Відмітка про наявність документа в електроній формі (реквізит30)
Реквізит містить ім'я файлу, код оператора та інші пошукові файли, які встановлює організація.
Прізвище виконавця і номер його телефону (реквізит 28)
Реквізит містить прізвище безпосереднього виконавця та номер його робочого телефону. Проставляється на лицьовому або зворотному боці в нижньому лівому куті останнього аркуша документа.
Ця позначка робиться тільки на вихідних документах-довід- ках, висновках, листах тощо. Наявність реквізиту передбачає звернення до виконавця у разі необхідності уточнень або роз'яснень щодо змісту документа, тож бажано, крім прізвища і номера телефону, вказувати ім'я та по батькові виконавця. Ця сприятиме встановленню контакту. Наприклад:
Оніщенко Павло Тел. 555-03-15
Для документів з обмеженим доступом вказуються й адреси направлення всіх примірників, наприклад:.
прим. 1 — за адресою; прим. 2 — у відділ кадрів; прим. З — в канцелярію.
Кількість примірників визначається нормативними актами (особливо для документів з обмеженим доступом) або диктується практичною необхідністю.
Відмітка про наявність додатків (реквізит 22)
Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ у цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом.
Знак № перед цифровим позначенням додатку не ставиться.
Запис про державну реєстрацію (реквізит 32)
Цей реквізит ставлять у Міністерстві юстиції на нормативно- правові документи, які відповідно до Указу Президента України «Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади»
Повністю оформлений запис має такий вигляд:
ЗАРЕЄСТРОВАНО у Міністерстві юстиції України «15» серпня 2008 року за № 01/22 Керівник реєструвального фонду