Колезьке (колегіальне) діловодство. Робота з документами в колегіях. Діяльність малоросійської колегії

До 18 століття діловодство велося в установах відповідно до канцелярських традицій та не регулювалося законодавством.

Застарілу систему наказів у 1717-1718 роках змінили 12 колегій, кожна з яких відала певною галуззю чи сферою управління і підпорядковувалася Сенату. Пізніше з′явилася 13 колегія - Синод, що відав церковними справами. Остаточна структура колегій була визначена у 1720 році „Генеральним регламентом” державних колегій, що закладав засади діловодства в державних установах.

Історія складання „Генерального регламенту” наступна. У 1715 році Петро І направив своїх представників до Швеції, Данії, Німеччини для вивчення системи управління та подальшої доповіді про можливість її застосування в Росії. Після вивчення було прийняте рішення взяти за зразок шведські колегії і, враховуючи особливості російського державного устрою, поступово вводити їх у державі. Перший варіант „Генерального регламенту” був складений Генріхом Фіком. Згодом, цей документ мав 12 редакцій.

У „Генеральному регламенті” докладно розкрито функції кожного підрозділу колегії, окреслені права, обов′язки, межі компетенції і навіть режим роботи державних службовців, таких як реєстратори, архіваріуси, копіювальники, писці. Спеціальний розділ визначав структуру й функції канцелярії та секретаря. Регламент містив опис усіх діловодних процесів від моменту отримання або створення документів, до його відправки адресату та передачі на зберігання. Одним із ключових моментів регламенту є те, що він визначив норми документування управлінської діяльності, впорядкував використання найменувань нових видів документів, визначив склад та зміст внутрішніх документів. Цей документ став першою інструкцією по діловодству, в ньому знайшли відображення усі питання, пов’язані з роботою з документами: організація документообігу, порядок розгляду документів, створення інформаційно-довідкової системи, зберігання документів.

Генеральний регламент, узагальнивши попередній досвід, створив єдині правила роботи центральних та підлеглих установ. В регламенті можна визначити елементи майбутніх текстів статутів, положення про структурні підрозділи, посадові інструкції, правила внутрішнього трудового розпорядку, інструкції по діловодству. Крім того, в ньому є етичний кодекс державного службовця. Ним встановлено правила систематизації документів та організації їх архівного зберігання. Таким чином, Генеральний регламент став прообразом документів, які становлять організаційно-методичну базу сучасних установ.

Найбільш важливі документи складалися секретарем, інші – за вказівкою секретаря канцеляристами. Частина документів складалася за „генеральним формуляром”, тобто за обов′язковими формами. Кожну колегію очолював президент, а до її складу входили: віце-президент (заступник), радники, асесори (рядові члени) та службовці. Система органів влади та управління Російської імперії зображена на рис. 3.

Найважливіші справи розглядалися на засіданнях колегії.

У 1722 році „Табель о рангах” поклав початок системі чинів, звань та титулів державних службовців, які обов′язково застосовувалися у справочинстві до революції 1917 року. Саме у цей період було засновано сучасну практику офіційного адресування.

Листування між установами стало ритуалом, який треба було добре знати чиновнику, щоб мати змогу зайняти відповідну посаду.

Для відносин між вищою владою і місцевою встановлювалися відповідні види документів залежно від місця установи на ієрархічній драбині. Тобто, була визначена ієрархія не лише установ, але й і документів. Вищі установи давали вказівки; підпорядковані – писали „доноси” про їх виконання. Весь процес проходження як вхідних, так і вихідних документів реєструвався у журналах, книгах або реєстрах. На вхідних документах у верхньому правому кутку позначали дату надходження та номер за реєстром. Зареєстровані документи розглядалися призначеними виконавцями і заносилися до настільного реєстру.

Для полегшення пошуку документів до реєстрів складали алфавіти установ та осіб, які мали до них якесь відношення. Про свою роботу установи складали звіти, а про кількість і склад прослуханих справ – термінові зведення. Таким чином, були вироблені засади організації обліку, проходження та зберігання документів. Тоді ж з′явилася назва „архів”.

Законодавчі та розпорядчі акти державної влади оформляли указами, регламентами, інструкціями, протоколами. Виникло безліч форм листування: листи, реляції, доноси, повідомлення, вимоги тощо. Для деяких документів, таких як дипломи, патенти, були створені генеральні формуляри – зразки, за якими вони мали оформлюватися. Позитивно розвинувши в цілому діловодну службу, колезьке діловодство залишило без змін його бюрократичну суть.

Як зазначалося вище, у 1722 році була утворена Маросійська Колегія у Глухові, яка контролювала діяльність українського гетьмана, старшини, відала фінансами та справочинством.

Рис. 3. Система органів влади та управління Російської імперії

2.6. Виконавче діловодство. Проходження документів в міністерствах. Уніфікація документів

У 1810-1812 роках відбулися чергові реформи центрального державного апарату. У 1810 році було затверджено вищий державний законодавчий орган – Державну Раду, а у 1811 – створені центральні органи державного правління – міністерства з багатоступеневою структурою. Міністерства складалися з департаментів, котрі поділялися на відділи, а відділи – на столи. Структура міністерств мала наступний вигляд (рис. 4).

Рис. 4. Структура міністерств

Проходження документів в міністерствах

Керівники структурних підрозділів мали право одержувати та підписувати відповідні документи. Зверху вниз надходили документи: від царя – маніфести, височайші укази, повеління та рескрипти, від сенату та інших центральних органів – вказівки, приписи та розпорядження, міністри та керівники підрозділів надсилали циркуляри, запити та накази. Місцеві губернські влади розсилали вказівки. А у вищі установи надходили прохання, доклади, скарги. Всі ці державні і місцеві управлінські структури та правила їх роботи поширювалися на українські землі, що входили до складу Російської імперії.

Упровадження міністерств завершило процес чіткого розмежування державного апарату. Це спричинило швидке створення прошарку бюрократів-чиновників, які цілком залежали від милості царя. Апарат зростав кількісно і забезпечував розширення своїх повноважень та моральних і матеріальних привілеїв. У 1812 році було затверджено вісім міністерств. Надалі їх кількість збільшилась.

Постанова „Загальна установа міністерств” передбачила єдність форми складання документів за визначеними зразками. Ділові папери складного змісту мали три частини: вступ з викладом змісту справи, обґрунтування з посиланнями на чинне законодавство чи нормативні акти, заключення з клопотаннями або проханнями.

Порядок проходження документів інстанціями суворо регламентувався законом, який вимагав, щоб рух паперів якомога менше відхилявся від шляху, встановленого у департаменті. У кожній інстанції вхідні та вихідні документи реєстрували у журналах, які складалися з трьох частин: для реєстрації документів верховної влади, для поточних „звичайних паперів” і для таємних надходжень. Справи, які вирішували департаменти, поділялися на три категорії: термінові, або надзвичайні; невідкладні, вирішення яких було пов′язане з прийняттям важливих рішень; звичайні чи поточні. Із середини 19 століття в державних установах з′являються посади особистих секретарів перших керівників.

Уніфікація документів

Саме під час виконавчого діловодства виникла практика створення різноманітних „письмовників”, що надалі стало традицією та що ми зараз називаємо уніфікацією. Вони містили зразки всіх видів документів (розпорядження, рішення, реляції, вказівки, накази, ділові листи тощо).

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
А г р а м о т у п и с а в д я к С е м е н Д и ч к а”.	\|	Організація діловодства в установі

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.015 сек.