Новини освіти і науки:

G+

Тлумачний словник
Авто
Автоматизація
Архітектура
Астрономія
Аудит
Біологія
Будівництво
Бухгалтерія
Винахідництво
Виробництво
Військова справа
Генетика
Географія
Геологія
Господарство
Держава
Дім
Екологія
Економетрика
Економіка
Електроніка
Журналістика та ЗМІ
Зв'язок
Іноземні мови
Інформатика
Історія
Комп'ютери
Креслення
Кулінарія
Культура
Лексикологія
Література
Логіка
Маркетинг
Математика
Машинобудування
Медицина
Менеджмент
Метали і Зварювання
Механіка
Мистецтво
Музика
Населення
Освіта
Охорона безпеки життя
Охорона Праці
Педагогіка
Політика
Право
Програмування
Промисловість
Психологія
Радіо
Регилия
Соціологія
Спорт
Стандартизація
Технології
Торгівля
Туризм
Фізика
Фізіологія
Філософія
Фінанси
Хімія
Юриспунденкция

Офіційні прийоми як форма ділового протоколу

Діловий етикет і дипломатичний протокол

Основи дипломатичного протоколу.

Активна участь України, як і будь-якої іншої держави, у міжнародному спілкуванні вимагає дотримання певних загальновизнаних правил, традицій і умовностей, сукупність яких називається дипломатичним протоколом.

У вітчизняній і зарубіжній літературі зустрічається багато визначень поняття "протокол", як правило, у вигляді словосполучення "дипломатичний протокол". Слово "протокол" походить від грецького protokollon {protos - перший, koila - клеїти). У Візантії термін "протокол" означав перший аркуш, приклеєний до манускрипту, з помітками про його зміст. У Візантії під цим терміном також розуміли правила оформлення документів для надання останнім юридичної сили. У середні віки до цього поняття додалось і ведення архівної справи. Пізніше слово "протокол" стало вживатися стосовно дипломатії і дипломатичної служби, розширювався його зміст: крім правил оформлення дипломатичних документів, до дипломатичного протоколу стали відносити питання етикету і церемоніалу, пізніше - привілеїв та імунітетів дипломатів

Термін у своєму сучасному значенні почав використовуватися з часів Віденського конгресу (1815 p.). Участь у засіданнях Конгресу, різних урочистостях, прийомах монархів, міністрів, видатних політичних діячів, представників аристократії та генералітету, дипломатів створювала проблеми із визначенням старшинства, що вимагало чіткої документальної регламентації цього питання - "протоколювання".

Авторитетні американський і французький дипломати Джон Вуд та Жан Серре у книжці "Дипломатичний церемоніал і протокол" визначили поняття "протокол" як "сукупність правил поведінки урядів та їхніх представників з офіційних і неофіційних приводів". Ральф Джордж Фельтхем в "Настільній книзі дипломата" сформулював поняття "протокол" як "офіційну дипломатичну поведінку". Відомий Оксфордський словник так тлумачить цей термін: "Протокол - офіційна формальність та етикет, яких особливо дотримуються під час державних нагод". О.П. Селянінов у навчальному посібнику "Дипломатичні відносини держав" дає таке визначення: "Під дипломатичним протоколом прийнято розуміти сукупність правил, звичаїв, традицій, умовностей, які набули характеру загальновизнаних норм ввічливості у дипломатичних зносинах держав".

Найбільш докладне визначення поняття "дипломатичного протоколу" дає Українська дипломатична енциклопедія: "Дипломатичний протокол - сукупність загальноприйнятих норм, правил, традицій і умовностей, яких дотримуються уряди, державні установи, відомства закордонних справ, дипломатичні представництва, місії та представництва при МО, офіційні особи та члени їх родин у міжнародному спілкуванні'.

Стосовно практики конкретної держави зазначені правила, традиції й умовності визначають поняттям "державний протокол". Положення про Державний протокол та Церемоніал України, затверджене Указом Президента України від 22 серпня 2002 p., визначає Державний протокол та Церемоніал України як "сукупність вимог щодо забезпечення єдиного порядку проведення офіційних заходів за участю Президента України, Голови Верховної Ради України, Прем'єр-міністра України, Міністра закордонних справ України, інших вищих посадових осіб України з урахуванням загальноприйнятих міжнародних норм, правил і традицій, а також національних традицій України".

На нашу думку, підміна понять "діловий етикет" і "ділова етика" поняттям "діловий протокол" є хибною. Виходячи з того, що протокол - це сукупність норм і правил, які визначають зовнішні форми міждержавних відносин, його суб'єктами є:

• вищі посадові особи (глави держав та урядів, голови парламентів,

міністри тощо);

• глави дипломатичних представництв та консульських місій, дипло

матичний і консульський персонал місій;

• міжнародні посадові особи, представники держав в міжнародних

міжурядових організаціях;

• керівники і члени офіційних делегацій у міжнародні організації та на

міжнародні конференції, наради тощо;

• надзвичайні посли і надзвичайні уповноважені глав держав і урядів;

• дружини та чоловіки перерахованих вище функціонерів.

Таким чином, норми протоколу стосуються виключно офіційного спілкування між країнами, міжнародними організаціями, тоді як зовнішні форми міжнародного спілкування неурядових організацій та представників ділових кіл визначають правила міжнародної ввічливості та етикету.

Роль професійної етики при організації ділових офіційних прийомів.

Однією з форм ділового спілкування є прийоми. Це не що інше, як зібрання запрошених офіційних представників держави, ділових осіб, партнерів, колег по службі, однодумців, друзів, просто знайомих у певному місці, в конкретний час, з певною метою. Розрізняють прийоми, пов'язані із запрошенням представників певних установ, організацій, фірм, їх організовують з метою розвитку ділових контактів і дружніх зв'язків та отримання додаткової інформації або проведення попередніх виробничих консультацій.

У міжнародній практиці склалась класифікація прийомів, яка носить деякою мірою умовний характер. Особливо це стосується критерію офіційності. Так, прийом прийнято вважати офіційним, якщо на нього запрошені гості згідно з їхнім службовим статусом: чоловіки без дружин, а жінки - посадові особи або дипломати - без чоловіків. Організатори, однак, на свій розсуд можуть надати заходу статус офіційного, оскільки жінки (чоловіки), як відомо, розділяють старшинство своїх чоловіків (дружин). Таким чином, стосовно складу учасників прийоми поділяються на офіційні, неофіційні, змішані. Відповідно до часу проведення розрізняють денні та вечірні прийоми. Згідно з формою проведення прийоми поділяються на прийоми без розміщення за столом та з розміщенням.

У неофіційних дипломатичних прийомах беруть участь офіційні посадові особи, дипломати, а також їхні дружини і чоловіки. До змішаних прийомів відносять прийоми, на яких присутні офіційні посадові особи, дипломати, а також особи, які не мають ознак дипломатичного старшинства (видатні науковці, митці, представники ділових та релігійних кіл тощо).

Ділові офіційні прийоми влаштовуються з нагоди національного свята, річниці, знаменної події, на честь перебування в державі іноземної делегації, при відкритті представництв фірми. Приводом для світських неофіційних прийомів можуть бути різноманітні події: національні, місцеві, фахові свята, дні народження, весілля чи театральні прем'єри.

Прийоми, які організовуються дипломатичними представництвами, сприяють встановленню, підтримці та розвитку контактів посольства з країною перебування. На таких прийомах іноземні дипломати пояснюють політику своїх країн, отримують інформацію про країну перебування, обмінюються думками щодо важливих міжнародних подій. Користь такого обміну інформацією залежить від досвіду та дипломатичного мистецтва кожного співрозмовника. На прийомі доводиться зустрічатися і спілкуватися з великою кількістю людей різних прошарків суспільства. Все це є продовженням службової діяльності, і до цього треба бути добре підготовленим: подумати, з ким про що говорити, з ким познайомитися, кого представити тощо. Більше того, потрібно буде відповідати на запитання співрозмовників, що зацікавлені отримати інформацію.

Організація ділових прийомів з розміщенням.

Для прийомів з розміщенням обираються столи різної форми. При цьому треба враховувати, що мінімальний простір для одного гостя за столом - 70 см. Комфортним для проведення неофіційного прийому вважається круглий стіл, який створює атмосферу неофіційності та невимушеності. За таким столом жодний із гостей не здається головуючим і жодний не опиниться з краю, що особливо важливо, коли на прийомі присутні жінки. Для прийомів, у яких бере участь десять осіб, потрібен круглий стіл діаметром 2,20 м; для двадцяти осіб -діаметром 4,50 м; для тридцяти осіб - діаметром 6,50 м. Перевагою круглого столу є й те, що гостям за ним зручно спілкуватись між собою, але якщо їх не більше 12 (діаметр стола в цьому випадку має бути 2,70 м). Зауважимо, що число 12 вважається застільним числом. За стіл не прийнято садити тринадцять осіб. З чотирнадцятьма запрошеними особами є ризик, що, якщо один гість не прийде, господиня потрапить у складну ситуацію, оскільки гостей буде тринадцять.

За овальним столом почесне місце може знаходитись у центрі або з боків. Квадратний стіл використовують, якщо число учасників прийому кратне чотирьом. В іншому випадку гості отримають неоднаковий простір за столом, що може сприйматись ними неоднозначно. Наприклад, для двадцяти осіб потрібен стіл зі стороною 4,20 м; для 28 осіб - зі стороною 6,30 м.

За прямокутним столом можливі дві конфігурації розміщення. При "французькому" розміщенні почесні місця знаходяться в центрі столів, при "англійському" - за торцями. При "французькому" розміщенні за кожною довгою стороною прямокутного столу повинна розміщуватись непарна кількість осіб. Для 10-12 осіб потрібен стіл довжиною від 3,20 м на 1 м ширини. У першому випадку за довгими сторонами столу буде сидіти по п'ять осіб, у другому - по п'ять осіб за довгими сторонами і по одній -за короткими. Для двадцяти учасників прийому потрібний стіл розміром 6,50 м х 1,50 м, за торцями столу сидітиме по одній особі. Для 30 осіб необхідний стіл розміром 10 м х 2,10 м, за торцями столу сидітиме по два учасника прийому.

При "англійському" розміщенні число гостей за довгими сторонами прямокутного столу може бути як парним, так і непарним. При цій конфігурації розміщення, якщо число гостей 15 і більше, виникає два центри розмови, тоді як при "французькому" розміщенні гості, які знаходяться в кінці столу, ризикують залишитися поза рамками бесіди, яка відбувається в центральній частині столу. Використання такої схеми розсадки дозволить попередити ситуацію, коли запрошені вважали б за образу надане їм місце в кінці столу. Британську схему розсадки прийнято використовувати, коли учасників прийому не більше 22 - 24 осіб. При більшій кількості запрошених буде занадто велика відстань між господарями.

Для організації офіційних дипломатичних прийомів можливе використання довгого прямокутного столу; одного круглого, квадратного або овального столу; кілька круглих, квадратних або овальних столів. В останньому випадку стіл для почесних гостей може розміщуватись у центрі або окремо від інших столів, не виділяючись від інших столів своїми розмірами. Бувають випадки, коли столи розставляються у вигляді літер "П", "Ш", "Т", у вигляді гребінця, колосу тощо, що дозволяє прийняти велику кількість гостей.

Інший варіант розміщення за прямокутним столом ("англійське" розміщення) на прийомі, де присутні офіційні особи та їхні жінки/чоловіки. Господар і господиня сидять за торцями столу один напроти одного .

Однак, при такому розміщенні чергування чоловік-жінка можливе лише тоді, коли за столом сидить 6, 10, 14, 18, 22 тощо особи. Якщо учасників прийому 8, 12, 16, 20 тощо (число, кратне чотирьом) для чергування чоловік-жінка необхідно змістити господиню на одне місце .

Варіант розміщення за столом П-подібної форми на прийомі, де присутні офіційні особи та їхні жінки/чоловіки. Господар і господиня сидять один напроти іншого .

Варіант розміщення за столом П-подібної форми на прийомі, де присутні офіційні особи та їхні жінки/чоловіки. Господар і господиня сидять поруч. Напроти господарів нікого не садять .

Дипломатичні прийоми та їх особливості.

Кожний прийом потребує ретельної підготовки, вирішення великого кола організаційно-протокольних питань. Перш за все, узгоджується питання, від імені кого влаштовується протокольний захід. Залежно від цього визначається його вид і характер, час і місце проведення, складається список запрошених осіб, розсилаються запрошення, складається план розміщення гостей за столом, якщо йдеться про сніданок, обід або вечерю. Необхідно передбачити тривалість заходу (залежно від його характеру, традицій і звичаїв країни), вирішити, хто зустрічає гостей біля входу, знайомить із розсадкою й супроводжує до зали. Важливо також передбачити місце, де господар, від імені якого проводиться прийом, зустрічає гостей, хто і як представляє йому запрошених.

Необхідно проконсультуватися з місцевою владою щодо загального розпорядку, шляхів під'їзду й виїзду автомобілів, їх стоянки. Якщо погодні умови несприятливі, необхідно потурбуватися, щоб гості при виході з автомобілів або при від'їзді були захищені від несприятливих погодних умов.

Потрібно своєчасно підготувати всю протокольну техніку: кувертні, розсадочні, планові картки, а також картки меню з перекладом мовою країни гостя. Необхідно також завчасно вирішити, де і як буде подаватися аперитив і кава (якщо влаштовуються вечеря, обід або сніданок). Вибір виду прийому, часу та місця проведення.

Вибір виду прийому визначається, перш за все, подією, якій він призначений, та фінансовими можливостями його організаторів. Також враховуються мета проведення заходу й протокольні традиції країни перебування.

Прийом може проводитися в резиденції посла або посольстві. Якщо прийом влаштовується поза посольством, то обирається ресторан з гарною кухнею і високою культурою обслуговування. В орендованому посольством приміщенні можуть вивішуватися державні прапори акредитуючої країни і країни перебування, портрети глав держав. Для проведення прийому з розсадкою бажано мати дві зали: одну для збору гостей, другу для банкету. У першій залі (аванзалі) ставлять крісла, низькі столики, на які можна покласти сигарети, розставити попільниці. Тут запрошені збираються до початку прийому й приходу головного гостя. Столи накриваються в другому, основному залі прийому. При проведенні прийому без розсадки гостей можна обмежитися однією залою. Розміри приміщень, де влаштовуються прийоми, повинні відповідати кількості запрошених і можливостям обслуговування. При визначенні дати прийому слід враховувати, що прийоми не влаштовують у святкові та неробочі дні в країні перебування, а також у дні національного трауру (у цьому випадку прийоми, призначені раніше, відміняються). Не рекомендується влаштовувати денні прийоми з запрошенням гостей- мусульман у період Рамадану.

Найбільш почесними видами прийомів, які підкреслюють важливість нагоди, з якої вони влаштовані, з денних є сніданок, з вечірніх - обід. Вони зазвичай проводяться з нагоди візитів високих гостей, а також у порядку повсякденної дипломатичної діяльності представництв. їх підготовка, однак, вимагає значних організаційних зусиль і фінансових витрат, специфіка проведення (необхідність розсадки гостей згідно із протокольним старшинством) примушує обмежувати число запрошених осіб.

Більш прості в підготовці та більш демократичні за характером проведення прийоми без розсадки типу "коктейль", "а-ля фуршет", які отримали в останні роки широке поширення в міжнародній протокольній практиці. Означені види прийомів дозволяють значно розширити коло запрошених - до кількох сотень осіб. Гості самі обирають собі місце, мають можливість поспілкуватися з великою кількістю людей і встановити ділові контакти. Дипломатичними представництвами такі види прийомів влаштовуються, наприклад, з нагоди національних свят.

Складання списку осіб, що запрошуються па прийом

Один із найважливіших елементів підготовчої роботи. Визначається загальна чисельність гостей, яка не повинна перевищувати нормальних можливостей обслуговування і розмірів приміщення, де відбуватиметься прийом. Необхідно враховувати певний відсоток гостей, які в силу різного роду обставин не зможуть бути присутніми на прийомі, що враховується при складанні кошторису витрат на його проведення. На прийоми, що даються на честь високого гостя або іноземної делегації, які перебувають з офіційним візитом, крім супроводжуючих його осіб (членів делегації) запрошують посла та старших дипломатичних співробітників посольства країни гостя. Також запрошують осіб, які спілкувалися з гостями під час візиту. Якщо делегація гостей представлена подружніми парами (парою), то й офіційні особи приймаючої сторони на прийом запрошуються з дружинами. Якщо прийоми влаштовуються з нагоди ювілейних дат у двосторонніх відносинах, то запрошення дипломатичного корпусу не передбачається. Іноземні дипломати присутні на прийомах, присвячених національним святам країн, а також на протокольних заходах, які проводяться дипломатичними представництвами в порядку їх повсякденної діяльності.

Кожне представництво має власний список осіб, які запрошуються на прийоми, в якому указані офіційні посадові особи, глави та члени персоналу дипломатичних представництв, представники ділового світу, громадських організацій, культурних та наукових кіл країни перебування тощо. Протокольні служби зовнішньополітичних відомств, дипломатичних представництв ретельно перевіряють ці списки, регулярно їх уточнюючи. Зокрема, при підготовці запрошення не буде зайвим уточнити родинне становище, точну адресу запрошеної особи, переконатися, чи не змінився його службовий статус. При цьому враховується ділова необхідність контакту з тією чи іншою особою, яку передбачається запросити. У деяких країнах дипломатам слід виявляти особливу обережність щодо запрошення представників опозиційних партій.

Кожен із прийомів складається з двох частин. Перша -- зустріч, вітання і збір гостей, приватні й загальні розмови, попереднє ознайомлення запрошених з їхніми місцями за банкетним столом, аперитиви (напої для вгамування спраги). Друга -- банкет за столом з повним обслуговуванням, або фуршет.

Для проведення прийомів та банкетів необхідно мати два суміжних зали: один -- для прийому і збору гостей, інший -- для банкету.

У залі для прийому і збору гостей (його називають ще аванзалом) ставлять декілька крісел, круглий столик, на який кладуть сигарети (в пачках або сигаретницях), сірники, сигари в коробках, ножиці для зрізання кінців сигар, попільнички, ставлять канделябри з запаленими свічками. Приміщення прикрашають свіжими квітами в корзинах або високих вазах.

Для ознайомлення гостей з їхніми місцями за столом в аванзалі на видному місці ставлять зменшений макет основного столу, на якому розміщують картки з зазначеними прізвищем, ім'ям та по батькові кожного гостя в тому порядку, що відповідає місцям за банкетним столом. У центрі столу кладуть стрілку, яка показує напрямок, в якому розташований стіл і послідовність розміщення місць, починаючи від вхідних дверей.

Якщо бенкет одночасно проводиться у кількох залах, у кожному з яких є по кілька столів, рекомендується інша система попереднього ознайомлення гостей з їхніми місцями. В аванзалі на стенді, розміщеному на видному місці, вивішують список учасників прийому, зазначають прізвище, ім'я та по батькові кожного з них, номер залу або його назву, номер стола і місця. Тут же на стенді гості зможуть ознайомитися зі схемою розташування банкетних залів, столів у кожному з них та номерами своїх місць.

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Культура спілкування в діяльності персоналу ресторанного господарства	\|	Діловий етикет при обслуговуванні іноземних туристів

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.009 сек.