Підставою для бухгалтерського обліку операцій по виконанню бюджетів в органах ДКСУ є первинні документи.
Первинні документи повинні бути складені під час здійснення операції, а якщо це неможливо – безпосередньо після її закінчення та можуть складатися у паперовій формі та/ або у вигляді електронних записів у формі, яка доступна для читання та виключає внесення будь-яких змін. При електронному записі облікових регістрів повинна бути забезпечена можливість отримання таких документів на паперових носіях.
Первинні бухгалтерські документи по виконанню державного та місцевих бюджетів класифікують за такими ознаками:
- місцем складання;
- призначенням;
- порядком складання;
- способом оформлення операцій;
- змістом.
За місцем складання первинні бухгалтерські документи поділяють на внутрішні (оформлені в органах ДКСУ) та зовнішні (отримані від розпорядників коштів, Міністерства фінансів, вищестоящих або нижчестоящих органів ДКСУ).
За призначенням первинні бухгалтерські документи поділяють на:
- розпорядчі, які вміщують розпорядження на право здійснення операції;
- виконавчі (виправдальні), що підтверджують факт здійснення бюджетної операції (платіжне доручення, чек, вексель, виписка з рахунка, меморіальний ордер тощо);
- бухгалтерського оформлення, що їх складають працівники бухгалтерії на підставі даних розпорядчих і виконавчих документів;
- комбіновані, в яких поєднані ознаки розпорядчих, виконавчих документів та документів бухгалтерського оформлення (до таких документів належать, наприклад, меморіальний ордер, виписка банку про зарахування платежів тощо).
За порядком складаннябухгалтерські документи поділяють на:
- первинні, які складають у момент здійснення операції або безпосередньо після її закінчення;
- зведені, які складають па підставі даних згрупованих однорідних первинних документів.
За способом оформлення операцій бухгалтерські документи поділяють на:
- одноразові, які заповнюють на одну операцію (до них належать, наприклад, чеки);
- нагромаджувальні, в яких записують однорідні бюджетні операції за певний проміжок часу.
За змістом бухгалтерські документи поділяють на грошові та розрахункові.
Для безготівкових перерахувань за рахунками використовуються такі меморіальні документи: меморіальні ордери; платіжні доручення; платіжні вимоги – доручення; акредитиви; векселі; інкасові доручення (розпорядження); чеки, тощо.
Всі первинні розрахункові документи за поточний день підлягають підрахунку з отриманням підсумків, які звіряються з даними щоденного балансу.