Значення документування господарських процесів підприємства

ДОКУМЕНТУВАННЯ ОБЛІКОВОЇ ІНФОРМАЦІЇ

Лекція 5

ТЕМА 5

План викладу і засвоєння матеріалу:

5.1. Значення документування господарських процесів підприємства

5.2 Вимоги до оформлення та зберігання документів

5.3 Систематизація облікової документації

Мета: ознайомитися з вимогами до оформлення документів, їх значенням для бухгалтерського обліку, порядком систематизації та зберіганням документів.

Ключеві слова та терміни: документування, господарські процеси, облікові процеси, обліковий документ.

Література [13 с. 45-52; 15 с. 30-46]

Час: 2 год.

Ефективність організації процесу документування облікової інформації забезпечується впровадженням та використанням єдиного підходу щодо його побудови.

У якості об'єднуючого ґрунтовного підходу, що зумовлю організацію процесу документування облікової інформації та визначає відповідні організаційні принципи в межах будь-якого суб'єкта господарювання пропонується розглядати синергічний підхід, під яким розуміється зростання ефективності процес документування облікової інформації в результаті з'єднання та інтеграції окремих складових процесу документування в єдиній інформаційній системі підприємства. Організацію процесу документування необхідно ґрунтувати на загальних принципах, дотримання яких забезпечить упорядкованість руху облікової інформації, її узгодженість та визначений рівень якості.

Таким чином, первинний документ повинен нести в собі весь спектр необхідної системі управління облікової інформації щодо факту господарського життя, який у ньому фіксується При цьому, реєстрації повинна підлягати вся облікову інформація, у тому числі як та, що має грошовий вимірник так така, що вимірюється у інших одиницях (інформація пре використаний робочий час - одиниця виміру: людино-годин; інформація про кількісний склад працівників підприємства - одиниця виміру: працівники (особи); інформація про час на виробництво продукції, про виробіток працівників - одиниця виміру: нормо години; інформація про обсяги виробничих запасів - одиниця виміру: тони, літри, штуки тощо).

Під час формування інформації в бухгалтерському регістрі, синергічна єдність досягається шляхом виконання правила одноразової суцільної реєстрації наявної в первинному документі облікової інформації.

Впровадження принципів організації процес) документування облікової інформації в аспекті забезпечення якісної ознаки повинно бути спрямовано на формулювання правил її документування в розрізі окремих класифікаційний груп враховуючи якісні вимоги користувачів.

Технологічно бухгалтерський облік як процес розпочинається з виявлення, вимірювання і реєстрації фактів, дій і подій з метою отримання інформації про господарські операції. Суцільне і безперервне спостереження за всіма господарськими операціями на підприємстві здійснюється за допомогою документування.

Документування є важливою ланкою в ланцюгу функціонування бухгалтерського обліку. Це початок і основа бухгалтерського обліку. Без належно оформленого документа не може бути бухгалтерського запису, від нього залежать повнота і достовірність облікової інформації для користувачів.

Документ (лат. dokumentum) буквально означає свідоцтво, доказ. У широкому значенні під документом розуміють матеріальний носій, що його використовують у процесі спілкування, на якому за допомогою різних засобів і способів зафіксовано в доцільній для сприйняття формі інформацію. Документи складають у різних сферах людської діяльності (науці, освіті, медицині, техніці, економіці тощо).

Бухгалтерський документ — письмове свідоцтво певної форми і змісту, яке містить відомості про господарську операцію і є доказом її здійснення.

Спосіб оформлення господарських операцій документами називається документацією. Документація є важливим елементом методу бухгалтерського обліку, оскільки служить для первинного спостереження за господарськими операціями, і обов'язковою умовою для відображення їх в обліку.

Первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій, є підставою для бухгалтерського обліку цих операцій. Первинні документи мають бути складені під час господарської операції.

Порядок документального оформлення господарських операцій та вимоги щодо складання документів регламентуються статтею 9 ("Первинні облікові документи та регістри бухгалтерського обліку") Закону України "Про бухгалтерський облік і фінансову звітність Україні" від 16 липня 1999 p. № 996-XIV.

Первинне спостереження, документування та документація відіграють важливу роль в управлінні діяльністю підприємства, а саме:

• дають уявлення про фактичний стан господарських засобів та їх зміни у процесі кругообороту засобів;

• забезпечують прозорість у роботі підприємства та контроль наявності та руху майна і коштів;

• є юридичним (правовим) свідченням господарських операцій, що здійснюються;

• є важливим джерелом контролю для зовнішніх і внутрішніх користувачів при проведенні ревізії, аудиту, аналізу господарської діяльності.

Первинні документи мають бути складені на паперових або машинних (електронних) носіях. Відповідно до цього існують і вимоги до змісту й оформлення документів. Порядок створення первинних документів, записів у регістрах бухгалтерського обліку та зберігання документів, регістрів і звітів установлено Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 р. № 88.

Сучасні інформаційні технології здатні швидко одержувати інформацію і обмінюватися нею. Електронний документ може бути доказом, якщо його складено з дотриманням усіх вимог і можна довести його цілісність і справжність. На сьогодні електронний документообіг і цифровий підпис набули широкого розповсюдження у сфері проведення банківських операцій і комерційних операцій електронної торгівлі.

Використання електронного документообігу і цифрового підпису тепер узаконено і регулюється законами України "Про електронні документи та електронний документообіг" від 22 травня 2003 р. N° 851-IV, "Про електронний цифровий підпис" від 22 травня 2003 р. № 852-IV. Однак успішне функціонування системи електронного документообігу залежатиме від уряду та Національного банку України, які повинні розв'язати цілу низку невирішених питань.

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Особливості організації облікового процесу в умовах автоматизації	\|	Вимоги до оформлення та зберігання документів

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.018 сек.