• Гідрологія і Гідрометрія
• Господарське право
• Економіка будівництва
• Економіка природокористування
• Економічна теорія
• Земельне право
• Історія України
• Кримінально виконавче право
• Медична радіологія
• Методи аналізу
• Міжнародне приватне право
• Міжнародний маркетинг
• Основи екології
• Предмет Політологія
• Соціальне страхування
• Технічні засоби організації дорожнього руху
• Товарознавство продовольчих товарів

Тема 1: Україна напередодні І Світової війни. Формування національних політичних партій. Легіон УСС.

Підготовка презентації наукового дослідження та публічна доповідь

Перш ніж приступати до підготовки презентації, необхідно визначити цільову аудиторію і тривалість виступу. Від цього буде залежати вся побудова презентації. Презентація однієї і тієї ж роботи на 5 хвилин і на півтори години - це дві різні презентації, перша не робиться простим викиданням слайдів з другої.

1. Типи презентацій

Розглянемо найбільш типові часткові випадки.

1. Захист дипломної роботи

Це найбільш коротка презентація, 5-10 хвилин. Необхідно зосередитися на постановці завдання і перерахуванні власних результатів. Атестаційній комісії має стати зрозуміло: була якась складна проблема, Ви ретельно попрацювали над її вирішенням, і щось вдалося поліпшити. Члени комісії можуть погано розбиратися в специфіці і навіть термінології саме Вашої роботи, тому не треба говорити про технічні деталі. У той же час, на слайдах ці деталі можуть бути показані у вигляді досить складних формул, таблиць, графіків. Рекомендується кольором або жирним шрифтом виділяти ті їх ключові фрагменти, на яких Ви зупиняєтеся при обговоренні. Наприклад, Ви говорите: «в цій моделі введено доданок, що дозволяє ...». Сам доданок можна виділити кольором, але пояснювати саму формулу - зайва деталізація і порожня трата дорогоцінного часу. Якщо вона когось зацікавить, то він поставить питання або звернеться за деталями до основного тексту роботи. На захистах обов'язково треба підкреслювати, що саме в роботі запропоновано особисто автором. З іншого боку, тут не місце для зайвого самовираження. Вітається строгий стиль презентації (оптимально - чорний на білому тлі) і чітка мова без єдиного зайвого слова.

2. Захист дисертації

Кандидатська - 15-20 хвилин, докторська - 30-45 хвилин. Здавалося б, з'являється час на те, щоб зупинитися на деяких технічних деталях. Однак, і обсяг роботи суттєво більший. Про кожну розв'язану задачу доводиться говорити так само конспективно: постановка, навіщо потрібна, що вийшло. Тільки в самих цікавих випадках, якими автор пишається особливо, можна сказати приблизно таке: «Ідея методу (алгоритму) полягає в тому, щоб ...». Чим вище ранг захисту, тим вищі вимоги до актуальності вирішених завдань, новизни і нетривіальності запропонованих методів рішення. Тому обов'язково треба підкреслювати такі деталі: скільки років ця проблема залишалася відкритою до Вас, які можливості відкриває її рішення, у скільки разів зросла якість рішення, і т.п. Зрозуміло, самовираження також не вітається.

3. Конференція

Типовий виступ на конференції займає 15-20 хвилин. Це оптимальний час для того, щоб розповісти про одне завершене дослідження, встигнувши розкрити найбільш важливі технічні деталі. Презентація орієнтована на підготовленого слухача, який вже в темі. Тому зайва популяризація та вступні фрази про користь корисного недоречні. Ступінь деталізації повинна визначатися тим, скільки чоловік (по Вашій суб'єктивній оцінці) здатні зрозуміти Ваші пояснення. Бажано, щоб кожен слайд і кожна ідея були зрозумілі хоча б половині аудиторії. Пара жартів протягом доповіді, які підкреслюють Вашу індивідуальність і вносять певне пожвавлення, цілком доречні. Дизайн слайдів повинен бути строгим; ніщо не повинно відволікати від розуміння суті самої роботи.

4. Виступ на семінарі

Стиль презентації залежить від того, скільки часу Вам виділено. Слухач максимально дружній. Ваша мета - домогтися повного розуміння у всієї аудиторії. Тому презентація повинна плавно переходити від популярного введення до більш складних технічних деталей. Дизайн слайдів повинен бути простим і строгим (оптимально - темний на білому); ніщо не повинно відволікати від розуміння суті роботи.

5. Лекція

У типовому випадку півтори години. Виступаючий має максимальну свободу вибору засобів для розкриття теми; а й утримувати увагу аудиторії впродовж тривалого часу набагато складніше. Щоб слухачі не втратили живий інтерес до предмету, на самому початку непогано пояснити, навіщо все це потрібно, коротко розповісти про сфери застосування, і протягом всієї лекції час від часу повертатися до цих прикладів, демонструючи зв'язок теорії і практики. Дизайн слайдів повинен бути простим і строгим (оптимально - темний на білому); ніщо не повинно відволікати від розуміння змісту лекції.

2. Технологія презентації

Сама технологія презентації містить у собі кілька операцій:

1. Визначення і максимальна конкретизація мети. Так, якщо мова йде про захист дисертації, то мета полягає в тому, щоб одержати максимальну підтримку при голосуванні членів спеціалізованої вченої ради.

2. Підготовка презентації: написання сценарію презентації, складання плану, конспекту, вибір форми і стилю виступу, підготовка відповідей на можливі й агресивні запитання, підготовка демонстраційних матеріалів (плакати, слайди, макети, зразки виробів, відеоролики і т.ін.), підготовка приміщення і технічних засобів.

3. Проведення презентації, що, складається із чотирьох функціонально різних частин:

Вступ. Завдання - сподобатися, привабити аудиторію, викликати увагу, повагу й інтерес (спочатку до своєї персони, а потім і до теми виступу); обов'язково сказати, про що і навіщо піде розмова і який регламент.

Основна частина. Завдання - окреслити ситуацію, як Ви її бачите, перелічити можливі засоби поліпшення і потім запропонувати свій спосіб вирішення проблеми і для цього закликати до відповідних рішень і дій, показавши переваги своєї пропозиції і досяжність результату .

Висновок. Завдання - резюмувати свої пропозиції та їх переваги, звертаючись до аудиторії вже як до ознайомленої з Вашою ідеєю в цілому .

Відповіді на запитання. Завдання - усунути заперечення і непорозуміння, розкрити деякі деталі, пов'язавши їх по можливості з перевагами своєї пропозиції .

Серед основних проблем презентації виділяють:

1) непідготовленість, надмірні надії на досвід та імпровізацію, що здатні "витягнути віз" презентації;

2) надлишок інформації, багатослівність, що заважають представленню слухачам головного;

3) невдалий спосіб її подачі (манірність, невиразність, відчуженість, заглибленість у себе та ін.).

При проведенні презентації необхідно враховувати такі рекомендації:

1. На презентацію, якщо є така можливість, запрошувати зацікавлених у ній осіб, попередньо повідомивши про її місце, час, мету і корисність.

2. Інформація, що пропонується, має бути максимально простою, але не спрощеною, враховуючи рівень підготовленості аудиторії.

3. Текст доповіді необхідно не читати, а виголошувати. Щоб домогтися цього, необхідно спочатку кілька разів уголос прочитати текст і удосконалити в аспекті усного мовлення після кожного прочитання. Після досягнення необхідної свободи у вимові і запам'ятовування тексту його потрібно кілька разів виголосити, намагаючись вкластися у відведений часовий інтервал. Обов'язково продумайте у виступі можливості імпровізації. Після цього текст готовий до вимови.

4. При проголошенні тексту важливо звернути увагу на нормальну динаміку. Занадто швидка мова (160-180 слів на хвилину) може розцінюватися як невпевненість у собі або незібраність, а занадто повільна мова (60-80 слів на хвилину) - як відсутність інтересу, "втлумачування для тупих", зарозумілість, нестача знань і впевненості і навіть як слабкість здоров'я. Нормальна мова повинна перебувати в діапазоні 100-130 слів на хвилину . Мова має поєднувати в собі різні динаміки, що дає змогу краще структурувати і запам'ятовувати інформацію. Голосність мови повинна варіюватися. Голос оратора має викликати довіру слухача.

5. Під час презентації важливо дати відповіді на всі запитання, що виникли у присутніх.

6. У процесі презентації необхідно звернути увагу на її прагматичну мету і забезпечити її досягнення.

7. При її проведенні потрібно використовувати сучасні технічні засоби подачі інформації.

8. Презентацію необхідно заздалегідь ретельно спланувати, підготувати наочний і роздатковий матеріали.

9. Необхідно по можливості "оживляти" презентацію, уникати монотонності мови, використовувати привабливі мовні звороти, помірну жестикуляцію, уважність, довірчість тону, ввічливість і поважне ставлення до присутніх.

3. Етапи підготовки презентації

1. Концепція презентації

Перше, що Вам треба зробити - сформулювати тему Вашого виступу. Вибирайте тему, яка знайома Вам. Якщо Ви не будете знати, про що говорите, це відразу ж буде зрозуміло і аудиторії. Утримати увагу аудиторії легше, якщо тема їй цікава.

Почніть з того, що запишіть всі Ваші ідеї, які пов'язані з темою Вашого виступу. Надалі Ви будете їх використовувати для розробки структури презентації. Не звертайте уваги на їх різнорідність, на Ваше невміння вибудувати їх у логічний ланцюжок (якщо це саме так і відбувається). На першому етапі ідеї важливіші, ніж їх оформлення.

Підберіть необхідну додаткову інформацію. Достовірність ідей повинна підкріплюватися фактами. Після збору інформації може виявитися, що її багато. Зазвичай недосвідчений доповідач починає проводити відбір - що важливо і що - не важливо. Не слід робити цього, принаймні на цьому етапі.

Наступним кроком має бути структурування інформації у відповідності з Вашими ідеями. Запишіть кожну ідею на окремому листочку чи занесіть їх у таблицю. Зіставте з ними підготовлену інформацію. Зробіть це будь-яким зручним для Вас способом (розкладіть свої записи у звичайні конверти, по папках, створіть папки із записами на Вашому комп'ютері - абсолютно неважливо як Ви це зробите.)

Не забувайте враховувати, що Ваші знання в цій області можуть бути більш професійні, ніж знання Вашої аудиторії, тому враховуйте, що в деяких випадках необхідно підготувати і пояснення.

Подумайте про те, що ті чи інші факти можуть допомогти Вам сколихнути інтерес аудиторії, тому не нехтуйте при відборі матеріалу такими фактами. Звичайно, існує небезпека "за деревами не побачити лісу", тобто потонути в морі фактів. Але врахуйте, що "з ялинки завжди можна зробити палицю, а ось з палиці зробити ялинку - значно важче". З часом прийде уміння сортувати інформацію ще на рівні підготовки.

Відсортуйте зібрані ідеї в логічному порядку. Деякі ідеї можуть виявитися додатковою інформацією до інших. Перекладіть тоді їх у відповідні папки або конверти.

Після вибору основних ідей і додаткової інформації можна видаляти все інше. Повинно залишитися дві-п'ять основних ідей і потрібна додаткова інформація. У міру того, як Ви будете просуватися вперед, Ваша концепція буде викристалізовуватися все більш чітко.

2. Постановка презентації

Структура виступу.

Щоб вивчити структуру виступу, забудьте про зміст і просто погляньте на те, що отримає аудиторія з точки зору засобів комунікації.

ЩО ОТРИМАЄ АУДИТОРІЯ?

· Чи не йде по якомусь пункту занадто серйозна розмова?

· Чи не занадто затягнута презентація?

· Не втрачається сенс наочних демонстрацій через те, що вони йдуть одна за одною?

· Чи не стала презентація занадто нерівною і уривчастою?

Правила писати важко: що вам необхідно, так це нюх на нудьгу. Якщо Ви знайшли нудний момент, то не так уже й важко що-небудь з ним зробити. Приберіть його і перепишіть в якості допоміжного документа. Подумайте про цікаву інформацію, від якої Ви відмовилися через її недостатню важливість. Можливо, тепер її варто відновити. Будьте готові робити винятки і інші зміни, але при цьому не втрачайте головну мету. Зараз Ви обмірковуєте засоби комунікації, але те, що повинно бути повідомлено, як і раніше не втрачає важливості. Засоби - це ще не інформація. Засоби - це конверт, а Ви повинні думати і про лист, який лежить всередині.

На цьому етапі потрібно зазначити, що дійсно першокласні ведучі, які знають свій предмет і свою аудиторію, можуть у певній ситуації цілу годину і навіть більше утримувати інтерес своїх слухачів. Але дуже мало хто з нас мають або можуть претендувати на володіння таким талантом, і занадто багатьом з нас доводиться обходитися власними скромними силами.

Формулювання мети.

Перш ніж почати писати текст презентації, вам потрібно чітко сформулювати її мету. Як тільки Ви встановили точну мету і точно визначили, якою буде ваша аудиторія, що вони вже знають і що хочуть дізнатися, Ви можете починати планування презентації.

Перше питання, яке варто задати, - навіщо взагалі Ви влаштовуєте презентацію.

Легше всього вибрати розпливчасту загальну відповідь; мета ж полягає в тому, щоб звузити його до одного речення.

Ви можете сказати: "Щоб виступити на семінарі", - але цим і так всі в аудиторії зайняті.

Ви можете сказати: "Щоб продемонструвати результати виконаного завдання і викладач їх оцінив", - що вже точніше, але для чого ж тоді ціла аудиторія Ваших колег? Добре, "Щоб продемонструвати вміння публічного виступу та знання матеріалу, який презентую". Гаразд, але чи цікавить аудиторію Ваше вміння виступати і рівень Ваших знань?

Чим більше подібних питань Ви задасте собі на цьому етапі, тим більш явною стане для вас мета презентації в цілому. Вашу кінцеву мету, напевно, варто звести в одному реченні: "Переконати моїх одногрупників в тому, що тематика якою я займаюсь дійсно дуже цікава, я в значній мірі володію темою і готовий поділитися своїми знаннями".

Ця мета повинна стати вашим пробним каменем, у відношенні до якого й були Ви будете перевіряти все, що може або не може заслужити включення до презентації.

Робота з текстом

Цей етап включає визначення змісту, порядку і тривалості виступу. Процес планування життєво необхідний і варта того, щоб вкладати в нього свої думки і зусилля. Це дасть презентації потужну, упорядковану структуру, що дозволить потім простіше і швидше наростити на цей кістяк "м'ясо".

На кожній конференції зустрічається безліч презентацій із заплутаною структурою. Оратор починає з однієї теми, несподівано переходить до другої, згадує, що забув щось сказати у першій, починає четверту і т.д. Таке враження, що прообразом структури їм служать самі гіллясті дерева.

До кінця виступу мозок у аудиторії починає «закипати». «А причому тут це?», «А який зв'язок з попереднім слайдом?». «А про що він взагалі?» З'являється роздратування. Виникає небезпека бути закиданий помідорами і тухлими яйцями ...

Для запобігання такої сумної перспективи рекомендується використовувати «метод ліфта», який з'явився в компанії McKinsey.

Уявіть, що ви підготували чудову годинну презентацію. У відмінному настрої ви входите в будинок, піднімаєтеся на 45 поверх ... Відкриваються двері ліфта і ... Назустріч йде бос зі словами: «Вибач, виникла важлива зустріч. Давай, поки ми спускаємося вниз, розкажи, про що ти хотів ». Катастрофа! Про що говорити? Адже все важливо! Нічого не можна викинути! Чим закінчити?

Так от, щоб вийти переможцем, з самого початку формулюйте ключову ідею презентації. А саме: що б ви сказали, якби у вас було 30-60 секунд! Тільки обов'язково все запишіть. І тоді структура вашої презентації буде абсолютно зрозумілою і логічною, адже вона буде будуватися навколо потужного «стовбура». І ви легко зможете її адаптувати під будь-який часовий інтервал.

Крива уваги

Вона тісно пов'язана зі структурою виступу. Психологи склали графік того, як рівень уваги аудиторії або класу змінюється протягом сорока хвилинна періоду. Спочатку він високий, потім, в перші десять хвилин, знижується дуже повільно, потім швидше, поки не досягає найнижчого рівня приблизно через тридцять хвилин. Потім він починає круто підніматися, і в останні п'ять хвилин він знову високий.

Типова крива уваги

З цього випливає чотири висновки

Більш короткий відрізок - скажімо, 25 або 30 хвилин - містить відповідно більший відсоток уваги (хоча, звичайно, надмірна кількість коротких розділів значно знижує рівень уваги аудиторії).

Ті факти, які на вашу задумом аудиторія повинна запам'ятати, повинні бути на початку і в кінці виступу. Зокрема, особливо важливі остання ілюстрація і висновок у кожному виступі. (Їх можна особливо виділяти тривалою паузою після важливого пункту.)

Так як крива уваги після перших десяти хвилин падає, то як раз після цього моменту і до тих пір, поки вона не почне знову зростати, найбільша увага повинна приділятися різноманітності структури виступу і всіляким хитрощам, покликаним розбудити інтерес аудиторії. Увага аудиторії не зросте до кінця зустрічі, якщо слухачі не будуть знати, що вона вже наближається до завершення.

Також Ви повинні пам'ятати, що якщо Ви знаєте, що зараз буде, то аудиторія не знає. Так що завжди підігрівайте інтерес аудиторії, повідомляючи про «наступний пункт програми»:

«Буквально через хвилину я продемонструю вам деякі цікаві ілюстрації, які ми отримали ...

Я взяв із собою декілька документів сюди, і пізніше зможу Вам їх продемонструвати ...

Це було знято на плівку, і незабаром Ви побачите ...

Просто наявність на столі якихось заманливих коробочок або підставок з плакатами дивно підвищує інтерес. Пам'ятайте також, що перед демонстрацією увага підвищується, так що між словами: "Добре, давайте спробуємо переглянути матеріал, який я для Вас підготував..." і дійсно натисканням на кнопку Play у вас є відмінний момент, щоб сказати щось важливе.

Вплив на аудиторію

Жарт - найбільш очевидний приклад. Жарт не є смішним, поки над ним не сміються, адже саме сміх завершує його, і своїм сміхом аудиторія бере участь в жарті. Аудиторія у телевізійній студії є невід'ємною частиною шоу, тоді як глядачі, які спокійно сидять вдома і усміхаються самі собі, цією частиною не є.

Але жарт, над якою не сміються, це справжнє лихо, і далеко не кожен знає, як все ж таки змусити людей сміятися над ним. А що ще можна зробити? Ну, іноді Ви можете струсити людей питанням: "Скільки коліс на цьому малюнку?" - Але це нечасто вдається. Проте є одна можливість, яка надто часто відкидається: дати їм що-небудь потримати в руках і, якщо можливо, зберегти. Це може бути якийсь документ чи книга, чи рекламний проспект чи будь-яка інша річ, що має відношення до Вашого виступу.

Всі візуальні засоби можна поділити на три категорії:

· пояснювальні;

· підтверджувальні;

· такі, що надають вплив.

Ви використовуєте пояснювальні візуальні засоби з самого початку. Це якраз те, без чого Ви не зможете обійтися - є речі, які неможливо пояснити словами, але легко зробити це за допомогою картинки, діаграми або моделі.

Коли Ви обмірковували структуру виступів і роздумували про криву уваги, Ви почали пошук підтверджують візуальних засобів. Вони не були структурною необхідністю, але вони привносили зорову очевидність, підкріплювали ваші аргументи, допомагали підвищити інтерес в той момент, коли він знижувався.

Вплив на аудиторію візуальних засобів - це якраз те, про що найчастіше забувають. Вони легко визначаються питанням: "Які зображення нам хотілося б закарбувати в пам'яті слухачів?" Цілком можливо, що це будуть зображення, які вже використовувалися для пояснення або підтвердження, але цілком можливо, що й ні. Їх слід добре продумати і потім розмістити в ключових позиціях (часто це початок і кінець зустрічі) і, можливо, виставити на огляд протягом найближчого перерви.

Є стара англійське прислів'я: "Я почув і забув, я побачив і запам'ятав, я зробив і зрозумів". Аудиторія на презентації навряд чи багато зробить і зрозуміє, але дуже багато чого буде почуто і забуто. І тим не менше вона запам'ятає те, що побачить. Ви повинні бути впевнені, що аудиторія побачить все, що повинна запам'ятати.

Поняття "вплив" включає в себе прийоми і способи, покликані розбудити аудиторію, здивувати її і зробити більш уважною і сприйнятливою. Найкращий coup de theatre (фр. - сценічний ефект), який був використаний на лекції про війну для армійських офіцерів: Ведучий оголосив тему, поклав на стіл маленьку петарду і дістав коробок сірників. Поки він відкривав коробок, його помічник влаштував величезний яскраво-червоний феєрверк за спиною у аудиторії. Слухачі, всі як один, підскочили, і потрійна несподіванка події (несподіванка моменту, несподіванка місця, несподіванка сили) назавжди залишилася в їхній пам'яті.

Контрольний список дій

1. Опрацюйте весь проект презентації в пошуках моментів, де інтерес знижується.

2. Виявіть пояснення чи аргументи, які занадто довгі або складні, і спростіть їх.

3. Обміркуйте способи варіювання структури виступу.

4. Переконайтеся, що всі зміни, які Ви вносите, щоб підвищити інтерес, мають відношення до предмету розмови.

5. Робіть розділи досить короткими, щоб збільшити період підвищеної уваги аудиторії.

6. Переконайтеся, що кожен розділ закінчується важливим повідомленням.

7. Подбайте, щоб аудиторія знала, що буде далі.

8. Постарайтеся залучити аудиторію до процесу виступу.

9. Вирішіть, що потрібно запам'ятати слухачам, і придумайте, що зробити, щоб вони дійсно це не забули.

4. Використання Power Point для підготовки презентації

Загальні поради для створення презентації в Power Point:

1. Принцип 10/20/30.

Коротко принцип розшифровується як 10 слайдів у презентації, 20 хвилин часу на презентацію, 30 шрифтом набраний текст на слайді. Проблема в тому, що це правило в основному націлено на великі презентації для клієнтів, інвесторів. Для демонстрації малих презентацій, наприклад, на конференції, потрібно вкластися в 2 рази менші терміни. Головне, це тривалість слайду. Вона повинна бути не більше 2-х хвилин, але і бажано не менше цього ж часу. Якщо ви не можете пояснити слайд за 2 хвилини, розбийте його на кілька слайдів. Якщо ви про слайд говорите менше хвилини - з'єднайте його з іншим слайдом, або викиньте його.

2. Краща презентація - відсутність презентації.

На презентацію зібрався народ вислухати вас і побачити шоу. Не підсовуйте йому презентацію. Це головний принцип презентацій. Якщо ви показуєте макет - покажіть макет. Якщо показуєте робочу систему - покажіть яка гарна ваша система. Якщо фішку - покажіть фішку і як її зробити. Якщо готуєте гімн компанії - заспівайте його, нарешті. А от якщо вам нічого показати, чи показати щось в живу дуже складно, склепайте презентацію. Ну а вже якщо пішла така клепка, то запам'ятайте: Презентація - це ви і ваш розповідь, те, що показується на стіні - це додаткові матеріали. Тому краще використовувати на презентаційних слайдах об'єкти в наступному порядку: схема, малюнок, графік, таблиця, текст. Так, так, текст на презентації потрібно використовувати тільки тоді, коли по-іншому сказати не виходить, а не тоді коли потрібно щось сказати.

3. Не створюйте кашу на слайді

Ви пам'ятаєте магічне число сім плюс-мінус два? Цей психологічний принцип розуміння повинен лежати і у ваших слайдах. Слайд повинен складатися не більше ніж з 5 об'єктів. Саме з п'яти, а не з семи або, боронь вас Боже, з дев'яти, тому що «Гаманець» пам'яті людини складається з 5 односкладових слів. З цих об'єктів необхідно відняти довжину заголовка в односкладових словах (N). Разом ви можете використовувати не більше, ніж (5-N) об'єктів на самому слайді. Це означає що якщо слайд тестовий, то ви можете використовувати не більше (5-N) буллітів, в кожному з яких, буде одне односкладове або спеціалізоване, всім зрозуміле, ключове слово. Якщо в буллі буде складне, не спеціалізоване слово, то такий булліт буде «коштувати» стільки ж скільки односкладових слів, з яких він складається.

Якщо на слайді намальована схема, то спробуйте спростити схему до (5-N) блоків або зв'язків між ними, залежно від того на чому ви загострюєте увагу. Якщо на слайді малюнок, то на ньому має бути не більше (5-N) помітних окремих об'єктів.

Графіки, діаграми і таблиці здатні в 1,5 рази краще запам'ятовуватися мозком, тому що складаються переважно з цифр. Тому якщо ви використовуєте графіки у своїй презентації, то, припустимо використовувати не більше (5-N) * 1.5 значень. Не полінуйтеся підписати вашу діаграму, особисто.

4. Будьте стильними.

В Microsoft PowerPoint існує близько 40 стандартних тем і 6 кольорових оформлень до них. І все ж, переважна більшість людей використовують стандартну схему: білий колір презентацій і чорні літери на ньому. Спробуйте подивитися на лампочку в темному приміщенні протягом 15 хвилин, які йде презентація, і ви зрозумієте, що відчувають ваші слухачі і чому вони зліші собак. Будь у вас хоч найцікавіша доповідь, а слухачі - ангели, дивитися 15 хвилин на світло лампочки, без можливості відволіктися, викликає справжню тваринну агресію, яку вони природно вихлюпнуть на подразник, тобто вас, оповідача.

Контр-приклад цього пункту - презентація в стилі дитячих блогів на LiveInternet. Непоєднувана суміш шрифтів, кольорів і фонових картинок б'є по мозку також як heavy metal, виконаний класичним симфонічним оркестром. Звичайно ж, є любителі такого креативу, але більшість все ж віддає перевагу класиці. Намагайтеся уникати в ділових презентаціях яскравих кольорів і неприродних шрифтів. Залиште шрифт Comic для дитячих садків та початкової школи.

Чи всі шрифти можна використовувати в презентації в рівній мірі? Виявляється, ні. Якщо ви робите презентацію для публічного виступу, то не варто вибирати шрифти із зарубками. Типовими представниками є Times New Roman, Courier New або Cambria. Справа в тому, що в таких шрифтах зверху і знизу букв ставляться маленькі рисочки - «зарубки». І на відстані літери просто зливаються в єдину масу, утруднюючисприйняття тексту.

Такі шрифти ідеальні для роздруківки великих обсягів тексту, оскільки при читанні зарубки допомагають «тримати» рядок. А от для виступів вибирайте такі шрифти, як наприклад, Arial або Calibri. Трохи по картинкам. Ваші слухачі здогадуються, що ви знаєте, де знаходиться пункт меню вставки малюнка. Тому, перш ніж вставляти малюнок у кожен слайд, подумайте, чи коштує він того. Подумали? Подумайте ще раз. Звичайно, одна картинка замінює 1000 слів, але замінить вона їх в даному випадку? І найголовніше: чи гармонійно вона буде дивитись із стилем і колірною гамою самої презентації?

5. Діаграми

Як вже було сказано вище, діаграми набагато краще проілюструють Вашу доповідь чим написаний текст чи навіть гарно оформлена таблиця. Але при створенні і демонстрації діаграм треба також вважати на певні моменти:

Проблема більшості сьогоднішніх програм, таких як Excel або Numbers - вони дають огидний набір типових графіків, з яких користувачеві необхідно вибрати підходящий. Але як можна вибрати підходящий і хороший, якщо для його отримання потрібно зробити з десяток непростих рухів тіла, з кожним з яких взагалі можна розбиратися по 5-10 хвилин ...

Почнемо з початку.

Ось, самий звичайний графік, який створюється за секунду, натисканням 2-х кнопок в Excel. Так, краса невимовна, що очей не відірвати. Але чи так важлива ця краса, коли вам потрібно дати чітке і зрозуміле уявлення для всіх присутніх про те, що відбувається з бюджетом компанії? Хтось зможе однозначно сказати, що відбувається, наприклад, в червні місяці? Компанія в збитках? Чи, може, навпаки вже все не так вже й погано? Для відповіді на це питання потрібно підключити непогане просторову уяву та удачу. І тоді хтось зможе відповісти: «У червні бюджет нарешті перевищив наші витрати!».

Чудово, що хоч хтось зміг розібратися, але далеко не всім це під силу. Тому нам доведеться сильно видозмінити цей графік, щоб зробити його зрозумілим навіть для непідготовленої людини, яка звикла працювати тільки з цифровими таблицями і довіряти тільки цифрам.

Для початку необхідно прибрати абсолютно непотрібний 3Д-ефект, який, як ви вже зрозуміли, тільки вносить величезні спотворення в відображення даних. Тепер найважливіше - це прибрати цей «кричущий» фон, який сильно збиває з думок своєю чудовою розмальовкою. Правильне сприйняття графіка все ще ускладнює форма барів (вертикальних пірамідок), які мають загострення. Замінимо їх на стару добру гістограму зі звичайними стовпчиками.

Тепер саме час приступити до «очищення» самого графіка від зайвого візуального сміття, яке не несе в собі ніякого смислового навантаження. Приберемо «паркан» з рисок на вертикальній і горизонтальних осях. Тепер необхідно розібратися з підписами на осях. Почнемо з найбільш об'ємної за кількістю знаків осі - вертикальної грошової. Як мінімум з чисельних значень можна прибрати 2 знака після коми, тим більше що там скрізь нулі. Крім того небагато збільшимо в розмірах всі підписи для їх кращої читабельності. Назву вертикальної осі краще зробити єдиним словом, а не позначати кожну нову цифру значком $. Червоний і синій (нехай навіть приглушені) - не найкраще поєднання кольорів для порівняння. Коли в графіку йде порівняння 2-х величин, то за замовчуванням домінуючою (основною) величиною може бути тільки одна, а вже ніяк не обидві. У нашому випадку найбільш цікавою величиною є «Видаток». Тому її і потрібно виділити кольором, а величину «Бюджет» слід зробити в сірому кольорі, щоб вона не так сильно виділялася. Крім того перенесемо назву вертикальної осі і легенду наверх всієї діаграми.

Але, строго кажучи, гістограма - це не найкращий вигляд графіка для тимчасового порівняння, яке в нас тут і здійснюється. Для цього використовують звичайний лінійний графік з кривою, що відображає динаміку зміни тієї чи іншої величини в часі.

В принципі, навіть тепер графік порівняно з початковим став у 5 разів читабельніше і зрозуміліше. Однак, коли на графіку відображено не дуже багато кривих, то підписи слід робити прямо поруч з ними, а не використовувати легенду, з якою не зручно працювати.

А тепер, якщо згадати основну задачу графіка, яку описано на самому початку: «... вам потрібно дати чітке і зрозуміле уявлення для всіх присутніх про те, що відбувається з бюджетом компанії ...». Але 2 графіка не дають однозначну відповідь на це питання. Так, ми бачимо, що на початку літа бюджет компанії перевищив її витрати, але щоб зрозуміти на скільки, потрібно в голові проводити математичні обчислення, які виявляться з похибкою. Тому необхідно скласти обидва графіка, щоб наочно відобразити цю зміну. Далі, ще для більшого розуміння, замінимо грошові еквіваленти на %, тим самим зробивши наш графік ще більш виразним.

6. Списки

Перше питання: нумерувати чи маркувати?

Насправді це залежить не тільки від художнього чуття автора, але і від суто утилітарних речей:

Нумерація переважно використовується, якщо:

- послідовність пунктів жорстко визначена: перераховуються етапи процесу, які слідують один за іншим, або пункти перераховуються в порядку значимості. Цифра «1» має на увазі «спочатку», цифра «2» має на увазі «після цього», і так далі.

- Якщо в списку більше 5 пунктів. Якщо в довгому списку ставити буліти, то читачеві буде складно «чіпляти» очима початок наступного пункту. Так само, як складно рахувати поверхи у висотках, де від поверху до поверху все повністю ідентичне.

- Якщо в назві списку є цифра, наприклад, «4 ознаки ефективного керівництва».

- Ще нумерований список використовується в тому випадку, якщо на його окремі пункти потім йдуть посилання («відповідно 4-го пункту ...»).

Нумерований список натякає, що послідовність пунктів обрана невипадково, і в ній є якийсь сенс. Нумерація виглядає як більш суворе, вичерпне перерахування. Наприклад, в цьому списку використана нумерація, тому що порядок пунктів обумовлений їх важливістю і частотою застосування.

Пункти в змісті презентації завжди потрібно нумерувати, щоб більш чітко показувати послідовність розділів (винятком може бути зміст презентації та паралельної структурою і зміст у вигляді схеми).

Буліти добре підійдуть, якщо потрібно підкреслити рівнопріорітетність пунктів (або їх одночасність). Також буліти дозволяють спростити сприйняття другого рівня списку, замінюючи подвійні номери типу «3.2.» Або «6.3.» на акуратні крапочки і квадратики.

Використання в списках буквених позначень пунктів - а.), б.), в.) і т. д. - зараз зустрічається все рідше, за винятком деяких традиційних випадків (наприклад, позначення варіантів відповідей у тестах і анкетах).

Наступне питання, зв’язане зі списками : список має бути паралельний чи перпендикулярний?

На сприйняття слайда в аудиторії є максимум 10-15 секунд. Якщо за цей час інформація не надійде в мозок, то слайд даремний. Паралельні списки якраз дозволяють скоротити час сприйняття тексту.

Давайте розглянемо приклад:

Начебто і тексту не багато, але щось в ньому не те, не «вкладається» інформація легко і просто.

Справа в тому, що в списку порушена паралельна структура:

1. всі пропозиції списку мають бути в одній формі: або повні (підмет +присудок), або скорочені (щось одне);

2. перші слова списку повинні бути однією і тією ж частиною мови, причому в одній формі, відмінку, особі і т. д. (залежно від частини мови).

Інша справа, після невеликих перетворень:

«Являються ..., створюють ..., підвищують ..., приділяють ...».

Начебто дрібниця, але з таких дрібниць і складається загальний успіх презентації.

7. Заголовки

Особливу увагу приділіть заголовку. Ідеальним заголовком вважається заголовок, виконаний тим же самим шрифтом, майже тим же самим кольором і не набагато, відсотків на 30, збільшеним розміром.

Кілька основних правил, які варто дотримуватися створюючи ефективні заголовки для презентацій:

- Передбачте в дизайні місце під заголовок. Повинно бути чітко зрозуміло, що це заголовок. Постарайтеся не перевантажувати верхню частину слайда(особливо, якщо у компанії складний або дуже великий логотип)

- Уникайте нудних, заїжджених назв, придумуйте цікаві і мотивуючі

- Прагніть укластися в 2 рядки, максимум в 3. Ідеально взагалі один

- Розмір шрифту не повинен бути менше ніж основний текст. Рекомендований розмір від 28 пт (в PowerPoint)

- Не допускайте подвійних заголовків. Таке часто зустрічається на слайдах, де є діаграми (таблиці і т. д.). Виходить, що є заголовок і у діаграми і у самого слайда. Поєднайте їх, і розташуєте діаграму на весь слайд

- НЕ ПИШІТЬ заголовки малими літерами

8. Візуалізація

Як було сказано вище, довільний текст краще візуалізувати, тобто замінити невеликими таблицями, діаграмами і малюнками.

Для прикладу розглянемо цікаве дослідження, про «любов до бананів».

Результати, звичайно, вражають Але ось візуалізація цифр просто жахлива. Потрібно багато часу, щоб картинка уклалася в голові. Давайте подивимося, як можна зробити цифри більш наочними.

Питання № 1:

Чи любить народ банани?

Так, народ банани любить - 73,8%.

І більше банани люблять представниці слабкої статі (79,3% проти 61,5%).

Таблиця - не кращий варіант подання цифр. Перетворимо в діаграму. Умовні позначення «Нейтрально ставляться» і «Не люблять» залишаємо, вони прикольні. До «Люблять» додаємо сердечко для одноманітності.

Також вводимо піктограмки «М» і «Ж» і додаємо кількість опитаних респондентів: «13М» і «29Ж». А то без цього складно зрозуміти, як розраховується «Всього». Позбудемося десятих - все одно їх ніхто не запам'ятає, а тільки зіб'є з пантелику. У нас не виборча компанія, щоб турбуватися про такої точності. А знаків буде на цілих 50% менше! Діаграма готова! Погодьтеся, вона наочніше.

Аналогічно робимо з поданням результатів питання № 2:

«З якого боку народ відкриває банани?».

Замість складної таблиці робимо красиву діаграму.

А ось питання № 3 більш цікаве для розбору.

Вплив віку на бік відкривання

Виявлена певна кореляція «Вік - сторона відкривання» - з віком народ стає більш схильним відкривати банани з хвостика.

Це хороший приклад того, як можна «маніпулювати» аудиторією: адже діапазони вибрані довільно, та ще з різними інтервалами. Наприклад, можна уявити таку картину з «пімпочкою»: «До 20 років: 45%», «20-30: 50%», «більше 30: 55%». І отримаємо абсолютно протилежні результати: з віком воліють відкривати «з пімпочки».

Щоб правдиво відобразити інформацію, треба всіх 42 респондентів помістити на точкову діаграми. А потім вже виводити залежність.

Ну і останнє питання № 4.

Ставлення до бананів - сторона відкривання

Також є кореляція «Ставлення до бананів - сторона відкривання»: люди, що люблять банани, більш схильні до відкриванню банана з хвостика, чому не люблять.

Ну от як можна швидко зрозуміти кореляцію з таблиці?!

Перетворимо в діаграму. Причому нехтуємо 6,5% любителів того й іншого (це не настільки важливо, а складність сприйняття зростає на порядок). І розподіляємо 6,5% між категоріями «з пімпочки» і «з хвостика».

Представляйте цифри наочніше! Спрощуйте життя людям!

9. Уникайте зайвої анімації

Не варто відволікати увагу людини від теми. Залиште анімацію професіоналам.

Пара рекомендацій по анімації тексту:

- Ефекти появи для тексту в більшості випадків використовуються для краси та залучення мимовільної уваги за рахунок руху. Також анімація «по кліку» застосовується для того, щоб оратор міг контролювати появу інформації на слайді відповідно до розгортанням виступу.

- Часто при використанні анімації береться до уваги той факт, що ні краса, ні рух не повинні заважати або відволікати від сприйняття інформації.

- Анімація тексту повинна відповідати звичному способу сприйняття. Нагадаю, що природне напрямки читання для української та англійської мови - зліва направо, зверху вниз. Так от, анімація на повинна розгортатися у протихід.

- Важливо, щоб аудиторія не була змушена занадто довго споглядати появу тексту, і це дійство не повинно відволікати від смислової частини.

5. Поради оратору

1. Для подолання страху

o виступайте на своїй території

o тримайте в руках тезиси

o максимально дізнайтесь про аудиторію

o проводьте репетицію мінімум тричі

o перед виступом активно порухайтесь

o слідкуйте за диханням

o не використовуйте алкоголь і ліки

2. Для залучення і утримання уваги

o підтримуйте зоровий контакт зі всіма у залі

o задавайте учасникам питання

o робіть паузи

o міняйте темп мови і гучність звуку

o переміщайтесь, жестикулюйте

3. Поза і жестикуляція

o ставте ноги на ширину плечей

o випрямляйте коліна

o випрямте спину

o розслабте плечі

o жестикулюючи, тримайте руки вище пояса

o не стійте на місці

o можна тримати одну руку в кишені брюк

o частіше демонструйте долоні рук при жестикуляції

4. Для відповіді на питання аудиторії

o відповідайте всім, а не лише тому, хто задав питання

o відповідайте коротко

o уточнюйте питання

o не починайте відповідь зі слів «ні» або «ви не праві»

o якщо не знаєте відповіді – краще скажіть про це прямо

5. Різні поради

o слідкуйте за темпом мови. старайтесь говорити повільніше

o не підходьте надто близько до слухачів і тим більше не торкайтесь їх

o якщо в аудиторії чути розмову, зробіть паузу. Коли всі замовкли – продовжуйте

o не відволікайтесь від теми

o жартуйте лише в тому випадку, якщо у вас це добре виходить

o закінчіть виступ трохи раніше ніж планувалося

Читайте також:

1. I. Україна з найдавніших часів до початку XX ст.
2. АДАПТОВАНА ДО РИНКУ СИСТЕМА ФОРМУВАННЯ (НАБОРУ) ОКРЕМИХ КАТЕГОРІЙ ПЕРСОНАЛУ. ВІДБІР ТА НАЙМАННЯ НА РОБОТУ ПРАЦІВНИКІВ ФІРМИ
3. Алгоритм формування комплексу маркетингових комунікацій
4. Алгоритм формування потенціалу Ф2
5. Алгоритм формування статутного фонду банку
6. Альтернативні джерела формування підприємницького капіталу
7. Аналіз ефективності формування та використання банківських ресурсів
8. АНАЛІЗ ОБОРОТНИХ АКТИВІВ ЗА ДЖЕРЕЛАМИ ЇХ ФОРМУВАННЯ
9. Аналіз процесу формування маркетингових комунікацій
10. Аналіз руху та ефективності формування грошових потоків
11. Аналіз стратегічних альтернатив та визначення оптимальної стратегії формування фінансових ресурсів
12. Аналіз структури майна та динаміки джерел його формування

Переглядів: 1748