Новини освіти і науки:

G+

Тлумачний словник
Авто
Автоматизація
Архітектура
Астрономія
Аудит
Біологія
Будівництво
Бухгалтерія
Винахідництво
Виробництво
Військова справа
Генетика
Географія
Геологія
Господарство
Держава
Дім
Екологія
Економетрика
Економіка
Електроніка
Журналістика та ЗМІ
Зв'язок
Іноземні мови
Інформатика
Історія
Комп'ютери
Креслення
Кулінарія
Культура
Лексикологія
Література
Логіка
Маркетинг
Математика
Машинобудування
Медицина
Менеджмент
Метали і Зварювання
Механіка
Мистецтво
Музика
Населення
Освіта
Охорона безпеки життя
Охорона Праці
Педагогіка
Політика
Право
Програмування
Промисловість
Психологія
Радіо
Регилия
Соціологія
Спорт
Стандартизація
Технології
Торгівля
Туризм
Фізика
Фізіологія
Філософія
Фінанси
Хімія
Юриспунденкция

Поділ телеграм на види

Усі телеграми поділяються залежно від шляху їх проходження на:

· вихідні - прийняті від відправників оператором або підприємством поштового зв'язку;

· транзитні - такі, що проходять через технічні засоби оператора, підприємства поштового зв'язку транзитом;

· вхідні - такі, що доставляються адресатам оператором, підприємством поштового зв'язку.

Внутрішні телеграми поділяються на:

· міжміські - такі, що приймаються оператором або підприємством поштового зв'язку в одному населеному пункті, а доставляються в інший населений пункт України;

· місцеві - такі, що приймаються та доставляються оператором або підприємством поштового зв'язку в межах одного населеного пункту.

За категоріями внутрішні телеграми поділяються на телеграми "поза категорією", "позачергова", "Президент України", "вища урядова", "урядова", "термінова", "звичайна".

Позначка про категорію ставиться в телеграмі перед адресою.

До телеграм "поза категорією" належать телеграми з позначкою "ефір", "мобілізаційна", "стріла", "зліт", "факел", "кордон", "туман", "каштан", "сигнал".
До телеграм категорії "позачергова" належать телеграми з позначкою:

1) "аварія" - з повідомленням про надзвичайні ситуації (катастрофи, аварії на повітряному, морському, річковому, автомобільному та залізничному транспорті, на промислових підприємствах тощо), а також оперативні службові телеграми оператора про стан засобів зв'язку.

Право подання телеграм з позначкою "аварія" надається посадовим особам міністерств, інших центральних та місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій;

2) "шторм", "авіа" - з повідомленням про небезпечні гідрометеорологічні та інші природні явища.

Телеграми категорії "Президент України", "вища урядова" та "урядова" приймаються лише за підписом відповідних посадових осіб згідно з додатком 3 до цих Правил.

У разі подання телеграм категорії "урядова" безпосередньо посадовою особою, яка має право підпису, в нижній частині телеграфного бланка зазначаються назва та номер документа, що посвідчує цю посадову особу.

До категорії "термінова" належать телеграми:

· такі, що обробляються в стислі строки і оплачуються за більш високим тарифом;

· з позначкою "метео" (право подання, адресування, порядок оброблення і оплата вартості таких телеграм визначаються спеціальною інструкцією, затвердженою центральним органом виконавчої влади в галузі транспорту та зв'язку);

· міжміських телефонних станцій, що мають позначку "термінова розмова". Текст телеграми пишеться чорнильною чи кульковою ручкою або друкується відправником на друкарській машинці, комп'ютері без викреслювань і виправлень у такій послідовності:

– позначка про категорію телеграми ("урядова", "термінова" тощо);

– позначка про вид телеграми ("вручити...", "повідомлення телеграфом" тощо);

= назва пункту призначення (із зазначенням номера відділення поштового зв'язку, якщо телеграму адресовано у місто; із зазначенням району та області, якщо телеграму адресовано у місто районного значення або пункт районного підпорядкування - село, селище тощо);

- повна адреса;

– прізвище адресата (у телеграмах, адресованих у сільську місцевість, крім прізвища адресата, необхідно зазначати також його ім'я та по батькові);

– текст телеграми;

= підпис відправника (за бажанням);

– у нижній частині телеграфного бланка зазначаються повна адреса, номер відділення зв'язку і найменування відправника.

Замість своєї адреси відправник може поставити позначку "до запитання" або "проїздом" та своє прізвище.

Виправлення в телеграмі, зроблені відправником або на його прохання оператором, відправник засвідчує в нижній частині бланка.

Зазначені в нижній частині бланка відомості, що стосуються адреси відправника, в рахунок слів не включаються, каналами електрозв'язку не передаються і відправником не оплачуються.

Кількість слів у телеграмі не може перевищувати трьохсот.

Знаки, в тому числі розділові, в телеграмах можна подавати як відповідними позначками, так і словами, повністю або скорочено (за бажанням відправника)

Телефонограма – це службовий документ, що становить оперативне повідомлення, передане телефоном. Телефонограми складає секретар-референт або інший працівник за дорученням керівника. Текст телефонограми повинен бути чітким, стислим (до 50 слів), з акцентом на факти, дати, час та місце проведення заходів. Якщо в тексті є слова, які погано сприймаються на слух, то треба кожну літеру передавати словами. Складену та оформлену телефонограму повинен перевірити та підписати керівник або відповідальний працівник підприємства. Якщо телефонограму передають кільком адресатам, то складають список їх з номерами телефонів.

Оформляючи вихідну телефонограму, зазначають: назву виду документу, адресата, дату підписання, індекс (вхідний номер), підпис, прізвище і номер телефону особи, яка пережала телефонограму, прізвище і номер телефону особи, яка прийняла телефонограму, дату і час передавання телефонограми.

Передаючи телефонограму, слід дотримуватися таких правил: 1) відрекомендуватися і назвати номер свого службового телефону; 2) назвати вид документа; 3) продиктувати текст телефонограми; 4) назвати посаду та прізвище особи, яка підписала телефонограму; 5) записати назву посади, прізвище, ім’я, по батькові особи, яка прийняла телефонограму, номер її службового телефону, час передавання-приймання.

Отримавши телефонограму, секретар повинен ознайомити з її змістом керівника чи працівників, яким адресовано телефонограму. Телефонограми оформляють на загальних, трафаретних чи спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу формату А5 в одному примірнику.

Факс

Факс — документ, що пересилається по телефонних лініях.

З появою інтернету, ним стали користуватись в якості заміни факсимільного зв'язку, однак попри різні негативні прогнози, факсами продовжують користуватися.

Факс, як і телефон є обов'язковими атрибутами підприємств та державних організацій.

Заняття № 10 ( 2 год.)

Лекція №7

Тема: 2. 5 Організація документообігу

План.

1. Поняття „документообіг”. Основні правила формування документаційних потоків установи. Інформграми та оперограми документів Проектування схем проходження документів в установі.

2. Організація роботи з документами, що надходять до установи та створюються нею. Прийом і первинна обробка документів. Реєстрація документів.

3. Види реєстраційних форм. Склад обов’язкових реквізитів у реєстраційних формах. Особливості обробки документів з грифом „особисто”, листів та звернень громадян .

4. Склад документів та доручень, які підлягають контролю за виконанням. .

5. Передача документів у межах установи. Порядок проходження та виконання документів. Поняття “електронний документообіг”. Локальні та комплексні системи електронного документообігу. Програма „1С: Електронний документообіг”. Державна програма системного впровадження електронного документообігу в Україні.

Література:

1.Універсальний довідник-практику з ділових паперів/ за ред.. Л.О.Пустовіт – К.: Довіра, 2011 – 1017 с.

2.Шевчук С.В. Ділове мовлення для державних службовців: Навчальний посібник. – К.: Арій, 2011. – 424 с.

3.Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери. Навчальний посібник – К.: А.С,К., 2011. – 400 с.

Докуме́нтоо́біг — це рух документів в установі від моменту створення або від одержання зі сторони або до моменту передачі на зберігання до архіву.

Об'єм документообігу складається з вхідних, вихідних та внутрішніх документів, які оброблені за період одного календарного року.

Основні етапи документообігу:

· прийом вхідної кореспонденції;

· обробка та реєстрація документів;

· контроль виконання документів;

· обробка та відправлення вихідної кореспонденції.

Документообіг – це рух документів в організації або фірмі з моменту їх створення або отримання до відправлення або передачі їх на зберігання до архіву.

Об’єм документообігу складається з вхідних, вихідних та внутрішніх документів, які оброблені за період одного календарного року.

Основні етапи документообігу:

· прийом вхідної кореспонденції;

· обробка та реєстрація документів;

· контроль виконання документів;

· обробка та відправлення вихідної кореспонденції.

Прийом документів

Документинадходять до установи:

- від спеціалізованих підрозділів;

- від установ зв’язку;

- від посадових осіб споріднених або сторонніх організацій;

- від громадян.

Під час прийому документів необхідно перевірити:

- вірність адресування та наявність вкладень у конвертах;

- наявність реєстраційно– контрольних карток до цих документів;

- відповідність заповнених реквізитів змістові документів;

При неправильному адресуванні переадресовують кореспондентові.

Якщо виявлено недолік вкладень, складають акт.

Приймаючи документи від співробітників, секретар повинен:

- з’ясувати характер роботи, виконаної за резолюцією керівника;

- при необхідності запропонувати виконавцеві зробити доповнення згідно резолюції;

- після перевірки документ передати керівникові;

- повідомити виконавця про результати розгляду документа керівником.

Обробка та реєстрація документів

Реєстрація документів – присвоєння індексу (номера) і проставлення його на документі з наступним записом коротких даних про нього в журналі, картці або в ПК.

1 Після прийому кореспонденції секретар розглядає надіслані документи.

2 Конверти, як правило, знищують, зберігають у таких випадках:

- коли дату та адресу можна встановити за допомогою конверта;

- якщо на конверті проставлена помітка “Секретно”, “Конфіденційно”,

“Для службового користування”.

3 На отриманих документах у правому куті на нижньому полі ставлять помітку про надходження (проставляють дату та номер вхідного документа) згідно нумерації в журналі реєстрації документів.

4 Після попереднього розгляду та реєстрації документів секретар розподіляє їх за призначенням.

5 Документи, які підлягають розгляду керівником разом з підібраними до них матеріалами, вкладають у папку з написом “НА РОЗГЛЯД”, де повинна бути проставлена дата подання документа на розгляд.

6 Документи, що залишилися після розгляду секретарем, доставляють в підрозділи та виконавцям.

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Телеграма	\|	Контроль виконання документів

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.009 сек.