Впровадження ІС УП

Купуючи систему для планування і управління проектами, часто забувають, що впровадження системи, тягне за собою зміну процесів управління в організації (іноді значну). Доцільним при цьому є системний підхід, який включає планування комплексу робіт і контроль за їх здійсненням. Іншими словами, почати освоєння системи управління проектами в організації найкраще з розробки плану робіт по впровадженню системи.

Розроблений план впровадження не повинен обмежуватися лише установкою програмного забезпечення в організації і навчанням користувачів функціям системи. Проекти по установці нових систем автоматизації управлінської діяльності традиційно охоплюють набагато більш широкий спектр задач від додаткової формалізації процедур збору і зберігання управлінської інформації до здійснення змін в організаційній структурі управління і перерозподілу обов’язків .

Загалом, проекти по впровадженню подібних систем можна віднести до класу організаційних проектів – проектів, які в тій або іншій мірі призводять розвитку структури організації. Особливістю даного типу проектів є те, що від успіху або невдачі проекту може залежати ефективність функціонування організації загалом або її окремих підрозділів. З цієї причини ретельне планування і контроль не тільки технічних, але і людських аспектів впровадження системи набуває особливої. Склад і зміст задач, що вирішуються в рамках подібного проекту, можуть скласти тему окремої розмови. Тут же хотілось б зупинитись лише на деяких загальних моментах планування подібних проектів.

Можна сформулювати декілька помилок, що зустрічаються найчастіше в плануванні впровадження системи для управління проектами, які є причинами невдач освоєння подібних систем:

- цілі проекту і очікувані результати не визначені заздалегідь або визначені не в повному об‘мі . Жорсткі часові обмеження, нетерплячість або непослідовність керівництва можуть не дозволити реалізувати цілі проекту в повному обсязі;

- планування введення в експлуатацію всіх функцій пакету управління проектом одночасно.

Впровадження системи управління проектамив повному об’ємі може потребувати використання цілої низки нових технологій (наприклад, установку глобальної інформаційної мережі і баз даних клієнт-сервер), а реалізація різних функцій може впливати на роботу різних підрозділів і фахівців (наприклад, різні відділи повинні бути залучені в підтримку інформаційних потоків при реалізації тимчасового, ресурсного і вартісного видів планування робіт). Все це може привести до значного ускладнення проекту і робить проблематичним стабілізацію роботи системи загалом.

Планування переводу відразу всієї організації на використання системи для управління проектами подібно спробі зв’язати відразу всіх співробітників великої організації в локальну обчислювальну мережу, замість того щоб здійснювати підключення користувачів послідовно відділ за відділом.

Таким чином, деякі загальні рекомендації по впровадженню програмного забезпечення для управління проектами включають наступне:

1. вирішіть, що Ви хочете від впровадження нової системи. Обговоріть очікувані від впровадження системи результати з усіма, кого це може торкатися на різних рівнях управління в організації (як з безпосередніми користувачами системи, так і з користувачами-постачальниками інформації для системи).

2. сплануйте послідовне впровадження функцій планування і управління від простого до складного. Рекомендується почати з планування і контролю часових параметрів, потім освоїти функції ресурсного планування і тільки після цього перейти до вартісного планування і контролю. До інтеграції системи управління проектами з іншими системами краще перейти після того як процедури використання основних функцій освоєні;

3. сплануйте впровадження системи по відділах. Почати краще з невеличкого відділу, з досить кваліфікованими співробітниками. Необхідно пам"ятати , що в кожній організації є співробітники більш зацікавлені у використанні нових систем автоматизації і більш здатні в їх освоєнні. Почати краще саме з них. Отримавши першу групу користувачів, що освоїли систему, можна перейти до поширення даної технології на інші відділи в організації. Коли система почне реально працювати в організації, противникам її використання доведеться також стати її користувачами. Важливо пересвідчитися, що керівники відділів обізнані про плани впровадження нової системи і діють відповідно до плану.

Звичайно, це лише деякі поради відносно впровадження програмного забезпечення для управління проектами. Масштаби використання подібних систем в різних організаціях можуть істотно відрізнятися.

Складність задач по впровадженню залежить від масштабів організації, структури управління і ступеню автоматизації, масштабів і типу проектів, що реалізовуються, ступеню залучення до управління проектами зовнішніх організацій.

Однак, навіть у відносно простих ситуаціях план впровадження системи може зіграти вирішальну роль для її введення в реальну експлуатацію. Найбільш важлива роль проектного підходу до освоєння системи в тому, що він дозволяє залучити потенційних користувачів системи в єдину команду проекту і таким чином заручитися їх підтримкою. Саме це дає шанс на успіх впровадження системи в організації.

Питання для самоконтролю:

1. У чому полягає основна мета автоматизації управління проектами?

2. Що поєднує у собі автоматизована інформаційна система УП (АІСУП)?

3. Яке призначення автоматизованої інформаційної системи УП (АІСУП)?

4. Які групи методів управління ви знаєте, чим вони відрізняються?

5. Чим зумовлені базові риси ІСУП?

6. Які недоліки створення ІСУП на основі лише існуючих функціональних ІС?

7. Які процеси підлягають переводу на машинну обробку?

8. Які вимоги висуваютьсядо інформаційної системи управління проектами і якими факторами вони зумовлені?

9. З якими труднощами пов’язана розробка власної ІС?

10. Які вимоги висуваються до програмного забезпечення по управлінню проектами?

11. Від чого залежить вибір програмного забезпечення по управлінню проектами ?

12. Якими мають бути базові функціональні можливості системи для управління проектами?

13. Які існуючі на сьогоднішній день на ринку системи управління проектами ви знаєте?

14. З яких заходів треба починати впровадження автоматизованої інформаційної системи УП ?

15. Що включають у собі загальні рекомендації по впровадженню програмного забезпечення для управління проектами?

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Короткий аналітичний огляд пакетів управління проектами	\|	Use of Computers in Everyday Life

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.005 сек.