Відповідно до вимог інструкції Міністерства фінансів України з підготовки бюджетних запитів головні розпорядники коштів державного бюджету забезпечують складання бюджетних запитів для подання Міністерству фінансів України з урахуванням звітів про виконання паспортів бюджетних програм, а також висновків про результати контрольних заходів, проведених органами, уповноваженими на здійснення контролю за дотриманням бюджетного законодавства, у терміни та порядку, встановлені Міністерством фінансів України.
Відповідно до ст. 2 Бюджетного кодексу, бюджетний запит — це документ, підготовлений головним розпорядником бюджетних коштів, що містить пропозиції з відповідними обґрунтуваннями щодо обсягу бюджетних коштів, необхідних для його діяльності на наступні бюджетні періоди. У підготовленому бюджетному запиті має міститися інформація стосовно проекту граничного обсягу видатків/надання кредитів головного розпорядника коштів державного бюджету на наступний бюджетний період (рік) у цілому за бюджетною програмою та за функціональною й економічною класифікаціями, показників мережі, штатів і контингентів, що обслуговуються бюджетною установою. Визначаючи основну мету діяльності на черговий рік, головні розпорядники бюджетних коштів повинні відобразити результати фінансово-господарської діяльності попереднього року, що передує плановому та середньострокову перспективу, а також навести детальні розрахунки та обґрунтування до них щодо потреби у бюджетних асигнуваннях на наступний рік. Форми розрахунків та порядок і методика їх складання щорічно визначаються Департаментом державного бюджету Міністерства фінансів України. При заповненні бюджетних запитів необхідно забезпечити реальне планування показників надходжень до спеціального фонду, враховуючи обсяги їх фактичного надходження у попередніх роках.
Форми складаються послідовно, тобто Форма-2 складається на підставі показників Форми-1 і лише після їх заповнення, в разі необхідності, заповнюється Форма-3.
Усі показники повинні бути відображені в тисячах гривень з округленням до десятої (наприклад, 52,8 тис. грн.).
Форми та характеристики бюджетних запитів — Загального (Форма-1), Індивідуального (Форма-2) та Додаткового (Форма-3) — наведені нижче.