Необхідно визначити перелік полів таблиць (реквізитів таблиць).
Для кожного поля конкретної таблиці необхідно визначити його тип і розмір і ретельно перевірити, чи задовольняє діапазон значень вибраного типу тим значенням, які може реально приймати дане поле.
Інколи є необхідність привласнити значення, що приймаються, за замовчуванням. Можна також визначити для конкретних полів формат інформації, що вводиться; задати підпис полів, який буде використовуватися для назви стовпців таблиці.
На рисунку 1.1 демонструється приклад структури таблиці «Студент» з описом реквізиту Дата народження в програмному середовищі СУБД Access.
Рисунок 1.1 Структура таблиці в режимі конструктора
При необхідності, для деяких полів завдяки властивостям можна встановити Умову на значення і задати повідомлення, що буде видаватися на екран у разі невідповідності введеного значення заданій умові.
На рисунку 1.2 демонструється вплив властивостей на введення даних. Це можна пояснити наступним чином: Відповідно до рисунка 1.1 Дата народження не повинна бути меншою за 01.01.1990 року. А на рисунку 1.2 в записі №4 вводиться дата 01.01.1989 рік, тому СУБД Access видає повідомлення “Невірна дата народження”. Текст повідомлення наведений на рисунку 1 у властивості “Сообщение об ошибке”.
Рисунок 1.2 Результат виконання властивості “Условие на значение”