Процес комунікації: елементи та етапи

Сутність і роль організаційних комунікацій

Тема 6. Методи і засоби інформаційного моделювання управлінських процесів та систем

Модуль 2. Теоретико-методологічні аспекти формування організації

Термін “комунікація” (communication) походить від латинського “communico” – роблю спільним, зв’язую, спілкуюсь.

Комунікація має кілька значень:

- це шляхи сполучення, транспорту, зв’язку, мережі комунального господарства;

- це форма зв’язку (радіо, телеграф);

- це процес передачі повідомлень за допомогою технічних засобів – засобів масової інформації (радіо, телебачення, преса);

- це акт спілкування, зв’язок між двома або більше особами, передача інформації однією особою іншій.

Організаційні комунікації – процес двостороннього обміну ідеями та інформацією, який веде до взаємного розуміння.

Комунікацію разом з прийняттям рішень називають поєднуючими процесами, тому що зони забезпечують зв’язок між функціями управління – плануванням, організацією, мотивацією, контролем.

Роль комунікації в підвищенні ефективності управління організацією проявляється в тому, що з її допомогою:

- забезпечуються, узгоджуються дії різних підрозділів і працівників організації при вирішенні комплексних завдань і проблем;

- передається адекватна інформація всередині організації та за її межами;

- проводиться переконання і мотивація керівництва, персоналу організації та її ділових партнерів.

Ефективна комунікація важлива для успішного керівництва за такими причинами:

1. Вирішення значної частини управлінських завдань ґрунтується на безпосередній взаємодії посадових осіб;

2. Міжособиста комунікація є кращим способом обговорення і вирішення неоднозначних і суперечливих питань.

Комунікаційний процес – це обмін інформацією між двома або більшою кількістю людей. Основною метою комунікаційного процесу є забезпечення розуміння повідомлень, які передаються.

У процесі обміну інформацією можна виділити чотири базових елементів:

1. Відправник – особа, яка генерує ідеї чи збирає інформацію і передає її. Відправником може бути одна людина чи група людей, які працюють разом.

2. Повідомлення – інформація, закодована за допомогою символів (вербальних, невербальних).

3. Канал – засіб, за допомогою якого повідомлення спрямовується від відправника до одержувача.

4. Одержувач – особа, якій призначена інформація і яка її інтерпретує.

Комунікаційний процес складається з кількох взаємозв’язаних етапів, на кожному із яких зміст повідомлення, що передається, може бути змінено, перекручено, чи повністю втрачено (рис. 1).

Рис. 1. Етапи комунікаційного процесу.

Розглянемо зміст і специфіку кожного етапу комунікаційного процесу.

Виникнення ідеї.

Перший етап комунікації починається з формулювання ідеї або добору інформації. Відправник вирішує, яку ідею або повідомлення варто зробити предметом обміну. Тут необхідно дотримуватися правила: не починати говорити, не почавши думати. На першому етапі комунікації потрібно усвідомити, які ідеї призначені для передачі повідомлень і бути впевненим в адекватності й доречності ваших ідей з урахуванням конкретної ситуації та мети.

Кодування і вибір каналу.

На цьому етапі відправник повинен закодувати ідею – перетворити її у повідомлення за допомогою символів. Такими символами можуть бути слова, інтонації, жести (мова тіла), міміка, поступки, тощо.

Існують принципи точного кодування повідомлень. До них відносяться:

² Доречність –	повідомлення необхідно зробити доречним, важливим, ретельно підбираючи для цього підходящий момент комунікації, слова, символи чи жести;
² Простота –	у повідомленні використовуйте самі прості слова, символи чи жести, зменшуйте їх кількість;
² Організація –	для зручності сприйняття повідомлення його можна структурувати, розділити на кілька блоків;
² Повторення –	виділіть основні моменти повідомлення і повторіть їх щонайменше один раз. Повторення і особливо важливо для усної комунікації, коли люди можуть не розібрати ваші слова;
² Зосередження на головному –	потрібно концентруватися на істотних аспектах повідомлення, воно повинно бути зрозумілим, не містити зайвих подробиць.

Відправнику також потрібно вибрати канал для передачі повідомлення, наприклад усний, письмові матеріали, електронні засоби зв’язку, у тому числі комп’ютерні мережі, електронну почту тощо.

Вибраний канал повинен відповідати важливості та змісту повідомлення, що передається, а також бути сумісним із типом символів, використаних для кодування.

Для передачі важливих повідомлень бажано обирати кілька каналів комунікації, які будуть доповнювати один одний.

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Проектування організаційних структур управління	\|	Види комунікації в управлінні

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.011 сек.