Форматування використовується для того, щоб числа у комірках легко і зручно читались відповідно до їх інформаційної навантаженості та були узгоджені за кількістю десяткових розрядів. Форматування стосується тільки комірку. Вміст відформатованої комірки в рядку формул буде відображений в неформатованому вигляді.
Автоматичне форматування чисел. Деякі операції форматування Excel виконує автоматично. Наприклад, введене число 12,2% буде сприйнято Excel в процентному форматі, введене число 123 456буде сприйнято з урахуванням пропуска-роздільника, а до введеного числа $123,44 буде застосований грошовий формат.
Форматування чисел за допомогою панелі інструментів та комбінацій клавіш. На панелі інструментів “Форматування”(Formatting), яка відображується на екрані по умовчанню, знаходиться п’ять кнопок , що дозволяють швидко застосувати найрозповсюдженіші формати до активної комірки або до виділеної групи комірок. В табл. 4 наведені ці і інші числові формати, які можна швидко застосувати, клацнувши на відповідній кнопці, а також клавіатурні еквіваленти кнопок.