Студопедия
Новини освіти і науки:
МАРК РЕГНЕРУС ДОСЛІДЖЕННЯ: Наскільки відрізняються діти, які виросли в одностатевих союзах


РЕЗОЛЮЦІЯ: Громадського обговорення навчальної програми статевого виховання


ЧОМУ ФОНД ОЛЕНИ ПІНЧУК І МОЗ УКРАЇНИ ПРОПАГУЮТЬ "СЕКСУАЛЬНІ УРОКИ"


ЕКЗИСТЕНЦІЙНО-ПСИХОЛОГІЧНІ ОСНОВИ ПОРУШЕННЯ СТАТЕВОЇ ІДЕНТИЧНОСТІ ПІДЛІТКІВ


Батьківський, громадянський рух в Україні закликає МОН зупинити тотальну сексуалізацію дітей і підлітків


Відкрите звернення Міністру освіти й науки України - Гриневич Лілії Михайлівні


Представництво українського жіноцтва в ООН: низький рівень культури спілкування в соціальних мережах


Гендерна антидискримінаційна експертиза може зробити нас моральними рабами


ЛІВИЙ МАРКСИЗМ У НОВИХ ПІДРУЧНИКАХ ДЛЯ ШКОЛЯРІВ


ВІДКРИТА ЗАЯВА на підтримку позиції Ганни Турчинової та права кожної людини на свободу думки, світогляду та вираження поглядів



Визначення мети листа

Функціональне призначення ділових листів як елемента діло­вої комунікації, полягає в досягненні згоди між двома та більшою кількістю партнерів (організаціями, установами, фірмами, окре­мими особами тощо).

Офіційно-ділова сфера спілкування, функціональне призна­чення ділового листування визначають його особливості. Насам­перед, це офіційність, зумовлена, по-перше, ситуаціями спілку­вання і, по-друге, характером відносин між партнерами.

Письмовій діловій мові притаманне використання ситуаційних кліше, стереотипних висловів, фраз. Уніфікація ділового листу­вання зумовлена вимогами економії мови і необхідністю полег­шити процес обробки листів. «Марнотратство в словах означає марнотратство в доларах» — люблять наголошувати американці.

У канцелярії Білого дому підрахували, що через недбале скла­дення ділових листів американські компанії щотижня втрачають кілька мільйонів доларів.

Цікаво, що Ф. Рузвельт не приймав до читання офіційні папе­ри, якщо розмір тексту перевищував половину сторінки, і вима­гав «укласти» суть будь-якої проблеми, якою б вона не була важ­кою, в зазначені рамки.

А. Ейнштейн у своєму зверненні щодо проекту створення атомної бомби зміг викласти прохання двома фразами: «Наполе­он відкинув звернення Фултока оснастити судна паровим двигу­ном і був розгромлений на морі. З Америкою скоїться те ж саме, якщо Ви знехтуєте винаходами сучасної науки» [126].

За сучасних умов комп'ютеризації діяльності підприємств, фірм та корпорацій в Україні цей факт умисної еволюції амери­канського ділового листування є переконливим доказом уніфіка­ції та стандартизації письмового спілкування.

Отже, перед тим, як взяти ручку чи увімкнути персональний комп'ютер, варто усвідомити:

♦ який це буде лист (супровідний, лист-прохання, лист-пові-домлення, лист-нагадування та ін.);

♦ чи передбачається відповідь;

♦ чи зрозуміє адресат зміст листа однозначно;

♦ чи є впевненість у тому, що лист надійде вчасно (якщо ні, краще скористатися телефоном або модемним зв'язком).

Автор листа мусить чітко знати, про що писати, які наводити аргументи, якої мети прагнути. При цьому він повинен бути впевненим, що саме лист є найефективнішим засобом вирішен­ня питання.

Відомий американський менеджер Лі Якока у книжці «Ка­р'єра менеджера» зазначав, що підготовка ділового листа — це найкращий засіб пізнання таємниць менеджменту.

Чіткий порядок письмового викладення будь-якої ідеї тим са­мим є першим кроком до її втілення в життя. В розмові можна викладати різні недооформлені ідеї. Якщо ж думка викладається на папері, відбувається дещо таке, що спонукає заглибитися в конкретні деталі. При цьому набагато важче ввести в оману са­мого себе, ніж когось іншого.

Письмове мовлення має свої вади і переваги:

Людині, безумовно, значно легше викладати свої думки усно, ніж письмово. Але дійсність вимагає, щоб усі вміли писати. Мета написання відома:

♦ привернути увагу до певної ситуації чи проблеми;

♦ дати змогу легко зрозуміти написане;

♦ спонукати діяти так, а не інакше.

Це явна мета. Але є також мета, яку не бачить навіть той, хто пише лист. Ця мета — краще усвідомити проблему, скласти струнке логічне уявлення про свій задум.

Складання плану листа

Незалежно, якою мовою готується лист, після того, як визна­чена мета листа, складається його план. Ретельно відбираються всі факти, які необхідно вказати. Текст листа будується з трьох основних частин:

♦ вступ (посилання на попередній лист, стисла констатація факту і т. ін.);

♦ основний зміст (прохання, вказівка, додаткове повідомлення та ін.);

♦ заключна частина (подяка, прохання написати у разі, якщо щось залишиться незрозумілим тощо.).

Вступну частину будують залежно від мети написання листа. Наприклад:

❖ Якщо складається лист-відповідь, то у вступі висловлюють подяку за запрошення, повідомлення про те, що адресат є відомим у своїй галузі знань, тощо. Наприклад: Ми дякує­мо Вам за брошуру з інформацією про Ваші послуги... (We thank you for the brossure with information about your services in it...).

❖ Якщо лист має лише інформаційний характер, то у вступі викладають історію створення організації, її розвитку та становлення, суть діяльності в цей час, наводять статистич­ні дані тощо. Наприклад: Ми повідомляємо, що наша компа­нія співробітничає з... (We wish to inform you that our company cooperates with...).

❖ Якщо необхідно пояснити питання, поставлені партнером, то, крім відповідей, висловлюється думка про можливість дальшого співробітництва або про відсутність цієї можли­вості, викладаються пропозиції. Наприклад: У зв'язку з Ва­шим запитом ми повідомляємо, що могли б надіслати групу спеціалістів... (In connection with your enquiry we are informing you that we could send a group of specialists...).

❖ Якщо лисі має характер реагування на невиконання взятих обов'язків, недотримання строків поставки або інші дії, що зачіпають інтереси адресата, оцінка того, що трапилось, та повідомлення про розрив відносин не повинні мати різкого характеру. Наприклад: Ми з подивом довідались, що ви не під­писали наші документи... (We are puzzled to learn that you ha­ven 't signed our documents...).

Велике значення має виклад основного матеріалу листа. Вся інформація повинна подаватися стисло, логічно, ясно. Але й над­мірне захоплення лаконічністю не виправдане, оскільки веде до додаткових запитань, пояснень та уточнень, що вимагає продов­ження листування та відтягує практичне вирішення питань.

❖ Якщо в листі наводять інструкції або рекомендації, краще визначати час їх виконання. Вислови на кшталт типу у близькому майбутньому (in the nearest future) небажані.

У ході написання основної частини листа необхідно:

❖ проаналізувати всі аргументи, відмовитися, якщо це можли­во, від другорядного;

❖ згрупувати всі факти за обраним напрямом, підібрати заго­ловки до кожного розділу;

♦ написати кожний заголовок на окремому аркуші паперу, скласти до нього невеликі запитання;

♦ обміркувати черговість викладення, послуговуватися прин­ципом «від невідомого до відомого»;

♦ не зупинятися на банальних речах: «стислість — сестра та­ланту»;

♦ використовувати графіки, схеми, таблиці тощо;

♦ не нехтувати працею над чернетками, текст має бути зруч­ним для читання.

Заключна частина листа також має свої варіанти. Тут традицій­но викладаються надії на розвиток відносин і на те, що подана в листі інформація буде взаємно корисною. Наприклад: Сподіває­мось, що будемо підтримувати співробітництво, та запевняємо Вас... (We would like to maintain cooperation and assure you...).

♦ Якщо лист адресований особі, з якою ще не був установле­ний діловий контакт, у заключній частині адресант може написати, що сподівається на швидке отримання відповіді та виконання замовлення. Наприклад: Будемо вдячні за тер­мінове виконання нашого замовлення (Your prompt execution of our order would be appreciated).

♦ У разі майбутнього розриву ділових контактів з партнером заключна частина листа може бути зведена до фрази: Одно­часно свідчимо про нашу відкритість до ділового співробітниц­тва в майбутньому (We simultaneously testify to our openess for business like cooperation in future.).

Таким чином, за негативного змісту листа партнеру дається змога у разі зміни його позиції повернутися до ділового співро­бітництва. Така відповідь буде більше ознакою ввічливості, ніж надією на співробітництво надалі, отже, етикету буде дотримано.

♦ За потреби у заключній частині листа повідомляються пріз­вище, посада, адреса та номер телефону особи, яка має змо­гу допомогти у вирішенні питань. Таке повідомлення ро­биться максимально доброзичливим тоном. Наприклад: У разі необхідності не соромтеся зв'язуватися з нашим пред­ставником О. Шамраєм і з'ясовувати всі питання, які виника­тимуть (If necessary do not hesitate to contact with our represen­tative (O. Sham ray) and clear up all questions that arise with him.).


Читайте також:

  1. CMM. Визначення моделі зрілості.
  2. I визначення впливу окремих факторів
  3. II. Визначення мети запровадження конкретної ВЕЗ з ураху­ванням її виду.
  4. II. Мотивація навчальної діяльності. Визначення теми і мети уроку
  5. Iз листа Богдана Хмельницького до шведського короля Карла Густава (16 листопада 1656 р.)
  6. Ocнoвнi визначення здоров'я
  7. S Визначення оптимального темпу роботи з урахуванням динаміки наростання втоми.
  8. А. Визначення розмірів і площі зони хімічного зараження.
  9. Алгебраїчний спосіб визначення точки беззбитковості
  10. Алгоритм визначення проекцій точок на поверхнях обертання
  11. Алгоритм побудови калібрувального графіка для визначення загального білка сироватки крові
  12. Алгоритм побудови калібрувального графіка для визначення загального білка сироватки крові




Переглядів: 1113

<== попередня сторінка | наступна сторінка ==>
Взагалі ділова кореспонденція поділяється на такі види листів: ділові, особисті, рекомендаційні, рекламні. | Стиль ділового листа

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

  

© studopedia.com.ua При використанні або копіюванні матеріалів пряме посилання на сайт обов'язкове.


Генерація сторінки за: 0.007 сек.