Оформлення та ведення особових справ

В особовій картці, що ведеться на кожного працівника, записують загальні відомості, інформацію про військовий облік та накопичують інформацію про призначення, переведення та відпустки за весь період роботи, а всі документи, витяги з документів та відповідні копії, які стосуються питань просування по службі, заохочень, стягнень тощо формуються в особову справу.

З початку розгляду кандидатури для призначення на посаду державного службовця розпочинається розгляд документів, які у разі призначення особи на посаду державного службовця увійдуть до її особової справи.

Порядок ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 року № 731.

Особова справа – це сукупність документів, які містять найповніші відомості про працівника й характеризують його біографічні, ділові, особисті якості. Вона посідає основне місце в системі персонального обліку працівників. На підставі документів, що групуються в ній, проводиться вивчення, добір та використання кадрів управління.

Наказом Головдержслужби від 5 липня 1998 року № 24, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 14 липня 1998 року за № 453/2893, затверджено Методичні рекомендації щодо застосування Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади та зразки оформлення документів особових справ.

Перед формуванням особової справи необхідно перевірити наявність на даного працівника справи в поточному архіві. Якщо вона є, слід звірити з описом наявність документів і долучити їх до документів, які подаються. При цьому запис переліку нових документів продовжується у старому описі. При потребі складається новий опис.

При початковому формуванні особової справи в опис включаються документи відповідно до їх розміщення у справі із зазначенням повної назви документа, організації, яка його видала, номера і дати документа, а також дати включення його до особової справи і кількості аркушів. Матеріали, які надійшли після призначення працівника на посаду, вносяться до опису у порядку їх надходження.

Не дозволяється розголошувати дані, які містяться в особових справах, вилучати з них документи, вносити в облікові дані будь-які зміни без відома працівника, на якого оформлена особова справа, та керівника органу і керівника кадрової служби.

Особова справа державного службовця у міру проходження державної служби доповнюється відповідними матеріалами та щорічно, до 15 квітня, уточнюється.

Зміни облікових даних працівника вносяться до розділів II, III, IV, V, VI, VII, VIII особової картки П-2ДС. Підставою для їх внесення є укази і розпорядження Президента України, накази і розпорядження міністрів, керівників інших центральних і місцевих органів виконавчої влади, повідомлення установ і організацій, а також особисті повідомлення працівника. Всі документи, на підставі яких зроблені записи, підшиваються в особову справу і заносяться в опис документів. Потрібно, щоб документи, які долучаються до особової справи, мали необхідні підписи, дати і у разі потреби були засвідчені печаткою.

Особова картка (форма П-2ДС) з автобіографією (інструкція по заповненню Особових карток (форма П-2 ДС) додається у додатку 3), даними про трудову діяльність у минулому та проходження державної служби оформляються відповідно до діючої Інструкції по заповненню особових справ, затвердженої наказом Міністерства статистики України від 26 грудня 1995 року № 343, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 28 грудня 1995 року за № 484/1020.

Сформована особова справа реєструється у книзі обліку руху особових справ протягом тижня з дня призначення працівника на посаду.

Після припинення державним службовцем роботи його особова справа залишається у кадровій службі і передається до архіву в порядку, визначеному відповідною інструкцією з діловодства.

Документи особової справи:

1.Особовий листок з обліку кадрів із фотокарткою працівника розміром 4 х 6 см;

2.Додаток до особового листка з обліку кадрів.

3.Автобіографія.

4.Копії документів про освіту, науковий ступінь, підвищення кваліфікації.

5.Перелік наукових праць (для працівників, які мають науковий ступінь).

6.Різного роду характеристики чи рекомендаційні листи.

7.Документи, на підставі яких видаються накази про призначення, переведення, звільнення працівника (контракт, подання, листи про переведення тощо).

8.Копії наказів (розпоряджень) про прийняття (призначення), переведення та звільнення працівника або витяги з них.

9.Матеріали проведеної атестації.

10.Внутрішній опис документів.

До особової справи можуть бути внесені також довідки-об'єктивки, копії наказів, розпоряджень, постанов органів вищого рівня або витяги з них, витяги з протоколів наукових рад (для наукових працівників, які брали участь у конкурсному заміщенні вакантних посад), витяги з протоколів зборів трудового колективу (для керівників, яких обирає на посаду трудовий колектив), а також інші документи, що характеризують діяльність працівника. Порядок розміщення цих документів, як правило, хронологічний – усі вони підшиваються до справи за черговістю надходження.

Довідки з місця проживання, медичні довідки та інші документи другорядного значення можуть групуватись у самостійну справу тимчасового зберігання окремо від особової справи або розміщуватись у „кишеньці” на зворотному боці її обкладинки.

Включення до особової справи наказів (розпоряджень) про відпустки, про направлення у відрядження, на курси перепідготовки, підвищення кваліфікації чи стажування не допускається.

Оформлення обкладинки особової справи

Документи особової справи ведуться впродовж усього часу роботи особи на організації й до номенклатури справ установи не заносяться.

На обкладинці розташовується заголовок. В ньому вказують у називному відмінку повну назву організації, номер справи, прізвище, ім'я, по батькові особи, на яку вона заведена.

Обов'язково проставляється дата заведення (день прийняття особи на роботу) та закінчення (день звільнення) особової справи. Оскільки справа є документом тривалого зберігання, її вкладають у тверду обкладинку й переплітають.

Після звільнення працівника його заяву про звільнення, копію наказу (розпорядження) або витяг з нього, а також інші документи (лист про переведення на іншу роботу, подання на звільнення тощо), на підставі яких видано наказ (розпорядження), підшивають в особову справу та записують в опис. У додатку до особової справи працівника робиться запис про його звільнення. Після виконання цих процедур особова справа зберігається у відділі кадрів упродовж двох років, потім здається на зберігання в архів організації на 73 роки. Загальний термін зберігання особової справи 75 років.

Доступ до особових справ має бути обмеженим. Особові справи зберігаються як секретні документи. Як правило, їх розмішують у сейфах чи в крайньому разі, у спеціально-пристосованих для цього залізних шафах, що замикаються. Відповідальність за зберігання особових справ несе начальник відділу кадрів, фахівець з персоналу або секретар.

Видаються особові справи для службового користування лише особам, коло яких визначене керівником установи. Не дозволяється затримувати особову справу більше ніж на один день та виносити її за межі організації. У разі використання особової справи забороняється робити будь-які виправлення раніше зроблених записів або вносити нові, вилучати документи чи долучати нові. Не дозволяється видавати особову справу особі, на яку вона заведена.

Щоб запобігти втраті особової справи, в ній необхідно тримати контрольну картку. Вона залишається у відділі кадрів на період видачі особової справи. Після повернення останньої в контрольній картці ставиться дата повернення, а особова справа повертається на своє місце. У разі відправлення особової справи поштою вказується дата відправлення, адресат, вихідний номер супровідного листа, дата повернення справи. Після передачі особової справи в архів контрольна картка знищується. Зберігається особова справа в архіві як самостійна одиниця зберігання. У разі переведення працівника на іншу організацію особова справа не передається. Виняток становлять випадки переведення особи в межах однієї системи.

Складання опису документів особової справи

Опис документів особової справи містить їх порядкові номери, індекси, найменування, кількість сторінок. Він складається при первинному оформленні особової справи в тому порядку, в якому вони розміщені згідно з формою:

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Складання особистих офіційних документів.	\|	Інформатизації у сфері кадрового обліку – система „Картка”.

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.003 сек.