Аудитор зобов’язаний внести документацію зі справ, які стосуються прийняття рішень за результати проведення аудиту, а також надання аудиторських послуг.
Обов’язкове документування робот з аудиту, або наданої послуги визначено МСА –203 “Документація”.
В робочі документи вноситься інформація, яка на думку аудитора, є важливою і яка повинна підтвердити висновки та пропозиції в Аудиторському висновку.
Робоча документація може бути оформлена у вигляді стандартних форм і таблиць на папері, або зафінансована на електронних носіях інформації.
Під час планування та проведення аудиту робоча документація допомагає краще здійснювати аудиторську перевірку та контроль над процесом її проведення, в ній реєструються результати аудиторських експертиз, виконаних для підтвердження прийняття аудитором рішень.
Суть робочих документів, їх зміст, форма, володіння та порядок зберігання викладені в МСА - 230 “Документація ”.
При вивченні цього питання треба акцентувати увагу на те, що обсяг, види, склад та зміст робочих документів визначаються аудитором самостійно в кожному конкретному випадку. Проте, можна сформулювати ряд вимог та рекомендацій щодо повноти (обсягу) інформації у робочих документах аудитора та їх оформлення. До таких вимог віднести так:
- чіткість, зрозумілість, акуратність документів,
- повнота, детальність інформації,
- фіксація попередньої і послідуючої інформації щодо аудиту який здійснюється,
- обов’язкова фіксація джерела отримання інформації,
- обов’язкова адресність інформації, підтвердженість фактами,
- обов’язкове використання професійної термінології,
- дотримання вимог стосовно відображення обов’язкових реквізитів.
До таких обов’язкових реквізитів і складових робочих документів аудитора можна віднести такі:
- назва підприємства клієнта;
- порядковий номер документа в аудиторському досьє;
- період аудиту;
- строк завершення аудиту;
- назва аудиторської фірми та її реєстраційний номер, прізвище аудитора, який склав документ;
- посадова особа (менеджер, директор АФ), яка перевірила документ;
- назва. Мета і дата складання документа, короткий його зміст;
- посилання на інші документи (за необхідності);
- підписи аудиторів, які склали документ;
- інші спеціальні реквізити (на розсуд аудитора).
Таким чином, формується поступово уява про призначання робочих документів аудитора (рис. 3.3.).