Пробний приклад

Припустимо необхідно підготувати короткий звіт на одну сторінку, який відображує, наприклад, поквартальні обсяги перевезень автотранспортним підприємством (або обсяги виконаних ДЕУ ремонтних робіт на автодорогах, або обсяги продаж комерційним підприємством та інші легенди) по двом регіонам “Захід” і “Схід”. Для цього треба послідовно виконати такі дії:

1. Ввести дані (обсяги робіт або продаж) у робочий лист.

2. Створити та скопіювати формулу (для отримання підсумків).

3. Відформатувати дані так, щоб вони гарно виглядали.

4. Побудувати діаграму на основі цих даних.

5. Зберегти робочу книгу у файлі.

6. Роздрукувати дані та діаграму (отримати звіт).

Розглянемо, як ці нескладні дії відтворити в Excel.

1. Підготовка.

На першому етапі необхідно запустити Excel та розгорнути робоче вікно програми так, щоб воно займало весь екран. Потім треба розгорнути вікно чистої робочої книги, якій Excel автоматично привласнить назву Книга 1(Book 1).

Зауваження до дій.

a) Якщо програма ще не запущена, треба запустити її і тоді на екрані з’явиться вікно з пустою робочою книгою під назвою Книга 1(Book 1).

b) Якщо вікноExcel не займає весь екран, треба розгорнути його, клацнувши на кнопці максимізації в рядку заголовка вікна Excel.

c) Бажано розгорнути вікно робочої книги, щоб бачити якомога більшу її частину. Для цього треба клацнути на кнопці максимізації врядку заголовка вікна робочої книги Книга 1(Book 1).

2. Введення заголовка.

На цьому етапі треба ввести на листку Лист 1 (Sheet 1) книги Книга 1 заголовки рядків та стовпчиків.

Зауваження до дій.

a) Треба перемістити табличний курсор у комірку A3, клацнувши на ній лівою кнопкою мишки, або за допомогою клавіш керування курсором. В полі імені з’явиться адреса цієї комірки — A3.

b) У комірку A3 треба ввести текст “Захід”. Для цього набирається текст і натискається клавіша < Enter >.

c) Перемістити табличний курсор у комірку A4 та ввести текст “Схід”.

d) Перемістити табличний курсор у комірку A5 та ввести текст “Разом”.

e) Перемістити табличний курсор у комірку B2 та ввести текст “Квартал-1”. Три заголовка, що залишились (“Квартал-2,3,4”), можна було б ввести аналогічно вручну, але в Excel це можна зробити автоматично.

f) Табличний курсор розмістити у комірці B2 і перемістити вказівник мишки на маркер заповнення так, щоб він перетворився на хрестик. Потім при натиснутій кнопці мишки перемістити вправо вказівник мишки, доки не будуть виділені три комірки справа C2, D2, E2, і відпустити кнопку мишки. Тоді у виділених комірках з’являться потрібні заголовки. Це приклад використання засобу Автозаповнення(AutoFill).

3. Введення даних.

На цьому етапі треба ввести обсяги робіт (продаж) за кожний квартал по кожному регіону.

Зауваження до дій.

a) Табличний курсор перемістити у комірку B3, набрати відповідний обсяг і натиснути клавішу < Enter >.

b) Аналогічно ввести дані (відповідні обсяги) в інші комірки.

4. Створення формули.

Потрібно створити формулу для утворення підсумків по регіонах.

Зауваження до дій.

a) Табличний курсор перемістити у комірку B5.

b) На стандартній панелі інструментів натиснути кнопку Автосума(AutoSum) (кнопка позначена грецькою буквою “S”). В результаті у комірці B5 з’явиться текст:

= СУММ ( В3 : В4 )(або = SUM ( B3 : B4 ) )

Це є формула, яка обчислює суму значень із комірок, що знаходяться в діапазоні від В3доВ4.

c) Натиснути клавішу < Enter > для введення формули, після чого у комірці В5 з’являється сума двох чисел. Далі, щоб не робити це вручну, утворену формулу доцільно скопіювати в три комірки, розташовані праворуч.

d) Табличний курсор — у комірці В5. Вказівник мишки встановити на маркері заповнення і, коли вказівник перетвориться на хрестик, при натиснутій кнопці мишки його перетягнути на три комірки вправо і кнопку мишки відпустити. Excel копіює формулу у виділені комірки і в них утворюється потрібний результат.

При зміні даних в рядках 3або 4 можна впевнитись, що відразу змінюється і вміст комірок B5 ¸ E5 - комірок підсумку. Отже, при зміні даних формули автоматично перераховуються і на екрані з’являються нові результати.

5. Форматування таблиці.

Для покращання зовнішнього вигляду зформованої на екрані таблиці можна скористуватись можливостями автоматичного форматування Excel.

Зауваження до дій.

a) Табличний курсор розмістити в будь-якій комірці таблиці.

b) Клацнути на пункті меню Формат(Format), в списку елементів, що при цьому розкриється, обрати команду Автоформат(AutoFormat). В результаті Excel автоматично визначає межі таблиці на робочому листку, виділяє всю таблицю і відкриває діалогове вікно “Автоформат” (AutoFormat).

c) В діалоговому вікні “Автоформат” (AutoFormat) буде запропоновано 16 готових форматів для таблиць з демонстрацією зразків оздоблення таблиці. Треба обрати уподобаний і клацнути на кнопці ОК. Excelзастосує обраний формат до таблиці на робочому листку.

Операції по оздобленню таблиці можна було виконати і вручну, але це б зайняло декілька хвилин. А можливості автоформатування Excelдозволяють суттєвозекономити час.

6. Додавання заголовка.

Можна оздобити таблицю, ввівши заголовок до неї напівжирним шрифтом симетрично відносно п’яти стовпчиків.

Зауваження до дій.

a) Табличний курсор розмістити у комірці А1 таблиці.

b) Набрати, наприклад, текст “Обсяги робіт по регіонах за 1998 рік”.

c) Якщо табличний курсор опинився в іншій комірці, його треба повернути назад у комірку А1.

d) На панелі інструментів “Форматування” можна встановити потрібний шрифт і його розмір (наприклад, напівжирний — клавіша < Ж>, розмір — 14).

e) Клацнувши на комірці А1 та перемістивши вказівник мишки в право, виділити комірки A1, B1, C1, D1 та E1 (тобто діапазон A1 : E1).

f) Клацнути на панелі інструментів “Форматування” на кнопці Об’єднати та розмістити в центрі(Merge and Center). В результаті текст, що знаходиться у комірці A1, буде відцентрований відносно п’яти виділених комірок. Отже виконані дії призвели до фактичного злиття п’яти комірок в одну велику комірку.

7. Створення діаграми.

На цьому етапі на основі табличних даних можна побудувати діаграму. Діаграма може знаходитись на цьому ж робочому листку, під таблицею даних.

Зауваження до дій.

a) Табличний курсор розмістити у комірці А2 таблиці.

b) Клацнувши і не відпускаючи кнопку мишки, перемістити вказівник мишки до комірки Е4. Так виділяється прямокутна область таблиці, що складається з 15 комірок. Примітка: комірки з підсумками в цю область не повинні входити.

c) Клацнувши на кнопці Майстер діаграм(Chart Wizard) із зображенням гістограми, яка знаходиться на панелі інструментів Стандартна, можна відкрити перше (з чотирьох) діалогове вікно створення діаграм “Майстер діаграм (крок 1 із 4): тип діаграми”.

d) В діалоговому вікні вибрати тип потрібної діаграми. Для даного випадку обирається стандартний тип — Гістограма(Column). Після вибору типу діаграми можна визначити додаткові параметри, клацнувши на кнопці Далі(Next), а можна прийняти стандартні установки Excel, клацнувши на кнопці Готово(Finish). В останньому випадку Excel створить діаграму і відобразить її на робочому листку.

e) Можна змінити розмір та розташування діаграми:

à зміна розміру діаграми здійснюється при переміщенні одного з восьми її вказівників (ці вказівники з’являються при активізації діаграми);

à переміщення в межах робочого листка діаграми здійснюється через пересування будь-якої з її меж за допомогою мишки.

Отже діаграма додана до таблиці і звіт прийняв закінчений вигляд.

8. Зберігання робочої книги.

Створений на робочому листку звіт зберігається в оперативній пам’яті комп’ютера. Для довготривалого зберігання необхідно вміст робочого листка зберегти у файлі. Зберігання у файлі здійснюється за стандартним сценарієм для програм-додатків Windows.

Зауваження до дій:

a) Активізувати вікно діалогу Збереження документа, клацнувши на кнопці Зберегти(Save) панелі інструментів Стандартна, або через команду Зберегти як …(Save as …) в меню Файл(File).

b) Ім’я створеного листка (наприклад, ZVIT.XLS) ввести в текстове поле Ім’я файлу(File name). Розширення імені .XLSможна не вказувати. В Windows ім’я документа при зберіганні документа автоматично отримує розширення, що відповідає програмі-додатку, в якому документ був розроблений. Але, якщо після імені поставити крапку, то розширення не буде додане !!! Рекомендується користувачу не змінювати власноручно розширення імені файлу, а скористатись тим, яке привласнюється йому програмою автоматично.

c) Тип файлу, що зберігається, в текстовому полі Тип файлуможна залишити таким, який пропонує Excel— Книга Microsoft Excel ( *.xls ).

d) Вікно діалогу Збереження документа має кнопку Параметри. При клацанні на ній відкривається вікно Параметри зберігання. Встановивши певні параметри, можна обмежити доступ до даного файлу стороннім користувачам.

e) Після встановлення потрібних параметрів у вікні діалогу Збереження документа слід клацнути на кнопці ОК або натиснути клавішу < Enter >.

Excel збереже робочу книгу у файлі. При цьому робоча книга залишається відкритою і можна продовжувати роботу з нею.

9. Друкування звіту.

При умові, що принтер підключений і знаходиться в робочому стані, щоб віддрукувати робочий листок достатньо клацнути на кнопці Друк(Print) на панелі інструментів Стандартна або виконати команду Друк(Print) в меню Файл(File). В останньому випадку активізується вікно діалогу Друк(Print).

10. Вихід з Excel.

Щоб вийти з програми Excel по закінченні роботи, треба клацнути на кнопці закриттяу рядку заголовка. Крім того, вихід можна здійснити: через відповідну команду системного меню; через команду Вихід в меню Файл; клавішами <Alt + F4>. Оскільки з моменту останнього збереження робочої книги в неї не вносилось змін, то Excel закінчить роботу, не перепитуючи, чи є потреба зберегти файл.

Рекомендується на початку частіше використовувати засіб — Помічник. При цьому є висока вірогідність того, що Помічник знайде потрібну довідкову інформацію.

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Можливості Excel 97	\|	Основні поняття Excel

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.008 сек.