• Гідрологія і Гідрометрія
• Господарське право
• Економіка будівництва
• Економіка природокористування
• Економічна теорія
• Земельне право
• Історія України
• Кримінально виконавче право
• Медична радіологія
• Методи аналізу
• Міжнародне приватне право
• Міжнародний маркетинг
• Основи екології
• Предмет Політологія
• Соціальне страхування
• Технічні засоби організації дорожнього руху
• Товарознавство продовольчих товарів

За юридичною силою

За технікою відтворення

За терміном зберігання

За складністю

За ступенем гласності

За стадіями створення

За терміном виконанням

За формою

За напрямом: вхідні та вихідні

- стандартні –які мають однакову форму й заповнюються в певній послідовності й за обов’язковими правилами (паспорт, атестат, диплом);

- нестандартні – лише певну частину даних готують заздалегідь (довідка, положення, інструкція);

- індивідуальні – укладають за загальними принципами й формою, але автор-укладач довільно добирає та компонує мовні засоби залежно від конкретної ситуації (автобіографія, звіт, протокол, оголошення, запрошення).

- безстрокові (звичайні, нетермінові), термінові, дуже термінові

- оригінал –це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи, і в разі потреби його засвідчено штампом і печаткою;

- копія – це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов’язково робиться помітка вгорі праворуч «Копія». Види копій:

- відпуск – повна копія відправленого з установи документа, яка залишається у відправника;

- витяг– копія не всього документа, а лише його частини;

- дублікат – другий примірник документа, який видають у разі втрати оригіналу, має юридичну силу оригіналу.

- несекретні (звичайні, для службового використання) і таємні

- прості – містять інформацію з одного питання;

- складні– містять інформацію щодо двох і більше питань.

- тимчасового зберігання –до 10 років;

- тривалого зберігання – понад 10 років;

- постійного зберігання.

- рукописні та відтворені механічним способом

За носієм інформації –на папері, диску, фотоплівці, дискеті, флешці…

- справжні та підробні

2.Документ становить сукупність окремих елементів –реквізитів.Розрізняють постійні та змінні реквізити.

Постійні реквізити друкують під час виготовлення бланка.

Змінні– фіксують на бланку в процесі заповнення.

Сукупність реквізитів, розташованих у встановленій послідовності на бланку, називається формуляром.

Бланк документа – це уніфікована форма документа з надрукованою постійною інформацією і місцем, відведеним для змінної інформації.

Державний стандарт України визначає такий склад реквізитів документів:

01. - зображення Державного герба України, герба Автономної

Республіки Крим.

02. - зображення емблеми організації або товарного знака (знака

обслуговування).

03. - зображення державних нагород.

04. - код організації.

05. - код форми документа.

06. - назва організації вищого рівня.

07. - назва організації.

08. - назва структурного підрозділу організації.

09. - довідкові дані про організацію. 1(1. назва виду документа.

11. - дата документа.

12. - реєстраційний індекс документа.

13. - посилання на реєстраційний індекс та дату вхідного документа,

на якого дають відповідь.

14. - місце складання або видання документа.

15. - гриф обмеження доступу до документа.

16. - адресат.

17. - гриф затвердження документа.

18. - резолюція.

19. - заголовок до тексту документа.

20. - відмітка про контроль.

21. - текст документа.

22. - відмітка про наявність додатка.

23. - підпис.

24. - гриф погодження документа.

25. - візи документа.

26. - відбиток печатки.

27. - відмітка про засвідчення копій.

28. - прізвище виконавця і номер його телефону.

29. - відмітка про виконання документа і направлення його до справи.

30. - відмітка про наявність документа в електронній формі.

31. - відмітка про надходження документа до організації від адресата.

32. - запис про державну реєстрацію.

Організаційно-розпорядчі документи оформлюють на папері формату A4 (210 х 297 мм) та А5 (210 х 148 мм) (згідно з ГОСТ 9327). Можна використовувати папір формату A3 (297 х 420 мм) - для оформлювання документів у вигляді таблиць та А6 (105 х 148 мм)-для резолюцій.

Документи повинні мати такі береги:

30-лівий; 10- правий; 20 - верхній та нижній.

Текст документів, оформлених на папері формату A4, треба друкувати через 1,5 міжрядкового інтервалу, а формату А5 - через 1-1,5 міжрядкового інтервалу.

Назву виду документа друкують великими літерами.

Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім тексту) - 73 мм (28 друкованих знаків).

Оформлюючи документи, треба дотримуватися таких відступів від межі лівого берега документа:

- 12,5 мм - для початку абзаців у тексті; 92 мм - для реквізиту "Адресат" (16);

- 104 мм - для реквізитів "Гриф затвердження" (17), "Гриф обмеження доступу до документа" (15);

- 125 мм - для розшифрування підпису в реквізиті "Підпис" (23);

- не відступають від межі лівого берега, оформлюючи реквізити "Дата документа" (11), "Заголовок до тексту документа" (19), "Текст" (21) (без абзаців); "Відмітка про наявність додатків" (22); "Прізвище виконавця і його номер телефону" (28), "Відмітка про виконання документа і направлення його до справи" (29); назва посади у реквізиті "Підпис" (23) та "Гриф погодження" (24); засвідчувального напису "Згідно з оригіналом" (27); а також слів СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ, НАКАЗУЮ, ПРОПОНУЮ.

Під час складання текстів документів слід дотримуватися таких правил:

- Текст викладати від третьої особи: Комісія ухвачила...; Інститут просить...; Ректорат клопочеться...

- Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.

- Не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.

- Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, з огляду на, на підставі, згідно з, з метою, необхідний для, в порядку, залежно від. Повторювані в текстах мовні штампи треба видозмінювати, наприклад: відповідно до угоди - згідно з угодою - на виконання угоди, щодо органів виконавської влади -стосовно представників бізнесу.

- Використовувати синтаксичні конструкції типу: Доводимо до Вашого відома, що...; Нагадуємо Вам, що...; Підтверджуємо з вдячністю...; У порядку надання матеріальної допомоги...; У порядку обміну досвідом...; На підставі вказівки ...; Відповідно до попередньої домовленості...; Відповідно до Вашого прохання...

- Дієприслівникові звороти вживати на початку речення: Враховуючи...; Беручи до уваги...; Розглянувши. ..; Вважаючи...; Користуючись нагодою...

- Використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів.

- Послуговуватися в текстах питомою українською лексикою, уникаючи слів іншомовного походження (синоніми-дублети): бігборд -стенд, екзитпол - опитування на виході, пресинг-тиск, провайдер-постачальник, тренінг-вишкіл, фан- уболівальник тощо.

- Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові, означення стоїть перед означуваними словами, додатки - після опорного слова, вставні слова - на початку речення).

- Називаючи виконавця дії, потрібно вживати двоскладне речення: Верховна Рада ухвалила законопроект; Ви не висловили пропозицій. Форми на -но, - то виражають результативну дію без зазначення її виконавця. Отже, помилковим є вживання у контекстах на -но,-то іменників чи займенників в орудному відмінку, що вказують на виконавця дії.

- Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію; відкликати працівників, підготувати обґрунтування, координувати роботу. Інфінітив у текстах ділових паперів уживають із суфіксом -ти, а не -ть.

- У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: Наказую...; Пропоную...

- Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у діловодстві за загальними правилами: р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук.

- Віддавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомоги слів: шановний; високошановний; вельмишановний; високоповажний...

- Нову інформацію в тексті розпочинати з абзацу.

Читайте також:

1. Види правопорушень у сфері обігу з відходами і юридичною відповідальністю за їхнє здійснення.
2. Етичні аспекти відносин адвоката з клієнтом - юридичною особою
3. Навантаження, поперечною силою і згинальним моментом
4. Навантаження, поперечною силою і згинальним моментом
5. Особливості магнітних кіл зі змінною магніторушійною силою
6. Постійний розвиток і вдосконалення виробництва – необхідна умова його існування, і саме проектування чи проектна технологія виступає рушійною силою його розвитку і вдосконалення.
7. При цьому особовий склад пожежних підрозділів є головною та вирішальною силою у виконанні бойових задач по рятуванню людей у випадку загрози їх життю та гасінню пожеж.
8. Розрахунок магнітних кіл з постійною магніторушійною силою
9. Які напруження виникають при одночасному навантаженні бруса осьовою силою та згинаючим моментом?

Переглядів: 698