Відбір документів

Пошук документів

Потрібний документ в ІАС “Парус-Консультант” можна знайти одним з наступним способів:

відбором за реквізитами документа;
за допомогою функції “Перелік закладок”, якщо в документі створена закладка;
шукати необхідний документ безпосередньо з особистої підбірки документів;
документи, які були переглянуті недавно, можна відшукати за допомогою історії перегляду документів.

Інформація довідкового характеру міститься в довідниках системи. Якщо потрібно ознайомитись із визначенням якогось терміну, можна скористатися відбіркою документів, що містять визначення термінів. У випадку, коли необхідно ознайомитись з якоюсь темою взагалі, для чого достатній короткий огляд законодавства, потрібно скористатись тематичним оглядом за вибраною темою.

Розглянемо більш докладно способи пошуку документів.

Коли потрібно переглянути підбірку всіх документів за визначеною темою або ключовим словом, а також коли необхідно знайти конкретний документ за його реквізитами, використовують відбір документів за реквізитами.

Документи можна відбирати із загальної бази за наступними реквізитами:

автор;
назва документа;
вид документа (“Закон”, “Указ” і т.п.);
дата підписання і номер документа;
ключові слова
тема;
статус документа (чинний або такий, що втратив дію).

Для виконання відбору документів необхідно:

1) вибрати пунктГоловного Меню “Отбор|Условия отбора”,або натиснути кнопку Головної Панелі Інструментів, або натиснути клавішу F6. На екран буде виведена форма задання умов відбору (рис. 4.8).

Рис. 4.8. Форма задання умов відбору

2) заповнити значення в полях;

3) натиснути кнопку “ОК” форми.

При заповненні полів форми для задання умов відбору слід керуватися наступними правилами:

· якщо поле не заповнене (залишається порожнім), то відповідний реквізит не враховується при відборі;

· усі встановлені в різних полях умови відбору використовуються одночасно.

Таким чином, у переліку будуть присутні тільки ті документи, що задовольняють всім умовам відбору, встановленим у різних полях .

Поля пошуку зв’язані між собою за принципом “І”. Винятком є поля “Тема” і “Ключевые слова”, які зв’язані за принципом “АБО”. Одночасно задавати тему і ключові слова небажано (але припустимо), бо це призведе до тривалого пошуку.

В результаті відбору в перелік документів потраплять тільки ті документи, що задовольняють всім заданим умовам відбору.

Система запам’ятовує встановлені умови відбору, вони будуть діяти і при наступному вході в це вікно до кінця сеансу роботи із системою, або доти, поки не будуть задані нові умови відбору.

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Інтерфейс системи	\|	Довідник ключових слів

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.005 сек.