• Гідрологія і Гідрометрія
• Господарське право
• Економіка будівництва
• Економіка природокористування
• Економічна теорія
• Земельне право
• Історія України
• Кримінально виконавче право
• Медична радіологія
• Методи аналізу
• Міжнародне приватне право
• Міжнародний маркетинг
• Основи екології
• Предмет Політологія
• Соціальне страхування
• Технічні засоби організації дорожнього руху
• Товарознавство продовольчих товарів

Процесу

Поняття мотивація використовується у двох сенсах:

· як процес спонукання працівників до діяльності для досягнення цілей організації;

· як сукупність внутрішніх та зовнішніх сил, які спонукають людину до діяльності, задають межі та форми цієї діяльності, придають їй орієнтацію на досягнення певної мети.

Сутність мотивації як функції управління зводиться до створення умов, що дозволяють робітникам відчувати, що вони можуть задовольнити свої потреби такою поведінкою, яка забезпечує досягнення цілей організації

Потреба– це особливий стан психіки індивіда, усвідомлена ним незадоволеність, відчуття нестачі (браку) чогось.

Мотив – те, що викликає певні дії людини і визначає способи виконання певних дій (різні потреби можуть бути задоволені шляхом проведення різних дій).

Мотиваційна структура – сукупність мотивів, які визначають поведінку людини.

Стимул - інструменти спонукання людей до ефективної діяльності, винагорода - широкий спектр конкретних засобів, що базуються на системі цінностей людини. Розрізняють два типи винагородження:

1) внутрішнє – його дає сама робота, її результативність, змістовність, значущість тощо;

2) зовнішнє – його робітник отримує від організації (зарплата, просування по службі, пільги, привілеї тощо).

В стуктурі мотиваційного процесу виділяють декілька етапів:

1. виникнення потреби (людина починає відчувати незадоволеність);

2. пошук шляхів усунення проблеми (задовольнити, угальмувати, не зауважувати);

3. визначення напряму і змісту дій, та засобів (винагороди), за допомогою яких можна задовольнити потребу;

4. виконання дій – застосування певних зусиль, які призведуть до визначеного результату;

5. отримання винагороди за здійснену роботу;

6. визначення ступеня усунення (задоволення) потреби і, відповідно, посилення, або послаблення мотивації до подальшої діяльності.

11.2. Характеристика змістовних теорій мотивації

Змістовні теорії мотивації грунтуються на ідентифікації таких внутрішніх потреб, які примушують людей діяти так, а не інакше. Знаючи потреби підлеглих, менеджер може створювати умови для їх задоволення таким чином, щоб забезпечити досягнення цілей організації. Найвідомішими змістовними теоріями мотивації є:

1) теорія ієрархій потреб Абрахама Маслоу;

2) теорія ERG Клейтона Альдерфера;

3) теорія потреб Девіда МакКлеланда;

4) теорія мотиваційної гігієни Фредеріка Герцберга.

В основу теорії ієрархії потреб Абрахама Маслоу покладено такі тези:

¾ поведінка людини спрямовується намаганням задовольнити її найсильнішу на даний момент потребу;

¾ потреби людини мають ієрархічну структуру, тобто вони можуть бути впорядковані за критерієм зростання їх важливості для людини (рис. 10).

Рис. 10. Ієрархія потреб А.Маслоу

¾ найсильніша потреба визначає поведінку людини доти, докі вона не буде задоволена. Потреби задовольняються в певному порядку: потреби нижчого рівня мають бути в прийнятному ступені задоволені, перш ніж для даної людини стануть істотно важливими потреби більш високого рівня.

Теорією ERG Клейтона Альдерфера так само як і теорією А. Маслоу стверджується, що потреби людини мають ієрархічну структуру. Проте, в теорії ERG:

1. виділені лише три групи потреб робітника:

- потреби в існуванні;

- потреби в спілкуванні;

- потреби в зростанні.

2. стверджується, що на додаток до послідовно-прогресивного процесу задоволення потреб за Маслоу, має місце ще й так званий порушуюче-регресійний процес (фрустрація). Останній означає, що якщо людина впродовж тривалого часу відчуває неможливість задоволення потреби в зростанні, то потреби в спілкуванні (приналежності) знову стають основною мотивуючою силою, яка примушує людину спрямувати зусилля в напрямку задоволення потреби нижчого рівня. Але задовольнятися такі потреби повинні на більш високому рівні (більша заробітна плата, розширення кола спілкування тощо)

В теорії потреб Девіда МакКлеланда запропоновано три інші види потреб, зокрема:

1) потреби в успіху (досягненнях) - потреби в усвідомленні особистих досягнень, а не у винагородженні таких досягнень. Люди з такою потребою намагаються виконати свою роботу краще, якісніше, ефективніше, ніж це було зроблено до них, тобто прагнуть до особистої відповідальності за роботу з помірним ступенем ризику;

2) потреби у владі, тобто потреби впливати на поведінку інших людей. Такі люди отримують задоволення в ситуаціях, коли несуть відповідальність за дії та поведінку інших людей. Вони віддають перевагу посадам, для яких типові ситуації конкуренції або орієнтації на статус;

3) потреби в приналежності, тобто потреби в дружніх, товариських міжособових стосунках з колегами по роботі; такі люди віддають перевагу ситуаціям кооперації, а не конкуренції, і потребують взаємовідносин з високим ступенем взаємного порозуміння. Маніпулюючи цією потребою менеджери створюють почуття сильного командного духу колективу.

За результатами своїх досліджень Д. МакКлеланд зробив такі висновки:

1. люди з високою потребою в успіху досягають гарних результатів в підприємницькій діяльності, в управлінні власним бізнесом, в управлінні самостійними одиницями в рамках великих компаній;

2. потреби в приналежності і у владі тісно пов’язані з успіхом в управлінні. У ефективних менеджерів спостерігаються високі потреби у владі й значно менші – в приналежності;

3. у підлеглих необхідно стимулювати потреби в успіху (досягненнях);

4. мотиваціна структура людини залежить від виховання, рівня освіти, обізнаності у справах, соціокультурного оточення і не має ієрархічної залежності між певними потребами.

Теорія мотиваційної гігієни була розроблена Фредеріком Герцбергом, який поділив всі фактори, які визначають діяльність людини, на дві групи:

1) фактори, які спонукають людину до високопродуктивної праці і викликають задоволення від роботи. Такі фактори отримали назву "дійсних (істиних) мотиваторів". Задоволення таких потреб призводить до стану задоволеності, але їх відсутність не призводить до стану незадоволеності;

2) фактори, відсутність яких викликає незадоволення в процесі роботи і здійснює демотивуючий вплив, але їх наявність не призводить до стану задоволення, тобто не мотивує робітника. Такі фактори називаються "гігієнічними" (факторами „здоров’я”) (табл. 5).

Таблиця 5

"Мотиваційні" та "гігієнічні" фактори в теорії Фредеріка Герцберга

11.3. Процесуальні теорії мотивації

Процесуальні теорії мотивації наголошують, що поведінка людей в організації визначається не тільки потребами. Згідно з процесним підходом поведінку робітника в організації разом з потребами обумовлюють:

1) сприйняття робітником даної конкретної ситуації;

2) очікування робітника, пов’язані з даною конкретною ситуацією;

3) оцінка робітником можливих наслідків обраного типу поведінки.

В основу "теорії очікувань В. Врума" покладено наступну тезу: щоб людина була мотивована до певної діяльності, її досягнення в цій діяльності необхідно винагороджувати. При цьому сила прагнення до отримання винагороди залежить від трьох ситуаційних факторів:

1. від наявності зв’язку між затратами праці робітника і досягнутими результатами, тобто від сподівання, що затрати праці дадуть бажані результати (З – Р);

2. від можливості (реальності) отримання винагороди, тобто очікування, що результати будуть винагородженими (Р – В);

3. від цінності винагороди (її валентності) з позицій конкретного робітника.

Зв΄язок між зазначеними факторами і визначає ступінь мотивованості робітника. Якщо очікування високі, то сила спонукаючого мотиву зростає (рис. 11).

Ступінь відповідних очікувань оцінюється в межах від 0 до 1:

¾ якщо людина вважає, що результат і виконання не залежать від її зусиль, і відповідно отриманий результат не гарантує отримання певної винагороди, то очікування дорівнюють 0;

¾ якщо людина вважає, що результат залежить від зусиль, і відповідно отриманий результат призведе до отримання певної винагороди, то очікування дорівнюють 1.

Цінність (валентність) винагороди також оцінюється кількісно: у межах від -1 до +1, або за бальною шкалою (як правило 5-ти бальною).

“Теорією справедливості” Стейсі Адамса передбачається, що люди суб’єктивно оцінюють співвідношення отриманої ними винагороди за виконання певної роботи до зусиль пов’язаних з її виконанням і порівнюють таке співвідношення з тим, що отримали інші робітники. За результатами порівняння виникає відчуття або справедливості, або несправедливості. Базою порівняння стає співвідношення «вихід/вхід»:

- “входи” – індивідуальні витрати та властивості робітника, які він вкладає у виконувану ним роботу (освіта, досвід, кваліфікація здібності, зусилля, що прикладаються для виконання роботи, стаж роботи загальний, або безпосередньо в організації, соціальний статус, різні види вкладень в організацію тощо);

- “виходи” – все те що робітник отримує за виконання роботи (заробітна платня, премії, пільги, визнання заслуг, просування по службі тощо).

Модель Портера-Лоулера являє собою комплексну теорію мотивації і включає в себе елементи теорії очікувань і теорії справедливості. На думку її авторів, мотивація є одночасно функцією потреб, очікувань і сприйняття робітниками справедливої винагороди.

В моделі Портера-Лоулера фігурує 5 основних ситуаційних факторів: витрачені робітником зусилля; сприйняття; отримані результати; винагородження; ступінь задоволення. Зазначені фактори пов’язані між собою (рис. 12).

Рис. 12. Модель Портера-Лоулера

Модель Портера-Лоулера дозволяє зробити такі висновки:

1) результативна праця призводить до задоволення, а не навпаки – задоволення призводить до досягнення високих результатів в праці;

2) мотивація не є простим елементом. Для забезпечення її ефективності необхідно об’єднати в єдину систему: зусилля, здібності робітників, результати їх праці, винагороду і задоволення.

Теорія постановки цілей виходить з того, що поведінка людини залежить від характеру цілей, які перед нею ставить менеджер.

Між характеристиками цілей і характеристикою виконання існує певна і достатньо тісна залежність. Так серед основних характеристик цілей, які безпосередньо впливають на ступінь мотивованості працівників виділяють:

Складність: чим складніше ціль, тим кращих результатів добуває людина;

Специфічність: кількісна ясність цілей, їх точність і визначеність;

Прийнятність: сприйняття загальної мети організації як власної, яка відповідає власним цілям і потребам;

Прихільність: готовність докладати певні зусилля для виконання завдань і досягнення поставленої мети

Теорія партисипативного управління виходить з бажання більшості людей брати участь в різних формах внутрішньоорганізаційної діяльності, в першу чергу, в процесі прийняття рішень, які вони ж будуть виконувати.

Контрльні запитання

1. Дайте визначення поняттям «мотивація», «моти», «мотиваційний процес». Як пов΄язані з мотивацією потреби, стимули?

2. Охарактеризуйте зміст основних етапів мотиваційного процесу.

3. Які основні тези мотиваційної теорії А. Маслоу?

4. Що спільного і чим відрізняються змістовні теорії мотивації за К. Альдерфером, Д. МакКлеландом, Ф. Герцбергом?

5. Якими факторами визначається ступінь мотивованості працівників за теорією очікувань В. Врума?

6. За яких умов працівник відчуває справедливість щодо оцінки своєї праці? Які можливі типи реакції робітника на несправедоивість?

7. Які оснвні фактори визначють ступінь мотивації працівників за моделлю Портера-Лоулера?

8. Якими характеристиками повинні володіти цілі, щоб справжувати мотиваційний вплив на працівників?

9. Яким чином необхідно мотивувати працівників за теорією партисипативного управління?

Тема 12. Методи менеджменту (управління)

Методи менеджменту - це способи здійснення управлінських дій на персонал для досягнення цілей організації.

Розрізняють: економічні, адміністративно-правові і соціально-психологічні методи управління, які відрізняються способами і результативністю дії на персонал.

12.1. Економічні методи

Економічні методи є способами прямого впливу на персонал на основі використання економічних законів і забезпечують можливість впливу на майнові інтереси як окремих працівників, так і організації вцелом.

Найбільш поширеними формами прямої економічної дії на персонал є: матеріальне стимулювання (заробітна плата, премії); гарантії - це засоби і умови, за допомогою яких забезпечується здійснення наданих працівникам прав в області соціально-трудових стосунків; компенсації - це грошові виплати, встановлені в цілях відшкодування працівникам витрат, пов'язаних з виконанням ними трудових або інших передбачених законом обов'язків; матеріальна допомога виплачується за рахунок прибутку у вигляді компенсацій в надзвичайних або екстремальних ситуаціях; пільги і привілеї; цінні папери.

Економічний вплив може здійснюватися на організацію в цілому через: інструменти податкової системи (ставка оподаткування, податковий кредит, податкові пільги); інструменти кредитної системи (ставка за кредитами, надання льготних кредитів, першочергове кредитування тощо); інструменти бюджетної системи (дотації, субсидії, державне інвестування тощо).

12.2. Адміністративно-правові методи

Адміністративно-правові методи є способами здійснення управлінських дій на персонал, заснованими на владних стосунках, дисципліні і системі адміністративно-правових стягнень.

Розрізняють такі основні способи адміністративно-правового впливу:

1. Організаційна дія заснована на дії ухвалених внутрішніх нормативних документів, що регламентують діяльність персоналу (статут організації, організаційна структура і штатний розпис, положення про підрозділи, колективний договір, посадові інструкції, правила внутрішнього розпорядку).

2. Розпорядницька дія спрямована на досягнення поставлених цілей управління, дотримання вимог внутрішніх нормативних документів і підтримку заданих параметрів системи управління шляхом прямого адміністративного регулювання (накази, розпорядження, вказівки, інструкції)

3. Дисциплінарна відповідальність і стягнення. За здійснення дисциплінарного проступку, тобто невиконання або неналежне виконання працівником покладених на нього трудових обов'язків, працедавець має право застосувати наступні дисциплінарні стягнення: зауваження, догану, звільнення за відповідними підставами.

5. Матеріальна відповідальність сторони трудового договору настає за збиток, заподіяний нею іншій стороні цього договору в результаті її протиправної поведінки, дії або бездіяльності, якщо інше не передбачене Кодексом й іншими законами.

6. Адміністративна відповідальністьі стягнення застосовуються у випадках здійснення адміністративних правопорушень, перелік яких з боку фізичних і юридичних осіб встановлений Трудовим Кодексом. За здійснення адміністративних правопорушень можуть встановлюватися і застосовуватися: попередження, адміністративний штраф, позбавлення спеціального права (наприклад, управління транспортним засобом), дискваліфікація

7. Кримінальна відповідальність набуває чинності у випадках скоювання злочинів, які характеризуються як суспільно небезпечні діяння у вигляді активних протиправних дій.

12.3. Соціально-психологічні методи

Соціально-психологічні методи - це способи здійснення управлінських дій на персонал, засновані на використанні закономірностей соціології і психології. Ці методи спрямовані як на групу співробітників, так і на окремих осіб.

За масштабами і способами впливу їх можна поділити на:

соціологічніметоди - спрямовані на групи співробітників в процесі їх виробничої взаємодії: підви­щення соціально-виробничої активності (копіювання лідерів, вста­новлення стандартів зразкової поведінки в усіх сферах діяльності); підтримка соціальної спадкоємності (конкурси майстерності, при­своєння кваліфікаційних відмінностей, свята з приводу ювілеїв і успішного завершення великих ділових операцій та ін.); соціальне нормування (встановлення норм відносин між працівниками фірми, правил внутрішнього розпорядку, виробничого етикету, виробітку і неухильне дотримання єдиних цінностей для всього персоналу фірми та ін.); моральне стимулювання (індивідуальне і колективне).

психологічні методи - цілеспрямовано впливають на внутрішній світ конкретної особи: гуманізація праці (ліквідація монотонності, колірне забарвлення приміщень і устатку­вання, використання спеціально підібраної музики); психологічне спонукання (заохочення творчості, ініціативи і самостійності); задо­волення професійних інтересів, підвищення творчого змісту праці; розробка мети за психологічними характеристиками і розвиток не­обхідних психологічних рис; комплектування малих груп за крите­рієм психологічної сумісності працівників.

Контрольні запитання

1. Яку роль відіграють методи управління у досягненні організаційних цілей?

2. Назвіть найбільш поширені форми прямої економічної дії на персонал.

3. Дайте характеристику основних способів адміністративно-правового впливу на працівників.

4. Назвіть основні форми соціологічних і психологічних методів управління персоналом.

Тема 13. Технологія менеджменту

13.1. Сутність технології менеджменту

Технологія менеджменту – це сукупність формальних і неформальних прийомів управлінської діяльності, які здійснюються у певній послідовності.

Технологія менеджменту включає:

- послідовність і процедури ре­алізації функцій управління;

- систему і порядок документообігу на підприємстві;

- порядок використання визначеної сукупності техніч­них засобів для роботи з інформацією (збір, переробка, збереження, використання).

Технічні засоби, що використо­вуються в процесі здійснення функцій управління, формують тех­ніку управління. До техніки управління належать також засоби збору, опрацювання, зберігання та передавання інформації.

Основні вимоги, що висуваються до технології ме­неджменту:

1. формулювання проблем, розробка і вибір рішення мають бути сконцентровані на тому рівні ієрархії управління, де для цього є відпо­відна інформація;

2. інформація має надходити від усіх підрозділів фірми, що пере­бувають на різних рівнях управління і виконують різні функції;

3. вибір і прийняття рішень мають виражати інтереси і можли­вості тих рівнів управління, на які буде покладено виконання рішення або які зацікавлені в його реалізації;

4. суворе дотримання підпорядкованості у відносинах ієрархії управління, жорстка дисципліна, висока вимогливість.

Щоб правильно організувати кожний функціональний процес у системі управління, менеджеру необхідно:

- визначати кількість, по­слідовність і характер операцій, котрі складають цей процес;

- підібра­ти (розробити) для кожної операції відповідні способи, прийоми, ме­тодику, технічні засоби;

- визначити оптимальні умови протікання процесу в часі та просторі.

13.2. Управлінський процес та його складові

Загальна технологічна схема управління включає 4 основні етапи, кожний з яких, в свою чергу, передбачає проходження декількох стадій (рис. 13).

Перший етап процесу управління полягає в узгодженні мети управлінського впливу, визначенні її зв’язку із загальносистемними цілями.

Другий етап передбачає проведення аналізу ситуації, для визначення умов та обставин, які створили ситуацію, сприятливу для виникнення проблеми. Аналіз ситуації включає оцінку параметрів, які визначають стан об'єкта управління, пошук шляхів вдосконалення системи, ліквідації небажаних тенденцій в її розвитку.

Третій етап передбачає з'ясування основної суперечності в сучасному стані системи щодо мети її розвитку, тобто визначення проблеми, яку необхідно подолати.

Четвертий етап передбачає вибір варіанту впливу для зміни стану системи. Цей вибір в теорії управління отримал назву управлінське рішення.

Рис. 13. Загальна технологічна схема управління

Стадія інформаційної роботи складається з операцій пошуку, накопичення, зберігання та обробки інформації, необхідної для аналізу ситуації.

Стадія аналітичної роботи включає оцінку параметрів системи, розрахунки показників, побудову графіків, з'ясування причин виникнення проблеми.

Стадія вибору варіанта дій включає розробку варіантів вирішення проблеми, визначення критеріїв вибору, порівняння варіантів, вибір оптимального варіанту, організаційне оформлення рішення.

Стадія організаційно-практичної роботи передбачає доведення прийнятого рішення до виконавців, роз'яснення та уточнення рішень, розподіл завдань і повноважень, контроль виконання рішення.

Контрольні запитання

1. Що таке технологія менеджменту? З яких елементів вона складається?

2. Які вимоги висувають до ефективної технології менеджменту?

3. Дайте характеристику основним технологічним етапам процесу управління.

4. Які стадії визначають зміст кожного етапу технології управління?

Тема 14. Управлінські рішення

14.1. Поняття і класифікація управлінських рішень

Прийняття рішень, як і обмін інформацією - складова частина будь-якої управлінської функції. Необхідність прийняття рішень виникає на всіх етапах процесу управління.

В загальному сенсі бідь-яке рішення - це вибір альтернативи.

Управлінське рішення - це вибір альтернативи, здійснений керівником, виходячи з його посадових повноважень і компетенцій та спрямований на досягнення цілей організації.

Особливості управлінських рішень

Цілі. Суб'єкт управління приймає рішення виходячи не з власних потреб та інтересів, а з метою вирішення проблем конкретної організації.

Наслідки. Менеджер обирає напрямок дій не тільки для себе, але й для організації в цілому та її працівників, його рішення можуть істотно вплинути на життя багатьох людей.

Розподіл праці. В організації існує розподіл праці: одні працівники (менеджери) зайняті вирішенням виникаючих проблем і прийняттям рішень, а інші (виконавці) - реалізацією вже прийнятих рішень.

Професіоналізм. В управлінні організацією прийняття рішень набагато більш складний, відповідальний і формалізований процес, ніж прийняття особистого рішення, який потребує професійної підготовки.

В процесі управління організаціями приймається величезна кількість різноманітних рішень (таблиця 6).

Принципи прийняття ефективних управлінських рішень

1. Наукова обгрунтованість рішень.

2. Цілеспрямованість.

3. Кількісна та якісна визначеність.

4. Правомірність.

5. Оптимальність.

6. Своєчасність.

7. Гнучкість.

8. Повнота оформлення.

Таблиця 6

Класифікація управлінських рішень

14.2. Характеристика процесу прийняття рішень, його основні стадії

Незалежно від підходу, за яким вирішується проблема, існують певні кроки (етапи), які необхідно пройти у процесі прийняття рішень.

Етап 1. Визначення проблеми. Процес визначення проблеми передбачає: 1) виявлення проблеми – процес усвідомлення, що існує певна проблема; 2) окреслювання проблеми – процес встановлення масштабу і природи проблеми тоді, коли вона вже виявлена; оцінка розміру і ступеня її серйозності.

Етап 2. Формулювання цілей, обмежень і критеріїв.

У якості основних обмежень найчастіше виступають: неадекватність ресурсів; недостатня кількість працівників, що мають необхідну кваліфікацію і досвід; неможливість закупити ресурси за прийнятними цінами; винятково гостра конкуренція; закони й етичні міркування.

Критерії – це стандарти, за якими мають оцінюватися альтернативні варіанти рішень (прибуток, вартість, ціна, строк окупності тощо).

Етап 3. Розробка альтернативних рішень. Всі обрані варіанти розглядаються разом. Кожний варіант рішення повинен бути оцінений не тільки відносно зазначених цілей, але й інших варіантів.

Етап 4. Вибір альтернативи. Очікуваний ефект від реалізації кожного варіанту вирішення проблеми, повинен бути оцінений разом з оцінкою ймовірності того, що такий ефект дійсно буде отриманий, а також з урахуванням організаційних наслідків альтернативи.

Етап 5. Здійснення альтернативи. Реалізація цього етапу передбачає: 1) оголошення альтернативи; 2) видачу необхідних розпоряджень; 3) призначення специфічних завдань, (доручень) різним працівникам; 4) розподіл ресурсів; 5) спостереження за процесом реалізації рішення; 6) прийняття рішень, що будуть випливати за результатами реалізаційї поточного рішення.

Етап 6. Оцінка результатів рішення.

14.3. Методи розробки управлінських рішень

Вибір методу розробки управлінського рішення обумовлюється типом проблеми, яка підлягає вирішенню:

1. Стандартні проблеми – мають чітку структуру, причинно-наслідкові зв΄язки з΄ясовані, аналогі, набір стандартних рішень.

2. Добреструктуровані проблеми – можуть бути розділені на підпроблеми, блоки питань, для кожного з яких існує набір стандартних рішень.

3. Слабкоструктуровані проблеми - не завжди з΄ясовані причинно-наслідкові зв΄язки, самі проблеми не формулюються достатньо чітко.

4. Неструктуровані проблеми – як правило не мають аналогів, причинно-наслідкові зв΄язки повністю не зрозумілі, способи вирішення не визначені.

Для розв΄язання проблем першого типу, як правило, використовуються стандартні рішення, які викладені у нормативних документах (інструкціях, положеннях, методичних вказівках тощо). Однак для прийняття більшості управлінських рішень використовуються спеціальні методи.

Формалізовані методи прийнятті управлінських рішень – засновані на отриманні кількісних результатів розрахунків. Використовуються для добреструктурованих і частково слабкоструктурованих проблем. В основі таких методів лежить використання моделей різного типу:

Фізична модель – збільшене/зменшене відображення досліджуваного об'єкта (наприклад, макет будівлі).

Аналогова модель - замінює досліджуваний об'єкт об'єктом-аналогом, що поводиться як реальний об'єкт, але виглядає інакше (графіки, схеми, карти тощо).

Математична модель - заснована на використанні символів і позначень для опису властивостей об'єкта за допомогою формульних (математичних) залежностей.

Неформалізовані (якісні) методи прийнятті управлінських рішень – засновані на інтуіції, власному досвіді та досвіді інших осіб (експертів): метод «мозкового штуруму», метод Дельфі, метод сценаріїв тощо.

Контрольні запитання

1. Що таке управлінське рішення? Чим воно відрізняється від особистого рішення?

2. За якими ознаками можна класифікувати управлінські рішення?

3. Які основні принципи прийняття ефективного управлінського рішення?

4. Дайте характеристику основних етапів прийняття управлінського рішення.

5. Які вам відомі методи розробки управлінських рішень. Дайте їх характеристику. Для проблем якого типу вони використовуються?

Тема 15. Інформація і діловодство в менеджменті

15.1. Інформація, її види і роль в менеджменті

Взаємозв’язок між суб’єктом управління і об’єктом управління — здійснюється через інформаційну систему. Сучасний менеджер, як показують дослідження, витрачає від 50 до 90 % робочого часу на обмін інформацією.

Інформація - це відомості і знання про дійсність, які відчужуються від їх носія у вигляді повідомлень і завдяки яким зменшується невизначеність.

Дані – це характеристики фактів і подій. Вони є джерелом інформації.

Для того, щоб дані перетворилися в інформацію, необхідно розуміння що вони означають. Тобто інформація - це перетворені в певному контексті дані, що є змістовними та корисними для конкретних користувачів.

Управлінська інформація - це сукупність відомостей про процеси, що протікають усередині фірми та її оточенні, які служать основою ухвалення управлінських рішень.

Економічна інформація - це сукупність цифр, фактів, відомостей та інших даних, які переважно кількісно відображають суспільно-економічні явища і процеси.

Обсяги та зміст інформації, потрібної різним суб’єктам управління, залежать від:

- масштабу й важливості управлінського рішення, яке приймає той чи інший менеджер;

- кількості й характеру параметрів, які регулюються в керованій системі (об’єкті управління) та які характеризують результати роботи системи;

- кількості варіантів можливого стану й поведінки керованої системи;

- величини та різноманітності внутрішніх і зовнішніх факторов;

- кількості та якості показників.

Тож для вироблення та прийняття конкретного управлінського рішення той чи інший менеджер має бути забезпечений релевантною інформацію - об’єктивною, повною, наданою в потрібний час, для конкретної особи і під конкретну ціль.

Тому до інформації, що використовується в управлінні системою, пред’являється ряд вимог: повнота, достовірність, своєчасність, актуальність, доступність, мовна ясність.

Інформацію, що використовується в управлінні, класифікують за різними ознаками (табл. 7).

Таблиця 7

Продовження таблиці 7.

15.2. Документація в системі менеджменту

Поширеним носієм інформації, за допомогою якого реалізуються управлінські функції, є документ.

За державним стандартом України (ДСТУ 2732-94), документ - це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і який має згідно з чинним законодавством юридичну силу.

Тобто, документом називають відповідним чином складені, підписані і завірені ділові папери, якими оформляються різні господарські операції, правові відносини, дії юридичних осіб і окремих громадян.

Групи документів

1. За формою документи бувають текстові (рукописи, бланки, журнали, книги і т. п.), графічні (креслення, схеми, графіки, карти), аудіовізуальні, фотодокументи, кінодокументи та ін.

У свою чергу, текстові документи поділяють на:

загальні - документи, якими оформляють різні дії, відносини (накази, прохання, вимоги);

стандартні - документи, оформлення яких передбачено в певній послідовності і за суворо обов'язковими правилами (доручення, свідоцтво про народження. бланки планових докуменпв тощо);

типові – документи, для яких суворо визначені не тільки форма, а й зміст (типовий договір).

2. За строками надання: термінові (документи визначають дату виконання або дій); безстрокові.

3. За видами інформації виділяють 7 груп документів:

1) іформаційні документи і документи колегіальних органів
управління:

а) службові листи, службові телеграми, телефонограми, до-
відки, доповідні, пояснювальні та службові записки;

б) протоколи, стенограми.

2) організаційно-розпорядчі (адміністративні або ділові) документи - застосовуються в процесі здійснення організаційно-розпорядчих функцій управління:

а) організаційні - статути, положення, інструкції, правила внутрішнього розпорядку та ін.;

б) розпорядчі - рішення, розпорядження, накази, поста-
нови, ухвали;

3) обліково-фінансові документи - оформлення відкриття розрахунків у банку, заяви, зобов'язання, відмови від акцепту, акти, трудові угоди, доручення тощо;

4) документи з особового складу кадрів - документи про прийняття на роботу, підготовку і перепідготовку персоналу у зв'язку з розвитком виробництва, заяви про прийом на роботу, характеристики, накази по особовому складу, документи-контракти;

5) документи з господарсько-договірної діяльності - договори на поставки, підряди, господарські договори в науковій діяльності, у взаємовідносинах підприємств і банку, в попередній діяльності по створенню нових форм господарювання;

6) документи з господарсько-протекційної діяльності - протоколи розбіжностей до угод, комерційні акти, претензійні листи, позовні заяви;

7) документи з зовнішньоекономічної діяльності - документи з організації зовнішньоекономічних зв'язків, документи щодо створення спільних зв'язків, документи по створенню спеціальних підприємств.

Документиодного виду мають загальне призначення і єдиний формуляр.

Формуляр - цесукупність розміщених у певному порядку реквізитів, властивих даним видам документів.

Реквізит- складова частина (елемент) документа. У реквізиті зазначають сукупність обов'язкових в документі даних, без яких він не може бути підставою для обліку та не має юридичної сили.

За призначенням ділові документимають вид оригіналу, копії, дубліката, витягу.

15.3. Управлінські інформаційні системи

Інформаційна система (ІС) — це сукупність різноманітних взаємозв’язаних або взаємозалежних усебічних відомостей про стан об’єкта та процеси, що відбуваються на ньому і які виражені в показниках й інших інформаційних сукупностях, зібраних та оброблених за допомогою технічних (інформаційних і обчислювальних) засобів за визначеною методикою та заданих алгоритмах, і які відповідають вимогам керівної системи при її впливі на об’єкт управління.

ІС складається з:

1) компонентів обробки інформації;

2) внутрішніх і зовнішніх каналів передачі інформації;

3) інформації.

Система об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту, включає як складову частину інформаційну базу.

Інформаційна база є сукупністю певним чином органі­зованої, збережуваної та контрольованої інформації, зафіксо­ваної на різних носіях, яка відображає стан і процеси, які відбуваються на об’єкті управління та в його зовнішньому середовищі.

Види інформаційних систем організації

1. Управлінська інформаційна система (УІС) – інтегрована звітна система, яка спеціально призначена для планування і контролю за діяльністю організації. УІС використовується для обробки інформації стосовно структурованих проблем. Для цього заздалегідь визначається відповідна потрібна інформація, спроектовані звіти і написані програми (наприклад, надання щомісячних звітів про доходи і витрати).

2. Система підтримки рішень (СПР). Використовується для слабкоструктурованих проблем, для розв΄язання яких не підходить суто управлінська інформація. Це комп΄ютерні системи, які допомогають прийняти рішення шляхом взаємодії з базами даних і аналітичними моделями. СПР росширює можливості управлінця в маніпулюванні даними при пошуку оптимального рішення.

3. Експертні системи – це системи, які дозволяють отримати різноманітні дані про певні об΄єкти (наприклад, клієнтів банка, породи землі, сировину і матеріали).

4. Системи реалізації угод і операцій – базова обробка даних угод і операцій (бухгалтерські документи, касовий апарат, платіжні відомості тощо).

Контрольні запитання

1. Що представляє собою управлінська інформація? Які дані містить економічна інформація?

2. Які вимоги висуваються до інформації?

3. Яким чином класифікується управлінська інформація?

4. Що розуміють під терміном «документ»? Які групи документів використовуються в управлінській діяльності?

5. Що таке формуляр і реквізити документа?

6. Як поділяються ділові документи за призначенням?

7. З яких елементів складається інформаційна система? Які види ІС використовуються в системі управління?

Тема 16. Комунікації в менеджменті

16.1. Сутність та етапи процесу комунікації

У вузькому розумінні комунікації – це процес обміну інформацією (фактами, ідеями, поглядами, емоціями тощо) між двома або більше особами, який забезпечує їх взаєморозуміння.

Для здійснення комунікації необхідні 4 елементи:

1) щонайменше дві особи: відправник – особа, яка генерує інформацію, що призначена для передавання; одержувач – особа, для якої призначена інформація, що передається;

2) повідомлення - закодована за допомогою будь-яких символів інфомація, призначена для передавання;

3) канал комунікації – засіб, за допомогою якого передається інформація;

4) засоби зворотнього зв’язку - процесу передавання повідомлення у зворотньому напрямку: від одержувача до відправника. Таке повідомлення містить інформацію про ступінь сприйняття і зрозумілості отриманого ним повідомлення.

В процесі комунікації виділяють 8 етапів (рис. 14).

Рис. 14. Етапи комунікаційного процесу

16.2. Методи і види комунікацій

Виділяють три основні методи міжособових комунікацій:

1) Усні комунікації.

Перевагами усної комунікації є:

- швидкість обміну інформацією;

- гарний зворотній зв`язок завдяки безпосередньому контакту (можливість поставити запитання, уточнити повідомлення, виявити згоду чи незгоду тощо);

- простота здійснення комунікації.

До недоліків усної комунікації слід віднести:

- використання для повідомлення недостатньо точних, неадекватних, не підходящих слів;

- можливість пропустити у повідомленні суттєві деталі;

- велика ймовірність забування почутої слухачем інформації;

- викривлення повідомлення при його передаванні другій, третій і т.д. особі.

2) Письмові комунікаці. Формами письмової комунікації виступають: накази; розпорядження, листи, звіти і багато інших засобів комунікації, які використовують письмові символи. Письмові комунікації використовують перш за все у випадках, коли потрібно щонайточніше передати зміст складної та об`ємної інформації.

Переваги письмової комунікації:

- є незмінною впродовж тривалого часу, може зберігатися;

- є відчутною (на дотик), помітною;

- піддається перевірці;

- як правило, ретельно сформульована, глибоко обміркована, є логічною і точною.

3) Невербальні комунікації. Невербальна комунікація – це такий обмін інформацією, який здійснюється без використання слів (натомість застосовуються різні символи). Функціями невербальної комунікації є: доповнення і заміна мови; відображення емоційного стану партнерів по комунікаційному процесу (табл. 8).

Таблиця 8

Класифікація невербальних засобів комунікації

Види комунікацій

1. В залежності від статусу комунікації (санкціоновані чи несанкціоновані вищим керівництвом):

формальні комунікації є наслідком ієрархії влади в організації, відповідають прямому ланцюгу команд і є частиною комунікацій, необхідних для виконання певної роботи в організації;

неформальні комунікації виникають спонтанно, несанкціоновані менеджментом. Вони підтримують формальні комунікації, заповнюють розриви, що існують у формальних комунікаціях і переслідують такі цілі:

– надають можливість робітникам організації задовольнити потреби в соціальній взаємодії;

– здатні спростити комунікації, створюючи альтернативні, часто більш швидкі та ефективні проти формальних, канали обміну інформацією.

2. За характером спрямованості.

Міжрівневі комунікації: Нисхідні комунікації – передавання інформації з вищіх рівнів управління на нижчі. Використовуються для спрямування, координації і оцінки діяльності підлеглих. За допомогою нисхідних комунікацій підлеглим передається інформація про поточні завдання, рекомендовані процедури, прийняті рішень тощо.

Висхідні комунікації – передавання інформації з нижчих рівнів управління на вищі. За допомогою таких комунікацій керівники отримують інформацію про стан справ на нижчих рівнях управління. Обмін інформацією по висхідній здійснюється у формі звітів, пропозицій, пояснювальних записок тощо.

Висхідні комунікації мають тенденцію до більшого викривлення інформації проти нисхідних.

Горизонтальні або бокові комунікації -відбуваються між членами однієї групи або співробітниками рівного рангу. Вони необхідні для того, щоб прискорити і полегшити обмін інформацією в організації, координувати і інтегрувати різні функції в організації.

Горизонтальні комунікації можуть бути як формальними, так і неформальними.

Діагональні комунікації.ї – комунікації, які перехрещують функції і рівні управління організації, проходять крізь них. Вони важливі в ситуаціях, коли члени організації не можуть здійснювати ефективний обмін інформацією по іншим каналам.

16.3. Комунікаційні мережі

Комунікаційна мережа — це з'єднання певним чином учасників комунікаційного процесу за допомогою інформаційних потоків.

Вибір типу комунікаційної мережі залежить від цілей, які ставить перед собою менеджер.

В таблиці 9 надано характеристику типів комунікаційних мереж залежно від швидкості передавання повідомлення, точності повідомлення, ймовірності наявності лідера, морального стану підлеглих.

Читайте також:

1. A) правові і процесуальні основи судово-медичної експертизи
2. H) інноваційний менеджмент – це сукупність організаційно-економічних методів управління всіма стадіями інноваційного процесу.
3. II. Поняття соціального процесу.
4. IV. План навчального процесу.
5. А. Особливості диференціації навчального процесу в школах США
6. Автоматизація процесу призначення IP-адрес
7. Адміністративний примус застосовують на основі адміністративно-процесуальних норм.
8. Активний та пасивний типи адаптаційного процесу.
9. Альтернативні парадигми організаційного процесу
10. Аналіз процесу і продуктів діяльності.
11. Аналіз процесу формування маркетингових комунікацій
12. Аналіз стану та проблем реалізації Болонського процесу в Україні за ключовими напрямками.

Переглядів: 1536