Стандартизація, уніфікація та трафаретизація управлінських документів

Вдосконалення кадрової документації потрібно здійснювати головним чином шляхом її уніфікації та стандартизації, що не тільки зменшує матеріальний й часові витрати та забезпечує інформативність документації, а й закріплює у вигляді нормативних вимог найбільш удалі рішення, в тому числі завдяки можливостям застосування засобів комп’ютерної техніки.

Стандартні вислови – явище культури писемного мовлення, вони виникають як наслідок опису однотипних, неодноразово повторюваних виробничих ситуацій. Слова й словосполучення, особливо часто вживані у певних типах документів, утворюють своєрідний каркас їх змісту. В таких випадках складання документів має бути зведене до заповнення змінної частини.

Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації (УСОРД) –комплекс стандартів, взаємопов’язаних форм документів, правил, положень, які встановлюють вимоги до змісту, побудови та оформлення документів.

Стандарт (від англ. standard — зразок) — документ, що встановлює єдині норми та вимоги до документів (Словник термінів Палеха Ю. І.).

Стандартизація — установлення правил добору слів і термінів, правил побудови речень і словосполучень (Словник термінів Палеха Ю. І.).

Стандартизація – це встановлений єдиних норм та вимог, які пред’являються до документів.

Уніфікація документів – це встановлення єдиного комплексу видів і різновидів документів для аналогічних управлінських ситуацій, розробка єдиних форм і правил складання, оформлення і створення трафаретних текстів.

Уніфікацію кадрової документації можна розглядати як один із головних методів стандартизації, що покликана забезпечити зведення об’єктів до раціональної номенклатури за формою й типорозмірами відповідно до функціонального призначення.

Стандартизація та уніфікація управлінських документів дозволяє досягти одномітності в структурі та обробці інформації. Стандартизація та уніфікація сприяють також напрацюванню прогресивних методів роботи з документами. Метою стандартизації та уніфікації документів є раціоналізація процесів підготовки, виконання, пошуку документів; скорочення документопотоків: підвищення ефективності управління і створення оптимальних умов для машинної обробки управлінської інформації.

До основних етапів уніфікації та стандартизації в будь-якій організації відносяться:

· встановлення кола документів, які обертаються в організації;

· стандартизація формулярів та текстів документів;

· трафаретизація формулярів документів.

Трафарет — форма подання уніфікованого тексту, що містить постійну інформацію і пробіли, призначені для заповнення їх перемінною інформацією. (Словник термінів Палеха Ю. І.)

Трафаретний документ — документ, що має надрукований стандартний текст і конкретний зміст, що його доповнює (Словник термінів Палеха Ю. І.).

Трафаретизація – це засіб уніфікації текстів документів, який полягає в тому, щоб вся інформація, характерна для певної групи документів, умовно поділялася на трафаретну, або постійну, та індивідуальну, або змінну. Створюються збірники трафаретних текстів, при цьому деякі тексти мають по кілька запасних варіантів. Лист з трафаретним текстом складається з двох частин: типової (трафаретної) частини та змінної частини – вставки.

Ступінь трафаретизації може бути різним: весь документ, його частина, окремий абзац або речення. Типові тексти дозволяють зекономити до 50-70% часу виконавця при стовідсотковій гарантії, що жодне слово не буде пропущено в тексті.

Трафаретні тексти вводяться в дію наказом керівника організації. Їх розробка завжди повинна базуватися на державних стандартах. Трафаретизація дозволяє підвищити продуктивність праці, сприяти підвищенню культури діловодства.

(Палеха Ю.І. Управлінське документування. Навч. посіб. : У 2 ч. – Ч.1. – К., 2003. – С.17 / З історії самоврядування та демократії у Києві. – К.: Інститут громадського суспільства. – 2000. – С.14).

Висновки:

Переважну частину управлінської інформації фіксують. Державний стандарт 2392-94 визначає документ як матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачі в часі та просторі, визначає загальну функцію документа як носія інформації. Документи, що містять управлінську інформацію і оформлені відповідно до певних правил, називають управлінськими, а їх сукупність – управлінською документацією, тобто управлінська документація являє собою ситему документів, які забезпечують управлінські процеси в суспільстві.

Отже, управління документацією в установах та організаціях – це не просто технологія, це система управління всіма масивами і потоками документів.

Контрольні питання:

1. Поясніть сутність документа та дайте його визначення.

2. Назвіть загальні та спеціальні функції документа і дайте їх коротку характеристику.

3. Охарактеризуйте нормативно-методичну базу діловодства, її сутність та склад.

4. Що таке стандартизація та уніфікація документів, в яких випадках її рекомендують проводити?

5. Що таке трафаретизація документів, як вона використовується при складанні управлінських документів.

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Нормативно-методична база діловодства.	\|	Цілі та завдання вивчення лекції 2

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.003 сек.