Готового рецепту проведення ділового спілкування і досягнення успіху немає, тому що це багато в чому залежить від ситуативних факторів.
Але існують загальні правила, яких бажано дотримуватися:
■ сформулювати конкретну мету спілкування, скласти план його проведення;
■ створити атмосферу довіри і взаєморозуміння. Привернути увагу партнера, говорити про спільні проблеми;
■ уміти переконливо висловлювати свої думки, уважно слухати і задавати запитання;
■ не відволікатися від поставленої мети. Уміти правильно сприймати партнера і володіти своїми емоціями;
■ робити нотатки, фіксуючи одержану інформацію;
■ закінчувати обговорення після досягнення мети.
Ділове спілкування нерідко порівнюють із грою в шахи, де неможливо "закреслити" непродуманий хід. Якщо його вже зроблено, ситуація змінюється, і наступні ходи необхідно вже робити за нових умов.
На процес спілкування і його ефективність впливає ряд факторів суб’єктивного характеру, які є більш менш змінними.
До них належать:
♦ зовнішність людини: привабливість чи непривабливість; фізична врода, почуття смаку, що проявляється в одязі;
♦ вираз очей і обличчя: міміка обличчя, пропорційність, зміна виразу;
♦ інтелект, професійна компетенція, яка проявляється в розумінні даної проблеми, прийняття відповідного рішення і відповідних дій;
♦ мотиваційний фактор, який характеризує зацікавленість сторін у переговорах, їх істинні інтереси, які можуть явно не проявлятися;
♦ моральний фактор, який проявляється як деякі психологічні якості, риси людини, її життєві принципи, світогляд, життєве кредо;
♦ емоційний фактор як прояв ставлення до партнера, психологічна установка на нього, формування першого враження.
Цей перелік необхідно доповнити ще одним важливим фактором. Це ситуація, в якій проходить ділове спілкування і яка завжди знаходиться у відповідному часі та просторі. Тобто ділове спілкування реалізується в конкретних умовах і протягом відповідного часу.
Конфуцій говорив, що "не змінюються лише наймудріші і найдурніші". Більша ж частина людей знаходяться між цими крайнощами.
До різновидів усного спілкування належать: діалоги, бесіди, виступи, промови, доповіді, дискусії, переговори тощо.