• Гідрологія і Гідрометрія
• Господарське право
• Економіка будівництва
• Економіка природокористування
• Економічна теорія
• Земельне право
• Історія України
• Кримінально виконавче право
• Медична радіологія
• Методи аналізу
• Міжнародне приватне право
• Міжнародний маркетинг
• Основи екології
• Предмет Політологія
• Соціальне страхування
• Технічні засоби організації дорожнього руху
• Товарознавство продовольчих товарів

Інформаційні технології управління проектами.

Microsoft Project став фактично стандартом серед засобів автоматиза­ції індивідуальної роботи менеджерів проектів. Свою популярність він за­служив завдяки вдалому поєднанню простоти використання, дружнього інтерфейсу і найбільш необхідних інструментів управління проектами.

Microsoft Project розрахований, у першу чергу, на користувачів, що не є професіоналами в управлінні проектами. Таким чином, його можна віднести до "непрофесійних систем" управління проектами. З іншого бо­ку, за допомогою Microsoft Project можна управляти проектами зі знач­ною кількістю робіт і ресурсів.

Microsoft Project входить у сімейство Microsoft Office, що підтвер­джується такими його властивостями:

>побудова інтерфейсу і довідкової системи на єдиних з Microsoft Office принципах;

>* можливість збереження даних проектів у базі даних Access;

>- двосторонній обмін даними з Outlook;

Переважна більшість менеджерів, які користуються Microsoft Project, використовують його для планування невеликих задач. За оцінками, по­ловина користувачів планує проекти обсягом до 50 робіт, і лише від 10% до 20% — проекти, в яких більше 100 робіт. Проте сучасні версії Micro­soft Project цілком придатні для використання управління і великих про­ектів. На думку західних експертів, Microsoft Project 2002 здатний роби­ти розрахунок розкладів і управління складними проектами, розмір яких досягає як мінімум 10 000 задач. Він добре підходить для управління проектами, що охоплюють кілька відділів, і в яких ключовою вимогою є автоматична розробка графіків робіт, прогнозування ходу робіт і відстеження їх виконання.

Серед переваг Microsoft Project також можна назвати вдосконалені засоби групової роботи, які дозволяють одному менеджеру одночасно управляти декількома проектами з великою кількістю учасників. На дум­ку Gartner Group, Microsoft Project — кращий вибір для організацій, де використовується матрична схема управління, тобто проектні команди припускають взаємодію співробітників із різних департаментів.

До недоліків системи можна віднести обмежені засоби управління бюджетом і відсутність засобів для управління ризиками проекту.

Для розширення функціональності системи розроблені додаткові мо­дулі, доступні для безкоштовного завантаження через Internet. Крім того, існує web-сервіс Microsoft ProjectCentral.com, призначений для організа­ції спільної роботи над проектами для груп, розподілених територіально. projectCentral.com надає членам робочої групи і всім зацікавленим осо­бам веб-сторінки для роботи з інформацією проекту.

Перед початком роботи над проектом необхідно розбити проект на його задачі, описати їх зв'язки, оцінити трудомісткість задач і описати ресурси, необхідні для реалізації проекту. Це є вихідною інформацією для роботи Microsoft Project, і, як правило, цю роботу виконує менеджер. На основі цієї інформації система автоматично складає докладний кален­дарний план ходу виконання робіт, визначає критичні шляхи, виконує розрахунки бюджетних витрат, надає членам команди необхідну інфор­мацію і відображає її в зручному для аналізу вигляді .

Після того як вихідний план складений, але до того як почати розроб­ку структури проекту, необхідно створити файл проекту, ввести поперед­ні дані, а також додати в проект документи, що стосуються його плану­вання .

Створення нового проекту.Для систематизації календарного плану в Microsoft Project можна використовувати структуру, яку можна задавати по ходу введення задач або проекту після того, як всі задачі вве­дені. Структурування дозволяє організувати задачі у вигляді ієрархії су­марних задач і підзадач.

Сумарні задачі допомагають виділити основні й проміжні етапи про­екту. Вони підсумовують дані підзадач, згрупованих у структурі під від­повідною сумарною задачею. В структурі можна встановити будь-яку кількість рівнів, необхідну для відтворення схеми організації проекту.

Для позначення важливої події, наприклад, завершення великого ета­пу, в календарному плані використовують віхи — задачі з нульовою три­валістю.

Кодування задач.Структуру проекту в Microsoft Project можна зада­ти і відобразити декількома способами. Крім сумарних задач і віх, для цього також використовують коди структурної декомпозиції робіт (СДР), або коди структури.

Структурна декомпозиція робіт (СДР) — це ієрархія задач у проекті, яка позначається послідовностями цифр, літер та їх комбінаціями. Mic­rosoft Project дозволяє представити структурну декомпозицію робіт за допомогою ідентифікаторів задач або за допомогою кодів СДР

Код структурної декомпозиції робіт (СДР) — це літерно-цифровий код, що однозначно визначає місце розташування кожної задачі в загаль­ній структурі проекту. Коди СДР можна використовувати для опису ка­лендарного плану і відстеження витрат.

У Microsoft Project застосовуються коди СДР двох типів. Перший тип кодів — номер у структурі. Він автоматично обчислюється для кож­ної задачі на основі структури переліку задач. Номер в структурі є тіль­ки числовим; його не можна змінити, але він автоматично коригується при переміщенні задачі вгору або вниз за переліком задач або при зміні рівня задачі.

Другий тип кодів СДР — код, який настроюється вручну. Для кожно­го проекту можна визначити один набір настроюваних кодів СДР. Кожен рівень коду СДР є представленням певного рівня структури переліку задач. Але, на відміну від номерів у структурі, рівні коду можуть місти­ти літери, цифри і знаки (комбінації літер і цифр), в залежності від того, як були задані рівні маски коду при створенні коду СДР.

Встановлення залежностей між задачами.Визначивши, з яких за­дач складається проект, необхідно встановити послідовність їх виконан­ня, зв'язавши між собою задачі, які залежать одна від одної.

Для встановлення зв'язків між задачами необхідно визначити залеж­ність між датами їх початку або закінчення. Існують чотири типи залеж­ностей: закінчення-початок, початок-початок, закінчення-закінчення, початок-закінчення (табл. 13.3).

Таблиця 13.3. Типи залежностей між задачами

Оцінка тривалості задачі.При додаванні задач до переліку за­дач потрібно ввести для кожної з них її тривалість і зв'язки. Дати почат­ку і закінчення будуть обчислені в Microsoft Project автоматично. Для до­сягнення максимальної гнучкості при плануванні варто уникати жорстких обмежень дати початку або закінчення задачі.

Перерва в роботі над задачею.Іноді для визначення характеру за­лежності між задачами недостатньо встановлення зв'язку. Щоб показати, що час виконання задач перекривається, задають час випередження зада­чі. Якщо ж потрібно встановити затримку між виконанням задач, встано­влюють час запізнення.

Час випередження — це час перекриття задач, які залежать одна від одної. Наприклад, якщо можна запустити задачу, коли задача-поперед-ник закінчена тільки наполовину, для задачі-послідовника задають за­лежність "закінчення-початок" із часом випередження 50%. Час випе­редження вводиться як від'ємне значення часу запізнення.

Час запізнення — це затримка між задачами, які мають залежність. Наприклад, якщо між закінченням однієї задачі і початком іншої задачі потрібна затримка в два дні, між ними встановлюють залежність "закін­чення-початок" і задають час запізнення у два дні.

Управління ресурсами

Після того як визначені обсяг і задачі проекту, можна створити в представленні "Лист ресурсів" перелік ресурсів (людей, устаткування і матеріалів), які беруть участь у виконанні задач проекту . Та­кож можна скласти попередній перелік ресурсів, який замість конкрет­них назв містить прототипи, щоб попередньо погодити питання кадрово­го і матеріально-технічного забезпечення, якщо це необхідно.

Ресурси в Microsoft Project можуть бути двох типів: трудові і мате­ріальні.

До трудових ресурсів належать люди і устаткування, які виконують задачі, витрачаючи на них свій час або працю. Для призначення нового трудового ресурсу варто вказати, скільки часу або яке максимальне чи­сло одиниць він повинен витратити на виконання проекту: весь свій ро­бочий час (повна зайнятість — 100%), частину робочого часу (часткова зайнятість — наприклад, 50%) або увесь час групи ресурсів (наприклад, 300% для групи з трьох столярів, які беруть участь у проекті).

До матеріальних ресурсів належать сировина і матеріали, використо­вувані при виконанні задач проекту. Для кожного матеріального ресурсу визначається одиниця виміру матеріалу. При призначенні матеріального ресурсу задачі потрібно вказати норми витрат матеріалу для даного призначення.

Призначення ресурсів задачам.Підготувавши всі необхідні дані про ресурси, можна призначати їх задачам . Це необхідно для того, щоб уточнити, хто саме відповідає за виконання задач. Призначен­ня ресурсів також допомагає визначити, скільки часу буде витрачено на роботу над задачею і яких це потребує витрат. Ресурсом може бути кон­кретний співробітник, група людей (наприклад, програмістів), компо­нент устаткування (підйомний кран або комп'ютер) або матеріал, що ви­трачається в процесі виконання задачі.

Вирівнювання завантаження ресурсів. Після складання і коригу­вання плану проекту можна перевірити, наскільки оптимально викори­стовуються ресурси. Для деяких ресурсів може спостерігатися переви­щення доступності або заплановані більші затрати праці, ніж дозволяє вільний час. Інші можуть бути недостатньо завантажені або працювати час від часу з неповним завантаженням.

Вирівнювання завантаження ресурсів — це спосіб розв'язання кон­фліктних ситуацій, пов'язаних із тим, що ресурсам призначається занад­то багато роботи; такий стан називається перевищенням доступності ре­сурсів.

Завантаження ресурсів можна вирівнювати двома способами:

>» затримати задачу доти, доки в призначеного ресурсу не з'явиться час для роботи над нею;

>* перервати задачу так, щоб частина її була виконана в запланова­ний час, а частина, що залишилась, пізніше, коли призначений ре­сурс звільниться.

Вирівнювати завантаження ресурсів можна вручну або автоматично. Якщо Microsoft Project виконує автоматичне вирівнювання завантажен­ня, при виборі задач, які підлягають затримці або перериванню, аналізу­ються такі фактори (рис. 13.7):

>* ідентифікатор задачі;

>* наявний резерв часу;

>- пріоритет задачі;

>- залежності задачі;

>* обмеження задачі;

>- планові дати.

Коли Microsoft Project вирівнює завантаження ресурсів, він залишає без змін призначення ресурсів і дані про задачі. Microsoft Project тільки затримує або перериває задачі. При вирівнюванні завантаження вручну Можна затримати задачу або призначити їй додаткові ресурси.

Якщо необхідно контролювати, в якому порядку для задач буде про­
водитися автоматичне вирівнювання завантаження, задачам потрібно
встановити пріоритети. Пріоритет задається в діапазоні від 0 до 1000
n goo_ найвищій пріоритет). Задачі з пріоритетом 1000 не включають­
ся у вирівнювання, тобто при вирівнюванні вони ні за яких умов не мо­
жуть бути затримані або перервані. Значення пріоритету за замовчанням
дорівнює 500.

Управління витратами

Нарахування витрат.Нарахування витрат проекту у Microsoft Project можна виконати декількома способами

Таблиці норм витрат та їх використання.Таблиця норм витрат — це набір даних про норми і ставки для мате­ріальних і трудових ресурсів, включаючи стандартну ставку, ставку по­наднормових робіт, будь-які витрати на використання, а також дату, коли ставка оплати вступає в дію .

Для кожного ресурсу можна задати і використовувати п'ять різних таблиць норм витрат.

Момент нарахування витрат.При призначенні витрат задачам і ре­сурсам можна вказати, у який момент їх потрібно нарахувати. За замов­чанням витрати розподіляються пропорційно, а нарахування витрат роз­раховується на основі відсотка виконаної роботи і розподіляється впродовж всього виконання задачі.

Можна також нарахувати витрати на початку задачі, якщо загальна сума виплачується на початку, або після закінчення задачі, якщо оплата здійснюється після завершення.

Винятком є витрати на використання, що завжди нараховуються на початку задачі.

Оцінка витрат. Оцінка витрат — це процес розрахунку приблизних витрат на ресурси і задачі, необхідних для виконання проекту. Існує кілька методів оцінки витрат. Вибір конкретного методу залежить від широти охоплення проекту, рівня необхідної точності і виду діяльності організації.

Для методів, у яких використовуються прості розрахунки, такі, як розрахунок витрат на квадратний метр, можна скористатися засобами створення формул Microsoft Project. Для більш складних методів, напри­клад, для параметричних моделей, засобів Microsoft Project, необхідно буде скористатися спеціалізованим або математичним програмним забез­печенням.

Управління ризиками. Задача управління ризиками — виявити елементи проекту, що найбільш підда­ються ризикам, і звести вплив непередбачених ситуацій до мінімуму. В проектах Microsoft Project можна визначити ризики по термінах вико­нання задач, ризики перевищення бюджету і ризики, пов'язані з ре­сурсами.

Читайте також:

1. D і 3D технології креслення в AutoCAD
2. ERP і управління можливостями бізнесу
3. H) інноваційний менеджмент – це сукупність організаційно-економічних методів управління всіма стадіями інноваційного процесу.
4. III. КОНТРОЛЬ і УПРАВЛІННЯ РЕКЛАМУВАННЯМ
5. OLAP-Технології
6. Oracle Управління преміальними
7. PR-ІНСТРУМЕНТАРІЙ І МАНІПУЛЯТИВНІ ТЕХНОЛОГІЇ
8. PR-технології у виборчій кампанії.
9. PR-технології.
10. Web-технології
11. А. Видання прав актів управління
12. АВТОМАТИЗОВАНІ СИСТЕМИ ДИСПЕТЧЕРСЬКОГО УПРАВЛІННЯ

Переглядів: 1416