Побудова організацій

Суттєве значення у підвищенні ефективності виробництва мають структури упорядкування підприємства. Організаційна структура – це спосіб упорядкування елементів і функцій системи управління (А.Омаров).

Організаційна структура управління складається із самостійних структурних підрозділів.

Організаційну структуру, побудовану за принципами поділу робочих операцій і функцій, ще на початку минулого сторіччя розробили А.Файоль і Ф.Тейлор.

Організаційна структура – це формальні правила для розподілу праці й посадових обов'язків серед працівників, визначення норми управління і ліній підпорядкованості, а також координації всіх функцій, щоб організація могла діяти як єдине ціле.

Організаційна структура важлива тому, що дозволяє всім співробітникам усвідомити своє місце в організації, завдяки чому вони можуть працювати разом для досягнення цілей організації та одержувати задоволення від свого внеску в її діяльність. Крім того, структура – це єдиний засіб перейти від стратегічних планів до дії. Без структури неможлива координація дій співробітників, і навіть найкращі плани ніколи не можуть бути виконані. Раціональна організаційна структура може дати помітну перевагу в конкурентній боротьбі.

Звичайно, та сама структура не може однаково підходити для всіх типів організацій, але кожна з них володіє тією або іншою організаційною структурою, пристосованою до досягнення її цілей. Для багатьох організацій характерна досить жорстка організаційна структура з високим ступенем централізації. Існують також організації з менш жорсткою структурою, які мають значно менше рівнів управління. Якщо для такого підприємства, як ВАТ «Криворіжсталь» характерна жорстка ієрархічна структура (генеральний директор, начальники цехів і підрозділів, керівники служб та начальники змін), то для навчального закладу притаманна більш м'яка структура (міністерство освіти і науки, ректор, декан, завідувач кафедри, викладач).

Формальна організаційна структура. Термін «формальний» означає, що організаційна структура спеціально розробляється менеджерами для досягнення стратегічних цілей. Таким чином, формальна організаційна структура – це офіційний план виконання завдань, що забезпечують досягнення цілей.

У формальній організації люди звичайно збираються кожен день, іноді протягом багатьох років. Люди, які в інших умовах навряд чи зустрічалися б, часто вимушені проводити більше часу в товаристві своїх колег, ніж у своїй родині. Більше того, характер завдань, які вони вирішують, у багатьох випадках змушує їх часто звертатися один до одного та взаємодіяти між собою. Природним розвитком цієї інтенсивної соціальної взаємодії є спонтанне виникнення неформальних організацій. У неформальних організаціях багато формальних організацій, створених за раніше розробленим планом, а неформальна – в результаті соціальної взаємодії.

Люди, зазвичай, знають, чому вони вступають у формальні організації. Як правило, вони або ж хочуть здійснити цілі організації, або їм потрібна винагорода у вигляді доходу, або ними керуються міркування престижу, пов'язаними з причетністю до цієї організації.

Організація – це дві або більше осіб, які взаємодіють одна з одною таким чином, що кожна особа впливає на іншу або інших і в той же час знаходиться під впливом іншої чи інших осіб. Виходячи з визначення, можна вважати, що організація будь-якого розміру складається з груп. Керівництво створює групи за своєю волею, коли робить розподіл праці по горизонталі (на підрозділи) і вертикалі (на рівні управління). Ці групи, створенні за волею керівництва для організації виробничого процесу, називають формальними групами. Як тільки створена формальна організація, вона стає соціальним середовищем, де люди взаємодіють за наказами керівництва. Люди спілкуються за чашкою кави, під час зборів, за обідом і після роботи. З соціальних взаємовідносин народжуються безліч неформальних груп, які разом представляють неформальну організацію.

Неформальна організація – це спонтанно створена група людей, які вступають у регулярну взаємодію для досягнення визначеної цілі. Неформальні організації є потужною силою, яка при певних умовах може фактично стати домінуючою в організації та зруйнувати всі зусилля керівництва. Люди мають причини для вступу в групи і неформальні організації, але вони часто не усвідомлюють їх. Як показав Хоторнський експеримент, причетність до неформальних груп може дати людям психологічні переваги не менш важливі для них, ніж отримана зарплата. Найважливіші причини вступу до неформальної групи – це почуття причетності, взаємодопомога, спілкування, симпатії.

Неформальна організаційна структура породжується основним принципом людської психіки: неформальні організації утворюються і розвиваються тоді, коли люди взаємодіють між собою. Взаємодія породжує почуття, а з почуття народжується консенсус. Причини, що спонукають людей вступати в неформальні відносини, можна згрупувати так:

Причетність. Найпершою причиною для вступу до неформальної групи є задоволення потреб у почутті причетності – однієї з найсильніших наших емоційних потреб. Ще до Хоторнського експерименту Е.Мейо визначив, що люди, чия робота не дає можливості встановлювати та підтримувати соціальні контакти, схильні бути незадоволеними.

Інші дослідження показали, що можливість належати до групи і підтримка з її боку тісно пов'язані з задоволеністю співробітника. І все ж, незважаючи на те, що потреба у причетності всюди визнається, більшість формальних організацій позбавляють людей можливості соціальних контактів. Тому робітники часто змушені звертатися до неформальних організацій, щоб отримати ці контакти.

Допомога. В ідеальному варіанті підлеглі повинні звертатися до свого безпосереднього керівника за порадою або для обговорення своїх проблем. Правильно це чи неправильно, але багато людей вважають, що їхній керівник погано про них подумає, якщо вони будуть питати його, як їм виконати роботу. Інші бояться критики. Крім того, у кожній організації є багато неписаних правил, які належать до незначних процедурних питань. Наприклад: якої тривалості повинна бути перерва на каву, яке ставлення начальника до балачок, як слід одягатися, а також – наскільки всі ці правила обов'язкові. Зрозуміло, що робітник ще поміркує, чи слід йому звертатися за допомогою до керівництва за всіма цими питаннями.

У цих та інших ситуаціях люди часто віддають перевагу звертанню за допомогою до своїх колег. Наприклад, новий робітник, зайнятий у виробництві, скоріше попросить іншого робітника пояснити йому ту чи іншу операцію. Це приводить до того, що нові робітники також хочуть брати участь у вже сформованій соціальній групі, де є досвідчені робітники. В результаті надання допомоги, той, хто надає допомогу, отримує престиж і повагу, а той, хто отримує – необхідне керівництво до дії. Таким чином, потреба у допомозі приведе до створення неформальної організації.

Захист. Люди завжди розуміли, що сила – у єдності. Однією з перших причин, які спонукали доісторичних людей об'єднуватись у племена, був захист від ворожих нападів, їх зовнішнього оточення. Визнана потреба у захисті залишається важливою причиною вступу людини в ті чи інші групи.

Найперші профспілки зародилися саме у соціальних групах, які збиралися в пивних та обговорювали свої претензії до начальства. І сьогодні члени неформальних організацій захищають одне одного від правил, які спричинять їм шкоду. Вони, наприклад, пробивають один за одного хронометричні картки, щоб сховати допущені помилки. Або можуть об'єднувати зусилля, щоб протестувати проти шкідливих умов роботи.

Іноді керівники також створюють неформальні організації для захисту колег. Їх метою, звичайно, є захист своєї зони від вторгнення інших підрозділів організації.

Спілкування. Люди хочуть знати, що відбувається навколо них, особливо, якщо це торкається їх роботи. І все ж, у багатьох формальних організаціях система внутрішніх контактів є слабкою, а іноді керівництво спеціально приховує від своїх підлеглих якусь інформацію. Тому однією з важливих причин причетності до неформальної організації є доступ до неформального каналу надходження інформації – пліток.

Симпатія. Люди часто приєднуються до неформальних груп просто для того, щоб бути ближче до тих, кому вони симпатизують. Наприклад, інженери відділу часто працюють у великих кімнатах, де немає перегородок між столами. Ці люди мають багато спільного і відчувають симпатію одне до одного – частково від того, що виконують аналогічну роботу. Так, вони можуть ходити разом обідати, обговорювати свої робочі або особисті справи під час перерв на каву, або звертатися до керівництва з проханням про підвищення зарплати чи проханням про покращення умов праці. Процес розвитку неформальних організацій і причини, через які люди до них вступають, сприяють утворенню в цих організаціях відмінностей, які роблять їх одностайними і схожими та відмінними від формальних організацій. Тут ми розглянемо основні характеристики неформальних організацій, котрі мають пряме відношення до управління, тому що мають сильний вплив на ефективність формальної організації.

Соціальний контроль. Як виявили вчені при проведені Хоторнського експерименту, неформальні організації здійснюють соціальний контроль над своїми членами. Першим кроком до цього є встановлення та укріплення норм – групових еталонів прийнятної та неприйнятної поведінки. Щоб бути прийнятим групою і зберегти у ній своє положення, особистість повинна дотримуватися цих норм. Для того, щоб закріпити їх дотримання, група може прийняти жорсткі санкції, а тих, хто їх порушує, може чекати відторгнення.

Соціальний контроль, який здійснюється неформальною організацією, може здійснити вплив, який спрямований на досягнення цілей формальної організації, але може мати і деструктивний вплив.

Почуття незалежності. Задоволення потреби в почутті незалежності – одна з найсильніших наших емоційних потреб. Оскільки більшість формальних організацій свідомо позбавляє людей можливостей соціальних контактів, співробітники змушені звертатися до неформальних організацій, щоб ці контакти знаходити.

Взаємодопомога. Природно, можна звернутися по допомогу до свого безпосереднього керівника. Проте, одні вважають, що керівник може погано про них подумати (тут спрацьовує принцип "не створюй проблем керівництву"), інші бояться критики, тощо. У цих та інших випадках люди часто звертаються за допомогою до своїх колег.

Опір змінам. Люди можуть також використовувати неформальну організацію для обговорення змін, які можуть відбутися в їхній організації. У неформальній організації спостерігається тенденція до опору змінам. Частково це пояснюється тим, що зміни можуть нести у собі загрозу подальшому існуванню неформальної організації. Реорганізація, впровадження нових технологій, поширення виробництва і, значить, поява великої групи нових співробітників може привести до розпаду неформальної групи або до скорочення можливостей взаємодії і задоволення соціальних потреб.

Керівництво може послабити цей опір, дозволяючи та заохочуючи підлеглих брати участь у прийнятті рішень.

Поширення чуток. Це система передачі інформації у неформальній організаційній структурі. Як неофіційний засіб поширення новин, вона діє в обхід офіційних інстанцій. У формі чуток передається або особиста, або ділова інформація, хоча загалом чутки стосуються особистого життя співробітників. Вони циркулюють як усередині організації, так і поза нею – у межах галузі та ринку. Співробітники, які мають зв'язки з будь-ким у конкуруючій організації або серед клієнтів, мають реальну можливість одержувати й поширювати інформацію ще до її офіційного обнародування. У багатьох випадках плітки просто знімають наліт повсякденної нудьги, але часом вони носять злісний характер.

Розумні керівники уміло використовують поширення чуток, які іноді несуть у собі цінну фактичну інформацію, що допомагає при прийнятті рішень як у внутрішніх справах, так і стосовно зовнішньої стратегії. Чутки дають також уявлення про те, як ставляться співробітники до власної організації і як ставляться до неї сторонні. Уся хитрість полягає в умінні розпізнати, коли чутки правдиві, а коли помилкові.

Підрозділи апарату управління являють собою його адміністративно відокремлену частину, яка виконує одну або декілька функцій управління. Об'єднання кількох структурних підрозділів за принципом однорідності робіт або їх цілеспрямованості утворює службу управління (наприклад, служба головного механіка).

Неформальна організаційна структура має чимало позитивних властивостей:

- дає можливість співробітникам знайти своє місце в соціальному середовищі; сприяє розрядці в стресових, напружених і тривожних ситуаціях;

- полегшує спілкування всередині організації;

- забезпечує поширення інформації, що керівники можуть використовувати в процесі прийняття рішень;

- сприяє виявленню майбутніх лідерів.

Проте неформальна організація не позбавлена й недоліків:

- може породжувати конфлікти і протиріччя в ситуаціях, пов'язаних з необхідністю прояву діяльності стосовно організації;

- нерідко служить поживним грантом для чуток, що призводять до поширення помилкової інформації;

- заохочує опір змінам, що можуть загрожувати існуванню неформальної організації;

- може створювати сприятливу атмосферу для незадоволених, недобросовісних співробітників і прогульників.

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Розділ 8. Функція організації	\|	Делегування повноважень

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.01 сек.