Особливості організації облікового процесу в умовах автоматизації
Формування бухгалтерської інформації на стадії підсумкового обліку
На третій стадії облікового процесу провадиться підсумковий (узагальнюючий) облік бухгалтерської інформації, у якому формують бухгалтерські звіти та розрахункові таблиці. Підсумковий облік є завершальною стадією облікового процесу, тому рівень сформованої бухгалтерської звітності визначається досягнутим ступенем обліку інформації у первинному та поточному обліку.
Розглядаючи світовий досвід доречним буде зупинитися на концептуальних підходів щодо надання бухгалтерської інформації, запроваджених міжнародними організаціями, метою діяльності яких є сприяння розвитку та гармонізації бухгалтерських звітів в усьому світі. Так Рада Комітету з Міжнародних стандартів бухгалтерського обліку, яка обіймається, зокрема, питаннями формування та інтерпретації фінансової бухгалтерської звітності, наголошує на тому, що в якості основної мети складання фінансової звітності виступає надання інформації для прийняття економічних рішень.
Це буде сприяти прийняттю рішень з метою, зокрема;
А)визначати, коли купувати, утримувати або продавати інвестиції в капітал;
Б) оцінити управління та підзвітність керівництва;
В) оцінити спроможність підприємства сплачувати заробітну плату та надавати інші виплати своїм працівникам;
Д) визначити суми прибутку та суми дивідендів, що підлягають розподілу;
Є) регулювати діяльність підприємства.
Розглядаючи питання формування бухгалтерської інформації по стадіях облікового процесу, особливо в аспекті її систематизації треба враховувати рівень автоматизації системи управління взагалі, та облікових процесів зокрема, якому притаманне постійне підвищення у геометричній прогресії.
Для забезпечення якості бухгалтерської інформації по стадіях облікового процесу в умовах його автоматизації необхідно розробити детальні процедури організації облікового процесу з описом:
Ø порядка приймання первинних документів до обліку (перша стадія – первинний облік);
Ø порядка їх обробки, реєстрації господарчих операцій в автоматизованій формі обліку, ( друга стадія – поточний облік;
Ø порядка групування та накопичення інформації в облікових регістрах (третя стадія - підсумковий облік).
При підготовці цієї процедури ґрунтовним є врахування галузевої специфіки суб'єкта господарювання та його розмірів (обсягів бізнесу).
Практичний приклад розробленої процедури організації облікового процесу для промислового підприємства яке є великим за розміром виходячи з критеріїв, встановлених Господарським Кодексом України наведено нижче.
ВАТ«ПГТ»Розпорядження №__ «____ »_____ 200__р.«Про організацію бухгалтерського обліку по стадіях облікового процесу»Керуючись вимогами Закону України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 року № 996-ХІV, Інструкції про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій, затвердженої Наказом Мінфіну України від 30.11.1999р. №291 зі змінами і доповненнями, Методичних рекомендацій по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку, затверджених Наказом Мінфіну від 26.12.2000р., для забезпечення якості відображення на рахунках і в регістрах бухгалтерського обліку господарських операцій.
ПРОПОНУЮ:
1. Контроль за автоматизованим відображенням господарських операцій ВАТ «Завод «РСЗ» на рахунках бухгалтерського обліку закріпити за працівниками бухгалтерії.2. Бухгалтерський облік конкретних господарських операцій провадиться бухгалтером, відповідальним за бухгалтерський рахунок, який стоїть в кредиті в проводці по даній господарській операції (далі - бухгалтер, відповідальний за кредит рахунка в проводці) у наступному порядку:
1. СТАДІЯ - ПЕРВИННИЙ ОБЛІК
1) Прийом первинних документів до обліку
Первинні документи надаються працівниками ВАТ «ПГТ» бухгалтеру, відповідальному за кредит рахунка в проводці.Бухгалтер, відповідальний за кредит рахунка в проводці реєструє первинний документ у відповідному журналі реєстрацій первинних документів.Відмовлення в прийнятті первинного документа може бути по наступних причинах:1) первинний документ оформлений з порушенням наступних основних вимог до порядку заповнення первинних документів у відповідності зі ст. 9 Закону № 996:а) первинні документи повинні фіксувати факти здійснення господарських операцій;б) первинні документи повинні бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо- безпосередньо після її закінчення;
- аналіз рахунка по субрахунках за звітний місяць, підписаний головним бухгалтером і відповідальним бухгалтером;аналіз рахунка по субрахунках з початку року, підписаний головним бухгалтером і відповідальним бухгалтером;- обороти з початку року по кредиту бухгалтерського рахунка, по якому формується обліковий регістр, підписані заступником головного бухгалтера, начальником бюро і відповідальним бухгалтером;
- внутрішні і зовнішні звіти, довідки (другий екземпляр), які надавалися відповідальним бухгалтером по даному рахунку, підписані відповідальним бухгалтером.3) Сформовані папки по кожному обліковому регістру за звітний місяць :1) надаються відповідальним бухгалтером для перевірки головному бухгалтерові. Головний бухгалтер зобов'язаний протягом 2 робочих днів перевірити якість формування папки, при необхідності проконтролювати внесення коректур відповідальним бухгалтером протягом 2 робочих днів (виправних проводок, додаткових документів і т.д.), потім підтвердити правильність формування облікового регістра власним підписом 1) на титульному листі папки 2) у зведеному звіті про формування облікових регістрів.2) зберігаються в бухгалтерії під контролем головного бухгалтера протягом З років з моменту їхнього складання;3) на 37 місяць після їхнього складання передаються головним бухгалтером для архівування.4.3.)Для формування зведеного регістра бухгалтерського обліку бухгалтер, відповідальний за бухгалтерський рахунок надає щомісяця головному бухгалтерові 1 екземпляр наступних бухгалтерських регістрів по контрольованому їм рахунку :
- аналіз рахунка по субрахунках за звітний місяць, підписаний відповідальним бухгалтером;
- аналіз рахунка по субрахунках з початку року, підписаний відповідальним бухгалтером;оборотно - сальдова відомість по рахунку, по якому формується обліковий регістр, підписана відповідальним бухгалтером;- внутрішні і зовнішні звіти, довідки (третій екземпляр), які надавалися відповідальним бухгалтером по даному рахунку, підписані відповідальним бухгалтером.
4.4) Заступник головного бухгалтера щомісяця за станом на останнє число звітного місяця:4.4.1.) формує- оборотно - сальдову відомість по рахунках за звітний місяць, яку підписують бухгалтера по рахунку, за який відповідають;
- Баланс (форма 1) за звітний місяць;
- звіт про фінансові результати (форма 2) за звітний місяць; 4.4.2.) формує окрему папку «зведений регістр бухгалтерського обліку ВАТ «ПГТ» за звітний місяць» у наступному порядку:І) Найменування папки :
ВАТ «ПГТ»«ЗВЕДЕНИЙ РЕГІСТР БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ»
ГОСПОДАРСЬКИХ ОПЕРАЦІЙ за_________МІСЯЦЬ200__р. ГОЛОВНИЙ БУХГАЛТЕР: Л.М. Сидоренко_________(підпис) ЗА СТУПНИК ГОЛОВНОГО БУХГАЛТЕРА: Денисенко М. О._________(підпис)
2) У папці групуються наступні документи:
- аналіз рахунка по субрахунках за звітний місяць, підписаний заступником головного бухгалтера, начальником бюро і відповідальним бухгалтером — по кожнім рахунку;
- аналіз рахунка по субрахунках з початку року, підписаний заступником головного бухгалтера, начальником бюро і відповідальним бухгалтером - по кожному рахунку;
- оборотно - сальдова відомість по рахунку, по якому формується обліковий регістр, підписана заступником головного бухгалтера, начальником бюро і відповідальним бухгалтером по кожному рахунку;
- оборотно - сальдова відомість по рахунках за звітний місяць;
- звіт про фінансові результати (форма 2) за звітний місяць;
- Баланс (форма 1) за звітний місяць;
- внутрішні звіти, надані бухгалтерією за результатами звітного місяця;
- зовнішні звіти, надані бухгалтерією за результатами звітного місяця.
4.4.3) складає зведений звіт про формування облікових регістрів за звітний місяць і надає його на затвердження головному бухгалтерові до 10 числа наступного місяця;
4.4.4.) архівує автоматизовану базу за звітний місяць на дискеті, що передає головному бухгалтерові.
5. Головний бухгалтер після архівування автоматизованої бази змінює дату заборони редагування документів в автоматизованій формі обліку на дату, що відповідає останньому дневі звітного місяця. Зміни в автоматизовану облікову базу вносяться винятково головним бухгалтером з оформленням відповідних бухгалтерських довідок, що додаються в зведений регістр бухгалтерського обліку ВАТ«ПГТ» за місяць, що коректується.
6. Контроль за виконанням даного розпорядження покласти на фінансового директора 0.І. Філенко.
Голова правління В. В. Компеченко
Погоджено:
Фінансовий директор О. І. Філенко
Ознайомлені :
Головний бухгалтер Л.М. Сидоренко
Таким чином, у якості основного критерію ефективності застосовуваної форми обліку необхідно вживати рівень систематизації бухгалтерської інформації для складання бухгалтерської звітності.