Аудиторна робота 3

Тема:	Діловодство на підприємстві
Мета:	Ознайомитися з основними задачами діловодства, розглянути функції та обов’язки діловода. Вивчити основні види документів з діловодства (заява, протокол, наказ, витяг з протоколу, посадові інструкції)

Діловодство в організації встановлює загальні правила документування управлінської діяльності в структурних підрозділах і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі до архіву.

На кожному підприємстві будь-якої форми власності відбувається постійний обіг документів незалежно від їх кількості. Чим більший обсяг документної інформації, тим складнішою є організація документообігу. Правильна організація документообігу, у свою чергу, сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, пропорційному завантаженню підрозділів та посадових осіб, що позитивно впливає на процес управління в цілому.

Сьогодні документообіг існує на всіх підприємствах і представляє собою рух документів з моменту їх створення або отримання до надсилання або передачі їх на зберігання до архіву.

ОБ’ЄМ ДОКУМЕНТООБІГУ будь-якої організації складається зі вхідних, вихідних та внутрішніх документів, оброблених за період одного календарного року.

З метою встановлення на підприємстві єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичного керівництва і контролю за дотриманням визначеного порядку роботи з документами, в структурних підрозділах установи створюється служба діловодства. Вона може бути представлена цілим структурним підрозділом або окремим працівником, який забезпечує документообіг службових документів.

На підприємствах усіх форм власності роботою з документами займається ДІЛОВОД.

Відповідно до типової посадової інструкції діловоди виконують такі завдання:

1. Приймає, реєструє кореспонденцію і направляє її у структурні підрозділи.

2. Відповідно до резолюцій керівників підприємства передає документи на виконання, оформляє реєстраційні картки.

3. Веде картотеку обліку проходження документальних матеріалів, здійснює контроль за їх виконанням, видає необхідні довідки щодо зареєстрованих документів.

4. Відправляє відповідну документацію адресатам.

5. Веде облік отриманої і відправленої кореспонденції, систематизує й зберігає документи поточного архіву.

6. Готує й здає до архіву підприємства документальні матеріали, закінчені діловодством, і реєстраційну картотеку.

7. Забезпечує зберігання службової документації.

8. Виконує окремі службові доручення свого безпосереднього керівника.

Переважна частина інформації, що використовується у господарській діяльності підприємства, фіксується. Матеріальним носієм ділової інформації, що фіксується, є документ.

Документ - це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини. Залежно від матеріалу, що використовується для фіксування інформації, розрізняють документи на паперовій основі, на фотоплівці, магнітній стрічці, дискеті, лазерному диску тощо.

Встановлено, що 95% інформації одержується за допомогою документів, 60% робочого часу в офісі витрачається на роботу з ними, а 8% витрат підприємства припадає на виробництво документів.

Діловодство поділяють на два види:

· адміністративне або загальне;

· спеціальне.

До адміністративного діловодства відносять документи, що створюються у процесі розпорядчої та виконавчої діяльності установ державного управління, громадських організацій, а також адміністрації підприємств. Це головним чином текстові документи на паперовій основі, тобто рукописні, машинописні, друковані тощо.

Документація, що застосовується при оформленні розпорядчо-виконавчої діяльності органів державного управління та підприємств і організацій, називається організаційно-розпорядчою документацією.

Документи, які належать до цієї системи, умовно поділяють на три групи:

· організаційні (статути, положення, інструкції, правила);

· розпорядчі (постанови, розпорядження, накази, вказівки, рішення);

· довідково-інформаційні (листи, доповідні та пояснювальні записки, довідки, протоколи, акти, стенограми, списки, переліки).

До спеціального діловодства відносять документи, специфічні для кожної із спеціальних функцій управління (транспорт, зв'язок, статистика, юриспруденція тощо).

При впорядкуванні та оформленні документів необхідно дотримуватися низки вимог і правил, що забезпечують юридичну силу документів.

Документи мають виготовлятися на бланках стандартних розмірів А4 та А5. Кожний вид документа повинен мати чітко визначений комплекс реквізитів (складових частин) та стабільний порядок їх розміщення. Розміщення реквізитів у документах встановлюється державним стандартом. Існує два варіанти розміщення реквізитів: кутовий і поздовжній.

З метою забезпечення обліку, контролю та пошуку документів вони підлягають реєстрації.

Реєстрація документів - це запис необхідних відомостей про документи з подальшим позначенням на них діловодного індексу і дати реєстрації. Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ повинен реєструватися в даній установі або підприємстві один раз. Вхідні документи реєструються у день надходження, вихідні та внутрішні - у день підписання. Реєструються документи в спеціальних журналах.

Після виконання документи групуються у справи, що являють собою сукупність документів або документ, що стосується певного питання або ділянки діяльності підприємства і підшитий в окрему обкладинку (швидкозшивач, папку тощо).

З метою правильного формування справ, що забезпечувало б швидкий пошук документів за їх змістом і видами, провадиться класифікація документів у діловодстві. Класифікація документів закріплюється в номенклатурі справ, що є систематизованим списком найменувань справ, які заводяться у діловодстві із зазначенням термінів їх зберігання. Номенклатура справ затверджується у встановленому порядку. Вона служить для розподілу і групування виконаних справ, для закріплення індексації справ, для встановлення термінів збереження справ, як схема побудови довідкової картотеки на документи і є обліковим документом в архіві підприємства або установи.

В архів установи або підприємства справи передаються для постійного або тимчасового зберігання через рік після завершення їх у діловодстві. Архів приймає справи за описами та номенклатура ми справ. Терміни зберігання тих або інших документів, а також порядок їх знищення і передачі в державні архіви визначається законодавчо.

Класифікація документів в управлінській діяльності.

Найчисленнішою групою документів є система управлінських (адміністративних, загальних) документів, пов’язана з виконанням основних управлінських функцій (планування, координація діяльності тощо).

До її складу входять:

1. Організаційні документи(положення, статут, інспекція, правила).

2. Розпорядчі документи(постанова, ухвала, розпорядження, наказ, витяг із наказу,вказівка).

3. Довідково-інформаційні документи(акт, відзив, висновок, довідка, доповідь; службова, доповідна та пояснювальна записки; запрошення (повідомлення), пропозиція, звіт, огляд, план роботи, оголошення, протокол та витяг із протоколу, службові листи (офіційна кореспонденція), телеграма, факс, телефонограма).

4. Документи з кадрово-контрактових питань(автобіографія, заява, посвідчення, характеристика, список, контракт, трудова угода).

5. Особисті офіційні документи(доручення, розписка, заповіт, посвідчення).

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Облік робочого часу водіїв транспортних засобів	\|	Документи, що найчастіше зустрічаються у роботі менеджера

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.015 сек.