Ділові листи англійською мовою обов'язково повинні містити вступне звернення і заключну формулу ввічливості. Вступне звернення пишеться на лівій стороні листа під внутрішньою адресою на окремому рядку, а завершальна формула ввічливості – на правій стороні, в кінці основного тексту, також на окремому рядку.
Поширені формули вступного звернення:
Dear Sirs, Шановні панове (строго офіційно)
Dear Sir, Шановний пане (строго офіційно)
Dear Mr. Black, Шановний пане Блек (менш офіційно)
Dear Miss White, Шановна міс Уайт (менше офіційно)
Коли відправник листа бажає, щоб лист було прочитано певною особою в організації одержувача, то перед вступним зверненням або під ним ставиться наступний напис: Attention: Mr. T. Black / Attention of Mr. Black
Поширені заключні формули:
Yours faithfully
Faithfully yours
З повагою (строго офіційно)
Yours truly
Yours sincerely
Yours
Щиро Ваш (менш офіційно)
Підпис
Підпис у ділових листах англійською мовою знаходиться на правій стороні бланка під заключною формою. На першій сходинці під заключною формулою ставиться назва організації, надрукована на комп'ютері. Під назвою, на тому ж рядку слід надруковати назву посади особи, що підписала лист.
Вказівка на додаток в ділових листах англійською мовою
Ділові листи англійською мовою можуть містити додатки. Якщо до листа додано які-небудь матеріали, то в лівому куті листа нижче підпису пишеться слово Enclosure «додаток». Якщо лист містить два і більше додатків, то вказується їх кількість.