• Гідрологія і Гідрометрія
• Господарське право
• Економіка будівництва
• Економіка природокористування
• Економічна теорія
• Земельне право
• Історія України
• Кримінально виконавче право
• Медична радіологія
• Методи аналізу
• Міжнародне приватне право
• Міжнародний маркетинг
• Основи екології
• Предмет Політологія
• Соціальне страхування
• Технічні засоби організації дорожнього руху
• Товарознавство продовольчих товарів

Частина 3. Підсумки руху бібліотечного фонду.

Частина 2 . Вибуття з фонду .

Частина 1. Надходження до фонду.

У цій частині „Книги сумарного обліку бібліотечного фонду” фіксуються відомості про документи, що надійшли до фонду за такими показниками: дата, № запису; джерело надходження; номер і дата супровідного документа; кількість примірників, що надійшла (у тому числі за видами,за мовами,за змістом); взято на баланс примірників на суму.

У цій частині фіксуються відомості про вибуття з фонду документів за такими показниками:

дата запису;

№ акта (нумерація продовжується постійно з року в рік);

дата затвердження акта;

кількість примірників вибуваючого видання за видами, за мовами, за змістом, з якої причини.

Один раз на рік подається інформація про підсумки руху бібліотечного фонду: надходження до бібліотеки матеріалів, про вибуття з фонду, скільки є на 01.01. наступного року.

Після прийому партії документів та її сумарного обліку в супровідних матеріалах робиться такий запис: „Отримано ______ прим. Запис у „ Книзі сумарного обліку № ___від „____”_____200 р. Кількість примірників на суму ____ грн. ____коп. Записано в інвентарну книгу за №____ .Після цього супровідний документ затверджується директором школи і передається до бухгалтерії. Щороку підсумки руху бібліотечного фонду підлягають звірянню з бухгалтерією.

Періодичні видання, що надійшли до бібліотеки протягом усього року підлягають сумарному обліку і враховуються один раз після завершення поточного року. Брошури, періодичні видання та всі інші документи, що не записуються до інвентарної книги записуються в „Книзі сумарного обліку бібліотечного фонду” без урахування ціни.

Облік підручників ведеться груповим способом і відобража­ється у «Книзі сумарного обліку бібліотечного фонду шкільних підручників», а також у реєстраційній „Картотеці руху підручників” на картках стан­дартного розміру. Карт­ки з коротким бібліографічним описом видань (автор, назва, видавництво) розставляються у картотеці по класах, а в межах класів — за алфавітом назв підручників.

На титульному аркуші кожного примірника підручника над вихідними даними ставиться спеціальний штемпель, що вказує на назву і номер школи.

Перед початком навчаль­ного року бібліотекар видає підручники вчителям початко­вих класів, класним керівникам 5—11-х класів на їхній окре­мий читацький формуляр із за­значенням автора, назви під­ручника, року видання, кіль­кості примірників. Одержавши підручники, учителі та класні керівники разом із бібліоте­карем мають вести їх облік, обов'язково відмічаючи стан збереження видань.

Індивідуальний облік документів – це облік кожного примірника документа, що надійшов до бібліотеки (крім брошур та періодичних видань).

Однією з форм індивідуального обліку є інвентарна книга. В ній фіксуються лише ті видання, вартість яких приймається на шкільний баланс. Інвентарна книга – документ постійного зберігання. Вона має прошиті, пронумеровані сторінки. Наприкінці інвентарної книги робиться такий запис: „У цій інвентарній книзі є ___ пронумерованих і прошнурованих сторінок.” Цей запис стверджується печаткою та підписом відповідальної особи. Після повного заповнення книги інвентарної книги робиться такий запис: „У цій інвентарній книзі записані документи від №___ до № ___”, проставляється дата і візується підписом керівника загальноосвітнього закладу. Нова інвентарна книга має наступний порядковий номер і розпочинається номером, наступним після номера на який закінчилася попередня книга .

Відомості про документи, що фіксуються інвентарній книзі:

дата запису,

інвентарний номер,

відмітка про перевірку фонду,

автор і назва,

розділ,

рік видання,

ціна,

номер акту вибуття.

Інвентарна книга заповнюється чітким почерком, чорнилом чи пастою чорного, або синього кольору. Переписування інвентарних книг та переінвентаризація (зміна інвентарних номерів) бібліотечного фонду не допускається.

Кожен примірник видання, що підлягає інвентаризації отримує свій номер, який закріплюється за ним на весь період перебування на балансі. Проставляється він на титульному листі або його звороті та на 17 сторінці документу.

Документи іноземними мовами фіксуються за тими ж правилами, але в окремій інвентарній книзі.

Документи, що надходять до бібліотеки в кількості більшій ніж 10 примірників, враховуються безінвентарним способом. Це стосується, зокрема, підручників. Для безінвентарного обліку заводиться облікова картка документа, що має бути зареєстрована в реєстраційній книзі облікових карток. Складається вона на кожну назву документа, що вперше надійшов до бібліотеки, і містить наступні відомості: прізвище автора, назва, вихідні дані, ціну, дату запису, номер запису в „Книзі сумарного обліку бібліотечного фонду ”, кількість примірників, що надійшли, вибули, перебувають на обліку.

Облікова картка дає змогу відстежити рух кожного окремого видання, що знаходиться на безінвентарному обліку. В картку заносяться всі наступні надходження цього конкретного видання, незалежно від його ціни.

Для індивідуального обліку періодичних видань ведеться „Реєстраційна картотека періодичних видань”.

Картотека обліку журналів. Створюється вона на основі реєстраційних карток журналів, які надходять до бібліотеки і є головним засобом розкриття журнального фонду бібліотеки. Картка має лицьову та зворотну сторони. На лицьовій стороні картки, у верхній її частині, фіксується назва журналу (мовою оригіналу) та його періодичність. Нижче вказується рік та назви місяців року.

Назва : МАТЕМАТИКА В ШКОЛІ

Кількість примірників Періодичність

Приклад реєстраційної картки на журнали.

Картотека обліку газет.

Створюється на основі реєстраційних карток на газети, що надходять до бібліотеки. Реєстраційна картка на газети теж має лицьову та зворотну сторони. На лицьовій стороні картки, у верхній її частині фіксується назва газети (мовою оригіналу) її періодичність та кількість примірників. На зворотній стороні фіксуються особливі примітки.

Назва : ОСВІТА

Кількість примірників

Періодичність

Приклад реєстраційної картки на газети .

В усій обліковій документації забороняється робити підчищення та заклеювання помилкових записів. Помилкові записи потрібно закреслити, новий, вірний запис робиться над закресленим. У графі примітки робиться такий запис: „Виправленому вірити”, ставиться дата, підпис завідувача бібліотеки або особи, що відповідає за ведення облікової документації. Зміни, що вносяться до облікової документації, проводяться з дозволу керівництва навчальним закладом, якому підпорядкована бібліотека та оформлюються документально за його розпорядженням (службовою запискою).

Для покращення якісного складу фонду, обов’язковою умовою є оперативне вилучення і списання з фонду окремих документів. Списання документів з бібліо­течного фонду здійснюється за однією з причин:

•не придатні для подальшого використання (зайві, непрофільні, дублетні);

•виявлені внаслідок інвента­ризації як нестача;

•втрачені користувачами;

•морально та науково застарі­лі (документи, що втратили свою актуальність, наукову і виробни­чу цінність). До списання цих до­кументів можуть залучатися на­уковці, спеціалісти відповідного профілю;

•фізично зношені, дефектні;

•пошкоджені внаслідок аварії чи стихійного лиха (за умови, що відновлення їх є неможливим або економічно недоцільним і їх не можна реалізувати).

Вибір документів для списання проводить комісія, до складу якої входять працівники бібліотеки, члени бібліотечної ради, вчителі-предметники.

Вибуття документів оформляється актом про списання, який складається у 3-х примірниках (1-й передається під розписку до бухгалтерії; 2-й, разом із списком, зберігається у бібліотеці протягом трьох років, потім передається до архіву школи, в разі відсутності архіву акти слід зберігати протягом 10-ти років, а потім знищити; 3-й примірник може бути надісланий до управління (відділу) освіти. До кожного акту заносять документи, що вилучаються з фонду бібліотеки по одній з причин: застарілі за змістом; зношені; втрачені читачами; прийняті замість втрачених документів; передані до кабінетів. Списані документи, виключаються з індивідуального та сумарного обліку бібліотеки, картки на них вилучаються з каталогів та картотек. В інвентарній книзі викреслюється червоним чорнилом, або пастою інвентарний номер та ціна. При списуванні документів, які не перебувають на балансі загальноосвітнього закладу (зошити, календарі, програми, періодичні видання, брошурова та аркушна продукція), складається акт, що не передається до бухгалтерії. Кількість списаних за цим актом видань віднімають від загальної кількості документів що були зареєстровані в „ Книзі сумарного обліку ”. Акти на списання цих документів зберігаються в бібліотеці протягом 3-х років, після чого передаються до архіву школи. При відсутності архіву документи зберігаються протягом 10–ти років, після чого спалюються.

Приклад акту на списання або заміну втрачених документів

Розглянуто на комісії „ЗАТВЕРДЖУЮ „”

із збереження фондів ___________________________________

Протокол №___ „____”__________________20 ___р.

від „__”______20__р.

АКТ № ____

Акт складено „___” _________200___ р.

__________________________________________________________

(прізвище, ім я, по батькові та посада осіб,

__________________________________________________________

які беруть участь у складанні акта )

_____________________________________________________________________________

про виключення з бібліотечного фонду _____примірників__________________________

_____________________________________________________________________________

(зазначити вид документа)

з причини ____________________________________________________________________

(зазначити причину виключення: застаріла за змістом,

зношена, утрачена читачами, прийнята замість утрачених документів )

Список виключених документів на __________ аркушах додається.

Операцію щодо виключення з усіх

облікових форм проведено ____________________ Підписи осіб, які склали акт ________

СПИСОК ДО АКТА № ______

Бібліотечна обробка (опрацювання) – комплекс процесів підготовки творів друку та інших документів до подальшого використання та зберігання.

Розрізняють наукову та технічну обробку документів. Технічна обробка включає такі операції: штемпелювання, визначення авторського знака, проставляння інвентарного номера, шифру, написання або роздрук на принтері книжкового формуляра, наклеювання кишеньки, аркушів терміну повернення документа, оправлення документів. Усі документи, що надходять до бібліотеки, одразу ж обов'язково штемпелюють. Жодну бібліотечну книгу, журнал тощо ні в якому разі не можна видати читачеві, якщо вона не проштемпельована. Штемпель свідчить про їх належність певній бібліотеці. Штамп бібліотеки ставиться на титульній сторінці або на її звороті та на 17-й сторінці, а за її відсутності – на останній сторінці документа. Штемпель з назвою бібліотеки повинен бути прямокутної форми, розміром не більше 1,5х4 см. Інвентарний номер проставляється поруч із штампом бібліотеки під час інвентарного обліку документів.

Книжковий формуляр слугує для обліку видачі, а також для аналізу використання документа читачами. На кожен примірник документів, які включаються до фонду, складається окремий формуляр. У верхній частині формуляру зазначаються загальні відомості про документ: інвентарний №, прізвище та ініціали автора, назва, рік видання, ціна; для багатотомних видань – номер тому (частини, випуску). У лівому верхньому кутку зазначається поличний шифр, який складається з індексу та авторського знака і записується в два рядки. Усі записи робляться розбірливим почерком, бажано чорним чорнилом або пастою, чи друкуються на друкарській машинці.

Зразок оформлення формуляра

Кишенька призначена для зберігання книжкового формуляра, на ній зазначається інвентарний № документа. Кишенька наклеюється на внутрішній бік палітурки або обкладинки документа на відстані приблизно 2 см від нижнього краю, а за наявності на них ілюстрацій – на звороті форзаца.

Шифр, який отримала книга, проставляється на обкладинці у верхньому лівому кутку, а також у правому верхньому кутку титульної сторінки документа. Шифр на обкладинці документа не повинен псувати зовнішній вигляд обкладинки, закривати частини заголовка чи інших відомостей. На документи з темною обкладинкою наклеюється ярлик для шифру. Шифр пишеться чітко і розбірливо, бажано чорним чорнилом або пастою.

У журналах на звороті обкладинки наклеюється контрольний листок видач або кишенька і виписується формуляр.

Наукова обробка включає такі види: складання бібліографічних описів документів, індексування, анотування, реферування.

Авторський знак – умовне позначення прізвища автора чи першого слова назви документа. Вони полегшують розстановку документів в алфавітній послідовності. Авторський знак структурно складається з початкової літери прізвища автора або назви документа і цифри, що визначається за спеціальними авторськими таблицями.

Раціональне розміщення та розстановка фонду мають забезпе­чити оперативне та якісне обслуговування читачів, сприяти дов­гочасному зберіганню та ефективному використанню фонду, до­цільному завантаженню корисних площ фондосховища.

У процесі розміщення визначають порядок просторового роз­ташування фонду в структурних підрозділах бібліотеки. На вибір способів розміщення та розстановки фонду впливають особливості бібліотеки, специфіка творів друку та інших докумен­тів, якими вона комплектується, склад та інтенсивність використання наявного фонду, архітектурно-планова композиція примі­щення, спосіб зберігання документів (відкритий чи закритий фонд для безпосереднього доступу до нього читачів) тощо.

Для розташування різних за обсягом зібрань застосовують три основні варіанта розміщення бібліотечного фонду: горизонталь­не, вертикальне та змішане.

У шкільних бібліотеках розміщують фонду переважно горизонтальне, тобто на одній площині з пунктами приймання, обробки та видачі доку­ментів. Окреме приміщення для розміщення невеликого фонду виділяють рідко.

Розстановка — це завершальний етап розміщення фонду, в процесі якого документи розташовують на полицях і стелажах. Усі існуючі способи розставлення фонду можна умовно поділити на, дві групи: семантичні (змістовні) та формальні. При семантичних розстановках твори друку та інші документи розміщують на полицях за схожістю їхнього змісту. До цієї групи належить систе­матичне, тематичне та предметне розставлення. До формальних розстановок належать такі, як алфавітна, хронологічна, географіч­на, мовна, форматна, нумераційна тощо.

Оскільки жодна з названих розстановок сама по собі не до­статня для розкриття фонду, в практиці бібліотек найчастіше застосовують поєднання різних їх способів. Так, у шкільних бібліотеках для розстановки книг застосовують систематично-алфавітну розстановку. Від способу розстановки залежить структура шифру зберігання документа, що вказує його місце у фондосховищі. Шифр пишуть на книзі, грамплатівці чи іншому документі, що надійшов до бібліотеки, а також на каталожній картці.

Систематична розстановка передбачає розміщення доку­ментів на стележах за галузями знань у відповідності з прийнятою в бібліотеці системою класифікації. В межах певної галузі документи розміщують за алфавітом авторів або назв, роками видання тощо.

Тематична розстановка передбачає зібрання в межах тієї чи іншої теми документів різних галузей знання.

Предметна розстановка збирає документи з певного пред­мета для задоволення підвищених запитів читачів або виділення актуальних чи профільних документів із певного питання незалеж­но рід галузі. Найчастіше використовується в науково-технічних бібліотеках.

Безумовною перевагою семантичних розстановок є те, що до­кументи одного змісту збираються в одному місці. Це дає змогу читачеві та бібліотечному працівникові без допомоги каталога досить швидко знайти необхідний документ на полиці або заміни­ти його рівноцінним.

За систематично-алфавітної розстановки документи групую­ться за відділами таблиці Бібліотечно-бібліографічної класифіка­ції, що застосовує ШБ, а в межах відділів — в алфавітному по­рядку за прізвищами авторів та назвами творів (якщо автори не названі).

При цьому шифр зберігання документа складається двох елементів: індекса галузевого відділу та авторського знака Обидва елементи розміщують у вигляді дробу, де чисельником е індекс документа, а знаменником — авторський знак. Але риски що є у звичайному дробу, між ними не ставлять:

Індекс відділу — 74.261 Каменська Н. П.

Авторський знак— К 18 Виховати людину...

Документи підбирають спочатку у відповідності з галузевими відділами або поличковими індексами, а в межах кожного ділення розставляють чітко в алфавіті авторів та назв у відповідності з авторськими знаками.

Якщо в одному і тому ж відділі трапляються документи авторів із однаковими прізвищами, то при розстановці враховують не тільки авторський знак, а й усі наступні літери, а також другу частину, якщо прізвище подвійне або складне:

Новиков І. О.

Новиков-Прибой О. С.

Новиков Ф. П.

Твори одного автора на полицях розставляють у логічному порядку зменшення повноти видань: повне зібрання творів, зібран­ня творів, вибрані твори, тематичні та жанрові збірники, окремі твори.

Дублетні документи одержують однаковий авторський знак і на полицях знаходяться поруч, так як і дублети кожного з тому багатотомних творів чи багатотомних зібрань творів, якщо всі примірники відносяться до одного і того ж видання. Таким чином, при систематично-алфавітній розстановці книги одного автора зби­раються в одному місці, причому однакові книги різних видань, придбані в різний час, також містяться поруч з попередніми ви­даннями цієї книги, що дає змогу вивчати в комплексі твори того чи іншого автора.

Збе­рігання фонду — комплекс заходів, що забезпечують його охорону, один із основних процесів формування бібліотечного фонду. Бережливе ставлення до фондів бібліотек, турбота про їх збережен­ня — обов'язок всіх державних органів, підприємств, закладів, орга­нізацій, зафіксований в спеціальних інструкціях, державних стан­дартах, інших інструктивно-методичних матеріалах.

Збереження фондів значною мірою залежить від режиму його використання. А це потребує утримання фонду в спеціально при­стосованому та обладнаному приміщенні, забезпечення відповідної температури, вологості повітря в фондосховищах, належного сані­тарно-гігієнічного режиму, додержання правил видачі та прийман­ня документів, своєчасного ремонту та реставрації зіпсованих доку­ментів, виготовлення гарантійних копійтощо.

На збереження бібліотечного фонду впливають різні чин­ники: технологічні та соціальні. До технологічних належать фізико-хімічний, біологічний, санітарно-гігієнічний режим, а також протипожежна охорона в бібліотеці. До соціальних факторів належить виховна робота з читачами щодо бережливого ставлення до фондів, а також відповідальність бібліотечних працівників за його збереження. Всі ці чинники діють на фонд комплексно, але їх можна уникнути або звести до мінімуму шля­хом додержання всіх вимог зберігання та використання фонду.

Фізико-хімічні ушкодження фонду виникають унаслідок нега­тивного впливу на документи світла, пилу, температури та вологості повітря, порушень бібліотечними працівниками санітарно-гігієніч­ного режиму, механічних пошкоджень або природного старіння до­кументів, а також невиконання протипожежних заходів у бібліотеці.

Великої шкоди документам завдають фактори біологічного походження: цвіль, грибки, комахи та гризуни. Захист від них потре­бує систематичної роботи в двох напрямках: попереджувальні про­філактичні заходи та знищення шкідників.

У бібліотеці здійснюють постійний нагляд за станом документів: мікологічний (виявлення документів, уражених грибками), ентомо­логічний (виявлення документів, уражених комахами). Виявлення ушкодження матеріальної основи документів проводять за допомогою вибіркового чи суцільного перегляду документів, огляду приміщення. Уражені документи негайно ізолюють, вилучають із фондосховища, а потім піддають дезинфекції або дезинсекції.

Неодмінною умовою збереження документів є свідоме, дбайливе ставлення до них як до громадської власності з боку читачів та бібліотечних працівників. Соціальні фактори зберігання фондів мають два основних аспекти: робота з читачами з належного став­лення до бібліотечних документів та підвищення відповідальності бібліотечних працівників за їх збереження.

Робота з читачами щодо зберігання фондів ведеться у двох на­прямках: формування у читачів почуття обов'язку і відповідальності за збереження фонду, а також боротьба з порушеннями читачами правил користування бібліотечними документами. Відповідальність читачів за збереження бібліотечного фонду регламентується різно­манітними інструктивними документами про зберігання фонду та правилами користування бібліотекою.

Читайте також:

1. I. Вступна частина
2. II Основна частина
3. II Основна частина
4. II Основна частина
5. II частина.
6. II. Основна частина
7. II. Основна частина
8. II. Основна частина ЗАНЯТТЯ
9. III Заключна частина
10. III Заключна частина
11. III Заключна частина
12. III Заключна частина

Переглядів: 1564