• Гідрологія і Гідрометрія
• Господарське право
• Економіка будівництва
• Економіка природокористування
• Економічна теорія
• Земельне право
• Історія України
• Кримінально виконавче право
• Медична радіологія
• Методи аналізу
• Міжнародне приватне право
• Міжнародний маркетинг
• Основи екології
• Предмет Політологія
• Соціальне страхування
• Технічні засоби організації дорожнього руху
• Товарознавство продовольчих товарів

Писемне мовлення

План

Питання для обговорення

Висновки

Спілкування в аудиторії — це взаємодія, в якій беруть активну участь рівноправні партнери — промовець та люди, котрі його слухають.

Промовець є основним джерелом впливу на аудито­рію. Ефективність спілкування значною мірою залежить від моральних і соціально-психологічних та інтелектуальних ха­рактеристик оратора.

Орієнтованість, мотивація та цілеспрямованість — необ­хідні умови ефективного спілкування промовця зі слухачами.

Ораторське мистецтво промовця — це насамперед ми­стецтво переконання, впливу на людей.

Позитивний результат матиме тільки така суперечка в аудиторії, яка ведеться на високому моральному рівні, коли обидві сторони дотримуються одних і тих же моральних цінностей та етичних норм.

Чим спілкування в аудиторії відрізняється від інших його форм?

Що необхідно знати промовцеві для того, щоб забезпе­чити ефективне спілкування в аудиторії і досягти поставле­ної мети?

У чому полягає ораторське мистецтво промовця?

Які особливості має суперечка в аудиторії?

Які особливості має презентація?

Лекція 7. ДІЛОВІ ПАПЕРИ ЯК ЗАСІБ ПРОФЕСІЙНОЇ КОМУНІКАЦІЇ

1. Писемне мовлення.

2. Документ – основний вид офіційно-ділового стилю.

3. Критерії класифікації документів.

4. Вимоги до оформлення документів.

Література

1. Молдованов М.І., Сидорова Г.М. Сучасний діловий документ: Зразки найважливіших документів українською мовою. – К., 1992.

2. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів / С.П. Бибик, І.Л. Михно, Л.О. Пустовіт, Г.М. Сюта. – К., 1999.

3. Культура фахового мовлення: Навчальний посібник /За ред. Н.Д. Бабич. – Чернівці, 2005.

4. Паламар Л.М., Кацавець Г.М. Мова ділових паперів: Практичний посібник. –

Писемне мовлення є основним для ділових людей, оскільки саме через ділову документацію, листування встановлюються певні ділові контакти. Одиницею писемного мовлення є текст різного характеру. Це може бути: стаття, книжковий чи газетний текст, лист чи будь-який документ.

Писемне мовлення відрізняється від усного мовлення і має такі особливості:

- фіксується графічними знаками. Слід зауважити, що писемне мовлення може передаватися за допомогою як літер, так і малюнків, схем, формул та інших символів;

- завжди спирається на усне мовлення і є вторинним. Писемне мовлення фіксує чиюсь висловлену думку і сприймається органами зору;

- писемна мова має в основному монологічну форму;

- характеризується більшою регламентацією мовних засобів, точнішим добором відповідної лексики;

- переважає особливий стиль, дещо традиційна форма викладу, загальноприйняті структури документів, правила вживання специфічних словосполучень;

- виділяються тексти за сферою спілкування.

2. Документ – основний вид офіційно-ділового стилю

Основною одиницею офіційно-ділового стилю є документ. Документи використовуються в різних галузях людської діяльності, ділянках знань, сферах життя. Вони є об’єктом дослідження різних наукових дисциплін, тому зміст поняття “документ” багатозначний і залежить від того, в якій галузі і для чого використовується.

З латинської documentum означає “взірець”, “посвідчення”, “доказ”. Енциклопедичний словник трактує документ як:

1) письмовий акт, здатний служити доказом юридичних відносин або юридичних фактів, що спричиняють правові наслідки;

2) офіційне посвідчення особи (паспорт, трудова книжка тощо);

3) достовірне історичне письмове джерело;

4) матеріальний об’єкт, в якому міститься та чи інша інформація (дискета тощо).

Автори “Універсального довідника-практикума з ділових паперів” тлумачать документ як засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини.

Отже, документ – це результат відображення конкретної інформації на спеціальному матеріалі за визначеним стандартом чи формою.

Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Вони також використовуються як джерела та носії інформації. А в управлінській діяльності документ виступає як предмет і як результат праці.

З прийняттям незалежності України наказами Державного стандарту України були введені в дію нові стандарти з оформлення документів, зокрема 6.38-90 – “Правила оформлення документів”, за якими сьогодні створюється документація управлінської діяльності.

У статті 27 Закону України “Про інформацію”сказано, що “документ – це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві”.

Документ –це закріплена будь-яким способом на спеціальному матеріалі інформація про факти, події. явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини за визначеним стандартом чи формою.

Документ, як правило, створюється за певним зразком-фомуляром. Саме реквізити надають документові юридичної сили.

Будь-який документ, де б і ким він не укладався, має відповідати таким вимогам:

1. Документ видає повноважний орган або особа відповідно до її компетенції.

2. Документ не повинен суперечити чинному законодавству й директивним вказівкам керівних органів.

3. Документ має бути достовірним і відповідати завданням конкретного керівництва, тобто базуватися на фактах і містити конкретні та реальні пропозиції або вказівки.

4. Документ має бути складений за встановленою формою.

5. Документ має бути бездоганно відредагований та оформлений. У ньому недопустимі юридичні чи граматичні помилки.

У текстах ділових документів використовують тільки офіційно-діловий стиль.

Під час укладання ділових документів мовці обмежені у виборі добору слів, їх поєднанні, розташуванні; творчість як така – відсутня. Укладач має дотримуватися встановлених правил і не відходити від них, тобто дотримуватися певного регламенту, що в свою чергу забезпечить відповідність стандартизації мови і схеми документів. Ось чому говорять, що документи укладаються, а не пишуться.

Документ складається з елементів, які називаються реквізитами.Саме реквізити надають документові юридичної сили.

У Державному стандарті на терміни і визначення реквізит –це “обов’язковий елемент оформлення офіційного документа”.

Державний стандарт 4163 – 2003 діє з 1 вересня 2003 року і застосовується при оформленні документів у всіх структурах держави. У ньому 31 реквізит:

1 – Державний Герб України;

2 – емблема організації;

3 – зображення нагород;

4 – код організації;

5 – код документа;

6 – назва міністерства чи відомства;

7 – назва підприємства (структури);

8 – назва структурного підрозділу;

9 – індекс підприємства зв’язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпа, телефону, рахунку в банку;

10 – назва виду документа;

11 – дата;

12 – індекс (вихідний номер документа);

13 – посилання на індекс і дату вхідного документа;

14 – місце складання чи видання;

15 – гриф обмеження доступу до документа;

16 – адресат;

17 – гриф затвердження;

18 – резолюція;

19 – заголовок до тексту;

20 – позначка про контроль;

21 – текст;

22 – позначка про наявність додатка;

23 – підпис;

24 – гриф погодження;

25 – візи;

26 – відбиток печатки;

27 – позначка про завірення копій;

28 – позначка про виконавця;

29 – позначка про виконання документа та направлення його до справи;

30 – позначка про перенесення даних на машинний носій;

31 – позначка про надходження.

З 1 січня 2007 р. чинний ДСТУ 4423 : 2005, розроблений на основі ISO 15489 – міжнародного стандарту “Інформація та документація – керування документацій ними процесами”.

3. Критерії класифікації документів

Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема відношення зафіксованої в ньому інформації до предмета чи до напряму діяльності. Відповідно до цього виділяють різні види документів за ознаками класифікації і групами.

Вирізняють такі види документів:

1. За найменуванням:рапорт, заява, протокол, довідка, характеристика. супровідний лист, пояснювальна записка, запрошення, телеграма, звіт, акт тощо.

2. За походженням:

- службові(офіційні) документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформлюються в установленому порядку.

- особисті документи створюються окремими особами поза сферою їх службової діяльності.

3. За способом фіксації інформаціїрозрізняють такі документи:

- письмові,до яких належать усі рукописні й машинописні документи, виготовлені за допомогою друкарської або розмножувальної техніки;

- графічні,в яких зображення об’єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні. Це графіки, малюнки, схеми, плани. Вони цінні своєю ілюстративністю;

- фото- і кінодокументи– такі, що створені способами фотографування й кінематографії. На них можна зафіксувати ті явища й процеси, які іншим способом зафіксувати важко чи неможливо;

- фонодокументи– такі, що створюються за допомогою будь-якої системи звукозаписування й відтворюють звукову інформацію.

4. За призначенням: організаційно-розпорядчі, щодо особового складу, кадрово-контрактні, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні тощо.

5. За ступенем стандартизації: типові, трафаретні, індивідуальні.

6. За місцем укладання розрізняють такі документи:

- внутрішні,що мають чинність лише всередині тієї структури, в якій їх укладено;

- зовнішні –це документи, які входять чи виходять за межі структури, тобто вони є результатом спілкування структури з іншими організаціями, закладами тощо.

7. За напрямом:

- вхідні,що надходять до установи, закладу, організації тощо;

- вихідні,що адресовані за межі установи, організації.

8. За терміном виконання:

- термінові,що укладаються у строки, встановлені законом, відповідним правовим актом, керівником, а також документи з позначкою “терміново”;

- дуже термінові –зі спеціальною позначкою строку виконання;

- нетермінові –це такі документи, які виконуються в порядку загальної черги або в строк, зазначений керівництвом структури.

9. За гласністюдокументи є:

- звичайні(загального користування);

- для службового користування;

- таємні;

- цілком таємні;

- конфіденційнітощо.

10.За юридичною силоюрозрізняють такі документи:

- справжні (істинні) –це ті, які видані в установленому законом порядку з додержанням усіх правил. Справжні документи бувають чинніі нечинні.Документ стає нечинним, якщо втрачає юридичну силу з будь-якої причини;

- підроблені (фальшиві) – це ті, в яких зміст чи оформлення не відповідає істині. Підробленими документи можуть бути внаслідок матеріальної чи інтелектуальної підробки. Перша буває тоді, коли до змісту справжнього документа замість правильних вносять неправильні відомості, роблять виправлення, підчистки тощо. Інтелектуальна підробка виражається у складенні й видачі документа свідомо неправдивого змісту. хоч і правильного з формального боку.

11. За стадією виготовленнярозрізняють такі документи:

- оригінал –перший або єдиний примірник офіційного документа. Він має підпис керівника установи і в разі потреби завіряється штампом і печаткою;

- копія – це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов’язково робиться помітка “Копія” вгорі праворуч. Листуючись з підприємствами, організаціями чи установами у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії звуться відпуском. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу. Коли треба відтворити не весь документ. а лише його частину, робиться витяг (виписка).

Якщо документ загублено, видається його другий примірник – дублікат.Юридично оригінал і дублікат рівноцінні.

12.За складністю (кількістю відображених питань):

- прості – відображають одне питання;

- складні – декілька.

13.За терміном зберіганнярозрізняють:

- документи постійного зберігання;

- документи тривалого зберігання (понад 10 років);

- документи тимчасового зберігання (до 10 років).

4. Вимоги до оформлення документів

Стандартизація змушує автора не творити тексти, а відтворювати їх за готовими зразками, укладати за певною схемою. Крім того, високий рівень стандарту диктує не тільки вибір мовних засобів, а й форму документа, взаєморозташування в ньому частин, вибір шрифту тощо.

Стандартизація є обов’язковою ознакою всіх документів, але ступінь її вираження залежатиме від виду документа.

Як сам процес створення документів, так і організація з ними завжди регламентуються спеціальними законодавчо-нормативними та нормативно-методичними актами.

Законодавчі акти, що стосуються окремих сторін документування і нормативно-методичні документи, що регламентують ведення діловодства, видавались ще в радянський період. Сьогодні варто було б мати свої, українські акти, які б регламентували український документ.

Зупинимось на деяких нормативних актах.

Єдина державна система діловодства (ЄДСД) – це науково впорядкований комплекс основних положень, норм, правил і рекомендацій, які регламентують процеси діловодства.

Запровадження ЄДСД дало змогу досягти єдиного цілого в організації діловодства в країні.

Основне завдання ЄДСД – сприяти раціоналізації та уніфікації документаційних процесів у діяльності держапарату на різних рівнях управління. Ця система вимагає доведення до рівня загальної та обов’язкової для всіх установ норми вже перевірених практикою раціональних методів діловодства.

Першим розділом “Оформлення документів” встановлюється максимальна кількість реквізитів (обов’язкових елементів документів). а також їх зміст та порядок розташування на стандартних аркушах паперу форматів А4 та А5.

Оформлення обов’язкової частини документа, що підтверджує його юридичну силу, розміри площ, відведених для розміщення реквізитів, викладено у другому розділі державного стандарту “Вимоги до бланків”.

У ДЕСТ 6.38 – 90 уперше зроблено спробу викласти основні вимоги до текстів.

Для збільшення корисної площі документа цим стандартом встановлено нові розміри полів: ліве поле – 20 мм, верхнє – не менше 10 мм, праве й нижнє – не менше 8 мм.

Основним нормативно-методичним документом, що визначає і встановлює єдиний порядок складання, оформлення документів і роботи з ними в організації, установі, закладі є Інструкція з діловодства.

Вона повинна були в кожній установі, організації, закладі, на підприємстві, фірмі тощо.

Розробляється інструкція на основі державних нормативних документів: державних стандартів на уніфіковані системи документації, Типової інструкції з діловодства в міністерствах та відомствах України тощо.

Вимоги до документа можна кваліфікувати за правовими, мовними, логічними та технічними ознаками.

Правові вимогидо документа: документ видає повноважний орган чи особа відповідно до їх компетенції; він повинен відповідати чинному законодавству і директивним вказівкам керівних органів; має бути достовірним і відповідати завданням конкретного керівництва, тобто базуватися на фактах і містити конкретні пропозиції або вказівки; має відповідати своєму призначенню і укладатися за певною чи встановленою формою; бути бездоганно відредагованим та оформленим.

Логічні вимоги є такі, як: використання засобів логічної оцінки матеріалу для зв’язності окремих частин, зазначення черговості здійснення (у першу чергу, одночасно, після тощо); врахування таких елементів, як актуальність фактів та їх своєчасність; послідовність викладення тексту та його частин.

Технічні вимоги. Для укладання будь-якого документа існує відповідний формат паперу. Загальновизнаний формат А4, текст якого друкується через півтора міжрядкових інтервали, на бланках формату А5 – через один інтервал. Тексти документів. що готуються для друкованого видання, друкують через два інтервали.

У справочинстві розроблені й діють певні вимоги і правила щодо оформлення сторінки та її нумерації.

При оформленні документів на двох і більше аркушах сторінки. частини, починаючи з другої, мають бути пронумеровані.

Номери сторінок повинні проставлятися посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами. Крапки й тире перед цифрами й після них не проставляються.

Номер сторінки друкують в інтервалі 10-15 мм від верхнього зрізу аркуша.

Колір паперу – білий, хоча останнім часом спостерігаються тенденції використовувати у документоведенні різні кольори.

Важливе значення при складанні документа і набуття ним юридичної сили мають реквізити. Тому слід дотримуватися їх вимог та використання.

Не можна забувати про поля документа, які також мають важливе значення при зшиванні документа у томи справи.

Мовні вимоги.Обов’язковим складником ділових паперів, де викладається зміст документа є текст. Під час написання тексту укладач повинен дотримуватися таких вимог.

1. Документ має бути позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис. В тексті документа необхідна певна стандартизація початку та закінчення документа: стійкі (стандартизовані) словосполучення типу: відповідно до..., у зв’язку з..., з метою..., як виняток ... Використовувати синтаксичні конструкції: Доводимо до Вашого відома..., Відповідно до попередньої домовленості..., У порядку обміну досвідом... тощо. На початку речення вживати дієприслівникові звороти: враховуючи певні обставини..., розглянувши питання..., порушивши справу..., вступивши до вищого навчального закладу... тощо.

2. Лексика повинна бути здебільшого нейтральна, вживатися в прямому значенні.

3. У текстах уживати словосполучення з дієсловами у формі теперішнього часу. Наприклад: рішення надсилається. академія запрошує, управління проводить конкурс, міністерство попереджає. Вживаються усталені мовні звороти, наприклад: вжити заходів, оголосити подяку, накласти дисциплінарне стягнення, брати участь, надати слово тощо. Текст документа повинен чітко і переконливо відбивати причину й мету написання, розкривати суть справи.

4. Найхарактерніші реченні – прості поширені.

5. Текст повинен викладатись від третьої особи:

Ректорат університету порушує питання про заохочення студентів, які брали участь у заходах до...

Від першої особи пишуться рапорти, заяви, автобіографії, накази, пояснювальні записки.

6. Уживати форми ввічливості за допомогою слів: шановний. високоповажний, вельмишановний, пане, добродію.

Зупинимось на стандартизації початків і закінчень документів. Це так звані кліше–усталені словесні формули, закріплені за певною ситуацією і сприймаються як звичайний, обов’язковий компонент. Наявність стандартних висловів полегшує, скорочує процес укладання тексів, спричиняє однотипність засобів у однакових ситуаціях.

Кліше –це мовні конструкції, яким властиві постійний склад компонентів, їх порядок та звичність звучання. Наприклад: організована злочинність, встановити контроль, слідством встановлено, згідно з наказом, відповідно до розпорядження, прошу надати відпустку, у зв’язку з тощо.

Розрізняють прості, ускладнені та складні кліше.

Прості кліше –це мовні конструкції, що складаються з двох слів: згідно з, відповідно до, вжити заходів, оголосити подяку, винести догану, брати участь тощо.

Ускладнені –що мають більше двох слів: брати до уваги, згідно з оригіналом, брати активну участь, вжити суворих заходів, винести сувору догану тощо.

Складні –мають у своїй структурі два простих кліше, які поєднані в один блок: відділ боротьби з організованою злочинністю, контроль за виконанням наказу залишаю за собою, наказ оголосити особовому складу тощо.

Лекція 8

ФОРМИ КОЛЕКТИВНОГО ОБГОВОРЕННЯ ПРОФЕСІЙНИХ ПРОБЛЕМ

Читайте також:

1. Асиміляція приголосних у потоці мовлення
2. Аспекти роботи над зв'язним мовленням
3. Вибір слова – основа культури мовлення
4. Види і жанри публічного мовлення.
5. Види мовлення та їх характеристика
6. Види публічного мовлення
7. Види усного ділового мовлення
8. Визначення економічного розміру замовлення
9. Вимоги до усного і писемного мовлення учнів з математики
10. Володіння культурою мовлення – важлива умова професійного успіху та фахового зростання.
11. Граматична структура і зразок мовлення
12. Ділове листування: оферта, замовлення, запит

Переглядів: 1129