Електронний документ

У діяльності підприємств (організацій, установ, фірм) виникає необхідність введення інформації з паперового документа до інформаційної системи, далі - опрацювання відомостей в СУЕД (системі управління електронними документами) і прикладних інформаційних системах. Із збільшенням кількості документів зростає потреба застосування опрацювання великих обсягів інформації.

Електронний документ – це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа. Електронний документ створюють у формі, вигляд якої подібний до звичайного паперового документа, його опрацювання здійснюється за допомогою послідовного застосування взаємозалежних технологій у межах систем управління електронними документами. Склад та порядок розміщення обов'язкових реквізитів електронних документів визначає законодавство.

Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Візуальною формою подання електронного документа є відображення відомостей, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною.

Електронний підпис є обов'язковим реквізитом електронного документа, який використовують для ідентифікації автора /або підписувача електронного документа іншими суб'єктами електронного документообігу. Накладання електронного підпису завершує створення електронного документа. Відносини, пов'язані з використанням електронних цифрових підписів врегульовано Законом України "Про електронний цифровий підпис".

Оригіналом електронного документа єелектронний примірник документа з обов'язковими реквізитами. У разі надсилання електронного документа кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях кожний з електронних примірників вважають оригіналом електронного документа.

Якщо автор створює ідентичні за документною інформацією та реквізитами електронний документ та документ на папері, то кожен з документів є оригіналом і маєоднакову юридичну силу.

Оригінал електронного документа повинен давати змогу довести його цілісність та справжність у порядку визначеному законодавством. У визначених законодавством випадках він може бути пред'явлений у візуальній формі, в тому числі у паперовій копії. Електронну і паперову копію електронного документа засвідчують у порядку, встановленому законом.

Як вже було сказано, електронний документ в управлінській діяльності у багатьох випадках має однакову юридичну силу з документами на паперовій основі. Юридична сила електронного документа чи допустимість електронного документа як доказу не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму.

Електронний документ не може бути застосовано як оригінал: до документа, який відповідно до законодавствабути створений лише в одному оригінальному примірнику, крім випадків існування централізованого сховища оригіналів електронних документів; свідоцтва про право на спадщину; в інших випадках, передбачених законом.

Нотаріальне засвідчення цивільно-правової угоди, укладеної шляхом створення електронної документа, здійснюють відповідно до законодавства.

Цілісність електронного документа встановлюють шляхом перевірки електронного цифрового підпису. Термін зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від терміну, встановленого законодавствомдля відповідних документів на папері.

У разі неможливості зберігання електронних документів на електронних носіях інформації протягом вищезгаданого терміну, документи дублюються на кількох електронних носіях інформації та здійснюється їх періодичне копіювання. Якщо неможливо виконати зазначені вимоги, електронні документи зберігають у вигляді копії документа на папері.

Для збереження електронних документів обов'язкове додержання таких вимог:

- інформація, яку містять електронні документи, повинна бути доступною для її подальшого використання;

- має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;

- повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.

Суб'єкти електронного документообігу можуть забезпечувати додержання вимог щодо збереження електронних документів шляхом використання послуг архівної установи. Створення архівів електронних документів, подання електронних документів до архівних установ України та їх зберігання в цих установах здійснюють у порядку, визначеному законодавством.

1) Основні вимоги до системи електронного документообігу.

Електронний документообіг (обіг електронних документів) - це сукупність процесів створення, обробки, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконують із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів. Електронний документообіг здійснюють відповідно до законодавства України або на підставі договорів, що визначають взаємовідносини суб'єктів електронного документообігу.

Основними вимогами до систем електронного документообігу є масштабність, розподіленість, модульність, відкритість.

Масштабність системи електронного документобігу визначають як здатність підтримувати будь-яку кількість користувачів і мати можливість нарощувати потужність за рахунок потужності апаратного забезпечення, на якому вона встановлена. Реалізація цієї вимоги може бути забезпечена за допомогою використання індустріальних систем управління базами даних таких компаній, як Sybase, Місrosoft, Оrасlе, Іnformіх, які існують практично на всіх можливих програмно-апаратних платформах, забезпечуючи таким чином максимально широкий спектр продуктивності.

Розподіленість системи електронного документобігу. Основні проблеми в роботі здокументами виникають у територіально-розподілених організаціях, тому структура системи документообігу повинна підтримувати взаємодію розподілених об'єктів (або автоматизованих робочих місць). Іншими словами - забезпечувати взаємодію з віддаленими користувачами, яких можна об'єднати найрізноманітнішими за швидкістю та якістю каналами зв'язку.

Модульність системи електронного документобігу - це здатність системи складатися з окремих модулів, інтегрованих між собою, тобто не завжди потрібне впровадження всіх компонентів системи документообігу, адже коло завдань, які треба розв'язати, може бути меншим за весь спектр завдань документообігу.

Відкритість системи електронного документобігу забезпечує наявність відкритих інтерфейсів для можливого доопрацювання та інтеграції. Така система не повинна існувати у відриві від інших прикладних завдань. Наприклад, часто потрібно її інтегрувати з прикладною бухгалтерською програмою.

Таким чином, ефективна система електронного діловодства повинна:

1) базуватися на концепції співробітництва та обміну повідомленнями;

2) застосовувати технології "клієнт-сервер", електронної пошти, сканування і розпізнавання документів, масового та оперативного ведення документів, пошуку і витягу документів;

3) вміти працювати з різноманітними СУБД (системі управління електронними документами);

4) бути легкою в експлуатації й адмініструванні.

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
З історії розвитку систем електронного документообігу. Особливості впровадження електронного діловодства в Україні.	\|

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.013 сек.