: 417

<== попередня сторінка | наступна сторінка ==>
Документні потоки в установі | Впровадження систем електронного документообігу

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

 

© studopedia.com.ua При використанні або копіюванні матеріалів пряме посилання на сайт обов'язкове.


Генерація сторінки за: 0.002 сек.