• Гідрологія і Гідрометрія
• Господарське право
• Економіка будівництва
• Економіка природокористування
• Економічна теорія
• Земельне право
• Історія України
• Кримінально виконавче право
• Медична радіологія
• Методи аналізу
• Міжнародне приватне право
• Міжнародний маркетинг
• Основи екології
• Предмет Політологія
• Соціальне страхування
• Технічні засоби організації дорожнього руху
• Товарознавство продовольчих товарів

Особова справа державного службовця

Особова справа формується на кожного державного служ­бовця. Формування особової справи розпочинається з почат­ком розгляду питання про призначення на посаду державного службовця. Перед формуванням особової справи потрібно пе­ревірити наявність на даного працівника справи в поточному архіві. Якщо вона є, необхідно звірити з описом наявність документів і долучити їх до документів, які подаються. Оста­точно особова справа працівника оформляється після призна­чення (обрання) його на посаду.

Чинне законодавство про державну службу не передбачає вичерпного переліку документів, які необхідно представити претенденту для заміщення посади державної служби. Однак, виходячи з аналізу нормативно-правових документів можна стверджувати, що претенденти повинні пред­ставити:

1) особову картку (форма П-2ДС) з відповідними додатками та фотокарткою розміром 4x6 сантиметрів.

2) автобіографію, яка пишеться працівником особисто у довільній формі, наприкінці проставляються підпис і дата. В ній, крім прізвища, імені та по батькові, дати і місця народження, висвітлюються питання, пов'язані з трудовою і громад­ською діяльністю, пояснюються причини переходу з однієї ро­боти на іншу, зміни місця проживання, тимчасового не працевлаштування, про навчання та інше. За необхідності можуть надаватися пояснення з приводу важливих моментів особисто­го життя і життя своїх близьких родичів (батька, матері, бра­тів, сестер) та родичів дружини (чоловіка);

3) копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання, підвищення кваліфікації. Слід мати на увазі що копії указаних документів засвідчуються нотаріально або керівником кадрової служби;

3) відомості про доходи, зобов'язання фінансового харак­теру та майновий стан державного службовця або особи, яка претендує на зайняття посади державного службовця (далі — претендент) і членів його сім'ї. Вказані відомості подаються щорічно до 15 квітня за встановленою формою;

4) попередження про встановлені законодавством України обмеження, пов'язані з прийняттям на державну службу та з її проходженням, підписане претендентом;

5) довідку про наявність встановленої форми допуску до державної таємниці (для відповідних посад);

6) біографічну довідку, подання про призначення на посаду, картку погодження (у разі потреби). Біографічна довідка скла­дається за встановленою формою на основі особової справи та трудової книжки працівника. Відпо­віді на питання у довідці мають бути стислими, але вичерпни­ми. Скорочення слів, пропуски, виправлення не допускаються. Прізвище, ім'я, по батькові, місце і дата народження вказують­ся у відповідності до даних паспорта. Довідка скріплюється підписом керівника кадрової служби та печаткою. Подання щодо призначення претендентів на посади, призначення на які відповідно до законодавства здійснюються за погодженням з центральним та іншим органом виконавчої влади, готуються у довільній формі. У поданні вказується прізвище, ім'я, по бать­кові, дата народження претендента, займана на час подання посада, на яку посаду рекомендується (для заступників керів­ників — її функціональний напрям), рівень фахової та профе­сійної підготовки, спроможність забезпечити доручену ділянку роботи, ділові та інші якості претендента, відомості про пере­бування під слідством або наявність судимості;

7) погодження, передбачені законодавством для призначення на посади керівників відповідних органів. У залежності від посади, на яку претендує особа, за рішенням керівника відповідного органу визначається перелік посадо­вих осіб, які проводять співбесіди при призначенні на посади. Кадрова служба організовує проведення співбесід претендентів на посади з відповідними особами. Свої висновки про наслідки співбесід посадові особи записують до картки погодження;

8) довідку про перебування у кадровому резерві (для осіб, зарахованих до кадрового резерву);

9) направлення на роботу (для магістрів державного управ­ління і випускників вищих навчальних закладів);

10) заяву про участь у конкурсі, протокол (витяг з протоколу) конкурсної комісії (для осіб, які призначаються на конкурсній основі);

11) заяву для проходження стажування на відповідній посаді, індивідуальний план стажування та доповідна записка про стажування з висновками керівника структурного підрозділу (для осіб, які проходили стажування);

12) заяву щодо призначення на відповідну посаду. Паспорт пред'являється особисто (для підтвердження факту громадянства України).

13) медичну довідку про стан здоров'я (у разі потреби);

Документ про призначення (наказ, постанова, розпоряджен­ня) на посаду або звільнення з посади повинен містити най­менування органу, який його видав, назву документу і дату. При призначенні на посаду або звільненні з посади керівних працівників, які призначаються (звільняються) згідно з чинним законодавством органом вищого рівня або за іншою процеду­рою, видається наказ (розпорядження) керівника відповідного органу про вступ працівника до виконання обов'язків (повно­важень) або їх припинення.

У разі призначення працівника на посаду за погодженням з органом вищого рівня або за погодженням з головами місцевих державних адміністрацій, до особової справи додається висновок органу, з яким погоджувалося призначення.

У наказі (розпорядженні) про призначення або звільнення працівника вказується повна дата (число місяць, рік) фактич­ного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу, надбавок та доплат, а також підстави призначення (звільнення).

При розгляді питання про призначення на посаду (просуван­ня по службі) для осіб, які зараховані до кадрового резерву, до особової справи працівника додається довідка про перебування у кадровому резерві. У довідці вказуються дата і номер документа, яким працівник зарахований до кадрового резерву, відомості про роботу за особистими річними планами, перелік завдань, виконаний працівником за час перебування у резерві, висновки керівника структурного підрозділу.

До особової справи особи, яка успішно пройшла стажування і призначена на посаду, додається наказ керівника відповідного органу про допущення працівника до стажування, доповідна записка стажиста про стажування та висновок керівника струк­турного підрозділу щодо можливості використання стажиста на зазначеній посаді.

До особової справи особи, яка пройшла конкурсний відбір і призначена на посаду, додається рішення конкурсної комісії. Відомості про призначення, переведення на іншу посаду та про звільнення працівника вносяться у трудову книжку відповідно до наказу (розпорядження). До особової справи особи, якій продовжено в установленому порядку термін перебування на державній службі, додається наказ (розпорядження) керівника відповідного органу та необхідні погодження щодо продовження терміну перебування працівника на дер­жавній службі. В наказі (розпорядженні) вказується посада працівника, термін продовження перебування на державній службі, доручення відповідному керівникові структурного під­розділу щодо підготовки кадрового резерву на зазначену посаду.

4. Механізм атестації державних службовців

Атестація у вузькому розумінні — це спосіб перевірки і оцін­ки професійних, ділових та особистих якостей службовця, вста­новлення його службово-посадової відповідності вимогам, котрі пред'являються по службі.

У широкому розумінні атестація вирішує наступні основні завдання:

ü забезпечує законність у системі функціонування державної служби;

ü допомагає виявити потенційні можливості державного служ­бовця для підвищення його по службі;

ü стимулює підвищення кваліфікації і професіоналізму держав­них службовців.

Під атестацією державних службовців слід розуміти діяль­ність, у процесі якої атестаційна комісія в межах установленої на­уково обґрунтованої процедури виявляє ступінь відповідності працівника посаді, яку він обіймає. Тобто комісія дає оцінку ділових, особистих і моральних якостей службовця, процесу і підсумків його службової діяльності. Результатами атестації є висновки і рекомен­дації атестаційної комісії щодо роботи працівника, якого атестують, і апарату всього державного органу.

Атестація виконує функції оцінки, контролю, поліпшення ро­боти з персоналом, економічну, організаційного та комунікативного забезпечення, інформування, стимулювання.

Атестування проводиться раз на три роки з метою підвищення ефективності діяльності державних службовців в органах виконавчої влади, під час якого оцінюються робота, ділові та професійні якості працівників при виконанні ними службових обов'язків, визначених професійно-кваліфікаційними характеристиками їхніх посад, від­повідно до Закону України «Про державну службу» та інших актів законодавства України.

Атестації підлягають державні службовці усіх рівнів, у тому числі:

ü державні службовці, які займають посади державних служ­бовців І та II категорій. Державні службовці І та II категорій переважно займають посади керівників та заступників керів­ників державних органів, у тому числі центральних органів виконавчої влади, обласних державних адміністрацій та інших органів, призначення на які здійснюється в особливому по­рядку, встановленому законами України;

ü державні службовці, які внаслідок організаційних змін (утво­рення нового органу на базі ліквідованого, реорганізації орга­ну: злиття, приєднання, поділу, виділення, перетворення) обі­ймають посади менше одного року, за умови, що їхні посадові обов'язки суттєво не змінилися;

ü особи, які займають посади державних службовців на період відпустки по вагітності, пологах, догляду за дитиною і на час проведення атестації відпрацювали на посаді більше року.

Державні службовці, які працюють на посадах менше року, прийняті на державну службу, зайняли вищу посаду, перейшли до іншого державного органу менше ніж рік тому, атестації не підлягають.

Особи, які згідно з чинним законодавством призначаються або обираються на посаду на певний термін, а також вагітні жінки проходять атестацію за власним бажанням.

5. Організація та проведення атестації державних службовців

Організація та проведення атестації включає такі етапи:

1. Підготовка кадровими службами пропозицій щодо складу атестаційних комісій (непарної кількості, від 5 до 11 осіб), термінів та графіків проведен­ня атестації; списків державних службовців, які підлягають атестації; необхідних для атестації документів: атестаційного листа чергової та минулої атестації, бланка щорічної оцінки.

2. Затвердження кількісного та персонального складу атеста­ційних комісій, термінів, місця проведення атестації, графіку її проведення наказом (розпорядженням) керівника держав­ного органу. За цим рішенням керівника державного органу до роботи в комісіях можуть залучатися незалежні експерти (наукові працівники, психологи, фахівці в галузі, представни­ки системи навчання державних органів та інші спеціалісти). Оцінка експертами якостей державного службовця не може бути домінуючою, а враховується як один із аргументів, що характеризує державного службовця.

3. Підготовка керівниками структурних підрозділів апарату державних органів службової характеристики на кожного дер­жавного службовця, який підлягає атестації, що подається до атестаційної комісії не пізніше ніж за тиждень до проведення атестації, і проведення з ним співбесіди. На керівників струк­турних підрозділів характеристики готують заступники керів­ника державного органу.

Службова характеристика містить:

1) загальні відомості: (прізвище, ім'я, по батькові, посада, стаж роботи на посаді);

2) про професійні знання, рівень володіння державною мо­вою, досвід роботи за фахом;

3) аналіз виконання державним службовцем посадових обов'язків, дотримання правил поведінки державного службовця;

4) про ділові якості (професійна компетентність, відпові­дальність, ініціативність, самостійність у роботі, опера­тивність у прийнятті рішень і здатність до контролю за їх реалізацією, вміння акумулювати необхідну інформацію та виділяти найголовніше, працювати з нормативно-пра­вовими актами та іншими документами);

5) про особисті якості (працездатність, комунікабельність, вміння керувати підлеглими, вміння встановлювати вза­ємовідносини з колегами, творчий підхід до справи, прин­циповість, послідовність у роботі, самокритичність);

6) характеристику результатів роботи;

7) про підвищення кваліфікації (види професійного навчан­ня, що проходив державний службовець, або причини, з яких навчання не проводилося, використання отрима­них знань у роботі, здатність до самоосвіти, ставлення до професійного навчання підлеглих тощо);

8) про можливості професійного і службового просування (за яких умов, на яку посаду, коли);

9) зауваження і побажання державному службовцю, який атестується;

10.) висновок про відповідність займаній посаді.

4. Проведення атестації. На засідання комісії запрошуються пра­цівник, який атестується, та його керівник. Якщо працівник не з'явився на засідання комісії без поважних причин, комісія має право провести атестацію за його відсутності. Засідання комісії вважається правомочним, якщо на ньому присутні не менше 3/4 її складу. Рішення комісії приймається стосовно кожного працівника, який атестується, простою більшістю голосів членів комісії. Голосування проводиться на закритому засіданні.

5. Узагальнення та аналіз результатів атестації головою ате-стаційної комісії і кадровою службою державного органу. Остаточне прийняття рішення за наслідками атестації керів­ником державного органу і видача відповідного наказу (роз­порядження), в якому зазначаються всі державні службовці, які проходили атестацію, з відповідними рішеннями щодо них, що можуть мати форму таких висновків:

ü відповідає займаній посаді (це стосується і тих праців­ників, які зараховуються до кадрового резерву, кому дозволяється пройти стажування на відповідній посаді, встановлюються надбавки або змінюється їх розмір

ü присвоюються ранги державного службовця (з до­триманням порядку, встановленого законодавством);

ü відповідає займаній посаді за певних умов;

ü не відповідає займаній посаді.

Якщо державний службовець визнаний за результатами ате­стації таким, що не відповідає займаній посаді, він звільняється з роботи на підставі, передбаченій пунктом 2 статті 40 Кодексу зако­нів про працю України і в порядку, визначеному цим Кодексом.

Атестованими вважаються працівники, визнані комісією та­кими, що відповідають займаній посаді або відповідають займаній посаді за певних умов.

У разі прийняття рішення про відповідність працівника займа­ній посаді комісія може рекомендувати керівникові зарахувати його до кадрового резерву або дозволити пройти стажування на вищій посаді. Зарахування до кадрового резерву та зазначене стажування провадиться за згодою працівника.

У разі прийняття рішення про відповідність займаній посаді за певних умов комісія рекомендує керівникові призначити протя­гом року повторне атестування при згоді працівника виконати дані йому рекомендації.

У разі прийняття рішення про невідповідність працівника займаній посаді комісія рекомендує керівникові перевести цього працівника за його згодою на іншу посаду, що відповідає його про­фесійному рівню, або звільнити із займаної посади. Кожна рекомен­дація повинна мати відповідне обґрунтування.

Рішення керівника, пов'язані з атестацією, у тому числі з пи­тання звільнення державних службовців, визнаних такими, що не відповідають займаній посаді, можуть бути оскаржені державним службовцем у судовому порядку.

Результати атестації вносяться до протоколу засідання комісії та атестаційного листа (додається), які підписуються головою та членами комісії, що брали участь у голосуванні, і повідомляються працівникові, який атестувався, та його керівникові одразу після проведення атестації. Атестаційний лист зберігається в особовій справі працівника.

6. Щорічна оцінка діяльності державних службовців

Аналіз різних систем оцінки діяльності спеціалістів дає мож­ливість вважати, що найбільш загальними критеріями оцінки державного службовця

— ділові й особистісні якості (риси) керівників;

— характеристики їх поведінки в різних ситуаціях;

— якість виконання управлінських функцій;

— характеристики засобів керівництва, які застосовуються;

— показники результатів діяльності державних органів, струк­турних підрозділів, очолювані ними;

— результати організаторської діяльності;

— успішність встановлення і досягнення керівниками мети управління.

У міжнародній управлінській практиці широко застосовується термін «оцінка результатів діяльності». Остання являє собою формальну процедуру оцінки роботи співробітника, що здійс­нюється, загалом, шляхом збору інформації про виконання пос­тавлених завдань.

Введення такої оцінки зумовлює: підвищення «керованості» людськими ресурсами взагалі, і державними службовцями, зокрема; посилення уваги керівника до практичної роботи під­леглого та її індивідуалізації; більш тісну взаємодію керівника з кадровими службами і підвищення їх аналітичного потенціалу.

Одержана оціночна інформація являє собою реальну базу для кадрового планування, а саме: для розрахунку потреби у державних службовцях; для складання програм підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації державних службов­ців; для організації конкурсного заміщення вакантних посад; для формування кадрового резерву і стажування тощо.

Досить важливим є питання про механізм оцінки державних службовців та його зміст. На підставі аналізу наявних в теорії адміністративного права та державної служби думок з приводу цього питання можна виділити наступні елементи такого меха­нізму.

1. Суб'єкт оцінки.Як правило, ними є керівники державних органів, керівники структурних підрозділів, відділи кадрів, члени атестаційної і конкурсної комісій, спеціалісти-експерти.

2. Об'єкт оцінки.Ними виступають державні службовці, діяльність яких оцінюється. Як правило, не підлягає оцінці діяльність державних службовців патронатної служби, вагітних жінок, або службовців (військовослужбовців Збройних Сил України, інших військових формувань, осіб начальницького скла­ду органів внутрішніх справ, органів і установ виконання покарань), відряджених до державних органів, державні службовці, які призначені на посаду у звітному періоді.

3. Науково обґрунтовані критерії оцінки діяльності державного службовця.Вони являють собою кваліфікаційні та інші конкретні вимоги, яким повинні відповідати держав­ний службовець, результати його діяльності.

4. Методи оцінки.Такими є методи експертного аналізу, ситуаційно-комплексної оцінки, складання нормативних карт, контроль, спостереження тощо.

5. Процедура оцінки.Як правило, в основу процедури оцін­ки діяльності державного службовця покладені вибрані крите­рії і показники порівняння оцінки з тими даними, які одержані в результаті атестації.

7. Критерії та етапи щорічної оцінки діяльності державних службовців

До загальних критеріїв та показників щорічної оцінки діяльності державних службовців можна віднести наступні критерії і показники з обов'язковим визначенням рівня якості виконання — низь­кий, задовільний, добрий, високий:

1) виконання обов'язків і завдань:

а) обсяг виконуваної роботи — чи відповідає вимогам, скільки часу витрачає на виконання завдань;

б) якість роботи — придатність результатів роботи до використання;

в) планування роботи — організованість і зібраність, використання допоміжних засобів, вміння цілеспрямовано організуватися.

2) професійна компетентність:

а) професійні знання — володіння всебічними знаннями, уявлення про системність, гнучкість мислення, вміння вирішувати складні завдання теоретичного характеру тощо;

б) професійні вміння і навички — чи забезпечують вони виконання практичних завдань професійного характеру;

в) уміння формулювати свою точку зору — логічність побудови висловлень, влучний вибір відповідної лексики та формулювань, чіткість та логічна послідовність викладення думки у документах тощо;

г) готовність до дії, ініціатива — ініціативність, творче ставлення до вирішення практичних завдань, здатність генерувати обґрунтовані ідеї та пропозиції тощо;

д) оперативність мислення — швидкість сприйняття нових завдань і ситуацій, легкість визначення значущих факторів та сутність справи;

ж) працездатність та витривалість — здатність витримувати тривале навантаження, відповідність активності підвищеним вимогам;

з) відповідальність — рівень почуття обов'язку, виконавчої дисципліни, надійність у вирішенні завдань повсякденної діяльності;

к) самостійність — здібність до обґрунтованого прийняття самостійних рішень, володіння навичками передбачення, здат­ність до продуманих і рішучих дій у критичних ситуаціях, самостійність у вирішенні складних проблем;

л) здатність до лідерства — володіння здібностями позитив­ного впливу на людей, наявність якостей лідерства;

м) здатність до накопичення, поновлення і творчого застосу­вання професійного досвіду — активність, цілеспрямованість, систематичність і результативність підвищення професійних знань, вмінь і навичок; здатність реалізувати і підтримати нове у професійній сфері.

3) етика поведінки:

а) стиль спілкування — володіння рівнем культури поведінки і спілкування з людьми, гнучкість у використанні стилів спілкування і поведінки, коректність поведінки у критичних ситуаціях та її розуміння;

б) співробітництво — здібності до роботи у колективі, вплив на членів колективу для досягнення спільної мети;

в) дисциплінованість — рівень дисциплінованості, дотримування правил внутрішнього трудового розпорядку та етики поведінки.

Для щорічної оцінки діяльності керівних працівників, окрім вищенаведених критеріїв, передбачаються наступні:

а) здатність до переговорів — рівень репрезентування своєї точки зору з одночасним врахуванням належних контраргументів;

б) уміння організувати роботу підлеглих — чіткість визначення мети і пріоритетів, оптимальність організації робочого процесу, ефективність розподілу завдань між підлеглими;

в) професіоналізм у керівництві роботою підрозділу — доступність і докладність роз’яснення завдань, вчасність консультацій;

г) контроль — результативність контролю, його організація;

д) оцінка та заохочення співробітників — рівень ретельності та детальності вивчення досягнень та можливостей працівників, вміння стимулювати їх інтереси та здібності, ефективність спонукання працівників до самостійності мислення та дій.

Об'єктивність щорічної оцінки діяльності державних служ­бовців багато в чому залежить від процедури її здійснення (організації і проведення), яка складається з таких етапів:

1) підготовчий етап,протягом якого: кадровою службою державного органу проводиться ознайомлення державних служ­бовців із порядком проведення щорічної оцінки та критеріями і показниками якості роботи, забезпечення необхідними блан­ками встановленої форми; аналізується виконання державним службовцем завдань, обов'язків та доручень, які визначені у його посадовій інструкції, положенні про структурний підроз­діл, особистому плані і встановлюється дата проведення спів­бесіди;

2) оцінювальний етап,протягом якого здійснюється оцінка діяльності державного службовця. Даний етап включає в себе два чинники: а) самооцінку, яка забезпечує активну і конструк­тивну участь державного службовця у процедурі щорічної оцінки і дає йому можливість висловити свою точку зору з даного питання і самому визначити проблемні питання, а та­кож встановити для себе конкретні напрямки удосконалення професіоналізму і компетентності; б) оцінку безпосереднім керівником, який відзначає своєчасність, якість, результатив­ність виконання завдань, передбачених посадовою інструкцією і особистим планом, вказує на сильні сторони державного служ­бовця та його недоліки, а також шляхи подолання останніх;

3) співбесіда та підписання результатів обговорення.Даний етап проводиться за участю державного службовця і безпосе­реднього керівника, які обговорюють результати оцінки діяль­ності державного службовця за минулий рік (результативність у контексті виконання завдань, обов'язків і доручень, успіхи і причини невдач), та досягають домовленості щодо виконання завдань, шляхів підвищення ефективності діяльності та профе­сіоналізму на наступний рік з урахуванням пріоритетів струк­турного підрозділу і державного органу. Співбесіда закінчуєть­ся підписанням безпосереднім керівником і державним служ­бовцем форм бланку щорічної оцінки встановленого зразка;

4) затвердження результатів керівником вищого рівня.Керівник вищого рівня після ознайомлення із результатами щорічної оцінки затверджує їх. У разі необхідності, він вправі висловити свої зауваження та пропозиції а також провести особисту співбесіду із державним службовцем;

5) заключний етап,який включає в себе: внесення відпо­відних змін до особових справ державних службовців; аналіз і узагальнення результатів щорічної оцінки; визначення потреб в кадрах; формування державного замовлення на підготовку, перепідготовку та підвищення кваліфікації державних службов­ців; планування їхньої кар'єри.

Тема 6. Окремі особливості проходження державної служби

Читайте також:

1. Автоматизована система ведення державного земельного кадастру
2. Апарат державного управління як система органів виконавчої влади.
3. Аргументи на користь і проти державного регулювання аграрної сфери
4. АРХІВНА СПРАВА В ЗАХІДНІЙ УКРАЇНІ, НА БУКОВИНІ ТА ЗАКАРПАТТІ У 1920-1930-Х РР.
5. Архівна справа в Україні в роки другої світової війни
6. Бюджетне повноваження Державного казначейства України.
7. Бюджетні кредити, надані за рахунок загального фонду державного бюджету
8. Взаємодія з органами державного управління
9. Видатки державного бюджету
10. Видатки державного бюджету
11. Видатки державного бюджету
12. Видатки державного бюджету

Переглядів: 3129