Формування НАФ України.

Лекція 1

Джерела комплектування державних архівів

Під формуванням НАФ України розуміють комплекс організаційних, методичних і практичних заходів, спрямованих на систематичне поповнення його цінними для суспільства документами та виключення із його складу документів, що втратили свою суспільну значущість. Його метою є пошук, відбір і збереження цінних документальних комплексів та окремих архівних документів, що репрезентують усі сфери життєдіяльності суспільства і держави. НАФ формується з документів, що утворилися в процесі діяльності органів державної влади, місцевого самоврядування; державних і комунальних підприємств, установ і організацій; громадян України та їх об’єднань, релігійних організацій, а також підприємств, установ та організацій, заснованих на приватній формі власності; архівної україніки.

Комплектування державного архіву –це систематичне, цілеспрямоване і планомірне поповнення його складу документами НАФ відповідно до його профілю. Безпосередня організація комплектування архіву починається з визначення джерел комплектування – юридичних і фізичних осіб, які є утворювачами і/або власниками документів НАФ, що підлягають подальшому передаванню на постійне державне зберігання на правах державної власності в обов’язковому порядку або на підставі угоди.

Для цього укладаються списки установ (незалежно від форми їх власності), що функціонують в зоні його комплектування і у своїй діяльності утворюють або не утворюють документи, що підлягають віднесенню до НАФ. Такі списки поділяються на список установ-джерел формування НАФ і список установ, що не підлягають внесенню до джерел комплектування (список №2). На підставі списку установ-джерел формування НАФ укладається список джерел комплектування- складений відповідно до профілю архіву перелік установ, що функціонують в зоні його комплектування і зобов’язані передавати на державне зберігання до архівів у визначені строки на підставі вимог чинного законодавства чи угод між власником і архівом документи НАФ або такі, що підлягають внесенню до нього (список №1).

На державне зберігання документи НАФ передають органи державної влади, органи місцевого самоврядування, державні і комунальні підприємства, установи і організації, віднесені до джерел комплектування архіву. Склад недержавних установ - джерел комплектування архіву визначається архівами спільно з власниками після укладання відповідних угод про передавання документів на правах державної власності. Державні архіви ведуть систематичну роботу щодо уточнення списків установ-джерел комплектування. Підставами для внесення уточнень і змін до списків установ та їх перескладання є вказівки Державної архівної служби України, рішення експертних комісій відповідного державного архіву; створення або ліквідація окремих установ, зміна функцій або масштабу їх діяльності, зміна підпорядкування установ; перехід установи під контроль іншого державного архіву; зміна порядку комплектування державного архіву документами даної установи.

Водночас державні архіви здійснюють заходи щодо виявлення джерел поповнення НАФ та комплектування документами архівної україніки.

Організацію комплектування здійснюють безпосередньо державні архіви. Документи установ – джерел комплектування приймаються на зберігання до державних архівів у двох формах: повній та вибірковій. Повна форма приймання передбачає приймання всіх цінних документів від одного фондоутворювача. Вибіркова форма передбачає приймання всіх цінних документів від окремих фондоутворювачів певного виду – джерел комплектування групового вибіркового приймання; або частину цінних документів (інформація яких не повторюється в документах інших установ) від конкретного фондоутворювача- джерела комплектування по видового вибіркового приймання. Кожна установа має щорічно передавати документи до державного архіву за графіками, затвердженими державним архівом і погодженими з керівниками установ-джерел комплектування. Документи приймаються в упорядкованому стані разом із страховими копіями унікальних та особливо цінних документів за попередньо затвердженими описами. Разом з документами передаються три примірники описів, у тому числі контрольний примірник, та довідковий апарат до них. Четвертий примірник опису разом з примірником акту приймання-передавання залишається в установі. Приймання документів на постійне зберігання від недержавних установ – джерел комплектування здійснюється, як правило, безкоштовно (дарування, наслідування) відповідно до умов угоди.

Тимчасове зберігання архівних документів відбувається впродовж певного нормативно визначеного для кожного виду документів проміжку часу. Документи тимчасового зберігання ліквідованих установ, строки зберігання яких вичерпано, виділяються до знищення, документи, строки зберігання яких не вичерпано, зберігаються у трудових архівах і знищуються після закінчення строків зберігання.

Важливою передумовою якісного формування НАФ є організаційна та методична робота державних архівів з джерелами їх комплектування.

Робота державного архіву з джерелами його комплектування полягає в організації та вдосконаленні роботи служб діловодства, роботи архівних підрозділів, взаємодії з експертними комісіями, проведенні перевірок роботи архівних підрозділів, служб діловодства та експертних комісій, громадських оглядів роботи архівних підрозділів і служб діловодства; організації державного обліку документів НАФ; підвищенні кваліфікації працівників архівних підрозділів, служб діловодства, голів і членів експертних комісій; методичній і практичній допомозі та наданні послуг з питань архівної справи і діловодства на договірних засадах. З метою захисту соціальних прав громадян державні архіви надають установам-джерелам комплектування методичну і практичну допомогу в роботі з документами з особового складу.

У кожній установі (організації, підприємстві) функціонує архівний підрозділ, діяльність якого регламентується положенням, розробленого на підставі відповідного типового положення. Для установи обов’язковим інформаційним довідником, який складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, пошуку документів за змістом і видом та їх відбору для внесення до складу НАФ, є номенклатура справ – систематизований та проіндексований список назв із зазначенням строків їх зберігання.

Впродовж другого року після закінчення справ у діловодстві здійснюють експертизу їх наукової і практичної цінності та підготовку справ для передавання до державного архіву. При цьому проводять повне чи часткове оформлення справ (підшивання або палітурні роботи, нумерацію аркушів, укладання засвідчувальних аркушів та внутрішніх описів до справ, оформлення обкладинок, встановлення крайніх дат справ), складання і оформлення описів структурного підрозділу. Завершує цей процес передавання документів до державного архіву.

Отже, експертиза цінності документів, утворюваних в діяльності юридичних і фізичних осіб, комплектування державних архівів документами НАФ, організаційно-методичне керівництво і контроль за роботою архівних підрозділів і служб діловодства установ – джерел комплектування є важливими складовими процесу формування НАФ України.

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Метод науково-педагогічного дослідження — шлях опанування психолого-педагогічних процесів формування особистості, встановлення об'єктивних закономірностей виховання і навчання.	\|	Об’єкт, предмет, загальні поняття і завдання операційного менеджменту.

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.028 сек.