• Гідрологія і Гідрометрія
• Господарське право
• Економіка будівництва
• Економіка природокористування
• Економічна теорія
• Земельне право
• Історія України
• Кримінально виконавче право
• Медична радіологія
• Методи аналізу
• Міжнародне приватне право
• Міжнародний маркетинг
• Основи екології
• Предмет Політологія
• Соціальне страхування
• Технічні засоби організації дорожнього руху
• Товарознавство продовольчих товарів

Процес контролю і техніка його проведення

Увага!

Відомчий контроль поширюється лише на конкретні галузі діяльності і виконується спеціальними підрозділами міністерств і відомств.

Незалежний фінансовий контроль (аудит) здійснюється на договірній основі спеціальними аудиторськими фірмами з метою встановлення відповідності фінансово-господарських операцій, обліку і звітності чинному законо­давству, яке регулює економічно-правові відносини і діяльність господарюючих суб'єктів. Відповідно до Закону України "Про аудиторську діяльність" (1993 р.), аудиторська діяльність в країні помітно розширилась і набула форми аудиторських перевірок (аудиту) і пов'язаних з ними експертиз, Консультацій з питань бухгалтерського обліку, звітності, оподаткування, аналізу фінансово-господарської діяльності фізичних і юридичних осіб.

Внутрішньогосподарський контроль здійснюється керівниками та спеціалістами, а також виборними органами управління та контролю. Проводиться він з метою підтримання організаційної стійкості господарюючих суб’єктів, виявлення відхилень від встановлених планів і програм діяльності та вжиття певних коригуючих дій, усунення недоліків в роботі структурних підрозділів та окремих виконавців.

Другим важливим завданням є орієнтація контролю не на минуле, а на майбутнє, оскільки краще з 75%-ною упевненістю передбачити помилку, яка може; трапитися в майбутньому, якщо не здійснити певних кроків, ніж мати 100%-ні знання про походження помилки, яка вже допущена.

Третьою проблемою службового контролю є відбір оцінок підлеглих для встановлення ступеня виконання ними своїх посадових функцій.

При оцінці праці підлеглих багатьма керівниками допускається така помилка. Більшості з них найчастіше недостатньо факту добре виконаної підлеглими роботи. У керівника нерідко складається враження, що завдання можна було виконати значно краще і він обрав би інший варіант виконання. Така оцінка означає, що підлеглий, бажаючи одержати схвалення, повинен як би перевтілитись в особу керівника, що нездійснимо і непотрібно. В результаті в підлеглого виникає почуття безпомічності та незаслуженої образи, неприязні до праці, втрата віри в свою працездатність і т.д.

Форми економічного контролю розрізняються за ознаками методичної спрямованості і способами його проведення: ­попередній, ­поточний, ­заключний самоконтроль.

Важливе значення повинно надаватися сьогодні виконанню функції контролю самими підлеглими та самоконтролю. У діяльності підприємства є дуже багато сторін, які повніші бути підконтрольні колективу, або його представникам. В умовах демократичного розвитку — це один із засобів залучення колективу до управління підприємством та впливу на його керівництво.

До недавнього часу функція контролю в нашій державі зводилася до перевірки дотримання інструкцій, законів і виявлення порушників. Здійснення контролю зводилося до реєстрації в актах недоліків, тобто негативних сторін діяльності організацій, що перевірялись. Ніхто не цікавився тим, щоб розвивати ініціативу працівників, сприяти руху знизу щодо вдосконалення роботи, розвивати розуміння спільних інтересів. В умовах ринкової економіки такий є анахронізмом.

Самоконтроль стимулює у співробітників почуття власної відповідально за результати, потребує менше часу і менших витрат, ніж будь-які інші ви контролю.

Попередній контроль реалізується через правила, процедури тощо. Йо основні важелі закладені в процесі реалізації таких функцій менеджменту як планування та організація.

В організаціях попередній контроль використовується в трьох ключових галузях: щодо ­людських, ­матеріальних і ­фінансових ресурсів.

Поточний контроль найбільше втілює в собі таку його рису, : неперервність здійснення, і полягає у корекції виникаючих відхилень в прощ виконання прийнятих рішень. Частіше всього об'єктом є підлеглі співробітники, а сам він традиційно є прерогативою їхнього безпосередньо керівника. Регулярна перевірка роботи підлеглих, обговорення проблем, я виникають і пропозицій щодо удосконалення роботи дозволять запобіг відхиленням від намічених планів та інструкцій. .Якщо дозволити цим відхиленням розвиватися, вони можуть перетворитися в серйозні трудної для всієї організації.

Заключний контроль відповідає заключним станам здійснення певні робіт, дає результати для їх прогнозування, сприяє мотивації.

За ступенем охоплення роботи контроль може бути вибірковим та суцільну. в залежності від того, який її обсяг йому піддягатиме. Вибірковому контролі як правило, підлягають ті рішення і розпорядження, для яких строки виконані не мають великого значення.

Крім цього, контроль може здійснюватися у відкритій формі, коли про нього заздалегідь повідомляється підконтрольним, або таємно, коли факт йог, проведення невідомий.

За джерелом використання інформації контроль поділяють н документальний і візуальний. До документального контролю відносяться різі перевірки, ревізії, спеціальні обстеження, коли використовуються великі масив різноманітної інформації, плани, кошториси, договори, нормативи, статистична звітність і ін.

Візуальний або натуральний контроль здійснюється шляхом безпосередньої" огляду об'єктів у натурі неозброєним оком з допомогою оптичних приладів.

На практиці види контролю мають тенденцію змінюватись в залежності від ступеня використання їх на різних рівнях управління.

Контроль - це мистецтво управління. Менеджер не може навчитися цьому мистецтву зі слів, він повинен пройти відповідну практику.

R Процес контролю — це діяльність об'єднаних у певну структуру суб'єктів контролю (органів контролю, керівників, контролерів, громадських організацій), спрямованих на досягнення найбільш ефективним способом поставлених цілей шляхом реалізації певних завдань і застосування відповідних принципів, типів, методів, технічних засобів і технології контролю.

Суть процесу контролю виражають такі його характеристики:

Ä організаційна,

Ä змістовно-технологічна,

Ä узагальнюючо-коригуюча.

Ä Організаційна характеристика включає в себе вибір об'єкта контролю, організаційно-методичну підготовку і відповідає на запитання: хто і в якому порядку здійснює контроль?

Ä Змістовно-технологічна характеристика —- це розробка плану і вибір методу вивчення контрольованого об'єкта. Вона відповідає на запитання; що робиться у процесі контролю і як робиться?

Ä Узагальнюючо-коригуюча характеристика включає узагальнення, а при необхідності — обговорення в колективі результатів контролю, розробку рішень і оцінку їх виконання. Тобто ця характеристика повинна дати відповідь на запитання: як реалізуються результати контролю?

Американські спеціалісти дійшли висновку, що процес контролю реалі­зується через такі етапи:

Ø розробку стандартів і критеріїв контролю (обмеження в часі, забезпечення реальності показників і результатів);

Ø порівняння реальних результатів з прийнятими стандартами та критеріями (вимірювання результатів, розповсюдження інформації про результати, оцінки інформації, обґрунтування висновків);

Ø здійснення необхідних коригуючих дій (перегляд стандартів, усунення відхилень).

У будь-якій організації чи на підприємстві відбуваються явища, що заслуговують як позитивної, так і негативної оцінки, оскільки існують як сильні, так і слабкі сторони діяльності. Тому система контролю полягає у виявленні тіньових сторін діяльності, співвідношенні позитивних і штативних явищ. Дієвий контроль повинен розкривати дійсну картину діяльності підприємства. Погано здійснюваний контроль може нанести такої ж шкоди, як і погано виконана робота.

При здійсненні в процесі контролю оцінок в залежності від цілі і виду контролю враховується:

зовнішнє середовище (закони і державні органи, профспілки, конкурен­ти, постачальники трудових, матеріально-технічних і фінансових ресурсів, споживачі);

внутрішнє середовище організації ( місія і конкретні кінцеві цілі організації, її структура і задачі, технологія, ресурсне забезпечення);

середовища непрямого впливу (світові події і міжнародна кон'юнктура, політичні і соціально-культурні фактори, стан економіки і наукова технічний прогрес).

Нині в промисловості, будівництві та інших галузях народного господарства широко застосовують стандарти. Для контролю підприємницької діяльності як стандарти можуть братись конкретні деталізовані цілі і критерії.

На практиці застосовують різні форми контролю. Чимало підприємстві застосовують журнальну форму контролю виконання постанов, наказів, рішень, вказівок і розпоряджень. Але за такого способу контролю досить складно виявляти справжні строки виконання і що саме зроблено виконавцями:

Для контролю чимало підприємств використовують ручні або механізовані картотеки та інші засоби збирання, обробки і видачі інформації.

Такий спосіб контролю більш продуктивний, він вимагає правильної організації діловодства, що дозволяє забезпечити високу оперативність і надійність в роботі апарату управління. Для цього в кожному підприємстві система організації документаційного процесу повинна відповідати вимогам єдиної державної системи діловодства (ЕДСД), яка встановлює правила, нормативи і рекомендації по веденню діловодства, починаючи з моменту надходження або створення документа і до здачі його в архів.

На підприємствах і в об'єднаннях розробляється перелік документів, що підлягають контролю. В перелік цих документів включають постанови і рішення державних і господарських установ, колективних і колегіальних органів підприємства, накази і письмові розпорядження керівника підприємства, критичні зауваження і пропозиції, що містяться в органах преси, пропозиції, заяви і скарги трудящих та інші документи за вказівкою керівника підприємства!

Процес контролю повинен проходити гармонійно, а не представляти собою гру в "хованку"; контролюючі шукають, а контрольовані ховають. Переконання в тому, що контролер однаково зацікавлений в пошуку як негативних, так і позитивних сторін діяльності, сприятиме тому, що кожний працівник намагатиметься допомогти йому проникнути в ці сторони діяльності.

Небезпідставно тут звернутися до тих помилок при здійсненні контролю, на які вказують Вернер Зігерті Люція Ланг;

ÞКонтроль не повинен зводитися до інцидентів.

Нормальний контроль - це неперервний процес ділового спілкування з працівниками. Він не повинен приурочуватися до яких-небудь випадків. Необхідно допомагати співробітникам переборювати недоліки, вступати з ними в контакт.

ÞТотальний контроль породжує неохайність.

Є керівники, які вважають, що все, що "не пройшло через їхні руки", може містити помилки. Тому вони намагаються контролювати буквально все.

ÞТаємний контроль викликає лише розчарування.

Такий контроль вважається аморальним. Він здійснюється методом таємного огляду робочих місць, а тому викликає невдоволення в більшості людей.

ÞКонтролюйте не тільки улюблену дільницю.

Не слід настирно контролювати своїх заступників, яким ви делегували свої колишні повноваження.

ÞКонтроль — не проформа.

Керівник — демократ часто так задовільняється роботою своїх підлеглих, що соромиться їх контролювати. Хто ухиляється від контролю, той нехтує інтересами своїх підлеглих.

ÞНе контролюйте через недовіру.

Підозрілість свідчить про невпевненість у собі.

ÞНе тримайте своїх висновків при собі.

Слід доводити отриману негативну інформацію до співробітника, не зволікаючи часом. Так можна встановити з ним ділові стосунки й покращити справу.

Якщо Ви бажаєте легко і твердо запам'ятати основні завдання

управлінської відповідальності, то запам'ятайте. Один (вказівний) палець показує на того, кого ви бажаєте в чомусь звинуватити. Три пальці показують назад, на себе. Вони запитують:

Ø хто вибрав цю людину для виконання завдання, яке вирішено незадовільно?

Ø хто її інструктував? Як це було зроблено?

Ø чи був відповідний контроль за його роботою?

При здійсненні контролю за основними змінними (час, об'єм, пар шість, якість, ступінь досягнення цілі) слід дотримуватись вимог науки і передової практики:

Ø контроль не повинен обмежуватися інцидентами, як і не здійснюватись тотально, що може породжувати недбалість в роботі, приховане або відкрите невдоволення контрольованих працівників:

Ø ширше використовувати при здійсненні контролю принцип виключення, коли контролюються не всі операції чи процеси, а тільки ті з них, які виходять за межі допустимих відхилень;

Ø контролювати через недовіру до підлеглих, позбутися підозрілості;

Ø використовувати критичну інформацію як козирну карту про недоліки в роботі;

Ø за усіх умов контроль не повинен пригнічувати працюючих, викликати напруження в колективі, конфліктні ситуації.

Навпаки, завдяки усуненню виявлених недоліків в роботі і об'єктивній оцінці діяльності працівників, ефективний контроль сприяє успішному досягненню цілей організації, породжує почуття впевненості і задоволення роботою у працюючих.

Ефективному контролю притаманні такі характеристики:

ü стратегічна спрямованість, аналіз ключових питань діяльності організації, а зосередження на незначних недоліках роботи;

ü орієнтація па досягнення конкретного результату (усунення відхилень від програти діяльності, розробка рекомендацій тощо);

ü систематичність, постійна перевірки виконання і аналіз фактичної ситуації;

ü епізодичний і нерегулярний контроль не дозволяє своєчасна одержувати інформацію і реагувати на процеси, що відбуваються;

ü своєчасність або, точніше, завчасність контролю, попередження порушень;

ü простоти, пристосуванки параметрів контролю до виробничих потреб;

ü об'єктивізація контролю, використання надійної інформації;

ü пристосування до міжнародних стандартів;

ü вміле використання категорій формальної логіки: мислення, судження, умовисновки,

ü поняття, визначення, силогізм, індукція, дедукція, аналіз, синтез і пі. п.

Ефективність контролю підвищується, якщо працівники, які його здійснюють, правомочні виконувати також координаційні функції.

Метод контролю і вимірювання діяльності праці підлеглих у вирішенні поставлених завдань залежить від суті цих завдань. Вести контроль і вимірювання результатів одних завдань можна, наприклад, в одиницях часу (дні, тижні, місяці), других - в кількості одиниць продукції (штуки, комплекти), а третіх - в певних документах, в яких підбиваються підсумки роботи (це можуть бути звіти або договори на поставку).

Читайте також:

1. A) правові і процесуальні основи судово-медичної експертизи
2. D) оснащення виробництва обладнанням, пристроями, інструментом, засобами контролю.
3. H) інноваційний менеджмент – це сукупність організаційно-економічних методів управління всіма стадіями інноваційного процесу.
4. II. Організація і проведення спортивних походів
5. II. Поняття соціального процесу.
6. IV. Агротехніка квітково-декоративних рослин відкритого грунту.
7. IV. Питання самоконтролю.
8. IV. План навчального процесу.
9. Iзобаричний процес
10. Iзотермiчний процес
11. Iзохоричний процес
12. V Практично всі психічні процеси роблять свій внесок в специфіку організації свідомості та самосвідомості.

Переглядів: 1796