Інформаційне забезпечення управління

Володіння достовірною і актуальною інформацією поряд з умінням ефективно використовувати адекватні методи її збирання, аналізу і надання, є основою успішної діяльності підприємств і організацій будь-якої організаційно-правової форми.

Диференціація попиту на всі види інформації – наукову, технічну, економічну, урядову, задоволення зростаючих ІП є актуальним завданням у галузі управління. Інтуїтивні дії у цій галузі, відсутність інформаційної політики підприємства можуть призвести до неадекватних рішень і відчутних фінансових витрат.

Однією з особливостей управлінської праці є постійна необхідність прийняття рішень в умовах дефіциту часу. Процес вироблення і прийняття рішень в системі управління за суттю є інформаційним процесом. Рішення – це «згусток» інформації, спеціально зібраної, проаналізованої й опрацьованої суб’єктом управління. Рішення інформаційне за своєю сутністю, при чому являє собою констатацію нинішнього стану системи, синтез інформації про сьогоднішній день з інформацією про майбутнє, яке виражене у меті, яка поставлена перед системою.

Управління, як процес планування, організації, мотивації та контролю, передбачає наявність і єдність двох підсистем – керованої і керуючої.

Взаємодія об’єкта і суб’єкта управління – це, перш за все, інформаційна взаємодія. Завдяки обміну інформацією між суб’єктом і об’єктом управління система виробляє команди управління для підтримання своєї життєдіяльності і виконання поставлених перед нею цілей і потребує зворотного зв’язку – надходження інформації про результати.

Тільки систематизована інформація забезпечує можливість керівнику визначати ефективність організаційно-економічних, соціальних та інших заходів, а також залежно від умов, які складаються, змінювати накреслену програму. Чим краще поінформований керівник, тим більш оперативні і вищі за якістю його рішення.

Суб’єкт управління, виробляючи управлінські рішення, передає їх об’єкту управління, оформлюючи інформацію у вигляді організаційно-розпорядчих документів (положень, інструкцій, правил, наказів, постанов, рішень тощо). Часто для отримання ефективного результату в процесі управління необхідна як усна, так і письмова взаємодія між суб’єктом і об’єктом, однак, для більшості процесів управління важлива наявність інформації, закріпленої на матеріальному носії.

Таким чином, результат управління залежить від того, наскільки продумано, систематично і професійно відбувається інформаційна взаємодія між суб’єктом і об’єктом управління. Аналіз видів управлінської діяльності уможливлює визначення завдань, вирішувані в організації, і виконавців цих завдань. За ступенем інтелектуальності і складності завдання можна класифікувати:

Перший клас – найпростіші завдання, які складаються з повністю формалізованих процедур і виконання яких, крім витрат часу, не становить ніякої складності для виконавців. Ці завдання стандартизують і програмують. До них відносять контроль і облік, оформлення документів, їх тиражування, розсилання тощо. Такі завдання вирішують практично всі ІС. Завдання цього класу, якщо їх використовують для прийняття рішень, називають завданнями прийняття рішень в умовах повної визначеності. При цьому випадкові і невизначені чинники відсутні.

Другий клас – складніші завдання: прийняття рішень в умовах ризику, тобто в тому випадку, коли наявні випадкові чинники, для яких відомі закони їх впливу. Постановка і вирішення таких завдань можливі на основі методів теорії ймовірностей, аналітичного та імітаційного моделювання.

Третій класзавдань складають слабко структуровані завдання, які містять невідомі або невимірювані компоненти (кількісно не оцінювані). Для цих завдань характерна відсутність методів розв’язання на основі безпосереднього опрацювання даних. Постановка завдань базується на прийнятті рішень в умовах неповної інформації. У ряді випадків, на основі теорії нечітких множин і застосувань цієї теорії вдіється побудувати формальні схеми рішення.

Четвертий класзавдань складають завдання прийняття рішень в умовах протидії або конфлікту (наприклад, необхідно враховувати наявність активно діючих конкурентів). В завданнях цього класу можуть бути наявні випадкові чинники, для яких невідомі закони їх впливу. Постановка і вирішення таких завдань можливі (але не завжди) методами теорії ймовірностей, нечітких множин і теорії ігор.

П’ятий клас – найскладніші завдання прийняття рішень, які характеризують відсутністю можливості формалізації через високий ступінь невизначеності. До таких завдань відносять більшість проблем прогнозування, перспективного планування.

Працівників офісу можна умовно поділити на такі групи відповідно до виконуваних ними завдань.

Перша група – керівники (генеральні директори, головні адміністратори, виконавчі директори, начальники відділів), які виконують, як правило, завдання четвертого і п’ятого класів. Творчий елемент їх роботи максимальний, а рутинний зміст мінімальний. Ці працівники несуть найбільшу відповідальність за прийняття рішень і є основними користувачами узагальнених інформаційних ресурсів організації. Основна форма діяльності керівника – ділове спілкування. Для керівника характерне таке розподілення часу протягом дня: ділові контакти – 47%, робота з документами – 29%, телефонні переговори – 9%, відрядження (поїздки) – 6%, аналіз проблем і прийняття рішень – 4%, інше – 5%.

Технологія діяльності керівника характеризують такими особливостями:

· при централізації прийняття рішень різко збільшуються обсяги інформації, зменшується час на обдумування і аналіз, зростає складність комплексного врахування всіх даних;

· виникає значна частка поточних задач, які не дозволяють зосередити увагу на стратегічних цілях;

· не враховується роль організаційної поведінки, вплив зовнішнього середовища і психологічних аспектів прийняття рішення;

· переважають проблеми, обумовлені звичками, досвідом, традиціями і іншими неформалізованими обставинами;

· при прийнятті рішень керівник не завжди у змозі описати і навіть уявити досить повну модель ситуації, а керується лише деякими уявленнями про неї;

· діяльність керівника значною мірою залежить від стилю керівництва, від ступеню знань причин і наслідків, ясності уявлення взаємозв’язків обсягу наявної інформації.

Другу групу складають спеціалісти, які виконують завдання другого і третього класів і формують інтелектуальний базис установи. Для спеціалістів характерний таке розподілення часу протягом робочого дня: ділові контакти – 23%, робота з документами – 42%, телефонні переговори – 17%, аналітична робота – 12%, інше – 6%. Ефективність функціонування установи в основному визначається продуктивністю діяльності спеціалістів, особливо у питаннях створення нової інформації. Спеціалісти забезпечують практично всю інформаційну підготовку для прийняття рішення керівником. Вони є основними виконавцями документів, визначають їх якість. Частка рутинної роботи різна і при раціональній технології повинна бути незначною.

Третя група – технічні працівники, які виконують всю рутинну роботу (завдання першого класу). Робота цих працівників регламентована, але не потребує розуміння змісту опрацьовуваної інформації. До цієї ж групи відносяться працівники, які мають суто виробничі навички (друкарки, оператори). Основний критерій продуктивності їх роботи – оперативність і своєчасність опрацювання без збоїв і помилок. Поліфункціональними працівниками є секретарі. Вони готують листи, накази, розпорядження та інші документи, копіюють і розсилають документи, ведуть файли документів, здійснюють телефонні контакти, планують зустрічі і поїздки, організують «календарі» своїх керівників.

Для цієї групи працівників характерне таке розподілення часу: робота з документами – 69%, телефонні переговори – 20%, ведення обліку – 6%, інше – 5%. Основний клас завдань, притаманний офісу - документаційне забезпечення управління. Незалежно від класу завдань, вирішення будь-якого з них передбачає проведення великого обсягу типових офісних робіт, які включають:

· опрацювання вхідної і вихідної інформації: читання і відповіді на листи (як електронні, так і звичайні), написання звітів, циркулярів та іншої документації, яка може містити також малюнки і діаграми;

· збирання і подальший аналіз деяких даних, наприклад звітності за певні періоди часу за різними підрозділами або організаціями, яка задовольняє різним критеріям відбору;

· зберігання інформації, яка надійшла, забезпечення швидкого доступу до неї і пошук необхідної у даний момент інформації.

Діяльність має бути чітко скоординована між особами, які її виконують; повинні бути забезпечені тісні зв’язки, які дозволяють обмінюватись інформацією у короткі терміни, а процес руху документів має бути ефективно організований.

Структуру прийняття управлінського рішення можна представити такою схемою (рис. 4.).

Рис. 4. Структура прийняття управлінського рішення

Інформаційну складову управлінської праці становить збирання, зберігання, опрацювання і передавання інформації. Через органи управління проходить велика за обсягом, різноманітністю і динамікою інформація. Одна її частина має безпосередньо управлінський характер, інша виражає взаємозв’язки державного апарату з суспільством, з його численними проявами і потребами, інтересами громадян. Інформацію, яка циркулює в органах державної влади, можна визначити як соціально-управлінську інформацію. Будь-який вид виробничо-економічної діяльності ґрунтується на відповідному ІЗ, в тому числі економічною, кон’юнктурною, науково-технічною, оглядово-аналітичною, фактографічною та іншою інформацією.

Інформаційне забезпечення – сукупність процесів з підготовки та надання спеціально підготовленої інформації для вирішення управлінських, наукових, технічних та інших задач у відповідності з етапами їх розв’язування. ІЗ – комплекс методів і засобів документаційного, фактографічного і концептографічного обслуговування, використовуваних для задоволення ІП у конкретній науково-технічній ситуації або у вирішенні управлінських задач.

Інформаційне забезпечення управління –цеорганізація цілеспрямованих масивів інформації і інформаційних потоків, яка включає збирання, зберігання, опрацювання і передавання інформації (в тому числі і з використанням комп’ютерних інформаційних систем) з метою аналізу отриманих результатів для підготовки, обґрунтування і прийняття управлінських рішень органами управління.

У загальному обсязі інформації, яка циркулює у складних суспільних системах відрізняють інформацію безпосереднього управління й інформацію розвитку системи. Під інформацією безпосереднього управління розуміють відомості, які циркулюють каналами конкретної системи і використовують для вирішення завдань, які стоять перед цією системою. Під інформацією розвитку системи розуміють відомості, які містять результати науково-технічних досягнень, які можуть бути використані для докорінної перебудови системи. Умовність цього поділу підтверджується конвергенцією на практиці зазначених видів діяльності, що викликано спільною структурою діяльності – об’єктом (документно-інформаційним ресурсом), технологією та іншими структурними компонентами. Виходячи з цього умовного поділу, діяльність спеціалістів в галузі документно-інформаційних ресурсів можна поділити на діяльність в галузі документаційного забезпечення системи управління або документування управлінської діяльності (document management) і діяльність в галузі інформаційно-аналітичного забезпечення (information management), які разом є складовими ІЗ діяльності підприємства.

Очевидно, що організація ІД на підприємствах і ІЗ управління є самостійним видом діяльності, а інформаційні підрозділи підприємств, будучи функціонально включеними до відповідних організаційних структур, виконують специфічні функції управління ІД, системного аналізу інформаційних потоків і застосування методів інформаційної логістики до руху цих потоків як всередині організації, так і стосовно зовнішнього середовища. Управлінську інформацію можна поділити на три категорії:

- інформація стратегічного планування забезпечує можливість вищому керівництву приймати рішення із встановлення довготермінових цілей, накопичення ресурсів для досягнення цих цілей і формулювати політику їх досягнення (може містити перспективні оцінки середовища, економічні прогнози і демографічні тенденції);

- контрольну управлінську інформацію використовують менеджери середнього рівня для координації різних підконтрольних їм дій, приведення ресурсів у відповідність із завданнями і розробки оперативних планів;

- оперативна інформація допомагає виконувати звичайні повсякденні операції) розрахунок заробітної платні і фінансові розрахунки тощо.

Ефективність будь-якої ІС значною мірою залежить відякості інформації, яка до неї вводиться. Необхідний рівень якості забезпечується шляхом фільтрації вхідного потоку інформації. В сучасних ІС відбір інформації є обов’язковим етапом перетворення інформаційного потоку і потребує формулювання загальних і окремих критеріїв відбору інформації на вході ІС і визначення принципів добору документів і відомостей для різних цілей ІЗ.

Оскільки від якості відібраної інформації залежить результативність рішень, що приймають, необхідне врахування психологічних критеріїв відбору інформації:

- критерій поліментності – є основою для добору такої інформації, яка викликає в людському мозку найбільшу кількість думок, призводить до виникнення кількох варіантів рішення завдання і створює велику вірогідність правильного і швидкого вибору найкращого варіанту її розв’язання;

- критерій активності, за яким відбирають інформацію, яка є значущою не з наукової або технічної точки зору, а з точки зору психології мислення, тобто таку, що обумовлює народження нових думок, активно впливає на творче мислення користувача інформації;

- критерій евристичності інформації – пов’язаний з критерієм активності, але є вищою за якістю – спонукає людський мозок при її осмисленні створювати таку нову інформацію, яка забезпечує можливість знаходити найкоротші шляхи вирішення проблеми, яка стоїть перед користувачем інформації. За критерієм евристичності відбирають таку інформацію, яка спрямовує хід думок користувача інформації до вирішення заданої проблеми;

- критерій прогресивності інформації – оцінюють і виділяють таку інформацію, яка веде до знань, які розкривають шляхи руху вперед в розвитку проблеми;

- оптимальний мінімум інформації як психологічний критерій добору потребує такої кількості інформації, якого достатньо спеціалісту для оптимального вирішення завдання.

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
ІЗ бізнесу	\|	Теорія електронної поляризації газів

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.013 сек.