Процес контролю та його етапи

Спеціалісти дійшли висновку, що процес контролю повинен реалізовуватись у певній послідовності через такі етапи:

1. Визначення завдань контролю. Найпоширенішими завданнями контролю є:

- виявлення дотримання трудової дисципліни на робочих місцях;

- виявлення можливих зловживань та крадіжок в організації;

- визначення відповідності оформлення документації вимогам нормативно-правових актів;

- перевірка якості та кількості виготовленої продукції (наданих послуг);

2. Підбір критеріїв та стандартів. Необхідно зазначити, що стандарти та критерії визначаються та розробляються на попередніх етапах технології менеджменту: у процесі контролювання їх підбирають відповідно до встановлених цілей контролю

Критерії – це підстава, мірило для оцінки, визначення або групування чогось (наприклад, критерії вибору матеріалів, сировини, підбору кадрів тощо)

Стандарт– сукупність прийнятих норм і нормативів. У свою чергу, норми – це максимально припустима величина абсолютних витрат сировини, матеріалів, палива, енергії, праці і т.п. для виготовлення одиниці продукції встановленої якості в обумовлений термін (наприклад, розцінка за виготовлення одиниці виробу, норми запасів деталей на складі тощо); нормативи – це показники, що характеризують відносну величину (рівень, ступінь) використання знарядь і предметів праці, їх затрат на одиницю площі, ваги, обсягу (наприклад, рівень капіталовіддачі, фондомісткість, трудомісткість тощо).

3. Оцінювання виконання. Полягає у виявленні фактичних, реальних даних щодо стану, властивостей та характеристик підконтрольних об’єктів. При цьому доцільно використовувати спеціальні контрольні засоби та прилади, ресурси.

4. Зіставлення реальних результатів з прийнятими критеріями та стандартами. Полягає у здійсненні процедури порівняння фактичних даних, що стосуються підконтрольних об’єктів, та встановлених відносно цих об’єктів стандартів та критеріїв. На цьому етапі встановлюють масштаби допустимих відхилень; формують, передають та поширюють інформацію про результати контролювання; оцінюють отриману інформацію.

Методи порівняння показників виконання та стандарти залежать від низки чинників, у тім числі від значення та складності того, що контролюють. Для тривалих періодів і високих стандартів прийнятні порівняння за роками. Інші обставини можуть потребувати частіших порівнянь. Наприклад, підприємство з нестачею готівки може запровадити щоденний моніторинг запасів готівки.

5. Визначення потреби у корективах. На засадах результатів, отриманих на попередньому етапі, визначають потребу в корективах. Корективи здійснюють завдяки функції регулювання і передбачають одну з трьох дій: збереження status quo дію (нічого не робити); скоригувати відхилення; змінити стандарт. Перша дія прийнятна тоді, коли виконання суттєво відповідає стандарту, однак, швидше за все, потрібна буде дія для коригування відхилення від норми.

Виконання на вищому рівні, ніж очікували, також може зумовити проблеми для організацій. Наприклад, коли Chrysler спочатку одночасно випустив Viper і Prowler, попит був таким великим, що наперед складали списки бажаючих купити їх, чимало споживачів пропонували заплатити більше від роздрібної ціни. Компанія не хотіла збільшувати виробництво головно тому, що боялася зниження попиту. Однак водночас, вона не хотіла втрачати клієнтів. Chrysler вирішив просто зменшити рекламу. Це трохи зменшило попит та послабило розчарування покупців.

Зміна затверджених стандартів переважно потрібна, якщо вони зависокі або занизькі. Ця умова очевидна, коли велика кількість працівників постійно набагато перевищує стандарти, або якщо ніхто з працівників не може їх виконати. Можлива і така ситуація, що стандарти, які вважали прийнятними під час затвердження, потребують коригування внаслідок зміни обставин.

5. Заходи підвищення ефективності контролю. Роль контролінгу та аудиту в процесі прийняття управлінських рішень.

Щоб бути ефективним, контроль повинен мати стратегічний характер, тобто відображати спільні пріоритети організації й підтримувати їх.

Кінцева мета контролю полягає не в тому, щоб зібрати інформацію, встановити стандарти й виявити проблеми, а в тому, щоб вирішити завдання, що стоять перед організацією.

Щоб бути ефективним, контроль має відповідати контрольованому виду діяльності й об’єктивно вимірювати й оцінювати те, що дійсно важливо.

Своєчасність контролю заклечається не в надзвичайно високій швидкості чи частоті його проведення, а в часовому інтервалі між проведенням вимірів або оцінок, що адекватно відповідає контрольованому явищу. Система ефективного контролю надає потрібну інформацію певним людям до того, як настане криза.

Контроль повинен бути досить гнучким й швидко пристосовуватися до змін, що відбуваються.

Для підвищення ефективності контролю потрібно:

- встановлювати стандарти, які об’єктивно відображають результати діяльності людей;

- готувати якісну інформацію щодо контрольованих процесів;

- забезпечувати взаємне спілкування між працівниками органів контролю та людьми, діяльність яких контролюється;

- уникати надто пильного (прискіпливого) контролю;

- застосовувати методи розробки стандартів, які забезпечать жорсткий, але справедливий контроль;

- використовувати методи матеріального стимулювання за досягнення критеріїв;

- впроваджувати інформаційно-управлінську систему контролю;

- акцентувати особливу увагу на контролі виробничих процесів, тобто процесів здійснення основних видів діяльності організації.

Організації можуть мати різний підхід до контролю. Дві головні форми структурного контролю – бюрократичний та груповий – є прямо протилежними, як зображено на рис. 7.3. Шість показників з рис. 7.3 відображають позиції, впроваджені двома різними типами структурного контролю. Це означає, що вони мають різний ступінь формальності, мету виконання, організаційну структуру, систему винагород та рівень участі. Мало організацій застосовує лише одну форму контролю, більшість систем контролю мають риси кожної форми.

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Характеристика попереднього, поточного та заключного контролю в організації	\|	Контроль контроль

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.018 сек.