• Гідрологія і Гідрометрія
• Господарське право
• Економіка будівництва
• Економіка природокористування
• Економічна теорія
• Земельне право
• Історія України
• Кримінально виконавче право
• Медична радіологія
• Методи аналізу
• Міжнародне приватне право
• Міжнародний маркетинг
• Основи екології
• Предмет Політологія
• Соціальне страхування
• Технічні засоби організації дорожнього руху
• Товарознавство продовольчих товарів

Робота над документами в підрозділах

Діловодство в структурних підрозділах покладається керівни­ком на одного з працівників. Його завданням є приймання, реєс­трація, пошук, оформлення, зберігання, відправлення та кон­троль за виконанням документів у підрозділі.

В установах, де опрацьовуються документи з паперовими носія­ми, відповідальний за роботу з документацією в підрозділі (діло­вод) щодня у встановлений час одержує документацію від секретаря-референта чи в канцелярії. На кожному зареєстрованому документі у журналі вхідної кореспонденції діловод на звороті останнього аркуша внизу зліва проставляє індекс свого підрозділу, порядковий номер та дату одержання документа.

Подання документів на розгляд заступників керівника під­приємства за напрямами здійснюється відповідно до розподілу обов'язків. Термінова кореспонденція і документи з доручення­ми керівництва розглядаються негайно.

Керівник підрозділу, розглянувши отриманий документ з ре­золюцією вищого керівника, визначає безпосередньо виконавця і за потреби дає йому додаткові вказівки. Після розгляду доку­ментів керівництвом підрозділу діловод передає їх виконавцям згідно з резолюцією.

Закони України, постанови та інші акти Верховної Ради Укра­їни, укази та розпорядження Кабінету Міністрів України, накази міністерств чи інших вищих органів діловод підрозділу без зат­римки передає на розгляд керівництву, а після повернення — ви­конавцям. При цьому він постійно контролює проходження до­кументів і забезпечує їх повернення секретареві-референтові.

Під час приймання від виконавців вихідних документів з папе­ровими носіями перевіряються:

♦ правильність оформлення документа, розміщення на ньому реквізитів;

♦ правильність зазначення адреси кореспондента;

♦ наявність необхідних підписів на документі та додатках до нього;

♦ наявність віз на копіях документів, що залишаються у справах;

♦ наявність на документі позначки про додатки;

♦ відповідність кількості примірників кількості адресатів. Документи, що надсилаються водночас одному й тому самому адресатові, вкладаються в один конверт, на якому проставляють­ся реєстраційні номери всіх документів, які там знаходяться.

Якщо оригінал документа підлягає поверненню, то на вер­хньому березі першого аркуша проставляється штамп ПІДЛЯГАЄ ПОВЕРНЕННЮ

Оригінали наказів, планів, протоколів тощо необхідно зали­шати в установах — авторах цих документів. Підрозділам надси­лаються їх другі примірники.

Документи, які адресують постійним кореспондентам, реко­мендується відправляти в конвертах з адресою одержувача та від­правника, що виготовляються заздалегідь друкарським способом.

У випадку надсилання кореспонденції до інших міст країни на конверті, крім найменування установи, посади та прізвища адре­сата, слід зазначати поштову адресу.

Неоформлені або належним чином не оформлені документи повертаються виконавцеві на доопрацювання.

Вихідні документи та інші поштові відправлення структурні підрозділи та окремі виконавці зобов’язані передавати секретареві-референтові до встановленої години.

Секретар-референт реєструє вихідні документи в журналі ре­єстрації вихідних документів

Кожному вихідному документу присвоюється номер, який складається з літер імені та прізвища документа, індексу струк­турного підрозділу та порядкового номера документа з початку року.

Позначку про вихідні документи-відповіді робить секре­тар-референт у журналах реєстрації вхідних документів, де прос­тавляються номер і дата вихідного документа, вказується прізви­ще керівника, шо підписав документ.

Документи, що надсилаються одночасно одному адресатові, вкладаються в один конверт. Законвертована кореспонденція маркірується і доставляється у поштове відділення.

Виконання вимог щодо раціональної організації як традицій­ного, так і електронного документообігу можливе лише за умови ретельно продуманої технології оброблення документів, дотри­мання послідовності операцій, що виконуються. Для цього слід розробити схеми документообігу маршрутні й технологічні карти на службову документацію.

Читайте також:

1. II. Будова доменної печі (ДП) і її робота
2. II. Самостійна робота студентів.
3. IV. ВИХОВНА РОБОТА В КЛАСІ
4. IV. ІНДИВІДУАЛЬНА РОБОТА СТУДЕНТІВ.
5. IV. Науково-дослідницька робота.
6. IV. Практична робота.
7. IV. Робота над темою уроку
8. Qорганізаційне середовище, в якому виконується робота
9. V. Робота з підручником
10. V. Робота з підручником. с. 59-60
11. V. Робота з програмою «Виконавець Восьминіжка»
12. V. Робота з програмою «Виконавець Садівник».

Переглядів: 1204