• Гідрологія і Гідрометрія
• Господарське право
• Економіка будівництва
• Економіка природокористування
• Економічна теорія
• Земельне право
• Історія України
• Кримінально виконавче право
• Медична радіологія
• Методи аналізу
• Міжнародне приватне право
• Міжнародний маркетинг
• Основи екології
• Предмет Політологія
• Соціальне страхування
• Технічні засоби організації дорожнього руху
• Товарознавство продовольчих товарів

Розпорядчі документи

Незалежно від характеру й змісту діяльності організації, його організаційно-правової форми, структури та інших чинників, органи управління будь-якого рівня уповноважені видавати розпорядчі документи, а на керівника організації покладається персональна відповідальність за забезпечення встановленого порядку роботи з документами.

Розпорядчі документи – 1) це документи, за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність. Оперативне керівництво у певній установі, організації, фірми, на підприємстві; 2)Розпорядчі документи – це документи, які містять інформацію про відповідні розпорядження управлінського органу

Основна функція розпорядчих документів — регулювати діяльність органу управління задля виконання поставлених перед ним завдань, одержання максимального ефекту від своєї діяльності та діяльності організації загалом. Розпорядчі документи виконують регулятивну функцію, спрямовану від суб’єкта управління (керівного органу) до об’єкта управління (підлеглих), тобто від керівника організації до керівників структурних підрозділів та їх працівників, забезпечуючи безперебійність і безперервність процесу управління, злагоджену роботу всіх органів і ланок управління.

До розпорядчих документів належать: накази, вказівки, розпорядження, рішення.

Видання розпорядчих документів є обов’язковим в таких випадках:

з організаційних питань – створення, реорганізація, ліквідація організацій або структурних підрозділів, затвердження структури організації, визначення прав та обов’язків посадових осіб, підведення підсімків діяльності організації;

в галузі планування – визначення та строків складання планів, затвердження перспективних та річних планів, зміна орієнтовних показників розвитку установи.

у галузі виробництва – проведення заходів і впровадження інновацій, випуску продукції або надання нових спеціалізованих видів послуг;

у галузі розвитку організації та капітального будівництва – затвердження техніко-економічних обґрунтувань нового будівництва, прийняття до експлуатації нових об’єктів;

у галузі фінансів – затвердження фінансових звітів, отримання банківських кредитів;

у галузі управління трудовими ресурсами – затвердження штатного розкладу, посадових окладів і ставок, затвердження розмірів заохочень, покарань, оформлення відряджень тощо.

Наказ як вольова дія спрямований на виникнення, змінення або припинення прав і обов'язків викликає різноманітні правові наслідки. Він є актом в одноосібному управлінні, оскільки державне підприємство, чи установа очолюється однією особою (генеральним директором директором, начальником), здійснюючи права підприємства, пов'язані з його виробничо-господарської діяльністю. Перший керівник організовує всю роботу установи і несе за нього повну відповідальність.

Наказ – це нормативний документ (правовий акт), що видається на підставі й і на виконання діючих законів, указів, постанов і рішень уряду, наказів та інструкцій вищестоящих оперативних органів щодо вирішення основних та оперативних завдань, які виконуються організацією.

Це означає, що директор може видати наказ з усіх питань з своєї компетенції. Указаний документ є актом внутрішнього управління дія якого не виходить за межі конкретної організації.

Наказ має не тільки розпорядче, але й виховне значення. Тому мова наказу повинна відзначатися особливою точністю формулювань і високою культурою.

Накази бувають кадрові (з особового складу) та з основної діяльності.

Наказ – це розпорядчий документ, що видається керівництвом установи.

Накази по кадрах видають на основі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв громадян, протоколів колегіальних органів тощо. Ці накази оформляють прийом на роботу, переміщення і переведення трудящих, увільнення робітників та службовців, заохочення, притягнення працівників до дисциплінарної і матеріальної відповідальності. В організаціях з великою кількістю робітників та службовців накази подібного роду уніфікуються.

Накази з основної діяльності – це правові акти, в яких оформляють рішення керівника, пов'язані з організацією роботи, порядком діяльності організації або його структурних підрозділів. Вони видаються і тоді коли треба довести до відома керівника директивні документи, що надійшли вищестоящих органів. При чому це робиться для того, щоб продублювати акти інших інстанцій. Практика довила, що у багатьох випадках таку роботу можна виконати шляхом ознайомлення з ними виконавців, установлення дійового контролю за реалізацією директорів та інших організаційних дій.

Накази про ухвали вищестоящих органів повинні видаватися лише тоді, коли необхідно накреслити конкретні заходи, визначити відповідальних осіб і терміни та правил внутрішнього трудового розкладу в організації є нормативним. Він загальний безособовий (оскільки маються на увазі не конкретні особи, а весь виконання вказівок. Накази можуть бути нормативними індивідуальними. Та правил внутрішнього трудового розкладу в організації керівника. Він загальний безособовий (оскільки маються на увазі не конкретні особи), а весь виконання вказівок керівника про затвердження правил колективу організації.

Наказ про преміювання однієї чи кількох осіб вважається індивідуальним, оскільки не носить нормативного характеру.

Важливе значення має процедура складання та оформлення наказу. Вона визначається інструкціями з діловодства організацій, правилами про порядок підготовки проекту наказу та іншими правовими актами. У них передбачається обов'язкове дотримання ряду вимог і правил, котрі повинні забезпечити юридичну повноцінність документів, оперативне їх виконання, правильні і всебічне вирішення питання.

Проект наказу обов'язково погоджується з усіма зацікавленими особами даної установи, а в разі необхідності інших організацій. Ці особі відповідно своєї компетенції повинні мати стосунок до питань, що містяться у проекті наказу.

До проекту наказу додаються документи обґрунтовуючи його доцільність. Він набуває чинності з моменту підписання керівним працівником організації, якщо інший термін не вказаний в самому наказі. Право підписання мають не тільки перший керівник, але і його заступники, а також інші посадові особи у відповідності до своїх обов'язків.

У певних випадках дію наказу у часі обмежено законом. Слід відзначити, що накази як юридичні акти видають не тільки керівники організацій, але і інші державні органи, діяльність яких ґрунтується на принципі єдиноначальності. У відповідності до законодавства накази видають міністри керівники центральних галузевих відомств, начальники відділів та управлінь виконкомів місцевих Рад народних депутатів, а також промислових виробничих об'єднань, фірм, трестів та комбінатів. Ці акти регулюють усі відносини пов'язані з певною галуззю господарства, культури чи управління.

Формуляр наказу має такі основні реквізити:

1.Назва установи, що видає наказ, або назва посади керівника.

2.Назва виду документа.

3.Місце видання.

4.Номер.

5.Дату підписання.

6.Короткий зміст наказу (заголовок).

7.Текст.

8.Підстава для складання.

9.Підпис керівника.

Текст наказу з основної діяльності складається з двох частин: констатуючої та розпорядчої. У першій називаються причини, мета видання документа і наводяться для цього відповідні підстави, у другій – містяться приписи з указанням виконавців та терміну виконання. Розпорядча частина починається словом НАКАЗУЮ і викладається у наказовій формі.

Завізований проект наказу подається на підпис керівникові. Після підписання наказ реєструється у книзі реєстрації наказів. (Нумерація наказів здійснюється з січня по грудень у межах року (№1, №2 і.т.д.).

Розпорядження– розпорядчий документ посадової особи (правовий акт), що видається одноосібно керівником, головним чином колегіального державного органу, для вирішення оперативних завдань, котрий виданий у межах їхньої компетенції й має обов’язкову юридичну силу щодо громадян (працівників) та підлеглих організацій, яким адресовано розпорядження.

Розпорядження є підзаконним актом , воно має два варіанти:

Розпорядження загального характеру – тривалої дії;

Розпорядження окремого характеру – стосується конкретного вузького питання.

Розпорядження видаються головою Кабінету міністрів України. Голови виконкомів місцевих Рад народних депутатів також мають право видавати ці акти. Розпорядження, що видають в організаціях, як правило, має обмежений термін дії і стосується обмеженого кола осіб, організацій та громадян.

Реквізити розпоряджень в основному повторюють реквізити рішень. На розпорядженні може бути поставлений герб країни.

Розпорядження видаються від імені виконкому і підписується тільки головою, а не його заступником чи секретарем. Отже закон дає право керівникові одноосібно вирішувати деякі питання і відповідно видавати деякі правові акти.

Строк розгляду та погодження проекту розпорядження не повинен перевищувати одного дня, а тих, що вимагають додаткових узгоджень, - три дні.

Проекти розпорядження погоджуються юридичною службою протягом строку, що не перевищує три дні, а ті, що вимагають додаткового опрацювання – у строк до семи днів. При цьому візують всі сторінки проекту розпорядження і додатків до нього (із зворотного боку).

Багато є спільного у розпорядженні і наказі. У правовому відношенні ці розпорядчі документи рівнозначні. У цьому випадку слова у тексті НАКАЗУЮ замінюють словами ЗОБОВ'ЯЗУЮ, ПРОПОНУЮ, ДОРУЧАЮ, ВИМАГАЮ. Між цими двома правовими актами різниця ще в тому, що накази пишуться із загальних, всеохоплюючих питань, а розпорядження частково. Їх можуть видавати керівники структурних підрозділів установ.

Вказівка – 1)це розпорядчий документ, який готують міністри, керівники об’єднань, організацій, установ; 2)це розпорядчий документ, який створюють в організаціях переважно з питань інформаціно-методичного характеру, а також для організації виконання наказів, інструкцій, інших актів органів управління. Вказівки видаються для вирішення організаційних питань, доведення до виконавців нормативної інформації тощо.

На практиці вказівки видають при оформлені відряджень, розв'язані поточних інформаційних питань, а також для доведення до виконавців нормативних матеріалів.

Формуляр вказівки містить такі елементи:

1. Назва відомства установи і структурного підрозділу.

2. Вид документа

3. Дату

4. Місце видання

5. Індекс

6. Заголовок

7. Текст

8. Підпис

9. Віза узгодження

Текст вказівки, як і текст наказу з основної діяльності, поділяється на дві частини: констатуючу (вступну) „Для. ”, „Відповідно до. ”, „Згідно з” й розпорядчу „ЗОБОВЯЗУЮ”, „ПРОПОНУЮ”.

Вказівки видають на загальних бланках А4 або А5, в залежності від обсягу тексту.

Рішення (ухвала) – правовий акт, що приймається місцевими радами, держадміністраціями (виконавчими комітетами). Рішенням оформляють також результати діяльності інших колегіальних органів-колегій міністерства та відомства, наукових рад, судів тощо.

В рішення зазначаються територія, коло осіб, на яких вона поширюється, конкретні посадові особи, установи, які зобов’язані контролювати виконання документа. З рішенням ознайомлюють населення через засоби масової інформації.

Коло питань, з яких приймаються рішення місцевими радами, досить широке, оскільки останні здійснюють державне керівництво усіма галузями господарського і соціально-культурного життя. Рішення й розпорялження виконкомів, прийняття в межах надання їм прав, є обов’язковими для виконання всіма підриємствами, установами і організаціями, розташованими на території, що підпорядкована раді, а також службовими особами і громадянами.

За своїми юридичними властивостями рішення виконкомів можуть бути нормативними або індивідуальними. Нормативними можна назвати рішення про режим роботи підприємств торгівлі та побутового обслуговування населення, індивідуальними – рішення про прийняття до експлуатації того або іншого домобудування, встановлення опікунства тощо.

Рішення місцевих рад, а також їх виконкомів укладаються за єдиною формою. Відмінність між ними полягає лише в тому, що рішення виконкомів мають порядкову нумерацію.

Розпорядчі документи, що розглядаються, містять такі основні реквізити: зображення герба України; назву місцевої Ради народних депутатів або її виконавчого органу; зазначення місця видання; назву виду документа; дату або дату і номер; заголовок; текст рішення; підписи голови і секретаря держадміністрації; печатку.

Звичайно рішення складаються із вступної частини, в якій констатується стан питання, що розглядається, і постановляючої, що містить перелік заходів із зазначення термінів виконання й перелік службових осіб, які відповідають за своєчасне втілення й перелік службових осіб, які відповідають за своєчасне втілення їх у життя, а також тих, кому доручено контроль за виконанням рішення.

5. Особливості підготовки довідково-інформаційних документів та їх оформлення.

Більшість документів, які використовуються в управлінні, носять довідковий або інформаційний характер. Вони містять інформацію про стан справ в організації, описують події, що мали місце, інформують про певні події, які мають відбутися у майбутньому, тощо. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії або бути лише доведеною до відома.

Довідково-інформаційні документи становлять найчисельнішу групу документів. Вони охоплюють інформацію про фактичний стан справ, який береться до уваги і може бути основою для прийняття рішення.

Одним з найпоширеніших інформаційно-довідкових документів є акт.

Акт – 1)документ, складений кількома особами, який підтверджує якість. встановлені факти та події; 2)це також документи постійно діючих експертних комісій, спеціально уповноважених осіб або представників сторонніх організацій.

Виділяють кілька видів актів:

Нормативні акти містять рішення вищих органів влади й управління, а також органів влади у межах наданої їм компетенції. Вони мають форми законів, указів, постанов, рішень, статутів.

Адміністративні акти складають на підтвердження фактів, подій, вчинків, пов’язаних з діяльністю установ та окремих осіб.

Акти громадянського стану підтверджують факти, пов’язані з укладанням шлюбу, народження та смертю людини.

Господарські акти відображають явища, факти події, пов’язані з господарською діяльністю організації.

Склавши акт, комісія повинна під розписку ознайомити з його змістом осіб, про яких йшлося в акті.

Текст акта складається з двох частин: вступної та констатуючої.

У першій частині зазначаються підстави для складання акта, члени комісії, її завдання, період роботи. Після слова «Підстава” вказується документ чи усне розпорядження службової особи щодо необхідності та юридичної ваги певного акта. Після слова «Складено» називаються особи, які складають акт або були присутні при його складанні, і обов'язково зазначаються їхні посади, ініціали та прізвища. Якщо акт готувалася комісією, то першим друкують прізвище голови комісії, прізвища інших членів комісії розташовують в алфавітному порядку.

У другій частині акта описуються сутність та характер виконаної роботи, встановлені факти, а також вносяться пропозиції, викладаються висновки. У кінці акта (перед підписами) повідомляється кількість примірників та вказується місце їх зберігання.

Як правило, акт складають у трьох примірниках:

перший з них передається вищестоящій організації; другий – керівникові; третій - у справу.

Акт підписують усі особи, які брали участь у його складанні.

Акти оформлюють на загальних трафаретних бланках або на чистих аркушах паперу формату А4 як з кутовим (переважно), так з повздовжнім розташуванням постійних реквізитів.

Довідка – документ інформаційного характеру, який описує та встановлює факти та події.

Види:

- службового характеру;

- особистого характеру.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Назва організації, що видає довідку.

3. Дата, номер.

4. Вихідний номер, дата письмового запиту (якщо є).

5. ПІБ кому видається.

6. Текст самої довідки, призначення, куди подається.

7. Підписи службових осіб, печатка.

8. Відмітка про наявність додатків.

Доповідна записка – це документ, адресований керівникові структурного підрозділу, установи, вищої організації, у якому викладається інформація про факти, події, ситуацію, що склалися, виконану роботу тощо, а також наводяться свої висновки й пропозиції.

Укладається з власної ініціативи або ж за вказівкою керівника.

Розрізняють внутрішні доповідні записки, що адресуються керівникові установи або підрозділу, де працює укладач, і зовнішні, адресовані керівнику вищої організації.

Доповідні записки бувають також інформаційного, звітного й ініціативного характеру.

Якщо доповідна записка містить відомості внутрішнього характеру, її оформлюють за допомогою ПК, машинописним або рукописним способом на чистому аркуші паперу формату А4. Підписує таку доповідну записку укладач.

Якщо доповідна записка адресована в організацію вищого рівня від імені установи або структурного підрозділу, її оформлюють на ПК на загальному бланку. Підписує цю доповідну записку керівник організації.

Доповідні записки по загальних питаннях діяльності організації зберігають 5 років.

Зміст доповідної записки повинен бути точним та лаконічним, поділеним на частини. У першій частині тексту викладають факти або події, які стали приводом до написання доповідної записки. Друга частина повинна містити висновки та пропозиції щодо конкретних дій, які, на думку укладача, необхідно виконати у зв'язку з викладеними фактами.

Основні реквізити:

1. Посада і ПІБ керівника на чиє ім’я адресується.

2. Посада і ПІБ автора доповідної записки.

3. Найменування документа.

4. Заголовок (не завжди).

5. Текст.

6. Перелік додатків, якщо є.

7. Дата укладання, номер (якщо доповідна записка зовнішня).

8. Підпис особи, яка склала записку.

Службова заява – це письмове підтвердження громадян чи організацій з приводу здійснення ними своїх прав або захисту інтересів

Службовий лист – засіб обміну інформацією та оперативним управлінням різноманітними процесами діяльності організації.

Види листів:

Листи, що потребують відповіді (запит, звернення, пропозиція, вимога, підтвердження).

Листи, що не потребують відповіді (інформаційні, гарантійні).

Ведення ділової кореспонденції (листування) – це справжнє мистецтво. Відомий американський публіцист і маркетолог Рон Теппер гірко зауважив, що в „сучасному світі панують відео та усна мова, а добре написані ділові листи і записки стають рідкістю». І з ним можна погодитись. Адже сьогодні деякі організації дбають лише про те, щоб чітко викласти інформацію, і забувають, що ця кореспонденція – не просто передана інформація, а обличчя організації-відправника кореспонденції.

За функціональними ознаками службові листи поділяють на такі, що потребують відповіді, й такі, що її не потребують.

До листів, що потребують відповіді:

· листи-прохання та ін.

· листи-звернення;

· листи-пропозиції;

· листи-запити;

· листи-вимоги.

До листів, що не потребують відповіді:

· листи-нагадування;

· листи-повідомлення;

· гарантійні листи;

· супровідні листи;

· листи-підтвердження;

· інформаційні;

· рекламні;

· ініціативні листи;

· листи-відповіді.

Службові листи рекомендується оформляти лише в тому разі, коли неможливо вирішити питання в усному порядку, при зустрічі чи по телефону, або коли може виникнути ситуація, яка потребуватиме письмового підтвердження певного факту, події, дії, або бездіяльності.

Виклад тексту службового листа має бути лаконічним, послідовним, переконливим і коректним. Факти і події слід описувати об'єктивно, всі аспекти питання, що розглядається, викладати зрозуміло, стисло, але достатньо повно. У службових листах допускається також порушувати кілька питань. Проте слід враховувати, що такі листи доводиться обробляти набагато довше. Тому доцільно оформляти кілька листів, якщо необхідно вирішити кілька питань.

Текст листа, як правило, складається з двох логічно пов'язаних частин: вступної та основної. У вступній частині зазначають факти, події, обставини, що спричинили написання листа, а також посилаються на факти, дати, нормативні та інструктивні матеріали.

В основній частині тексту листа викладають його головну частину у формі пропозиції, відмови, гарантії, зауваження, висновків тощо.

Залежно від призначення службового листа та від того, на чому його автор хоче сконцентрувати увагу адресата, порядок розташування логічних частин тексту може бути різним. Якщо враховувати невпинне зростання потоку інформації, то для активізації її сприйняття рекомендується текст службового листа починати з основної частини, а докази та підстави викладати нижче.

Службовийлист оформляють на бланку для службового листа або на чистому аркуші паперу (в такому разі залишають місце для відбитка кутового чи повздовжнього штампа адресанта. Залежно від обсягу тексту використовують бланки чи аркуші формату А4 або А5.

Інформаційні листи– це службові листи, в яких адресант інформує адресата про якісь факти чи заходи. Як правило, адресант пропонує свої вироби чи послуги. Інформація, наведена в листах такого типу, має бути широкою. Адресата можна зазначити узагальнено.

Рекламні листи– різновид інформаційних листів, які містять детальний опис товарів та послуг і надсилаються конкретним адресатам, аби спонукати їх скористатися запропонованим. Незважаючи на те, що листи пишуть на бланках, в тексті повторюють поштову адресу, номери телефонів організації.

Листи-запрошення– листи, в яких адресатові пропонують взяти участь у певних заходах, детально знайомлячи його із заходами, програмою їх проведення, часом проведення, умовами участі у заходах тощо.

Супровідні листи– листи, в яких інформують адресата про направлення йому документів, що додаються до листа.

Листи-повідомлення– листи, в яких повідомляється про щось або підтверджується певний факт.

Листи-підтвердження – листи, в яких підтверджується якийсь факт або підтверджується інформація про чинність раніше укладених договорів, домовленостей тощо.

Листи-нагадування– листи, в яких нагадується про наближення чи закінчення терміну виконання якихось завдань, проведення заходів та необхідність прийняття відповідних рішень.

Гарантійні листи– листи, в яких гарантується виконання чогось, наприклад, оплати за послуги чи товари, забезпечення проведення дослідів, надання робочого місця, тощо. В гарантійних листах, які містять фінансові чи матеріальні гарантії, вказуються банківські реквізити адресанта. Гарантійні листи підписують керівник організації та головний бухгалтер.

Ініціативні листи– листи, які спонукають адресата дати відповідь адресантові. Тематика таких листів найрізноманітніша.

Листи-відповіді– листи, в яких дається відповідь на ініціативні листи.

У діловому листуванні існує низка загальноприйнятих правил:

· службові листи пишуть на чистому бланку або аркуші паперу лише з лицьової сторони;

· у міжнародній практиці писати довгі листи не прийнято. Якщо лист більше однієї сторінки, то в низу аркуша треба значити „далі буде”;

· кожна сторінка, окрім першої, нумерується арабськими цифрами;

· службові листи друкуються на машинці, комп'ютері, передаються факсом;

· вихідна інформація офіційного характеру не повинна містити будь-які позначки, ініціали машиністки, номери телефонів тощо. Такі позначки робляться лише на примірнику, що залишається у адресанта;

· у тексті не допускаються виправлення та підчистки;

· конверти мають бути відповідних розмірів;

· лист згортається текстом всередину. Найважливіші ділові листи бажано не згортати, а надсилати у великих цупких конвертах. Менш офіційні листи можна згортати;

· на телеграфний запит треба дати відповідь протягом трьох днів, на лист – до 10 днів. Якщо запит вимагає детального розгляду, то протягом трьох днів слід повідомити, що лист прийнято до відома, і дати остаточну відповідь протягом ЗО днів.

Службові телеграми. Телеграми надсилаються у найтерміновіших випадках, коли інші види зв'язку не можуть забезпечити своєчасного донесення інформації адресатові.

При укладанні телеграм додержуються вимог, що ставляться до службових листів. Характерна риса телеграм – особлива стислість. Вони мають бути викладені якнайясніше. З телеграми вилучають сполучники, прийменники, розділові знаки, що вживаються лише тоді, коли без них може стати незрозумілим (викривленим) зміст.

Розділові знаки пишуть скорочено, малими літерами: „крпк”, „км”, „лпк”. Знаки „№” (номер), „-” (мінус), „ +” (плюс) пишуть словами.

У телеграмах не повинно бути жодного зайвого слова. Числа у тексті пишуть літерами. Заперечення „не” не вилучають.

Службові телеграми пишуть у двох примірниках. Перший примірник надсилають до відділення зв'язку, другий (копію) підшивають до справи.

У випадку, коли службові телеграми надсилають службові особи, які перебувають у відряджені, під рискою відправник зазначають, крім власного прізвища, ще й посаду, ким і яким номером видано йому посвідчення про відрядження, а також серію і номер паспорта, місце й дату його видачі.

Текст телеграми пишуть на друкарських машинках великими літерами через два інтервали між рядками. Якщо текст телеграми виконано від руки, то треба писати його великими літерами, чітким розбірливим почерком, темними чорнилами.

Телеграми пишуть лише з лицьового боку телеграфного бланку або чистого аркуша паперу.

Підпис ставлять окремим рядком, відступивши від тексту.

Телефонограми – це термінові повідомлення, що передають адресатам по телефону. Вони використовуються для документального оформлення усних переговорів і є одним з видів ділової коре- . спонденції.

Реквізити телефонограм:

1. Назва документа – заголовок;

2. Номер і дата телефонограми. (Слово „Телефонограма”, її номер і дату надходження пишуть у першому рядку. Дата телефонограми – дата її передачі.);

3. Назва організації і службової особи – відправника телефонограми (від кого);

4. Назва організації і службової особи – одержувача телефонограми (кому);

5. Текст телефонограми. (Текст телефонограми має бути таким самим стислим, як і текст телеграми. Треба уникати слів, що важко вимовляються, і складних зворотів. Слова пишуть повністю без скорочень. У тексті телефонограми має бути не більше 50 слів.);

6. Підпис службової особи – керівника організації або його заступника (в окремих випадках – керівників відділів);

7. У графах „Передано” і „Прийнято” зазначають посаду, ініціали, прізвище того, хто передає або хто приймає документ, і номери їх телефонів.

На багатьох організаціях використовуються спеціальні бланки, на яких записують телефонограми:

Факс – це службовий документ, одержаний за допомогою спеціального апарата (телефакса) телефонними каналами зв'язку. Факс є ксерокопією переданого документа. Телефаксом можуть передаватись будь-які документи і додатки до них, таблиці, креслення, схеми, рисунки, фотокартки тощо. Факс оформляють так, як і службовий лист.

Протокол – документ, в якому фіксується хід обговорення питань та прийняття рішень на зборах. Це один з найпоширеніших видів документів колегіальних органів. У протоколі фіксуються місце, час і мета проведення зборів (конференції, засідання, наради тощо), склад присутніх, зміст заслуханих доповідей, виступів і прийняті з з обговорених питань ухвали.

Протокол може бути укладений офіційною, компетентною особою, яка посвічує той або інший факт (протокол санінспектора, автоінспектора). Існують також протоколи, зміст яких – об'єктивний опис якоїсь події.

За обсягом інформації, наведених відомостей протоколи можна поділити на три групи:

· стислі, у тексті яких записано лише ухвали;

· повні, у тексті яких, крім ухвал, стисло записують виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань;

· стенографічні, де всі виступи записують дослівно.

При укладанні протоколів рекомендовано використовувати такі реквізити:

1. назву виду документа (протокол). Цей реквізит пишуть посередині рядка;

2. порядковий номер протоколу (пишеться після слова „Протокол”);

3. назву зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада тощо);

4. назву організації де відбулися збори, конференція, засідання нарада;

5. дату проведення зборів, конференції, засідання, наради (має відповідати дню їх проведення). Цей реквізит пишуть нижче від назви організації з лівого боку. У цьому рядку з правого боку пишуть місце проведення (назва міста);

6. кількісний склад учасників, який пишуть з нового рядка. Порядок заповнення цього реквізиту залежить від кількості присутніх. Якщо кількість учасників сягає 10-12 осіб, то можна вказати всіх присутніх. Якщо склад зборів, засідання, наради великий, то досить зазначити кількість присутніх і додати до протоколу реєстраційний лист;

7. посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конференції, наради (голови, секретаря, членів президії);

8. порядок денний, тобто питання, що підлягають розгляду на цих зборах, конференції, засіданні або нараді. У порядку денному питання мають бути сформульовані у називному відмінку;

9. текст (доповіді, виступи учасників, ухвали тощо);

10. перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок;

11. підписи керівників зборів, конференцій, засідання або наради (голови і секретаря).

Текст протоколу складають на підставі виступів учасників зборів, конференції, засідання або наради. Він має бути стислим, зрозумілим, точним, лаконічним, але у той самий час повинен містити інформацію, що всебічно характеризує обговорення питання. Поняття „протокольна точність” породжене суттю документа і стилем викладу.

Класифікуються:

За обсягом фіксованих даних:

- скорочені (містять назви обговорюваних питань, ПІБ доповідачів та виступаючих, прийняті рішення).

- повні (короткий запис виступів доповідачів і інших учасників зборів).

В залежності від способу фіксації:

- рукописні,

- машинописні,

- стенографічні,

- фонографічні.

Кожен розділ містить частини, прописані великими літерами „СЛУХАЛИ”, „ВИСТУПИЛИ”, „УХВАЛИЛИ” .

При проведенні таємного голосування, результати оформляються окремим протоколом, де зазначається склад лічильної комісії і результати голосування.

Витяг з протоколу – вказується ПІБ тих, хто виступив на зборах і зміст результатів винесених ухвал.

Звіт – це письмове (чи усне, у формі доповіді) повідомлення про виконання роботи. Звіти бувають текстові й статистичні (цифрові). Статистичні звіти пишуться на спеціальних, виготовлених друкарським способом, бланках, текстові – на звичайному папері, але здебільшого за встановленою схемою. Матеріал звіту повинен охоплювати точно визначений період часу.

Вимоги до звіту: чіткість побудови, логічна послідовність викладу матеріалу, переконливість аргументацій, точність і логічність формулювань, які виключають можливість суб’єктивних тлумачень, конкретність викладу результатів, доказовість висновків і рекомендацій, вичерпна відповідь на всі питання схеми.

Складові частини звіту:

Заголовок, назва документа, дані про організацію чи установу, що звітує, за який період і який вид роботи.

Коло завдань, які були перед організацією чи установою на звітний період. Точний опис виконаної роботи (з кожного питання; із зазначенням позитивних і негативних прикладів; при цьому мають бути названі конкретні особи, факти, цифри та інше). Розгорнуті висновки, які випливають із опису всіх видів робіт, пропозиції, перспективи на майбутній строк. Підпис відповідальної особи установи чи організації або службової особи, яка писала звіт. Дата складання звіту, печатка установи.

Увесь матеріал звіту в разі потреби може бути поділений на частини. Ці частини нумеруються арабськими цифрами з крапкою.

План роботи – це документ, який встановлює точний перелік намічених для виконання робіт чи заходів, їх послідовність, обсяг, часові координати керівників і конкретних виконавців.

За терміном, на який розраховані, плани поділяються на:

· перспективні (охоплюють декілька років);

· річні ;

· піврічні ;

· квартальні ;

· місячні;

· тижневі ;

· щоденні

За структурою плани будують простими та складними.

Основний зміст плану викладається у формі тексту або таблиці. Кожний пункт плану складається трьох обов’язкових частин:

· зміст роботи ;

· термін виконання ;

· виконавці

Плани підписуються особами, відповідальними за їх виконання, або керівниками установи. Затверджується план колегіальним органом або керівником установи (структурного підрозділу). Деякі види планів перед затвердженням узгоджуються з вищими або суміжними установами .

Реквізити:

1)Назва установи (структурного підрозділу ).

2)Назва виду документа .

3)Заголовок ( вказується період , на який складено план ).

4)Коди.

5)Текст.

6)Підписи.

7)Дата складання.

8)Візи.

9)Гриф узгодження.

10) Гриф затвердження.

11) Печатка.

Оголошення – це довідково-інформаційний документ, у якому подається потрібна інформація, адресована певному колу зацікавлених осіб.

За змістом оголошення поділяються на два види:

· оголошення про майбутню подію;

· оголошення про потребу в послугах або можливість їх надання.

Часто в оголошеннях місці назви документа („Оголошення”) розміщують (для економії місця, стислості та інформаційної насиченості) заголовок, функцію якого виконує ключове слово чи словосполучення з тексту: „Найму”, „Продам”, „Потрібні”, „Робота за кордоном” та ін. Обсяг адреси визначає автор оголошення (поштова, телефакс, маршрут проїзду).

Текст оголошень обох видів може бути різним за обсягом: від максимально стислого до розгорнутого, який наближається до проспекту. Сучасні економічні відносини створюють передумови того, що часто оголошення наближаються до реклами за стилем викладу: в них використовуються риторичні звертання та запитання, оцінні, емоційно насичені слова, прикметники у формі ступенів порівняння, неповні речення і т. ін.

Доповідь – документ, в якому викладаються певні питання, наводяться висновки, вносяться пропозиції. Вона призначена для усного (публічного) виголошення та обговорення.

Висновки:

Організаційно-розпорядча документація з кадрових питань закріплює трудові правовідносини громадян з установами, організаціями, підприємствами. Організаційні та розпорядчі документи мають бути юридично обгрунтоаними, стислими, грамотними, вразі потреби погодженими із зацікавленими установами чи посадовими особами, які згідно з власною компетенцією безпосередньо причетні до вирішення порушенних питань.

Контрольні питання:

1. Яке значення має організаційно-розпорядча документація в управлінській діяльності?

2. Дайте коротку характеристику організаційно-розпорядчих документів сутність, зміст та сферу застосування.

3. Дайте коротку характеристику таких документів як розпорядження, наведіть особливості їх видання головою місцевої держадміністрації.

4. Накази як основна форма документування розпорядчої діяльності організації.

5. Довідки, їх сутність та особливості складання.

6. Службові, доповідні та пояснювальні записки.

Читайте також:

1. WEB-документи та CGI-інтерфейси
2. БОЛОНСЬКИЙ ПРОЦЕС. ДОКУМЕНТИ БОЛОНСЬКОГО ПРОЦЕСУ.
3. Бюджет – загальне поняття, що об’єднує різноманітні фінансові документи, які включають заплановані доходи і державні видатки на відповідний період.
4. Виникнення та посвідчення прав на земельну ділянку. Документи, що посвідчують права на земельні ділянки.
5. Випишіть програмні документи укр. політичного товариства, що існувало у Києві наприкінці 19 ст.
6. Всі перераховані вище документи відносяться до управлінських, або ОРД.
7. Всі перераховані вище документи відносяться до управлінських, або ОРД.
8. ДЕРЖАВНІ НОРМАТИВНІ ДОКУМЕНТИ, ЩО ВИЗНАЧАЮТЬ ЗМІСТ ОСВІТИ
9. Діловодні документи.
10. Довідково-інформаційні документи
11. Довідково-інформаційні документи.
12. Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони - писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.

Переглядів: 19251