Етапи та модель процесу контролю

Контроль є невід'ємною частиною процесу управління. Він дозволяє організації бути гнучкою, своєчасно виявляти зміни у середовищі її функціонування і коригувати відповідним чином свої плани чи завдання, попереджуючи появу кризових ситуацій.

Процес контролю - це діяльність об'єднаних у певну структуру суб'єктів контролю (органів контролю, керівників, контролерів, аудиторів, органів державного регулювання,), спрямована на забезпечення досягнення визначених цілей управління.

Суть процесу контролю визначається його змістом і технологією виконання. Зміст контролю вказує нате, що саме повинно контролюватися, на які параметри об'єкта контролю слід звертати увагу; технологія - описує технологію контролю (як саме він здійснюється, хто контролює і в якому порядку це відбувається).

Ці характеристики обумовлюють відповідні етапи процесу контролю:

1. Встановлення стандартів.

2. Вимірювання фактичних результатів виконаної роботи і їх порівняння зі стандартами.

3. Коригування відхилень від встановлених стандартів.

Встановлення стандартів. Стандарти - це конкретні показники результативності, для яких характерні термін виконання роботи і критерій, за яким можна оцінити ступінь її готовності. Критеріями контролю виступають конкретні цілі, що вибираються з планів і стратегій організації. (Так, наприклад, при виведенні вітчизняної породи великої рогатої худоби "волинської м'ясної" враховувалися такі якості як висока енергія росту, масивність, невисока жирність туш, високий вихід чистої ваги, довговічність, гарне використання пасовиськ та різних видів кормів, стійкість проти хвороб, міцність конструкції та спокійну вдачу.)

Стандарт, тобто показник результативності, точно вказує на те, що необхідно отримати, щоб досягти поставлених цілей (наприклад, досягти певного рівня витрат з розрахунку на одиницю продукції, щоб збільшити частку фірми на ринку). Стандарти також дозволяють керівництву порівняти реально зроблену роботу із запланованою, дати відповідь на такі запитання: що залишилося незробленим? що слід зробити, щоб досягти запланованих цілей?

Стандарти можуть стосуватися не лише виробничої чи комерційної діяльності фірми. У сучасному світі надзвичайно важливим вважається дотримання етичних норм (стандартів). Етичні нормативи (норми) описують систему загальних цінностей і правил, яких, на думку керівництва фірми, повинні дотримуватися її працівники, щоб забезпечити фірмі позитивний імідж і тим самим створити передумови для підприємницького успіху. Зокрема, у світовій практиці менеджменту широко розповсюджені етичні нормативи, що забороняють наступні дії:

- надання чи отримання хабара;

- виплата співучаснику незаконно отриманих грошей;

- шахрайство;

- розпалювання конфліктів на ґрунті зіткнення інтересів;

- ухиляння від сплати податків;

- продаж недоброякісної продукції;

- розкриття таємниць компанії;

- незаконне використання інформації, отриманої у довірливій розмові та ін.

Звичайно, такі нормативи можуть варіюватися в залежності від країни, де працює фірма, її бажання дотримуватися встановлених норм етики поведінки, засобів примусового виконання законів і дотримання етичних норм.

Фірми, що дорожать своєю репутацією, для яких позитивна громадська думка стоїть вище бажання максимізувати прибуток будь-якими засобами, розробляють і доводять до своїх працівників етичні норми, що є звичними не тільки для власної країни, але і для всього світу. Врахування етичних норм у таких організаціях здійснюється ще при розробці стратегії і забезпечується контролем етичної поведінки/

Вимірювання фактичних результатів виконаної роботи і порівняння досягнутих результатів зі встановленими стандартами. На цьому етапі слід визначити, наскільки досягнуті результати відповідають очікуваним, а також наскільки допустимі або відносно безпечні виявлені відхилення від стандартів. На цій стадії контролю дається оцінка, яка служить основою для прийняття рішення про наступні дії. Даний етап контролю передбачає:

- визначення масштабу відхилень;

- вимірювання результатів;

- передачу інформації;

- оцінку інформації про результати.

Масштаб відхилень має забезпечувати своєчасну фіксацію такого відхилення від заданої траєкторії, яке, якщо його не ліквідувати, зашкодить менеджеру досягти наміченого. При цьому слід враховувати, що надто великий масштаб збільшує ризик несвоєчасного виявлення відхилень, а надто малий спричиняє реагування системи контролю на незначні відхилення і вимагає зайвих коштів на перевірку їх впливу на стан контрольованого об'єкта. Тому краще, якщо система контролю спрацьовує лише тоді, коли мають місце істотні для об'єкта контролю відхилення від стандартів.

Вимірювання результатів це найскладніший елемент контролю. Він дозволяє визначити, наскільки вдалося досягти стандартів. Система вимірювання має відповідати тому виду діяльності, який контролюється. Розрізняють фізичний та динамічний виміри. Фізичний вимір відображає розмір, форму, зовнішній вигляд об'єкта контролю. Основні одиниці фізичного виміру - штуки, тонни, кілометри, гривні тощо. Динамічний вимір характеризує рівень використання тих чи інших ресурсів за відповідною якістю чи властивістю (наприклад, фондовіддача, матеріаломісткість, продуктивність). При вимірюванні важливо, щоб швидкість, повторюваність і точність контролю узгоджувалися з діяльністю, що підлягає контролю. Недотримання цієї вимоги призводить до зайвих витрат.

Передача інформації має здійснюватися точно і відбуватися в той момент, коли це потрібно для прийняття рішення. Для цього слід визначити: кому саме слід передавати інформацію? Який вигляд вона мусить мати (форма звітності)? З якою регулярністю і як швидко вона має надходити? Як забезпечити її повноту і достовірність? У багатьох випадках ці питання вирішуються при застосуванні комп'ютерних інформаційних технологій.

Оцінка інформації. Необхідно визначити, чи та інформація отримана, яка потрібна для прийняття рішень і чи достовірна вона. Ці питання знаходяться у компетенції особи, що приймає рішення. і дуже часто саме ця ланка у процесі контролю є слабкою, що спричиняє прийняття неефективного рішення про коригування дій.

Прийняття рішень про коригування дій. Менеджер може обрати три лінії поведінки:

а) не втручатись у перебіг процесу (коли фактичні результати відповідають встановленим стандартам);

б) коригувати дії, відшукуючи причини, через які стандарти не досягнуті. Тут можуть бути два види коригуючого впливу - ліквідація причин відхилення, якщо вони можуть бути усунуті силами фірми або ж пошуки кращих способів пристосування до нових зовнішніх умов (наприклад, падіння обсягу продажу продукції може свідчити про закінчення життєвого циклу продукту і його необхідно знімати з виробництва або ж про те, що тактика збуту, розроблена відділом маркетингу, є неефективною і її необхідно змінити, враховуючи нові тенденції ринку);

в) переглянути стандарти (цілі), якщо вони нереальні. Такі випадки найчастіше трапляються, коли керівник ідеалізує ділові та професійні якості своїх підлеглих, занадто оптимістично оцінює ситуацію, або коли зміна зовнішнього середовища відбулась несподівано і у небажаному для організації напрямку (наприклад, відмінено пільги, якими користувалась фірма і які давали їй значні конкурентні переваги). Досить часто зміна стандартів пов'язана із зміною вимог споживачів до продукту, що випускає фірма.

У практиці управління використовуються певні технології контролю, які включають:

- вибір концепції контролю (система або одиничні перевірки, контролюючий орган, мета контролю, об'єкт контролю);

- встановлення меж контролю (етичних, правових, виробничих тощо);

- визначення параметрів (стандартів) контролю;

- вибір методів контролю;

- встановлення обсягу (суцільний, епізодичний, вибірковий) і сфери контролю (фінансовий, якості продукції, продуктивності праці).

Здійснюючи функцію контролю, можна отримати відповіді на такі запитання: що нам вдалося? що наступного разу слід робити по-іншому? в чому причина відхилень від наміченого і що слід зробити, щоб їх уникнути у майбутньому? як вплинув контроль на прийняття рішень? як впливає контроль на підлеглих - позитивно чи негативно? які висновки треба зробити при формулюванні нових цілей? Але для цього необхідно забезпечити системність і ефективність контролю.

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Сфери і види управлінського контролю	\|	Фінансовий контроль та його інструменти

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.007 сек.