Внутрішнє та зовнішнє середовище організації

Однією з найважливіших характеристик організації є її взаємозв'язок із зовнішнім середовищем. Організації повністю залежать від зовнішнього світу – від зовнішнього середовища – як у відношенні своїх ресурсів, так і у відношенні споживачів, користувачів їх результатів, яких вони прагнуть досягти.

Термін “зовнішнє середовище” вміщує в собі економічні умови споживачів, урядові акти, незалежні профспілки, законодавство, конкуруючі організації, систему цінностей у суспільстві, суспільні погляди, техніку і технологію та інші складові. Ці взаємопов'язані фактори мають вплив на все, що відбувається всередині організації. Наприклад, введення нової автоматизованої технології може забезпечити організації перевагу в конкуренції. Для того щоб використовувати цю нову технологію організації, треба знайти людей з певними навиками, а також з певними поглядами, які зроблять цю нову роботу цікавою для них. Якщо економічна культура підвищується або, якщо присутня конкуренція на ринку таких спеціалістів, організації можливо доведеться підвищити заробітну плату, щоб зацікавити цих спеціалістів роботою. При їх працевлаштуванні доведеться дотримуватися державного законодавства, яке забороняє дискримінацію по віку, статі чи расі. Всі ці фактори змінюються постійно.

Велике значення має той факт, що організації залежать повністю від зовнішнього середовища, яке, як правило, знаходиться не в сфері впливу їх керівництва.

З кожним роком керівництву доводиться враховувати все більшу кількість факторів зовнішнього середовища, які мають у наш час глобальний характер. Щоб домогтися успіху, фірмам доводиться конкурувати на іноземних ринках та протистояти конкуренції іноземних компаній у себе на батьківщині. Це потребує розуміння юриспруденції, відчуття нових культурних цінностей.

На думку керівництва, уявлення про значення зовнішнього середовища з'явилося наприкінці 50-х рр. Це стало одним із найважливіших внесків системного підходу в науку керівництва, оскільки підкреслювалась необхідність для керівника розглядати свою організацію як цілісність, що складається із взаємопов'язаних частин, в свою чергу, пов'язана з навколишнім світом. Ситуаційний підхід дозволив розширити теорію систем за рахунок розробки концепції, згідно якої найбільш придатний у даній ситуації метод визначається конкретними внутрішніми та зовнішніми факторами, які характеризують організацію і вплив на неї відповідним чином. Оскільки організація як відкрита система залежить від зовнішнього світу стосовно постачання ресурсів, енергії, кадрів, а також споживачів, керівникам необхідно враховувати зовнішнє середовище організації.

Фактори зовнішнього середовища поділяють на дві групи: прямого та побічного впливу на організацію. Середовище прямого впливу включає фактори, які безпосередньо впливають на операції організації і відчувають на собі прямий вплив операцій організації. До цих факторів треба віднести постачальників, закони та постанови державного керування, споживачів і конкурентів. Під середовищем побічної взаємодії розуміють фактори, які можуть не чинити прямого впливу на операції, але все одно позначаються на них. Мова йде про такі фактори, як стан економіки, науково-технічний прогрес, соціально-культурні та політичні зміни, вплив трудових інтересів та істотні для організації події в інших державах.

Одна з найбільш вагомих характеристик зовнішнього середовища – взаємопов'язаність факторів зовнішнього середовища. Це рівень сили, з якою зміни одного фактора діють на інші фактори. Так само, як зміни будь-якої внутрішньої змінної можуть позначитися на інших, зміна одного фактора оточення може зумовити зміну іншого. Наприклад, в 70-і рр. зниження постачання нафти, перш за все, в силу політичної структури і цілей інших держав, зумовило великий вплив на загальний стан економіки США. Зростання цін на продукти нафтопереробки спричинило загальне зростання цін майже на все. Ця ж зміна стала каталізатором низки урядових акцій, наприклад, спроб регулювання температури в громадських місцях, розподіл палива, встановлення нормативів на ефективність використання палива, введення податків на надприбуток нафтових компаній, великого федерального проекту по здоланню енергетичної залежності від інших держав.

До того, як виникло різке падіння цін на бензин, середовище прямого впливу багатьох організацій також було під ударом, оскільки профспілки вимагали компенсацій у зв'язку зі стрибками цін на споживчу продукцію. Деякі фірми, які випускали автомобілі, постраждали через відтік споживачів. Але в деяких випадках ефект виявився позитивним. Пішли вгору справи у ряду фірм, які виробляли ізоляційні матеріали, синтетичні палива та електромобілі, які виробляли обладнання, що працює на сонячній енергії.

Під складністю зовнішнього середовища розуміють число факторів, на які організація зобов'язана реагувати, а також рівень варіації кожного фактора.

Якщо на організацію тиснуть державні постанови, багаторазове переукладання договорів із профспілками, декілька зацікавлених груп впливу, численні конкуренти та прискорені технологічні зміни, можна стверджувати, що ця організація знаходиться у більш складному оточенні, ніж організація, яка заклопотана діями кількох постачальників чи конкурентів, при відсутності профспілок та уповільненими змінами технології.

Згідно показника різноманіття факторів у більш складних умовах буде знаходитись організація, яка використовує численні технології, що постійно змінюються, ніж організація, якої все це не стосується.

Рухливість середовища – це швидкість, з якою відбуваються зміни в оточенні організації.

Багато дослідників вказують, що оточення сучасних організацій змінюється з великою швидкістю. Але ця тенденція є загальною. Є організації, навколо яких зовнішнє середовище особливо рухливе.

Так швидкість зміни технології та параметрів конкурентної боротьби в фармацевтичній, хімічній та електронній промисловості вище, ніж в машинобудуванні, виробництві запасних частин до автомобілів і кондитерської промисловості.

Невизначеність зовнішнього середовища є функцією кількості інформації, яка є в організації з приводу конкретного фактора, а також функцією впевненості у цій інформації. Якщо інформації мало або є сумніви в її точності, середовище стає більш невизначеним, ніж у ситуації, коли є адекватна інформація і є підстави вважати її високо надійною. Чим більш невизначене зовнішнє середовище, тим важче приймати ефективні рішення.

До середовищ прямого впливу відносять постачальників, закони і державні органи, споживачів і конкурентів.

Постачальники. З точки зору системного підходу організація – це механізм перетворення входів у виходи. Основні різновиди входів – це матеріали, обладнання, енергія, капітал і робоча сила. Забезпечення цими ресурсами здійснюють постачальники. Деякі організації залежать від безупинного притоку матеріалів.

Приклади: машинобудівні фірми і магазини роздрібної торгівлі. Неможливість забезпечити поставки в потрібних обсягах може викликати великі труднощі для таких організацій. Уявіть, скільки коштувала б відсутність хоча б однієї деталі, яка встановлюється у визначеній точці монтажного конвеєра фірми "Дженерал Моторс". Аналогічним чином, якщо магазин позбавляється будь-якого поширеного продукту, споживачі, більш за все, підуть до конкурента.

Японців вважають авторами методів обмеження запасів. Фірми, для яких матеріали-входи, вважають: те, що необхідно для наступного етапу виробничого процесу, повинно доставлятися за принципом "точно в термін". Така система постачання потребує тісної взаємодії виробника з постачальниками. В інших державах може знадобитися пошук альтернативних постачальників або підтримання значних обсягів запасів. Але запаси пов'язують гроші, які треба витратити на матеріали та зберігання, а не на інші цілі. Ця залежність між грошима і постачанням матеріалів добре показує взаємозв'язок змінних. Для зростання і процвітання фірми потрібні не тільки постачальники матеріалів, але й капіталу. Таких потенційних інвесторів декілька: банки, програми державних установ для надання займу, акціонери й окремі особи, які оплачують векселя компанії або купуючи її облігації. Як правило, чим кращі справи у компанії, тим вищі її можливості домовитися з постачальниками про отримання потрібного обсягу засобів при сприятливих умовах.

Трудові ресурси. Адекватне забезпечення робочою силою потрібних спеціальностей і кваліфікації, необхідних для реалізації завдань, пов'язаних із досягненням поставлених цілей. Без людей, здатних ефективно використовувати складну технологію, капітал і матеріали, досягти цілей неможливо.

Закони і державні органи. В умовах ринкової економіки взаємодія між покупцями і продавцями кожного введеного ресурсу і кожного результуючого продукту потрапляє під дію численних законів. Кожна організація має визначений правовий статус, з одноосібним володарем, корпорацією або некомерційною установою, і саме це визначає, як організація може вести свої справи і які податки має сплачувати.

Державні органи. Організації повинні виконувати не тільки закони, але і вимоги органів державного регулювання. Ці органи забезпечують примусове виконання законів у відповідних сферах своєї компетенції, а також вводять власні вимоги, що мають силу закону. В нас підзаконні акти державних органів частіше суперечать діючому законодавству.

Споживачі. Вважають, що єдина мета бізнесу – створити споживача. І під цим розуміють наступне: саме виживання організації залежить від здатності знаходити споживача результатів її діяльності та задовольняти їх вимоги. Значення споживачів для бізнесу очевидне. Споживачі, вирішуючи, які товари та послуги для них бажані та за яку ціну, визначають для організації майже все, що стосується результатів її діяльності.

Конкуренти – це зовнішній фактор, вплив якого неможливо заперечувати. Керівництво кожного підприємства розуміє, якщо воно не задовольнить потреби споживачів так само ефективно, як це роблять конкуренти, підприємству довго не протриматися. У багатьох випадках не споживачі, а саме конкуренти визначають, якого роду результати діяльності можна продати і яку ціну можна запросити. Так, наприклад, фірма "ХАРЛЕЙ–ДЕВІДСОН", якій в 1955 р. належало майже 70% ринку мотоциклів в США, до 1970 р. зберегла за собою лише 5%, а до 1983 р. – 3,7%. На перші місця вийшли японські фірми "Хонда", "Ямаха", "Судзукі" і "Кавасакі". Новачки перепроектували мотоцикли та ефективно використовували маркетинг, щоб створити в результаті новий імідж танові ринки.

Важливо розуміти, що споживачі – не єдиний об'єкт суперництва організацій. Вони можуть також вести конкурентну боротьбу за трудові ресурси, матеріали, капітал і право використовувати визначені технологічні нововведення. Від реакції на конкуренцію залежать такі внутрішні фактори як умови праці, оплата праці і характер відносин керівника з підлеглими.

Фактори середовища побічного впливу звичайно не впливають на операції організації так помітно, як фактори середовища прямого впливу. Керівництво організацій змушене спиратися на припущення про це середовище, на основі неповної інформації, у спробах спрогнозувати можливі наслідки. До факторів середовища побічного впливу належать: науково-технічний прогрес і технологія, стан економіки, соціокультурні та політичні фактори, а також взаємини з місцевими співтовариствами.

1. Науково-технічний прогрес і технологія. Технологія є водночас внутрішньою змінною і зовнішнім фактором великого значення. Технологічні нововведення впливають на ефективність, з якою продукцію можна виробляти та продавати, на швидкість та старіння продукції, на те, як можна збирати, зберігати та розподіляти інформацію.

Дослідники описали швидкість зміни технологій в останні десятиліття і стверджують, що ця тенденція зберігається. Одна з причин цього явища полягає в тому, що в наш час більше вчених, ніж було колись. Деякі великі технологічні нововведення, які глибоко торкнулись організації та суспільство – це комп'ютерна, лазерна, мікрохвильова, напівпровідна технологія, робототехніка, супутниковий зв'язок, атомна енергетика, отримання синтетичних палив і продуктів харчування, генна інженерія.

Очевидно, що організації, щоб зберегти конкурентноздатність, повинні йти в ногу з тими розробками, від яких залежить ефективність їхньої діяльності.

2. Стан економіки. Керівництво повинно також вміти оцінювати, як позначаться на операціях організації загальні зміни стану економіки. Стан економіки впливає на вартість усіх введених ресурсів і здатність споживачів купувати товари та послуги.

Якщо, наприклад, прогнозується інфляція, керівництво може збільшити запаси ресурсів, що постачаються, і провести з робітниками переговори про фіксовану оплату праці, щоб стримати зростання витрат у майбутньому. Якщо прогнозується економічний спад, організація може зменшити запаси готової продукції, оскільки можуть з'явитися труднощі її збуту, скоротити частину робітників або відкласти до кращих часів плани розширення виробництва.

Важливо розуміти, що та чи інша конкретна зміна економіки може чинити позитивну дію на одні та негативну дію на інші організації. З історії, наприклад, відомо, що кіноіндустрія США процвітала, коли знаходилася в жалюгідному стані.

3. Соціокультурні фактори. Соціокультурні фактори, в числі яких переважають установки, життєві цінності та традиції, впливають на організацію.

Прикладом соціокультурного впливу на ділову практику може бути стереотип, згідно якого жінки не схильні ризикувати та некомпетентні як керівники. Така установка реалізується в дискримінаційній практиці найму та службового підвищення жінок, і хоча вона протизаконна, позбутися від подібного важко.

Соціокультурні фактори впливають також на продукцію і послуги, які є результатом діяльності компанії. В СІІІА люди часто готові платити більше за предмет туалету, на якому є ім'я престижного модельєра, оскільки їм здається, що це надасть їм додаткову перевагу в суспільстві.

4. Політичні фактори. Один із них – настрій адміністрації законодавчих органів і судів у відношенні бізнесу. В демократичному суспільстві ці настрої впливають на такі дії уряду як: оподаткування доходів організації, встановлення податкових пільг або пільгових торгівельних мит, законодавство і охорони споживачів, стандарти та безпечність, стандарти на чистоту навколишнього середовища та ін.

Другий елемент політичного стану – це групи особливих інтересів та лобісти. Всі установи державного регулювання є об'єктами уваги лобістських груп, які представляють організацію, на яких позначаються рішення цих установ. Приклад: по телебаченню показували колишнього лобіста тютюнової промисловості в конгресі США, який захворів на рак легень.

5. Стосунки з місцевим населенням. Майже для всіх організацій ставлення до неї місцевої громади, в якій вона функціонує, має першорядне значення як фактор побічного впливу. Майже в кожній громаді існують конкретні установки по відношенню до бізнесу, які визначають, де можливо розгорнути діяльність того чи іншого підприємства. Деякі міста, наприклад, не шкодують сил для створення стимулів, які залучають промислові підприємства в межі міста. Інші, навпаки, роками б'ються в суді, щоб не допустити в місто промислове підприємство. Приклад: КГОКОР.

Тому багато організацій намагаються підтримати гарні стосунки з громадами, де вони функціонують. Ці намагання виражаються у формі доброчинності, допомоги місцевим школам або підтримці молодих дарувань.

Таким чином, організації повинні ефективно реагувати та пристосовуватися до змін зовнішнього оточення, щоб забезпечити виживання та досягнення поставлених цілей.

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Організаційні форми об'єднання підприємств	\|	Фактори міжнародного впливу

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.008 сек.