Цілі та завдання вивчення лекції 7

Тема: Документообіг як рух потоків управлінської документації та інформаційні технології підтримки документообігу

ЛЕКЦІЯ №7

Зміст:

1. Організація роботи з документами.

2. Структура та розмір документообігу.

3. Основні принципи організації канцелярської роботи.

4. Організація процесу руху документів.

5. Складання номенклатури справ та їх формування.

6. Системи електронного документообігу

Ключові слова: документообіг, документопотік,реєстрація документа, номенклатура справ, електронний документ.

Успішне вивчення лекції 7 дозволяє: Мати уяву про історію розвитку системи документообігу, організацію документообігу в організації; про складання та формування номенклатури справ; про інформаційні технології підтримки документообігу.

Сформувати розуміння ключових понять: документообіг, документопотік, номенклатура справ.

Знати проце руху тавиди робіт з документами.

1. Організація роботи з документами – це створення оптимальних умов для всіх видів робіт з документами, починаючи зі створення або приймання документа та закінчуючи його знищенням або передачею в архів на архівне зберігання. В організації з різними групами документів здійснюються різні види робіт.

Так, на організаціях, як правило, здійснюється централізований документообіг, тобто всі важливі документи проходять через спеціальні органи, які займаються організацією руху документів, упорядкуванням їх зберігання та використання при здійсненні управлінської діяльності.

Однак, крім централізованого документообігу, наприклад великої організації, існують спеціалізовані документообіги (у підрозділах, у відділах спеціалізованого діловодства тощо).

В залежності від територіального розташування структурних частин організації (закладу, установи, організації), розміру, характеру та обсягу його діяльності ці роботи можуть вестись централізовано або децентралізовано.

Швидкість документообігу залежить від якості документального обслуговування апарату управління в цілому та від системи організації діловодства (повної або часткової).

Види робіт з документами

При повній централізації діловодства приймання, реєстрація, контроль виконання і відправлення документів, а також формування справ відбувається в одному місці – канцелярії або секретаріаті -і зосереджено в руках однієї особи – секретаря чи діловода.

Централізована форма є найбільш доцільною, оскільки вона дає можливість широко застосовувати засоби механізації та автоматизації всіх процесів діловодства, а також впроваджувати сучасні засоби організаційної техніки, програмного забезпечення, досягти максимального завантаження робочого дня службовців діловодної служби.

(Рекомендується застосовувати в установах з обсягом документообігу до 10 тис. документів на рік і невеликою кількістю структурних підрозділів).

На великих організаціях, особливо територіально розпорошених, зі значним обсягом робіт застосовується часткова централізація діловодства, при якій окремі операції, переважно важливі або трудомісткі, наприклад, контроль виконання, розмножування документів, виконують в одному місці, а інші види робіт передані структурним підрозділам організації.

В практичній діяльності відома також така форма організації діловодства, як децентралізація, коли всі види робіт з документами здійснюються безпосередньо в структурних підрозділах (понад 100 тис. одиниць на рік).

Практика діловодства сформувала такі принципи раціональної організації документообігу:

1. Рух документів повинен бути прямим, тобто слід обирати маршрути за принципом одноразового перебування документа в одному структурному підрозділі або у одного виконавця.

2. Перебування документа в інстанції повинно бути строго зумовлено необхідністю його опрацювання і відповідати організації і технології праці закладу.

3. Різноманітні операції для опрацювання документа слід виконувати паралельно, щоб скоротити час його перебування у сфері діловодства і підвищити оперативність виконання. Наприклад, якщо у виконанні документа повинні брати участь кілька осіб, документ слуд копіювати і одночасно передавати копії всім виконавцям.

4. Копії документа виготовлюють після його розгляду керівником і написання резолюції. Кількість копій відповідає кількості виконавців; оригінал передається відповідальному виконавцю, якому у встановлені терміни передаються виконані копії. (Комова М. В. Діловодство [Текст] : навч. посіб. для студ.вищ. навч. закл. / М-во освіти і науки України, Нац. ун-т "Львівська політехніка".- 4-те вид..- Л.: Тріада плюс, 2011.- 220)

3 метою стандартизації, уніфікації як самого документа, так і його руху в організації розробляються інструкції з діловодства, які затверджуються її керівником.

Інструкція з діловодства є нормативним документом, що регламентує організацію, правила, прийоми та процеси створення документів, порядок роботи з ними. До інструкції додаються форми та зразки документів, які використовуються в організації, обліково-реєстраційні форми (номенклатури справ, описи тощо), довідково-методичні матеріали (перелік документів, які не підлягають реєстрації, схеми документообігу тощо).

Для органів державного управління та місцевого самоврядування така інструкція була затверджена постановою Кабінету Міністрів України № 1153 від 17 жовтня 1997 р.

Спираючись на цю інструкцію кожна організація, на яку поширюється її дія, розробляє власну інструкцію, яка враховує особливості цієї організації.

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Прикінцеві положення	\|	Структура та розмір документообігу.

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.003 сек.