• Гідрологія і Гідрометрія
• Господарське право
• Економіка будівництва
• Економіка природокористування
• Економічна теорія
• Земельне право
• Історія України
• Кримінально виконавче право
• Медична радіологія
• Методи аналізу
• Міжнародне приватне право
• Міжнародний маркетинг
• Основи екології
• Предмет Політологія
• Соціальне страхування
• Технічні засоби організації дорожнього руху
• Товарознавство продовольчих товарів

Завдання кадрового діловодства та функції кадрової служби.

Терміносполучення „кадрове діловодство” ґрунтується на поняттях „кадри” і „діловодство”, які є загальновживаними. Так, діловодство, відповідно до чинного національного стандарту, визначається як сукупність процесів, що охоплюють питання документування управлінської діяльності та організації роботи зі службовими документами.

Кадрове діловодство є однією з основних частин спеціального діловодства. Ведеться кадрове діловодство за правилами та принципами, встановленими для загального діловодства, згідно з вимогами Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД).

Кадрове діловодство – це діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами, що містять інформацію про особовий склад суб'єкта господарювання, а саме про прийняття на роботу, переведення та звільнення працівників тощо.

Головним завданням діловодства є забезпечення швидкої та ефективної роботи органів державної влади та місцевого самоврядування.

Правильна організація кадрового діловодства має вирішальне значення при дотриманні конституційних прав громадянина на працю і соціальне забезпечення. В документації з особового складу зазначається діяльність суб'єкта господарювання з питань обліку, прийняття, переведення, підготовки, перепідготовки, атестації, нагородження та пенсійного забезпечення кадрів.

Службові документи з особового складу є підставою для надання документів, що засвідчують особу працівника, посаду та фах, а також є основою для отримання пільг, стипендій, пенсій чи іншої фінансової допомоги. Крім цього, особові документи мають довідкове значення. На підставі документації з особового складу видаються різного роду довідки за вимогою працівників.

Основні напрями організації кадрового діловодства:

1. Складання розпорядчих документів за особовим складом (по кадрах).

2. Організація документообігу, що забезпечує оперативний контроль за рухом документів та виконанням доручень керівництва в роботі з кадрами.

3. Організація контролю за виконанням документів, перш за все наказів по кадрах.

4. Розробка, виготовлення та придбання необхідних для роботи бланків документів (бланки наказів, документів особової справи, атестаційного листа тощо).

5. Облік особового складу при прийнятті, переведенні та звільненні працівників.

6. Облік і реєстрація документів за кадрами.

7. Облік заохочень та дисциплінарних стягнень.

8. Облік надання відпусток.

9. Облік змін, що стосуються особи працівника.

10. Облік стану підготовки, перепідготовки та атестації кадрів.

11. Оформлення, ведення та облік трудових книжок.

12. Складання номенклатури справ з кадрового діловодства, їх оформлення та ведення.

13. Оформлення документів для призначення пенсій.

14. Підготовка документів для державної статистичної звітності.

15. Підготовка документів для звітності, яка подається в державну службу зайнятості.

16. Підготовка документів до архівного зберігання.

Порядок підготовки та обліку документів по особовому складу буде розглянуто в наступних розділах.

Суб'єктом кадрового діловодства є кадрові служби, які є різними за напрямами роботи та за кількістю працюючих в них залежно від специфіки конкретного суб'єкта господарювання.

Кадрова служба — сукупність спеціалізованих структур та підрозділів разом із зайнятими в них посадовими особами, що мають керувати персоналом в рамках кадрової політики.

Кадрова політика— це генералізуючий напрям розвитку організації, що визначається сукупністю найбільш важливих положень щодо роботи з персоналом, виражених у стратегічних рішеннях.

Під кадровою політикою необхідно розуміти сукупність задокументованих дій, процесів та операцій, які в своєму поєднанні забезпечують досягнення цілей, завдань та принципів функціонування господарюючого суб'єкта. Кадрова політика — це система теоретичних поглядів, ідей, вимог, принципів, які визначають основні напрями роботи з персоналом.

Кадрову політику розглядають як у „широкому”, так і у „вузькому” розумінні. В широкому розумінні кадрову політику повинні розробляти центральні органи державної влади та управління.

У вузькому розумінні кадрова політика — це робота адміністрації зі своїм персоналом, окремими соціально-економічними групами, з кожним працівником.

Побудова професійного ядра кадрового потенціалу, наявність команди однодумців — це основна конкурентна перевага будь-якої організації, яка прагне закріпити свої позиції на ринку.

На стадії формування організації важливо розробити таку систему збирання, використання й зберігання кадрової інформації, яка б, з одного боку, відповідала запроектованій структурі організації, а з іншого — була достатньо гнучка до можливих змін у майбутньому.

В тенденціях, які стали характерними для західних компаній, можна відмітити не тільки абсолютне, а й відносне зростання чисельності співробітників кадрових служб (1,0-1,2 % від загальної кількості працюючих). Так, у Японії на дві тисячі працівників припадає близько тридцяти працівників кадрової служби.

У вітчизняній практиці управління існують такі види кадрових служб:

· управління розвитку трудових ресурсів — в міністерствах та відомствах;

· управління соціального планування — в концернах та на промислових об'єднаннях;

· департамент управління персоналом — в корпораціях, трестах;

· відділ роботи з персоналом — у держадміністраціях, виконкомах місцевих рад та органах управління громадськими організаціями;

· відділ або сектор кадрів — в організаціях, установах чи на організаціях.

На малих і середніх суб'єктах господарювання функції управління персоналом виконують переважно лінійні керівники, а у великих — формуються самостійні структурні підрозділи щодо реалізації функцій управління персоналом, які підпорядковуються керівнику установи, котрий і здійснює загальне керівництво своїми підлеглими.

В установах, які не мають таких структурних підрозділів, відповідальність за роботу з персоналом може покладатися на секретаря або на спеціально виділену для цього особу. В невеликих недержавних структурах має місце також поєднання основних функціональних обов'язків і функцій з роботи з персоналом, наприклад поєднання функцій бухгалтера із розрахунків та інспектора з кадрів (про що обов'язково необхідно зазначати в наказі).

У своїй роботі кадрова служба має керуватися законами та підзаконними актами України, що встановлюють порядок організації і діяльності управлінського апарату, актами органів державної виконавчої влади, місцевого та регіонального самоврядування з питань управління кадрами, Кодексом законів про працю України, державними стандартами та іншими чинними нормативами щодо роботи з персоналом, типовим положенням про кадрову службу, відповідними інструкціями, розпорядчими документами вищої і самої установи, вказівками керівника.

Основні обов'язки кадрових служб регламентуються Положенням про кадрову службу, яке розробляється відповідно до „Типового положення про кадрову службу органу виконавчої влади”, що затверджене Постановою Кабінету Міністрів України від 2 серпня 1996 р. № 912.

Положення про конкретну кадрову службу затверджує керівник організації, установи, воно має передбачати різною мірою деталізацію нормативного акта залежно від рівня органу управління.

Ефективність роботи кадрових служб і обмеження зростання кількісного складу пояснюються двома чинниками:

а) переведенням роботи з кадрами на сучасну інформаційно-технічну базу;

б) розвитком управлінської інфраструктури, яка допомагає у виконанні найбільш складної кадрової роботи.

Кадрова служба може включати такі підрозділи: керівних кадрів та формування кадрового резерву; підготовки та підвищення кваліфікації кадрів; відділ з роботи з робітничими кадрами; відділи соціального забезпечення та безпеки життєдіяльності.

До кадрової служби можуть входити: група реєстрації документа; підрозділи (або ділянки роботи) з обліку та контролю, відділ автоматизації роботи з документацією, група розгляду листа (скарг); бюро перепусток.

При визначенні якісного складу кадрових служб необхідно враховувати назви посад, передбачених для цієї служби. Так, згідно з Національним класифікатором України ДК 003:2005 „Класифікатор професії” можуть бути встановлені такі посади для служби управління персоналом: директор з кадрів та соціальної політики; начальник відділу кадрів; менеджер (управитель) з кадрів; завідуючий відділу персоналу і трудових відносин; інспектор з підготовки кадрів, інспектор з кадрів, фахівець з питань зайнятості (хедхантер).

Хедхантер(або просто Хантер) 1)займається пошуком і переманювання в компанію замовника топ-менеджерів і керівників вищої ланки;

2)це працівник, який займається підбором персоналу. Але, у відмінності від звичайного менеджера по кадрах, хедхантер є посередником між працівником і працедавцем.

Вони можуть знайти будь-якого цінного фахівця, переконати його піти з фірми-конкурента і закрити позицію.

Його основне завдання — переманити співробітника з однієї компанії в іншу. І полює він не на менеджерів середньої ланки, а на хороших фахівців, що обіймають високі посади. Останнім часом великі компанії часто шукають співробітників не через кадрове агентство, а саме завдяки хедхантерам, які знають свою справу.

Деяким компаніям доводиться удаватися до певних методів, щоб співробітник залишився у них в компанії. Існує навіть можливість укладання договору між компаніями, згідно якої їх працівники отримують статус «недоторканості» — не розглядаються як можливий кандидат на чужу посаду. Інколи компанії придумують і різні способи, як захистити співробітників від пропозицій хедхантеров — це може бути заборона на особисті дзвінки в робочий час або повний моніторинг особистої пошти.

Також проводяться вчення співробітників, яких учать як правильно відповідати на дзвінки (не можна називати посаду, ім'я будь-якого співробітника). Звичайно, ці методи можуть понизити не лише вірогідність зустрічі співробітника з хедхантером, а також і його працездатність. Адже якщо людина захоче піти, то його складно вже утримати. Та і зустрінеться з хедхантером він зможе в зовні робочий час. Для того, щоб співробітники лояльно відносилися до подібних пропозицій зміни місця роботи, в компанії має бути гарна система мотивації.

Якщо Вашою компанією цікавляться хедхантери, то це однозначно говорить про її високий статус на ринку праці.

Подібні рекрутінговиє компанії інколи завдають непоправної шкоди фірмам, переманюючи кращих співробітників. Тому вже з'являються інші компанії — антіхедхантери, які готові допомогти захистити Вашу компанію від подібних дій. Вони перешкоджають будь-якому бажанню хедхантера піти на контакт із співробітником.

На відміну від рекрутерів, що обирають підходящого кандидата з великого числа претендентів, хедхантери шукають людей, не зацікавлених у зміні роботи, добре заробляючих і цілком успішних. Таких фахівців звичайними способами не зачепити. І хедхантеру доводиться проявляти чудеса хитрості, використовуючи майже шпигунські методи роботи.

Завдання, напрями роботи і обов'язки кадрових служб

Досконала організація кадрового діловодства має велике значення для побудови ефективного управління. Саме в кадрових службах громадяни укладають трудовий договір, ознайомлюються з правилами внутрішнього розпорядку, функціональними обов'язками, умовами праці, побуту, відпочинку, перспективами професійного зростання.

До відділу кадрів (відділу управління персоналом) час від часу звертаються всі працівники за отриманням довідки, характеристики, в разі переведення на іншу посаду, зарахування до резерву, оформлення відрядження, чергової відпустки тощо. У відділі кадрів завжди допоможуть тим особам, які раніше працювали в організації й звільнилися за тих чи інших причин.

Робота є статистичною одиницею, що класифікується відповідно до кваліфікації, необхідної для її виконання. Кваліфікація визначається рівнем освіти і спеціалізацією, їх здібностей і гарантована висока і постійна заробітна плата.

Кадрова служба — „дзеркало організації”, „візитна картк”, і від того, як на ньому організовані робота з працівниками, документаційне забезпечення управління кадрами, складається враження і про установу, і його керівника.

Як уже зазначалося, будь-яка організація складається з підрозділів, зайнятих основною діяльністю, і підрозділів, які забезпечують її якісну роботу.

Підрозділи першого типу та їхні керівники називаються лінійними, а підрозділи другого типу — функціональними. Лінійні керівники безпосередньо відповідають за досягнення мети установи і уповноважені приймати рішення, як використовувати ресурси виробництва, в тому числі й персонал.

Роль функціональних служб, до яких належить і кадрова служба, зводиться до підтримки діяльності лінійних підрозділів і надання їм рекомендацій для ефективного використання ресурсів. Так, рішення з питань найму, звільнення, призначення на нову посаду, направлення на навчання, стажування приймається безпосередньо керівниками підрозділів. Кадрова служба створює загальні умови (розробка систем, процедур, програм), що сприяють реалізації потенціалу кожного працівника, і контролювати їх виконання. Лінійні керівники, в свою чергу, здійснюють щоденне керівництво людьми, тобто примушують ці системи працювати.

Такий розподіл обов'язків дає змогу використовувати можливості кожної зі сторін — експертиза в галузі управління персоналом і професіоналізм спеціалістів з питань персоналу поєднуються з розумінням та специфікою організації та безпосереднім контактом із людьми лінійних керівників. У практичній роботі важливим є оптимальне поєднання прав лінійних керівників і спеціалістів з персоналу та їхньої спільної відповідальності.

Завданнями сучасних кадрових служб є реалізація кадрової політики і координація дій з питань управління персоналом в організації, що включає:

· прогнозування та визначення поточної і перспективної потреби в кадрах та джерел її задоволення;

· планування та регулювання професійного й кваліфікаційного розвитку персоналу, процесів звільнення та переміщення працівників;

· уточнення потреб у підготовці спеціалістів за прямими зв'язками з навчальними закладами;

· визначення критеріїв оцінки праці співробітників та їхнього навантаження;

· ефективне використання всіх форм матеріального й морального стимулювання працівників відповідно до їхнього трудової діяльності й соціальної активності;

· проведення конкурсів на заміщення вакантних посад, вивчення громадської думки про діяльність керівників;

· організаційно-методичне забезпечення професійного, економічного навчання, підготовки й перепідготовки кадрів, (планування цієї роботи з урахуванням потреб виробництва, направлення працівників у навчальні заклади та передові установи, на стажування);

· навчання керівників нижчого рівня вміти працювати з підлеглими, культурі ділових відносин;

· організаційне і методичне забезпечення розвитку самоврядування, демократичних форм розгляду і висунення кандидатур на керівні посади;

· організація роботи з професійної орієнтації молоді, адаптація молодих спеціалістів, вивчення причин плинності кадрів, динаміки змін у трудовому колективі, розробка заходів стабілізації та вдосконалення соціальної і демографічної структури персоналу;

· вивчення професійних, ділових, особистих якостей працівників на основі атестації, соціологічних дослідів, розробка рекомендацій щодо їх раціонального використання відповідно до здібностей працівників і потреб організації;

· розробка і реалізація заходів формування трудового колективу з метою сприяння досягненню заданої стратегічної мети.

Основними напрямами діяльності кадрових служб є:

· забезпечення комплексного вирішення завдань якісного формування й ефективного використання кадрового потенціалу на основі управління всіма компонентами людського фактора: від трудової підготовки і профорієнтації молоді до піклування про ветеранів праці;

· широке впровадження активних методів пошуку й цілеспрямованої підготовки потрібних установі та галузі працівники. Актуальною є випереджаюча підготовка робітників і спеціалістів для освоєння нової техніки і технології;

· планомірна робота з управлінським персоналом, з резервом для заміщення, висунення, яке повинне ґрунтуватися на таких організаційних формах, як планування ділової кар'єри, підготовка кандидатів за індивідуальними планами, ротаційні переміщення керівників і спеціалістів, навчання на спеціальних курсах і стажування на керівних посадах;

· активізація діяльності зі стабілізації трудових колективів, підвищення трудової і соціальної активності працівників на основі вдосконалення соціально-культурних і морально-психологічних стимулів;

· забезпечення соціальних гарантів у сфері зайнятості, що вимагає від працівників кадрової служби дотримання порядку працевлаштування і перенавчання працівників, які вивільняються, надання їм установлених пільг і компенсації;

· перехід від переважно адміністративно-командних методів управління кадрами до демократичних форм оцінки, добору та їх розміщення, широкої гласності в кадровій роботі;

· оновлення науково-методичного та інформаційного забезпечення кадрової роботи і матеріально-технічної та інформаційної бази. Використання типової програми „АСУ — кадри”.

АСУ – автоматизована система управління.

Таким чином, завдання та напрями роботи з персоналом сприяють визначенню, що конкретно і за допомогою чого будуть вирішуватись питання кадрової політики. Розв'язання цих завдань ґрунтується на належному виконанні працівниками кадрової служби своїх основних посадових обов'язків та функцій.

До основних обов'язків працівників кадрової служби, як зазначає проф. Данюк В.М., входить:

· забезпечення організації кадрами необхідної кількості і якості;

· вдосконалення системи оплати праці та мотивації працівників;

· підвищення задоволеності працею всіх категорії! робітників;

· створення необхідних умов для ефективного використання знань, навиків та досвіду працівників;

· вдосконалення методів оцінювання персоналу, управління внутрішніми переміщеннями та професійною кар'єрою працівників;

· надання робітникам можливостей для розвитку, підвищення кваліфікації та професійного зростання, стимулювання творчої активності;

· участь у розробці стратегії розвитку організації;

· формування та підтримання сприятливого морально-психологічного клімату.

Ставка на професіоналізм і компетентність працівників організації завжди перспективна, оскільки кадри — це капітал.

Управління персоналом в організації здійснюється керівником через кадрову службу й містить у собі такі складові:

1. Планування потреб у кадрах: розробка плану задоволення майбутніх потреб у персоналі, максимальне використання потенціалу досвідчених спеціалістів.

2. Набір персоналу: створення резерву потенційних кандидатів на посади і спеціальності, з якого відбираються найбільш придатні.

3. Добір кадрів: оцінка кандидатів на робочі місця і відбір кращих із резерву, створеного в ході набору.

Кадровий консалтинг – 1)розробка рекомендації ефективної кадрової роботи, наприклад, визначення потреб в різних категоріях персоналу, доріг підвищення його кваліфікації, конкретні вигоди від впровадження різних форм вчення; 2) це система організаційно-психологічних заходів щодо діагностики і, при необхідності, корекції організаційної структури і культури організації з метою поліпшення виробничих показників, оптимізації соціально-психологічного клімату, посилення мотивації персоналу.

4. Визначення заробітної плати і пільг: розробка структури заробітної плати та пільг із метою залучення й збереження працівників, задоволення соціальних потреб колективу.

5. Навчання та підвищення кваліфікації: розробка програм для навчання трудовим навичкам, що вимагаються для ефективного виконання роботи, висунення на керівні посади власних працівників; навчання і висунення для їх заміни тільки тих молодих працівників, які уже здатні високопрофесійно працювати в ринкових умовах; розвиток здібностей працівників.

6. Оцінювання результатів діяльності: розробка критеріїв та методик оцінки трудової діяльності і доведення їх до працівників, виявлення тих, які гальмують розвиток організації.

7. Підготовка керівних кадрів: управління просуванням по службі, включаючи розробку програм, спрямованих на розвиток здібностей і підвищення ефективності праці керівних кадрів.

8. Організація роботи з робітничими кадрами: забезпечення умов для їхньої праці, побуту, відпочинку, оздоровлення і лікування.

9. Якісне документаційне забезпечення всіх напрямів роботи з кадрами при суворому дотриманні вимог чинного трудового законодавства.

Робота фахівця з персоналу, зазвичай, безпосередньо не є керівництвом, але має дуже великий вплив на ефективність діяльності організації.

Читайте також:

1. V. Завдання.
2. VІ. Підсумки уроку і повідомлення домашнього завдання.
3. Адаптація персоналу: цілі та завдання. Введення у посаду
4. Адвокатура в Україні: основні завдання і функції
5. АКТУАЛЬНI ПРОБЛЕМИ І ЗАВДАННЯ КУРСУ РОЗМIЩЕННЯ ПРОДУКТИВНИХ СИЛ УКРАЇНИ
6. Актуальність і завдання курсу безпека життєдіяльності. 1.1. Проблема безпеки людини в сучасних умовах.
7. Алгоритм знаходження ДДНФ (ДКНФ) для даної булевої функції
8. Але відмінні від значення функції в точці або значення не існує, то точка називається точкою усувного розриву функції .
9. Аналіз коефіцієнтів цільової функції
10. Аналіз руху грошових коштів у контексті нової фінансової звітності Важливим завданням аналізу фінансового стану підприємства є оцінка руху грошових коштів підприємства.
11. АРХІВНІ ДОВІДНИКИ В СИСТЕМІ НДА: ФУНКЦІЇ ТА СТРУКТУРА
12. Асимптоти графіка функції

Переглядів: 12347