Документаційне забезпечення процесу проектування і системи управління персоналом

Рис.23. Основи функціонування служби управління персоналом.

Таблиця 7. Аналіз якості процесу управління персоналом

№	Напрямки аналізу.	Критерії.
1.	Аналіз ступеня відповідності кадрової політики і практики управління персоналом цілям і задачам організації.	Послідовність, несуперечність цілям і шляхам їх досягнення.
2.	Оцінка якості основних документів, які регламентують роботу персоналу.	Чіткість і повнота викладу, відповідність КЗОТу.
3.	Оцінка важливих формальних правил та процедур, які забезпечують процес управління персоналом.	Трудові показники співробітників, ефективність роботи організації; відповідність КЗСТу; морально-психологічний клімат.
4.	Оцінка основних елементів організаційної культури, які впливають на поведінку працюючих.	Стан трудового етикету; морально психологічний клімат в колективі; задоволеність працюючих роботою, відсутність скарг, інших проявів незадоволення; прихильність працівників до своєї організації; трудові показники.
5.	Оцінка показників, що характеризують якість управління персоналом (рівень плинності кадрів, задоволеність працівників роботою в організації, морально-психологічний клімат і т.ін.	Стан трудового етикету; морально психологічний клімат в колективі; задоволеність працюючих роботою, відсутність скарг, інших проявів незадоволення; прихильність робітників до своєї організації; трудові показники.

Для більш повного і всебічного аналізу існуючої системи управління персоналом можна скористатися анкетою для виявлення стану та перспектив розвитку персоналу організації. Ця анкета подається до розгляду керівництва, і якщо дати конкретні і обгрунтовані відповіді на запитання, то можна виявити всі переваги та недоліки існуючої системи управління персоналом організації.

Аналіз ефективності управління персоналом організації є дуже складним завданням, для вирішення якого зазвичай запрошують зовнішніх консультантів. Основні результати аналізу можуть бути розглянуті на нарадах керівництва організації. Після обговорення отриманих результатів настає етап проектування системи управління персоналом або процесу вдосконалення системи управління персоналом, що відповідає цілям організації. На етапі проектування розробляється внутрішня організаційна структура служби управління персоналом, визначаються її функції, зміст роботи, основні документи і форми, конкретні виконавці.

Організація впровадження розробки системи управління персоналом може виявитися справою не менш складною, а іноді і більш складною, ніж її розробка. При впроваджені цієї системи можна йти двома шляхами: запросити консультантів по управлінню, які за порівняно короткий час створять в організації систему управління персоналом, або ж прийняти на роботу спеціаліста (на посаду директора по персоналу, менеджера по персоналу, або начальника відділу кадрів), який самостійно зможе створити таку систему, працюючи при цьому як штатний співробітник.

Впровадження розробленої системи може проходити поетапно, коли окремі підсистеми, окремі напрями роботи впроваджуються послідовно, по відпрацьованій схемі:

1. Узгодження і підготовка до затвердження загального пакета документів, які регламентують роботу системи управління персоналом (або одного з складових її напрямків роботи) в організації

2. Підготовка і проведення нарад керівництва для розгляду цілей і завдань в галузі управління персоналом і загальній організації роботи по управлінню персоналом.

3. Затвердження пакета документів, які регламентують роботу системи управління персоналом.

4. Проведення навчання керівництва, з врахуванням тих змін в роботі, які будуть необхідні після впровадження в організацію розробленої системи управління персоналом, або окремих її складових.

5. Інформування працівників про цілі і зміст необхідних змін в роботі з персоналом є важливим елементом такої підготовчої роботи. Вона повинна вирішувати широке коло завдань, без вирішення яких важко розраховувати на успішне впровадження розробленої системи управління персоналом. Це такі завдання:

- зниження рівня напруги в колективі;

- підвищення зацікавленості працівників організації у впроваджуваних змінах;

- підвищення довіри працівників організації до рішень, які приймає адміністрація;

- пропаганда найбільш значних напрямів роботи з персоналом в межах системи, що впроваджується.

Навчання працівників, надання працівникам необхідної інформації, таких знань, які дозволять їм більш усвідомлено, більш активно брати участь у змінах що впроваджуються.

Безумовно, впровадження спроектованої системи управління персоналом в повному обсязі неможливе за один тиждень. Більш реальне впровадження найбільш важливих елементів системи в практику роботи організації поетапно, не більш 2-3 елементів системи одночасно.

Для того, щоб робота по удосконаленню системи управління персоналом не виявилась даремною, щоб ця робота , в кінцевому результаті, дала ефективні наслідки, необхідно щоб всі люди, які беруть участь у вирішенні цієї проблеми, могли дуже добре уявити собі весь обсяг роботи і загальні умови, які необхідні для успішного досягнення кінцевого результату.

Питання про створення системи роботи з персоналом і повноцінної кадрової служби вже встає коли кількість працівників наближується до 50. Спеціалісти по управлінню персоналом приймаються на роботу на підприємства з кількістю службовців від 100 до 150 чоловік, а служби управління персоналом створюються, коли кількість працюючих досягає 200-500 чоловік, в залежності від діяльності підприємства.

Залежно від розміру підприємства, специфіки його діяльності і традицій число і назва підрозділів служби управління персоналом можуть змінюватися.

В умовах реформування організаційних структур управління у відповідності з вимогами ринкової економіки повинно відбуватися поступове підвищення ролі кадрових служб, розширення функціональних обов’язків робітників кадрових служб, підвищення їх самостійності в розв’язанні кадрових проблем.

Отже, коли йде мова про формування і роботу служби управління персоналом необхідно враховувати два аспекти її функціонування: сфери діяльності і зміст роботи з персоналом (Рис.23.)

Планування персоналу

Аналіз кадрів

Забезпечення кадрами і їх оцінка

Навчання і перепідготовка кадрів

Компенсації: заробітна плата; пільги і послуги

Здоров’я і техніка безпеки

Трудові стосунки, колективний договір

А. Сфери діяльності служби управління персоналом.

Набір

Відбір

Розташування

Інструктаж

Навчання

Розвиток

Б. Зміст роботи з персоналом.

При проведенні проектних робіт щодо створення чи удосконалення системи управління персоналом розробляються відповідні документи:

- техніко-економічне обгрунтування (системне обстеження стану виробництва і управління, системний аналіз стану виробничої системи, системний аналіз стану системи управління, розрахунок техніко-економічних результатів, експертиза і затвердження техніко-економічного обгрунтування)

- завдання на оргпроектування (формулювання результатів аналізу стану виробництва і управління, вимоги до побудови системи управління і змусту загального робочого проекту, розробка пропозицій по удосконаленню системи управління, коригування техніко-економічних результатів, вимоги до організації, експертиза і затвердження завдання)

- організаційний загальний проект (розробка проекту спеціалізації і заходів по удосконаленню виробничої системи, розробка заходів по удосконаленню функціональних підсистем, те ж по цільовим підсистемам, те ж по підсистемі лінійного керівництва, те ж по підсистемам забезпечення, коригування завдання на проектування, розрахунок економічного ефекту, експертиза і затвердження загального проекту)

- організаційний робочий проект (підбір комплексу методичних і нормативних документів на робоче проектування, розробка проектної документації на систему у цілому, те ж по функціональним підсистемам, те ж по цільовим підсистемам, те ж по підсистемам забезпечення, розрахунок економічного ефекту, експертиза і затвердження загального проекту)

Кожна підсистема роботи з персоналом передбачає вирішення цілого ряду завдань і також розробку відповідних документів. Загальний зміст системи управління персоналом і відповідні документи можна подати у таблиці 8 .

Таблиця 8. Загальний зміст системи управління персоналом

№	Підсистеми (напрями).	Зміст роботи по даному напряму.	Основні документи, форми та інше.
1.	Підсистема відбору персоналу.	- Визначення потреб організації в кадрах. - Розробка критеріїв для відбору працівників в підрозділи організації. - Розробка процедур відбору нових працівників. - Підготовка і затвердження положення, яке відображає процедуру відбору.	- Штатний розклад підрозділів організації. - Положення, яке включає опис основних функцій підрозділів організації. - Посадові інструкції працівників. - Форма заявки підрозділів організації та заповнення вільних вакансій. - Форма анкети для одержання первинної інформації про кандидата. - Затверджене положення про систему відбору нових працівників для роботи в організації, яке включає опис основних методів відбору, що використовуються, форми реєстрації проведеної роботи (журнали, бланки і ін.) і механізм контролю ефективності діяльності системи.
2.	Підсистема адаптації працівників в організа- ції.	- Підготовка правил поведінки в організації, які містять інформацію про організацію і про прийняті в ній стандарти поведінки працівників. - Програма введення працівників в організацію. - Програма закріплення кадрових працівників.	- Довідник для працівників організації. - Письмові рекомендації підрозділів про те, як реалізувати процедуру введення нових працівників в організацію. - Затверджена програма по закріпленню в організації кадрових працівників. - Положення, яке описує порядок роботи по адаптації нових працівників.
3.	Підсистеманавчання персоналу.	- Програма навчання для: - а) новачків - б) керівників - в) постійного персоналу - г) резерву на керівні посади	- Затверджені програми навчання по кожному із напрямків.
4.	Підсистемаоцінки результатів роботи персоналу.	- Розробка стандартів діяльності для основних категорій працівників (що вважається прийнятний результатом роботи). - Розробка процедур щомісячної оцінки робочих результатів керівників і персоналу. - Проведення атестації керівників.	- Документи, що містять розроблені стандарти виконання роботи для основних категорій працівників. - Положення про проведення атестації керівників і спеціалістів. - Форма і бланки, що пов’язані з атестацією - Форми індивідуальних планів і звітів керівників про їх виконання. - Письмові звіти керівників про робочі показники підлеглих за попередній період.
5.	Підсистема інформаці-йного забезпечен-ня праці-вників в організації.	- Розробка механізмів інформування працівників про цілі організації, про стан справ в організації, про перспективи посадового і професійного росту та ін. - Розробка механізмів забезпечення працівників інформацією, яка необхідна їм для виконання своєї роботи.	- Програма інформаційного забезпечення працівників. - Затверджений порядок забезпечення персоналу організації інформацією, необхідною для виконання роботи. - Положення про систему інформування персоналу. - Стандартні форми для забезпечення працівників інформацією, необхідною для виконання своєї роботи.
6.	Підсистемаперіодич-ного контролю задоволе- Ності персоналу своєю роботою, аналіз причин плинності кадрів.	- Проведення анкетних опитувань і інтерв’ю з працівниками, для виявлення їх задоволеності робочими умовами. - Проведення опитувань працівників, що звільнюються.	- Стандартні анкети і анкети, що підготовані для конкретних опитувань. - Плани досліджень. - Звіти про результати проведених досліджень.
7.	Підсистема соціальної захищеності працівників.	- Організація харчування працівників. - Створення умов для відпочинку персоналу під час перерв в роботі. - Розробка системи пільг для працівників організації. - Медичне обслуговування.	- Узгоджені принципи і стандарти по вирішенню соціальних питань, які записані у відповідних документах (план, програма, політика в області управління персоналом). - Відповідна фінансова звітність.
8.	Підсистема посадового і професій-ного росту.	- Розробка критеріїв, методів і процедур для виявлення перспективних працівників. - Розробка і впровадження системи посадового і професійного росту для працівників. - Формування резерву на висунення на керівні посади.	- Затверджена система посадового і професійного росту робітників. - Списки резерву на керівні посади та ін. - Стандартні форми, які використовуються для формування резерву.
9.	Підсистема стимулю-вання праці.	- Періодична оцінка за допомогою опитування стану важливих факторів, які впливають на відношення працівників до своєї роботи (зарплата, умови праці, стосунки з керівництвом і перспективи, що зв’язані з роботою в організації та ін.)	- Результати проведених опитувань. - Бланки грамот, дипломів та інших документів, які використовуються при моральному заохочені працівників. - Оцінка робочих показників персоналу по підсумкам роботи за місяць.
10.	Підсистемапідвищення рівня співробіт-ництва працівників і керівни-цтва.	- Введення в практику урочистого нагородження працівників, які відзначилися. - Святкування особливих дат та ін. - Розробка процедур і механізму регулярного інформування працівників про результати роботи організації.	- Відповідні плани заходів. - Інформаційні матеріали, які відображають результати роботи організації. - Чітке описання основних процедур, призначених підвищувати рівень прихильності працівників до своєї організації.
11.	Підсистема керівництва правовою роботою організації.	- Розробка документів правового характеру. - Юридична допомога персоналу і керівництву організації. - Розробка і виконання заходів по підвищенню трудової дисципліни. - Розробка контрактів і трудових договорів.	- Нормативні матеріали правової діяльності організації. - Діючі законодавчі акти. - Посадові інструкції. - Положення про трудову дисципліну. - Контракти, трудові договори. - Позови.

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Процес проектування системи управління персоналом	\|	Функції служби управління персоналом

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.003 сек.