• Гідрологія і Гідрометрія
• Господарське право
• Економіка будівництва
• Економіка природокористування
• Економічна теорія
• Земельне право
• Історія України
• Кримінально виконавче право
• Медична радіологія
• Методи аналізу
• Міжнародне приватне право
• Міжнародний маркетинг
• Основи екології
• Предмет Політологія
• Соціальне страхування
• Технічні засоби організації дорожнього руху
• Товарознавство продовольчих товарів

ЛАБОРАТОРНА РОБОТА № 5

Тема роботи: Створення та робота з фільтрами.

Мета роботи: навчити сортувати та фільтрувати дані в таблицях, здійснювати пошук в таблицях та створювати індекси таблиці.

КОНТРОЛЬНІ ЗАПИТАННЯ

2. У чому полягає процес фільтрування даних?

3. Які види фільтрації можна використовувати в MS Access 2000?

4. Як вибрати потрібні записи таблиці, використовуючи фільтр за виділеним?

5. Як відібрати записи таблиці, використовуючи звичайний фільтр?

6. Як відібрати записи таблиці, використовуючи розширений фільтр?

7. Чим відрізняється розширений фільтр від звичайного?

8. Чи можна зберегти таблицю з фільтром? Як це зробити?

9. Для чого використовують індексовані поля?

10. Як створити індекс по певному полю таблиці БД?

11. Як здійснити пошук даних в таблиці бази даних?

12. Вкажіть текстові, числові умови та умови роботи з датами для пошуку даних в таблицях.

ОСНОВНІ ТЕОРЕТИЧНІ ВІДОМОСТІ

1. Індексування таблиць БД

Для таблиць великих розмірів значно ускладнюється процес пошуку да-них, навіть якщо використовувати команди пошуку даних. Для пришвидшення цього процесу сучасні СУБД мають можливість індексувати бази даних.

Індексні поля – це поля, в яких інформація відсортована в певному по-рядку. При цьому в результаті індексування самі записи не відсортовуються. Сортується лише інформація в певному полі, а оскільки до проіндексованого поля прив’язується адреса самого запису, то це дозволяє підтримувати записи впорядкованими по цьому полі. Така структура дозволяє одночасно проіндексувати будь-яку кількість полів. При звертанні до будь-якого індексного поля порядок чередування записів в таблиці змінюється в залежності від порядку, встановленому в цьому полі.

Індекси корисні для збільшення швидкості виконання багатьох операцій над БД, особливо при виконанні пошуку і при складанні звітів. Наприклад, якщо є таблиця із записами про службовців із ключовим полем за порядковими номерами працівників, а в звітах записи потрібно впорядкувати за прізвищами. У цьому випадку, якщо таблиця має великий об’єм, можна пришвидшити про-цес створення звіту, створивши індекс по полю Прізвище.

Для того, щоб створити індекс по певному полю, потрібно відкрити таб-лицю в режимі конструктора таблиць. Для цього у вкладинці Таблицы БД потрібно виділити необхідну таблицю і натиснути кнопку Конструктор. У вікні конструктора таблиць необхідно відмітити поле, по якому буде створюватися індекс. Після цього активізується закладка Общие розділу Свойства поля, і в розділі Индексированное поле вибрати у випадаючому списку Да (Допускаются совпадения) або Да (Совпадения не допускаются). Якщо вибрано перший параметр, то допускається присутність більше одного запису з однаковими даними в полі. В другому випадку Access не дозволяє зберігати декілька записів із однаковими значеннями в полі.

Щоб додати індекс одночасно по декільком полям, потрібно виконати таку послідовність дій:

1. Відкрити потрібну таблицю в режимі конструктора таблиць.

2. Відмітити поле, по якому потрібно створити індекс.

3. Вибрати команду Вид – Индексы. При цьому відкриється діалогове вікно.

4. В колонці Индекс потрібно ввести ім’я індексу.

5. Натиснути мишкою в колонці Имя поля. При цьому з’являється кнопка ви-падаючого списку. Якщо натиснути цю кнопку, то з’являється список всіх полів таблиці, де потрібно вибрати назву відповідного поля (яке потрібно індексувати).

6. В колонці Порядок сортировки необхідно вибрати напрям сортування.

7. В наступних рядках вікна потрібно повторити пункти 5-7 для всіх інших по-лів, які потрібно проіндексувати в групі. При цьому ім’я індексу вказується лише в першому рядку складного індекса. Якщо додати ще одне ім’я в нас-тупному рядку поля Индекс, Access буде сприймати цей рядок як окремий індекс.

2. Пошук даних в таблиці бази даних

Із збільшенням об’єму таблиці БД виникає проблема з пошуком потрібної інформації, що вимагає використання додаткових функцій пошуку. Якщо потрібно знайти певний окремий запис, доцільно використовувати команду Правка – Найти (або її клавішний еквівалент Ctrl+F). У випадку, якщо потрібно знайти велику кількість записів, краще використати можливості створення запитів.

При виборі команди Найти з’являється одноіменне діалогове вікно, де в полі Образец потрібно ввести текст, який необхідно знайти. У випадаючому списку Просмотр потрібно вибрати напрям пошуку:

· Все – по всій таблиці;

· Вверх – від курсора до початку таблиці;

· Вниз – від курсору до кінця таблиці.

Випадаючий список Совпадение встановлює, яку частину поля БД по-винен становити текст, який ми шукаємо:

· С любой частью поля – будь-яку частину поля БД повинен становити текст, який ми шукаємо;

· Поля целиком– весь вміст поля;

· С начала поля– вміст поля починається з даного тексту.

Крім цього у вікні пошуку можна встановити додаткові параметри:

· Только в текущем поле – пошук здійснюється лише в полі, в якому знахо-диться курсор. В іншому випадку пошук буде здійснюватися по всіх полях таблиці;

· С учетом регистра – розрізняти під час пошуку малі та великі літери тексту;

Для того, щоб знайти перше входження тексту, який шукається, потрібно натиснути кнопку Найти. Для пошуку наступного входження потрібно вибрати кнопку Найти далее.

При формуванні тексту для пошуку можна вживати шаблон, який використовує спеціальні символи: “*” – означає довільне слово в тексті, “?” – означає довільний символ в тексті. Наприклад *р означає сукупність слів, які закінчуються літерою “р”, Продукт? означає групу слів, що починаються словом Продукт і закінчуються довільним символом.

Аналогічним чином, за допомогою команди Правка – Заменить можна здійснювати пошук та заміну даних в таблиці.

3. Умови відбору інформації в базі даних

При роботі з базою даних, часто виникає ситуація, коли користувачу не-потрібен (і навіть заважає) весь масив інформації, а необхідно за деяким крите-рієм (умовою) відібрати фрагмент даних, щоб надалі працювати з ним. При цьому тип умови залежить від типу поля, для якого ця умова встановлюється. Найчастіше використовуються текстові, числові умови та умови для роботи з датами.

3.1. Текстові умови

В ролі текстової умови вказується текст із вмістом поля потрібних запи-сів. Наприклад, якщо ми хочемо відібрати інформацію за критерієм співпадання значення в полі “Прізвище” з текстом Кучма, умову можна задати одним із можливих варіантів:

· Кучма;

· “Кучма”;

· =Кучма;

· =”Кучма”.

Якщо користувачу зовсім або частково невідомий текст потрібного поля, то можна скористатися шаблонами: “*” – заміняє будь-яку кількість довільних символів, “?” – замінює не більше одного символа, [a-z] – діапазон символів, # – одиночна цифра (наприклад, “Та*о” – довільний текст, що починається з “Та” та закінчується на “о”). Умова в цьому випадку має вид Like символи шаблону, наприклад Like “С*” здійснює відбір клієнтів, прізвища яких починаються з літери “С”; Like "[А-Д]*" – виконуються замовлення для клієнтів, імена яких починаються з літер від А до Д; Like “###” – три цифри в полі .

Інколи в текстових умовах використовується логічний оператор not, який заперечує наявність в полі таблиці тексту, вказаного справа від оператора (нап-риклад not “К*” – будь-який текст, крім того, що починається з літери “К”).

3.2. Числові умови та умови роботи з датами

Числові умови та умови типу дата записуються в форматі

< логічний оператор > < вираз >

де в якості логічного оператора можна використовувати:

· = дорівнює виразу;

· < менше виразу;

· > більше виразу;

· <= менше або рівне виразу;

· >= більше або рівне виразу;

· <> не дорівнює виразу;

· IN(значення_1; значення_2, . . .) – дорівнює одному із значень аргументів;

· Between значення_1 And значення_2 – приналежність діапазону, який зада-ється константами значення_1 та значення_2.

Приклади задання умов:

1. >=300 – записи, для яких вміст числового поля більший ніж 300.

2. Between 1/5/99 and 1/10/99 – записи, для яких поле дати лежить в межах від 1 травня 1999 до 1 жовтня 1999 року.

3. In("Канада"; "Великобританія") – відображення замовлень на доставку това-рів в Канаду або Великобританію.

4. < Date( ) – 30 - використовує функцію Date для відображення замовлень, зроблених раніш, ніж 30 днів назад.

5. >="Н" – відображує замовлення на доставку товарів в фірми, назви яких починаються з букв, що знаходяться в діапазоні від Н до Я.

3.3. Побудова складних умов

Досить часто запит не обмежується однією простою умовою, а об’єднує відразу кілька умов, що відносяться до різних полів. Такі запити використовуються для об’єднання простих умов в комплексну, за допомогою логічних операцій AND (логічне і) та OR (логічне або).

Операція логічного об’єднання “і” використовується в тому випадку, коли потрібно, щоб виконувалися одночасно обидві прості умови. В запитах це використовується переважно тоді, коли умова створюється по двох полях одночасно (тобто коли потрібно, щоб задовольнялися умови одночасно для двох полів). В Access логічне “і” між умовами запитів реалізується шляхом їх введення в комірки одного рядка Условие отбора.

Операція логічного об’єднання “або” використовується в тому випадку, коли потрібно щоб виконувалась хоча б одна з перерахованих умов. В запитах це використовується переважно тоді, коли прості умови створюються по одному і тому ж полю. При цьому прості умови записуються в рядки Условие отбора в одну колонку.

4. Використання фільтрів для пошуку інформації в БД

Існують декілька способів, які використовуються для відбору записів за допомогою фільтрів: фільтр по виділеному фрагменту, звичайний фільтр і розширений фільтр.

Фільтр по виділеному фрагменту і звичайний фільтр є самими простими способами відбору записів. Якщо можна легко знайти та вибрати в формі або в об’єкті в режимі таблиці значення, які повинні містити записи, що відбираються, слід використовувати фільтр по виділеному фрагменту. Звичайний фільтр використовується для вибору шуканого значення із списку без перегляду всіх записів в таблиці або формі, або при виборі декількох умов відбору одночасно.

Для створення складних фільтрів, слід використовувати вікно розширеного фільтра.

Для використання методів фільтрації по відношенню до таблиці (або форми) слід відкрити її за допомогою команди Открыть. При цьому в полосі меню з’являється пункт Записи, в якому містяться підкоманди роботи з фільтрами, а на панелі інструментів з’являються кнопки Фильтр по выделенному, Изменить фильтр, Применение фильтра. Крім цього, після відкриття об’єкту, в контекстному меню, яке відкривається правою кнопкою миші, з’являються команди роботи з фільтрами.

Побудовані фільтри зберігаються автоматично при збереженні таблиці або форми. Таким чином, при повторному відкритті таблиці або форми можна знову використати збережений фільтр.

Для застосування сформованого фільтра використовується команда Применение фильтра. Для ліквідації ефекту фільтрації використовується команда Удалить фильтр.

4.1. Відбір записів за допомогою команди Фильтр по выделенному.

Для фільтрації даних за допомогою цієї команди потрібно:

1. В полі відкритої таблиці (або форми) знайдіть значення, яке повинні містити записи, що включаються в результуючий набір при використанні фільтра.

2. Виберіть це значення і натисніть кнопку Фильтр по выделенному на панелі інструментів (або задайте команду Записи – Фильтр – Фильтр по выделенному). Спосіб вибору значення визначає, які записи будуть відібрані фільтром.

3. Повторюйте крок 2, поки не будуть задані всі умови відбору записів.

Фільтр дозволяє відбирати записи, які не містять вибраного значення. Для цього виберіть значення, натисніть праву кнопку миші і виберіть команду Исключить выделенное.

Відміну фільтра здійснюють за допомогою кнопки Удалить фильтрпанелі інструментів.

4.2. Відбір записів за допомогою простого фільтру

1. Відкрийте таблицю, запит або форму в режимі таблиці або відкрийте форму в режимі форми.

2. Натисніть кнопку Изменить фильтр на панелі інструментів, щоб переключитися у вікно звичайного фільтра.

3. Виберіть поле для завдання умови відбору, якому повинні задовольняти записи, що включаються в результуючий набір записів.

4. Введіть умову відбору, вибравши шукане значення в розкритому списку значень поля (якщо список містить значення полів), або введіть в поле значення з клавіатури. Для пошуку записів з використанням умов відбору, які задаються виразом, введіть вираз в відповідне поле або створіть його за допомогою побудовувача виразів. Якщо задати значення в декількох полях, фільтр буде повертати лише ті записи, в яких кожне з полів містить вказане значення.

5. Для того, щоб вказати декілька значень, що включається в результуючий набір, може містити в одному полі, виберіть вкладку Или, ярличок якої знаходиться в лівому нижньому куті вікна. Фильтр буде повертати записи, які містять в полях всі значення, вказані на вкладці Найти, або всі значення, вказані на першій вкладці Или, або всі значення, вказані на другій вкладці Или і т.д.

6. Натисніть кнопку Применить фильтр на панелі інструментів.

4.3. Відбір записів за допомого вікна розширеного фільтра

1. Відкрийте таблицу, запит або форму в режимі таблиці або відкрийте форму в режимі форми.

2. Виберіть в меню Записи команду Фильтр і підкоманду Расширенный фильтр.

3. Включіть в бланк поле або поля, длвя яких будуть задані пошуковані значення або інші умови, які використовуються в фильтрі для відбору записів.

4. Для вказання порядку сортування виберіть клітинку в рядку Сортировка для конкретного поля, натисніть кнопку розкриття списку і виберіть порядок сортування. В Microsoft Access записи сортуються спочатку по значенням поля, розміщеного в лівому стовпці бланку, потім по значенням поля в наступному стовпці справа і т.д.

5. Вкажіть значення для пошуку або введіть вираз в рядок Условие отбора для полів, включених в бланк.

6. Для того щоб використати фільтр, натисніть кнопку Применение фильтра на панелі інструментів.

5. Сортування даних в таблиці

Рядки в таблиці можна відсортувати згідно вмісту одного або декількох стовпців. Для цього слід вибрати поле, за яким буде здійснюватися сортування, і натиснути кнопку Сортировка по возрастанию або Сортировка по убыванию на панелі інструментів, або задати команду Запись – Сортировка і вибрати відповідний параметр. СУБД Access сортує записи в виділеному стовпці (стовпцях) за зростанням (від А до Я і від 0 до 9) (за спаданням – навпаки). Порядок сортування для декількох виділених стовпців – зліва направо. Кожна наступна операція сортування заміняє результати попередньої операції. Щоб відмінити результати сортування, виберіть в меню Записи команду Удалить фильтр.

З А В Д А Н Н Я.

1. Розширте вже створені вами таблиці до 15 покупців, 30 замовлень та 20 найменувань товару.

2. В таблиці Товар створити індекс по полі Найменування.

3. В таблиці Покупець створити складний індекс по прізвищу та імені покупця.

4. В таблиці Покупець послідовно знайти всі прізвища, що закінчуються літе-рою “к”.

5. В таблиці Покупець послідовно знайти всі прізвища, що починаються літе-рою “С”.

6. В таблиці Покупець послідовно знайти всі прізвища, що починаються літе-рою “Д” та закінчуються літерою “ч”.

7. В таблиці Товар знайти товар, де код товару рівний 7 (10, 15).

8. Вибрати, використовуючи фільтр всі записи, в яких прізвища закінчуються на літеру “н”.

9. Вибрати, використовуючи фільтр, всі записи, в яких прізвища закінчуються на літеру “н” або літеру “й” (LIKE “*н” OR LIKE “*й”).

10. Вибрати, використовуючи фільтр, всі записи, в яких є прізвища “Янів” або “Баран” (IN ( “Янів”;“Баран”)).

11. Вибрати, використовуючи фільтр, всі замовлення, які подавалися після 11.09.01.

12. В таблиці Покупець відсортувати всі записи по полю Прізвище в порядку зростання.

13. Вибрати, використовуючи функцію Date замовлення, зроблені раніш, ніж 30 днів назад.

14. Вибрати, використовуючи фільтр, всі записи, в яких є прізвища “Андрушко” або “Гінко”.

15. Вибрати, використовуючи фільтр, всі замовлення на доставку товарів з фірм, назви яких починаються з букв, що знаходяться в діапазоні від «Н» до «Я».

Читайте також:

1. II. Будова доменної печі (ДП) і її робота
2. IV. ІНДИВІДУАЛЬНА РОБОТА СТУДЕНТІВ.
3. IV. Практична робота.
4. VI. Домашня робота.
5. VI. Практична робота .
6. VI. Практична робота .
7. VI. Практична робота.
8. VI. Практична робота.
9. VI. Практична робота.
10. VI. Практична робота.
11. VI. Практична робота.
12. VI. Практична робота.

Переглядів: 1311