• Гідрологія і Гідрометрія
• Господарське право
• Економіка будівництва
• Економіка природокористування
• Економічна теорія
• Земельне право
• Історія України
• Кримінально виконавче право
• Медична радіологія
• Методи аналізу
• Міжнародне приватне право
• Міжнародний маркетинг
• Основи екології
• Предмет Політологія
• Соціальне страхування
• Технічні засоби організації дорожнього руху
• Товарознавство продовольчих товарів

Тема 2.6.: Трудові книжки працівників та порядок роботи з ними

План

1. Поняття про трудові книжки працівників, специфіка їх заповнення.

2. Порядок обліку, зберігання та видачі трудових книжок працівників.

1. Трудова книжка – це документ установленого зразка, в якому записано відомості про стаж роботи, нагороди, заохочення кожного працівника. Трудова книжка є основним документом про трудову діяльність особи.

Порядок заповнення трудових книжок і вкладишів до них, обліку їх та видачі в разі звільнення або втрати регламентує «Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях».

Трудові книжки заводяться на всіх працівників підприємств, установ і організацій усіх форм власності, які пропрацювали в них понад п’ять днів, у тому числі осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, що вони підлягають державному соціальному страхуванню.

На працівників, які працюють за умовами трудового договору у підприємців, що не мають прав юридичної особи, а також на осіб, які працюють у окремих громадян з їхнього обслуговування (як домашні робітниці, няньки, шофери, охоронці тощо), трудові книжки не заводяться.

На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи.

При влаштуванні на роботу працівник зобов’язаний подати кадровій службі трудову книжку, оформлену в установленому порядку. Особи, які вперше оформляються на роботу і не мають трудової книжки, повинні пред’явити паспорт, диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку. Військовослужбовці, звільнені із Збройних Сил України, пред’являють військовий квиток. Особи, звільнені з місць відбування покарання, зобов’язані пред’явити довідку про звільнення.

Заповнення трудових книжок. Заповнення трудової книжки вперше здійснює власник або уповноважений ним орган не пізніше тижневого строку з дня прийняття на роботу.

До трудової книжки вносяться такі відомості:

- про працівника: прізвище, ім’я, по батькові, дата народження;

- про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення;

- про нагородження державними нагородами України та відзнаками України, заохочення за успіхи в роботі та інші заохочення відповідно до чинного законодавства України;

- про відкриття, на які видано дипломи, про використані винаходи і раціоналізаторські пропозиції та про виплачені у зв’язку з цим винагороди.

Стягнення в трудовій книжці не зазначають.

Усі записи до трудової книжки про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносить власник або уповноважений ним орган після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення – у день звільнення і повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження).

Записи в трудовій книжці при звільненні або переведенні на іншу роботу мають бути здійснені згідно з формулюваннями, передбаченими чинним законодавством, та з посиланням на відповідну статтю, пункт закону.

Записи про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення завіряються печаткою.

З кожним записом, що заноситься до трудової книжки на підставі наказу (розпорядження) про призначення на роботу, переведення і звільнення, власник або уповноважений ним орган зобов’язаний ознайомити працівника під розписку в особовій картці, в якій має повторюватись відповідний запис з трудової книжки (вкладиша).

Усі записи виконуються акуратно, ручкою з пером або кульковою ручкою, чорнилом чорного, синього або фіолетового кольорів.

Дати пишуть арабськими цифрами (число і місяць – двозначними). Наприклад, якщо працівника прийнято на роботу 5 січня 2013 року, у графі 2 трудової книжки записується «05.01.2013».

Внесення відомостей про працівника. Відомості про працівника записують на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Прізвище, ім’я та по батькові (повністю, без скорочення) і дата народження вказуються на підставі паспорта або свідоцтва про народження.

Після зазначення дати заповнення трудової книжки працівник своїм підписом завіряє правильність внесених відомостей. Першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки підписує особа, відповідальна за видачу трудових книжок, і після цього ставить печатку організації (або печатку відділу кадрів), де вперше заповнюється трудова книжка.

Зміна записів у трудових книжках про прізвище, ім’я, по батькові і дату народження виконує власник або уповноважений ним орган за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, ім’я, по батькові тощо) з посиланням на номер і дату цих документів.

Зазначені зміни записуються на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Однією рискою закреслюють, наприклад, колишнє прізвище або ім’я, по батькові, дату народження і записують нові дані з посиланням на відповідні документи на внутрішньому боці обкладинки, після чого новий запис завіряють підписом керівника організації або спеціально уповноваженої ним особи і печаткою організації або відділу кадрів.

Внесення відомостей про роботу. У графі 3 розділу «Відомості про роботу» як заголовок пишуть повну назву організації. Під цим заголовком у графі 1 ставлять порядковий номер запису, що вноситься, у графі 2 зазначають дату прийняття на роботу. У графі 3 пишуть: «Прийнято (або призначено) до ….. відділу (цеху, підрозділу)» із зазначенням його конкретної назви, а також роботи, професії або посади і набутого розряду.

Записи про назву роботи, професії або посади, на яку прийнято працівника, виконують відповідно до назв професій і посад, зазначених у Єдиній державній класифікації професій всіх категорій працівників на основі міжнародних стандартів.

Якщо працівнику в період роботи присвоюється новий розряд, про це у трудовій книжці в установленому порядку робиться відповідний запис.

Робота за сумісництвом, оформлена в установленому порядку, у трудовій книжці виділяється окремим рядком. Запис відомостей про роботу за сумісництвом здійснюється за бажанням працівника.

Переведення працівника на іншу постійну роботу в тій самій організації (підприємстві) оформляють в такому ж порядку, як і прийняття на роботу.

Якщо за час роботи працівника назва підприємства змінюється, про це окремим рядком у графі 3 трудової книжки робиться запис: «Підприємство (назва) з (дата) перейменовано на (назва)», а у графі 4 проставляється підстава перейменування – наказ (розпорядження), його дата і номер.

Внесення відомостей про нагородження і заохочення. До трудових книжок працівників у розділ «Відомості про нагородження» заносяться відомості про нагородження державними нагородами України та відзнаками України; у розділ «Відомості про заохочення» заносяться відомості про заохочення за успіхи в праці. До трудових книжок не заносяться записи про премії, передбачені системою заробітної плати або виплата яких має регулярний характер.

Порядок внесення відомостей про нагороди і заохочення такий: у графі 3 відповідного розділу трудової книжки пишеться у вигляді заголовка назва підприємства, нижче у графі 1 зазначається порядковий номер запису (нумерація зростає протягом усього періоду трудової діяльності працівника); у графі 2 ставиться дата нагородження або заохочення; у графі 3 записується, хто нагородив або заохотив працівника, за які досягнення і якою нагородою або заохоченням; у графі 4 зазначається, на підставі чого внесено запис (із посиланням на дату, номер і назву документа).

Заповнення трудової книжки при звільненні. Запис у трудовій книжці про звільнення працівника проводиться з дотриманням таких правил: у графі 1 ставиться порядковий номер запису; у графі 2 – дата звільнення; у графі 3 – причина звільнення; у графі 4 зазначається, на підставі чого внесено запис – наказ (розпорядження), його дата і номер.

Записи про причини звільнення у трудовій книжці мають здійснюватися у повній відповідності з формулюванням чинного законодавства з посиланням на відповідну статтю, пункт закону. Наприклад: «Звільнено у зв’язку з прогулом без поважних причин, п. 4 ст. 40 КЗпП України».

При розірванні трудового контракту з ініціативи працівника з причин, із якими законодавство пов’язує надання певних пільг та переваг, запис про звільнення вноситься до трудової книжки із зазначенням цих причин. Наприклад: «Звільнено за власним бажанням із зарахуванням до вищого навчального закладу, ст. 38 КЗпП України».

Днем звільнення вважається останній день роботи. Наприклад, трудовий договір з працівником підприємства припиняється у зв’язку із скороченням штату 10 жовтня 2013 р., який є останнім днем роботи працівника на цьому підприємстві. У трудовій книжці працівника потрібно зробити такий запис: у графі 1 розділу «Відомості про роботу» ставиться порядковий номер запису, у графі 2 – дата звільнення (10.10.2013 р.), у графі 3 записується: «Звільнено за скороченням штатів, п. 1 ст. 40 КЗпП України», у графі 4 зазначаються дата і номер наказу (розпорядження) про звільнення.

У разі переведення з одного підприємства на інше за погодженням між їх керівниками у графі 3 записується посилання на погодження: «Звільнено у зв’язку з переведенням на роботу на (назва підприємства), п. 5 ст. 36 КЗпП України».

У разі переходу на виборну посаду у графі 3 робиться запис «Звільнено у зв’язку з обранням на виборну посаду в (назва організації), п.5. ст. 36 КЗпП України».

У разі призначення пенсії за віком, пенсії за вислугу років у трудовій книжці органами соціального забезпечення ставиться штамп «Пенсію призначено». Штамп ставиться у розділі «Відомості про призначення пенсії».

Виправлення записів у трудовій книжці. У разі виявлення неправильного або неточного запису відомостей про роботу, переведення, а також про нагородження та заохочення тощо виправлення виконує власник або уповноважений ним орган, який зробив відповідний запис.

За потреби власник або уповноважений ним орган видає працівникам на їхні прохання завірені витяги з трудових книжок щодо відомостей про роботу.

У розділі «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» трудової книжки (вкладиша) закреслення раніше внесених неточних або неправильних записів не допускається.

За потреби, наприклад, зміни запису відомостей про роботу після зазначення відповідного порядкового номеру, дати внесення запису в графі 3 пишуть: «Запис за №... недійсний. Прийнято за ... посадою», а у графі 4 повторюють дату і номер наказу (розпорядження) власника або уповноваженого ним органу, запис з якого неправильно внесено до трудової книжки.

У такому самому порядку визнається недійсним запис про звільнення і переведення на іншу постійну роботу в разі незаконного звільнення або переведення.

За наявності в трудовій книжці запису про звільнення або переведення на іншу роботу, надалі визнаних недійсними, на прохання працівника видається дублікат трудової книжки без внесення до неї запису, визнаного недійсним.

2. Із питанням ведення трудових книжок працівників тісно пов’язані поняття вкладиша до трудової книжки та дубліката трудової книжки.

Вкладиш до трудової книжки. У тому разі, коли у трудовій книжці заповнені всі сторінки відповідних розділів, її доповнюють вкладишем. Вкладиш вшивається у трудову книжку, заповнюється і ведеться власником або уповноваженим ним органом за місцем роботи працівника у такому самому порядку, що й трудова книжка. Вкладиш без трудової книжки недійсний.

Про кожний виданий вкладиш на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки зверху ставиться штамп розміром 10 х 25 мм з написом «Видано вкладиш» і тут же зазначаються серія і номер вкладиша. При кожній наступній його видачі має ставитися новий штамп із зазначенням серії і номера вкладиша.

Дублікат трудової книжки. Особа, яка загубила трудову книжку (вкладиш до неї), зобов’язана негайно заявити про це власнику або уповноваженому ним органу за місцем останньої роботи. Не пізніше 15 днів після заяви, а в разі ускладнення – в інші строки, власник або уповноважений ним орган видає працівнику нову трудову книжку або вкладиш до неї з написом «Дублікат» у правому верхньому куті першої сторінки.

Дублікат трудової книжки або вкладиш до неї заповнюється за загальними правилами. У розділах «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» при заповненні дубліката вносяться записи про роботу, а також про нагородження і заохочення за місцем останньої роботи на підставі раніше виданих наказів (розпоряджень).

Якщо працівник до влаштування на це підприємство вже працював, то при заповненні дубліката трудової книжки в розділ «Відомості про роботу» у графу 3 спочатку вноситься запис про загальний стаж його роботи до влаштування на це підприємство, який підтверджується документами.

Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто зазначається загальна кількість років, місяців і днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, в який час і на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.

Після цього загальний стаж, підтверджений належно оформленими документами, записується за окремими періодами роботи в такому порядку: у графі 2 зазначається дата прийняття на роботу; у графі 3 пишеться назва підприємства, де працював працівник, а також цех (відділ) і посада (робота), на яку було прийнято працівника. Запис у дублікаті трудової книжки відомостей про роботу за сумісництвом та за суміщенням професій проводиться за бажанням працівника.

Якщо з поданих документів видно, що працівника переводили на іншу постійну роботу в тій самій організації, то про це робиться відповідний запис. Після цього у графі 2 записують дату звільнення, а в графі 3 – причину звільнення, якщо у поданому працівником документі є такі дані.

У тому разі, коли документи не містять усіх зазначених вище відомостей про роботу в минулому, в дублікаті трудової книжки записують тільки ті дані, що є в документах.

У графі 4 зазначають назву, дату і номер документа, на підставі якого здійснено відповідні записи в дублікаті. Документи, що підтверджують стаж роботи, повертаються власнику. Власник або уповноважений ним орган зобов’язаний сприяти працівникові в одержанні документів, які підтверджують стаж його роботи, що передував влаштуванню на це підприємство.

При цьому на першій сторінці трудової книжки, що стала непридатною, робиться напис: «Видано дублікат», а книжка повертається її власнику. При влаштуванні на нове місце роботи працівник зобов’язаний пред’явити дублікат трудової книжки.

Розрахунки за трудові книжки та їх зберігання. За виписування трудової книжки з працівника стягується сума її вартості. У разі видачі дубліката трудової книжки, втраченої з вини працівника, стягується плата у розмірі 10 відсотків мінімальної заробітної плати.

У разі неправильного первинного заповнення трудової книжки або вкладиша до неї, а також псування бланків внаслідок недбалого зберігання вартість зіпсованих бланків сплачує організація.

Якщо трудову книжку працівника загублено організацією внаслідок стихійного лиха або з інших причин, працівникові видається дублікат трудової книжки без стягнення її вартості.

Трудові книжки та дублікати, не одержані працівниками при звільнені, зберігаються протягом двох років у відділі кадрів, окремо від трудових книжок осіб, які працюють. Після того, як цей строк минув, незатребувані трудові книжки (дублікати) зберігаються в архіві організації протягом 50 років, а після закінчення зазначеного строку їх можна знищити в установленому порядку.

Власник або уповноважений ним орган зобов’язаний постійно мати запас бланків трудових книжок і вкладишів до них.

Облік трудових книжок.В організації ведеться така документація з обліку бланків трудових книжок і заповнених трудових книжок:

- книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них;

- книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.

До книги обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них вносяться всі операції, пов’язані з одержанням і витрачанням бланків трудових книжок і вкладишів до них із зазначенням серії та номера кожного бланку. Книгу веде бухгалтерія.

Книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них веде відділ кадрів або інший підрозділ (співробітник), який оформляє прийняття і звільнення працівників. У цій книзі реєструються всі трудові книжки, прийняті від працівників при влаштуванні на роботу, а також трудові книжки і вкладиші до них, видані працівникам знову із записом серії і номера. У разі одержання трудової книжки у зв’язку із звільненням працівник розписується в особовій картці і книзі обліку.

Книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них та книга обліку руху трудових книжок мають бути пронумеровані, прошнуровані та скріплені підписом керівника і печаткою.

Бланки трудових книжок і вкладишів до них зберігаються в бухгалтерії як документи суворої звітності і видаються за заявкою в підзвіт особі, відповідальній за ведення трудових книжок.

Після закінчення кожного місяця, особа, яка відповідає за ведення трудових книжок, подає бухгалтерії звіт про наявність бланків трудових книжок і вкладишів до них та про суми, одержані за заповнення трудової книжки і вкладишів до них.

На зіпсовані під час заповнення бланки трудових книжок і вкладишів до них складається акт за відповідною формою.

Видача трудової книжки у разі звільнення. У разі звільнення працівника всі записи про роботу і нагороди, внесені до трудової книжки за час роботи в цій організації, засвідчують підписом її керівника або спеціально уповноваженої ним особи та печаткою організації або відділу кадрів.

У трудовій книжці осіб працездатного віку потрібно зазначити час, тривалість та місце підвищення кваліфікації, за останні два роки перед звільненням.

Власник або уповноважений ним орган зобов’язаний видати працівнику його трудову книжку в день звільнення з внесенням до неї запису про звільнення. При затримці видачі трудової книжки з вини власника або уповноваженого ним органу працівникові сплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу.

Днем звільнення в такому разі вважається день видачі трудової книжки. Про новий день звільнення видається наказ, а також вноситься запис до трудової книжки працівника. Раніше внесений запис про день звільнення визнається недійсним у встановленому порядку.

Якщо працівник відсутній на роботі у день звільнення, то власник або уповноважений ним орган у цей день насилає йому поштове повідомлення із вказівкою про потребу отримання трудової книжки.

Пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену адресу допускається тільки за письмовою згодою працівника.

У разі смерті працівника трудова книжка видається на руки його найближчим родичам під розписку або надсилається поштою на їхню вимогу. У трудовій книжці померлого працівника у розділі «Відомості про роботу» після дати запису в графі 3 записується: «Роботу припинено у зв’язку зі смертю», далі заповнюється графа 4 – зазначаються дата і номер наказу (розпорядження). Цей запис засвідчується в установленому порядку.

Витяг із трудової книжки.Якщо працівник, наприклад, попередньо вирішує питання про перехід на інше місце роботи чи оформляється на роботу за су­місництвом, то йому видають (у разі потреби) завірений витяг із його трудової книжки, який оформляють на трафаретному бланку формату А4 машинописним способом або від руки.

У витягу з трудової книжки обов’язковим є реквізит 27 (позначка про завірення копії); при цьому слово «Копія» в правому верхньому куті аркуша не зазначають.

Відповідно до ст. 224 Кодексу Законів про працю України комісія з трудових спорів є обов’язковим первинним органом для розгляду трудових спорів, пов’язаних із веденням трудових книжок. Роз’яснення питань, пов’язаних із веденням трудових книжок надає Міністерство праці і соціальної політики України.

Читайте також:

1. II. Вимоги безпеки перед початком роботи
2. II. Вимоги безпеки праці перед початком роботи
3. III. Вимоги безпеки під час виконання роботи
4. III. Вимоги безпеки під час виконання роботи
5. Internet. - це мережа з комутацією пакетів, і її можна порівняти з організацією роботи звичайної пошти.
6. IV. Вимоги безпеки під час роботи на навчально-дослідній ділянці
7. The peace – порядок
8. VII. Прибирання робочих місць учнями (по завершенню роботи) і приміщення майстерні черговими.
9. А.1. Порядок Magnoliales - магнолієцвіті
10. Адаптація працівників.
11. АДАПТОВАНА ДО РИНКУ СИСТЕМА ФОРМУВАННЯ (НАБОРУ) ОКРЕМИХ КАТЕГОРІЙ ПЕРСОНАЛУ. ВІДБІР ТА НАЙМАННЯ НА РОБОТУ ПРАЦІВНИКІВ ФІРМИ
12. Адміністративні правопорушення в галузі охорони здоров'я. Адміністративна відповідальність медичних працівників.

Переглядів: 7600